Qu’est-ce qu’un formulaire W-8BEN ?

Les entreprises peuvent débloquer de nouvelles opportunités de croissance en élargissant leur main-d’œuvre mondiale. En fait, 81 % des dirigeants sont déjà activement engagés dans le recrutement mondial. Avec le soutien d’un employeur de référence (EOR) comme G-P, vous pouvez rapidement et en toute conformité embaucher, intégrer et gérer des équipes mondiales, quel que soit le statut de l’entité.

Cependant, travailler avec des employés internationaux peut également signifier que votre entreprise est responsable de la retenue de toutes les taxes pertinentes requises par les lois fiscales de chaque pays étranger au cours d’une année civile. Étant donné que les taux d’impôt sur le revenu varient en fonction du pays de résidence de l’employé, les entreprises aux États-Unis remplissant un formulaire W-8BEN pour les embauches internationales peuvent trouver le processus difficile s’ils ne sont pas préparés.

Qu’est-ce qu’un formulaire W-8BEN ?

Un formulaire W-8BEN est un formulaire fiscal de l’Internal Revenue Service (IRS) utilisé par des résidents fiscaux non américains ou des étrangers non résidents pour certifier leur statut étranger et s’assurer que le taux de retenue correct est appliqué aux revenus provenant de sources américaines. Le formulaire W-8BEN signifie Certificat de statut étranger du bénéficiaire effectif pour la retenue d’impôt et la déclaration aux États-Unis (individus).

Les résidents fiscaux non américains, y compris les employés et les sous-traitants internationaux, qui fournissent des services aux entreprises américaines sont généralement tenus de remplir le formulaire W-8BEN et de le soumettre à l’entreprise qui recrute.

À quoi sert le formulaire W-8BEN ?

Pour les entreprises qui embauchent à l’international, le formulaire W-8BEN vérifie le statut étranger d’une personne et détermine son éligibilité à des exonérations fiscales ou à une retenue réduite en vertu d’une convention fiscale. Il identifie également les personnes soumises à un impôt de 30 % sur différents types de revenus provenant des États-Unis, y compris les paiements fixes et périodiques (FDAP) tels que :

1. Intérêt.
2. Redevances.
3. Rentes.
4. Loyer.
5. Primes.
6. Indemnisation des services.
7. Paiements de substitution, le cas échéant.

L’objectif des formulaires W-8BEN est de déterminer si des personnes sont légalement considérées comme des ressortissants des États-Unis, résidents ou citoyens, et d’établir la propriété du revenu mentionné dans le formulaire. Le formulaire W-8BEN permet également aux personnes originaires de pays en dehors des États-Unis ayant des conventions fiscales de réclamer des taux de retenue réduits sur les revenus provenant des États-Unis.

Que sont les conventions fiscales ?

Une convention fiscale est un accord entre deux pays qui détermine comment les revenus gagnés par les résidents d’un pays sont imposés par l’autre pays. Selon le site Web de l’IRS, si un pays a conclu une convention fiscale avec les États-Unis, les résidents de ce pays peuvent être éligibles à des réductions ou exemptions fiscales sur les revenus gagnés aux États-Unis.

Par exemple, étant donné que le Canada et les États-Unis ont un traité fiscal, si une société américaine embauche un employé au Canada, elle peut demander des avantages en tant qu’étranger non résident (Non-resident Alien, NRA) lors de la déclaration de ses impôts. Les personnes vivant dans des pays sans convention fiscale sont tenues de payer l’impôt sur le revenu aux taux standard, sans réduction.

Les conventions fiscales ne s’appliquent pas aux situations de résidence double, lorsque les personnes sont des résidents légaux de plus d’un pays. Cependant, les résidents doubles peuvent toujours bénéficier de certains avantages de la convention fiscale, en fonction de leur emplacement.

Les conventions fiscales peuvent changer au fil du temps. Pour les employeurs qui recrutent à l’international, il est essentiel de rester informés de l’évolution des lois dans leur pays cible. Des outils optimisés par l’IA comme G-P Gia™, le conseiller mondial en conformité RH basé sur l’IA de G-P, peuvent fournir des conseils d’experts sur le droit du travail mondial dans 50 pays et les 50 États américains, réduisant ainsi les coûts et le temps de conformité jusqu’à 95 %.

Qui fournit le formulaire W-8BEN ?

Les employés internationaux et les sous-traitants internationaux doivent fournir le formulaire W-8BEN à leurs employeurs américains, généralement pendant le processus d’intégration. Selon l’Internal Revenue Service (IRS), les employés doivent remettre le formulaire W-8BEN à l’agent de retenue ou au payeur s’ils sont un étranger non résident qui est le bénéficiaire effectif d’un montant soumis à retenue.

Il doit soumettre le formulaire W-8 BEN à la demande de l’agent de retenue, qu’il réclame ou non un taux réduit ou une exemption de retenue. Par exemple, un formulaire W8BEN peut être rempli et fourni à l’agent de retenue du cédant ou à l’administrateur des capitaux propres.

Les entreprises doivent recueillir et vérifier l’exactitude et la légitimité des formulaires qu’elles reçoivent. Cependant, le formulaire W-8 peut toujours être valide même avec des erreurs mineures. Par exemple, si la date est manquante dans la signature, l’employeur peut ajouter la date à réception et la considérer comme valide à partir de ce moment-là.

Qui doit remplir le formulaire W-8BEN ?

Le formulaire W-8BEN est généralement rempli par les étrangers non résidents (Non-resident Aliens, NRA). Les entreprises qui embauchent à l’international doivent recevoir ce formulaire de la part d’employés internationaux ou de sous-traitants internationaux si elles répondent à l’un des critères suivants :

1. Ce sont des citoyens ou résidents non américains (NRA).
2. Ils travaillent pour une entreprise américaine ou gagnent des revenus provenant des États-Unis.
3. Ils réclament des avantages de la convention fiscale ou une retenue réduite.
4. Ils perçoivent des revenus fixes ou périodiques des États-Unis.

Qui est responsable de la retenue à la source de l’impôt sur le revenu ?

Les sociétés qui paient des revenus à des résidents fiscaux non américains, appelés agents de retenue américains, sont responsables de la retenue d’impôt à la source avant de payer la personne. Le non-respect de cette consigne peut entraîner des pénalités ou des amendes pour non-conformité. Si plusieurs agents de retenue sont impliqués, l’impôt ne doit être retenu qu’une seule fois auprès des propriétaires du revenu.

Si l’employeur retient l’impôt sur le revenu au nom de la personne, n’envoyez pas le formulaire à l’IRS dès réception. Au lieu de cela, ils doivent conserver le formulaire dans leurs dossiers de manière sécurisée aussi longtemps que nécessaire pour déterminer leur responsabilité.

Comment remplir le formulaire W-8BEN

Lorsque vous remplissez le formulaire W-8BEN, les instructions sont simples et incluses dans le formulaire lui-même. Pour remplir le formulaire, l’employé international ou l’entrepreneur international doit inclure les informations suivantes :

1. Leur nom légal
2. Leur date de naissance, écrite au format mm-jj-aaaa
3. Leur pays de citoyenneté
4. Leur adresse de résidence permanente dans le pays de résidence de leur société
5. Leur adresse postale si elle est différente de l’adresse permanente de l’entreprise
6. Leur numéro de sécurité sociale (SSN) ou leur numéro d’identification fiscale individuel (ITIN), y compris leur NIF international, le cas échéant
7. Le nom de son pays de résidence aux fins de l’impôt sur le revenu de ce pays, le cas échéant
8. Toutes les informations financières pertinentes, y compris les revenus et les montants des paiements antérieurs provenant des déclarations fiscales plus anciennes.

Existe-t-il d’autres formulaires W-8 ?

Oui, l’IRS a plusieurs formulaires W-8, chacun applicable à différents types de scénarios de retenue d’impôt non américains. Outre le W-8BEN, les autres documents fiscaux pertinents comprennent :

• Formulaire W-8BEN-E pour les entités non américaines ou les entités internationales, au lieu des personnes physiques.
• Formulaire W-8IMY pour les personnes physiques ou morales recevant des paiements retenables d’un résident ou citoyen non américain ou d’une entité transitaire.
• Formulaire W-8EXP pour les bénéficiaires effectifs qui souhaitent demander une réduction ou une exemption fiscale applicable, y compris les gouvernements non américains et les organisations exonérées d’impôt.
• Formulaire W-8ECI pour les personnes physiques ou morales demandant une exemption de retenue à la source sur les revenus effectivement liés à la conduite d’un commerce ou d’une entreprise aux États-Unis, y compris celles qui tirent des revenus des activités commerciales aux États-Unis.

Formulaires W-8 et formulaires W-9 : quelle est la différence ?

Bien que les formulaires W-8 s’appliquent aux résidents ou citoyens fiscaux non américains et aux entités qui gagnent des revenus basés aux États-Unis, les formulaires W-9 s’appliquent aux entreprises, sous-traitants et entités similaires opérant en vertu de la loi américaine, y compris les citoyens et résidents américains. Ces formulaires sont considérés comme des soumissions de formulaires d’information et n’expirent pas comme des W-8 formulaires.

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