Principaux enseignements
- Définition : Le co-emploi se produit lorsque deux entreprises partagent les responsabilités d'employeur. L'accord est généralement conclu entre une entreprise cliente et une organisation professionnelle d'employeur (entreprise d'externalisation des ressources humaines).
- Avantages : Travailler avec un co-employeur peut simplifier l'administration des RESSOURCES HUMAINES, de la paie, de la conformité et des avantages sociaux.
- Limites : Les PEO sont centrées sur les États-Unis et ne sont pas adaptées au recrutement à l'échelle mondiale. L'entreprise cliente demeure responsable des erreurs de conformité.
- Co-emploi vs employeur officiel (portage salarial (EOR)) : Un portage salarial (EOR) est une alternative mondiale au co-emploi qui offre une meilleure protection contre les risques de non-conformité.
On parle de coemploi lorsque deux entreprises partagent les responsabilités en matière d'emploi. L'une des parties gère les tâches quotidiennes de l'employé, tandis que l'autre s'occupe des questions administratives telles que les salaires et la conformité.
Il s'agit d'une solution intéressante pour les entreprises qui cherchent à simplifier l'emploi et à réduire leurs coûts administratifs. Mais le co-emploi comporte aussi des risques. La responsabilité de la conformité est partagée, et les erreurs peuvent avoir des conséquences juridiques pour les deux coemployeurs.
Ce guide explique comment fonctionne le coemploi et comment il se compare à d'autres solutions comme le portage salarial.
Que signifie le co-emploi ?
Le coemploi est une relation contractuelle dans laquelle deux entreprises partagent les responsabilités liées à l'emploi d'un salarié. En général, la relation se fait entre un client et une entreprise d'externalisation des ressources humaines. L'entreprise d'externalisation des ressources humaines s'occupe des tâches administratives tandis que le client gère le quotidien de l'employé. L'employé relève de l'entreprise cliente et non de l'entreprise d'externalisation des ressources humaines.
Un co-contrat de travail répartit clairement les responsabilités entre l'entreprise cliente et l'entreprise d'externalisation des ressources humaines. Les responsabilités de l'entreprise cliente comprennent l'attribution des projets, la gestion des flux de travail et la supervision des performances. Il contrôle l'embauche, supervise les tâches quotidiennes des employés et guide le développement professionnel de l'équipe, de l'intégration à la gestion du départ.
L'entreprise d'externalisation des ressources humaines gère la logistique administrative. Cela inclut la paie, les avantages sociaux, l’assurance et les impôts sur l’emploi. Les PEO gèrent également les demandes d'indemnisation des travailleurs (masse salariale et chômage).
Bien que l' entreprise d'externalisation des ressources humaines assume de nombreuses responsabilités en matière de conformité, l'entreprise cliente a des obligations légales, comme :
- Respecter la réglementation du travail en matière d'embauche, de promotion, de licenciement et de gestion des performances.
- Maintenir un environnement de travail sûr et sain
- Adopter des pratiques d’emploi équitables qui respectent les lois locales et préviennent la discrimination et le harcèlement
- Suivi du temps de travail et fixation des salaires
- Mise en œuvre des politiques internes de RESSOURCES HUMAINES
Étant donné que les co-employeurs partagent la responsabilité de l'employé, ils partagent également la responsabilité. Une entreprise d'externalisation des ressources humaines réputée peut réduire les risques pour les clients, mais la protection juridique est limitée.
Quels sont les avantages du co-emploi ?
Le coemploi présente plusieurs avantages :
- Administration simplifiée : Le co-emploi simplifie les RESSOURCES HUMAINES pour l’entreprise cliente et les libère pour se concentrer sur les activités commerciales principales.
- Avantages compétitifs : Une entreprise d’externalisation des ressources humaines peut également offrir un accès à de meilleurs avantages, notamment l’assurance maladie, le salaire salarial des travailleurs et les régimes de retraite, en regroupant ses clients pour accéder aux régimes d’avantages collectifs.
- Paie complète : L'entreprise d'externalisation des ressources humaines s'occupe de tous les aspects de la paie. Cela garantit l'exactitude et le traitement dans les délais.
- Conseils en matière de conformité : Les PEO possèdent une expertise en matière de droit et de réglementation du travail. Cela peut réduire le risque d'infractions et de sanctions.
- Contrôle opérationnel : L'entreprise cliente conserve un contrôle direct sur les membres de l'équipe. Ils gèrent les activités quotidiennes des employés ainsi que l’orientation stratégique de l’équipe.
- Réduction des responsabilités : Avec un emploi partagé et une répartition claire des obligations, une entreprise d'externalisation des ressources humaines peut réduire la responsabilité du client dans certains domaines, comme la conformité fiscale sur la paie.
Soutien à la gestion des talents : Certaines PEO apportent leur aide pour l’intégration, la formation et la gestion des performances.
Quels sont les risques du coemploi ?
Une limitation du co-emploi est que les PEO traditionnels opèrent dans un même pays — le plus souvent aux États-Unis. Ce n'est donc pas une solution applicable à grande échelle pour l'emploi mondial. Le modèle comporte également des risques importants :
- Si votre entreprise commet une erreur de conformité dans un domaine dont vous êtes responsable, la relation de coemploi ne vous protège pas. Un contrat écrit permet de clarifier les responsabilités et d'atténuer les risques, mais il n'élimine pas la responsabilité. Les tribunaux examineront l'aménagement de travail réel pour déterminer la responsabilité de l'employeur.
- Une erreur de classification ou de traitement des charges sociales d'une entreprise d'externalisation des ressources humaines peut entraîner des pénalités partagées, notamment des arriérés d'impôts, des amendes et des frais juridiques.
- Si vous entrez dans une relation de co-emploi, vous devez aligner vos RESSOURCES HUMAINES internes et vos processus comptables avec les opérations de l’entreprise d’externalisation des ressources humaines. Tout désalignement ou chevauchement des responsabilités peut avoir des conséquences pour les deux parties. Par exemple, l’entreprise d’externalisation des ressources humaines et le client partagent la responsabilité de prévenir la discrimination à l’encontre des membres de l’équipe.
Les entreprises des secteurs hautement réglementés et celles qui cherchent à embaucher dans plusieurs pays ont une option plus sûre à considérer : un employeur officiel (portage salarial (EOR)).
Qu'est-ce qui n'est pas du co-emploi ?
Comparons le modèle de co-emploi à d’autres arrangements pour voir en quoi ils diffèrent.
1. Co-emploi ou location d'emploi
Le co-emploi et la location de personnel impliquent tous deux un partage des responsabilités liées à l'emploi. Les différences techniques relèvent des lois locales. Aux États-Unis, certains États, comme le New Jersey, considèrent le co-emploi et la location de personnel comme une seule et même chose. Au Canada, la location de personnel est un type de service de co-emploi.
Dans les deux cas, il peut s'agir de travailler avec des PEO. Les entreprises peuvent faire appel à des PEO pour les tâches administratives liées aux congés, telles que la gestion des salaires, des impôts et de l'assurance Masse salariale. Nombreux sont ceux qui confondent location d'emploi et recrutement temporaire. Toutefois, la location d'emploi implique une relation permanente avec l'employé. Les travailleurs temporaires ne couvrent que des situations particulières.
2. Co-emploi vs. agences de recrutement
Les PEO ne sont pas des recruteurs talent ni des agences de recrutement. Ils ne recrutent pas de membres d'équipe pour les clients et ne prennent pas de décisions concernant les personnes à embaucher. Une entreprise d'externalisation des ressources humaines intervient après l'embauche d'un candidat par l'entreprise cliente et l'assiste dans les processus d'intégration, comme la mise en place de la paie et des avantages sociaux du nouvel employé.
3. Co-emploi vs. co-emploi
Bien que les deux termes impliquent un partage des responsabilités, le coemploi et l'emploi conjoint sont différents. Le co-emploi signifie que seule l'entreprise cliente dirige le travail du membre de l'équipe, tandis que l'entreprise d'externalisation des ressources humaines s'occupe des fonctions administratives. Dans le cas d'un emploi conjoint, les deux entités partagent le contrôle direct et permanent de la charge de travail, des horaires et des activités quotidiennes. Cela signifie que l'employé travaille pour les deux entreprises et leur rend compte.
Un accord est considéré comme un emploi conjoint plutôt que comme un coemploi si les deux parties.. :
- Effectuer la supervision des employés.
- Suivre les performances des employés.
- Négocier la masse salariale et les salaires des travailleurs.
- Avoir le pouvoir de discipliner et de licencier les employés.
Les coemployeurs partagent la responsabilité des violations de lois telles que la Fair Labor Standards Act (FLSA) et la Family and Medical Leave Act (FMLA) aux États-Unis. Par exemple, si un employé non exempté travaille au-delà de son nombre maximal d'heures hebdomadaires régulières, les deux employeurs sont responsables de garantir le paiement correct des heures supplémentaires.
L'emploi conjoint peut être déclenché accidentellement si votre entreprise et une autre entreprise, telle qu'un vendeur, exercent toutes deux un contrôle important sur les conditions de travail ou la gestion d'un employé, même en l'absence d'accord écrit.
4. Co-emploi vs. portage salarial (EOR)
Les entreprises considèrent souvent les PEO et les EOR comme des solutions concurrentes. Elles rationalisent toutes deux les fonctions de RESSOURCES HUMAINES, mais ces solutions ont des structures, des champs d'application et des atouts différents. Ce tableau présente les principales différences.
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Fonctionnalité |
entreprise d’externalisation des ressources humaines |
portage salarial (EOR) |
|---|---|---|
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Modèle d'emploi |
Les deux parties partagent le statut juridique de co-employeurs. |
Le portage salarial (EOR) est le seul employeur légal tandis que l’entreprise cliente dirige le travail quotidien. |
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Une portée mondiale |
Le co-emploi fonctionne dans un seul pays. Les PEO opèrent principalement aux États-Unis et ne disposent que de capacités limitées sur le site international, si tant est qu'elles existent. |
Un portage salarial (EOR) est une solution globale solution. Le partenariat avec un leader du portage salarial (EOR) vous permet d'embaucher dans plus de 180pays. |
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Configuration de l’entité |
Vous devez enregistrer votre propre entité dans le pays et établir une relation de co-emploi avec une entreprise d'externalisation des ressources humaines. |
Vous pouvez embaucher dans un nouveau pays sans créer d'entité locale. Le portage salarial (EOR) fournit l'entité, ce qui vous permet d'économiser du temps et de l'argent. |
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Responsabilité |
L'entreprise d'externalisation des ressources humaines et l'entreprise cliente partagent la responsabilité et l'obligation de conformité en matière d'emploi. |
Le portage salarial (EOR) gère la plupart des domaines de conformité liés à l'emploi. Certaines responsabilités, telles que le respect des lois sur la non-discrimination, sont partagées avec l'entreprise cliente. |
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Soutien administratif |
Gère les salaires, les avantages sociaux, l'assistance RESSOURCES HUMAINES et les déclarations fiscales aux États-Unis. |
Gère la gestion de la paie internationale, les avantages sociaux, les RESSOURCES HUMAINES, l'assistance, les déclarations fiscales, la conformité, l'intégration, la gestion du départ et, dans certains cas, le parrainage des visas. |
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Évolutivité |
Un recrutement évolutif n'est-il pas international solution, puisqu'il n'est généralement autorisé à opérer que dans une seule région. |
Hautement évolutif pour le recrutement international. Le portage salarial (EOR) permet une pénétration rapide du marché avec un minimum de risques et de frais généraux. |
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Gestion des contractants |
Les PEO assurent l'administration de RESSOURCES HUMAINES pour les employés à temps plein. Ils ne gèrent pas et n’engagent pas de travailleurs indépendants. |
Un leader du portage salarial (EOR) avec une offre prestataire peut permettre une embauche globale conforme pour les deux types de travailleurs. |
Comment les PEO et les EOR réduisent-ils les risques liés à l'emploi ?
Les PEO et les EOR atténuent toutes deux les risques liés à l'emploi. Ils simplifient l'intégration, gèrent la conformité et offrent des conseils dans leurs domaines d'expertise. Les deux dispositifs répartissent clairement les responsabilités afin d'éviter toute confusion et de limiter la responsabilité.
Les PEO sont des partenaires experts en matière d'emploi qui répondent aux besoins de recrutement des États-Unis. Ils réduisent la probabilité de non-conformité en gérant la logistique des RESSOURCES HUMAINES. Les PEO gèrent les exigences réglementaires nationales relatives aux salaires et aux impôts des employés. Il s'agit notamment de gérer la masse salariale et les avantages collectifs des travailleurs.
En tant qu'unique employeur légal, le portage salarial (EOR) offre une atténuation des risques plus complète que l'entreprise d'externalisation des ressources humaines. Il offre également un grand nombre des mêmes avantages, mais les étend au-delà des frontières.
Le partenariat avec une société de portage salarial (EOR) vous évite d'avoir à créer vos propres entités locales. Vous gardez le contrôle sur le travail quotidien, le développement professionnel et la stratégie. Et le portage salarial (EOR) gère l'administration de RESSOURCES HUMAINES et le respect du droit du travail local. Un portage salarial (EOR) peut vous aider à offrir des avantages compétitifs et conformes partout dans le monde pour attirer les meilleurs talent.
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