Rackspace rationalise la conformité des RESSOURCES HUMAINES à l'échelle mondiale pour favoriser le développement et l'innovation dans le domaine de l'informatique dématérialisée​​ 

Le défi : gérer la conformité mondiale sur plusieurs continents​​ 

Gérer la conformité en matière de droit du travail à travers 21 pays n’est pas une tâche de soutien. Pour l’équipe RESSOURCES HUMAINES de Rackspace, cela signifiait rassembler les conseils de conseillers externes, de consultants externes, de sites web gouvernementaux et de connaissances institutionnelles individuelles, selon la question et la juridiction. Le processus était lent, incohérent et coûteux à mettre à l’échelle. L’équipe souhaitait un solution centralisé capable de soutenir plusieurs fonctions de RESSOURCES HUMAINES et d’offrir aux employés à tous les niveaux un accès rapide à des directives de conformité fiables — sans soumettre chaque question à des conseillers externes. Lorsqu’ils ont découvert G-P Gia, ils ont vu une opportunité non seulement d’accélérer la recherche, mais aussi de changer complètement la manière dont le travail de conformité est réalisé. Rackspace avait déjà établi un historique avec G-P grâce à leur relation employeur de référence (portage salarial (EOR)), ce qui a donné au nouveau partenariat une base importante de confiance. « Rackspace fait confiance à G-P depuis des années en tant que salaire de portage (EOR) à travers le monde, et nous comptons toujours sur eux aujourd’hui pour entrer dans de nouveaux pays avant de créer une entité », a déclaré Janelle Noble, directrice senior, RESSOURCES HUMAINES Stratégie & Analytics chez Rackspace. « Leur expérience en tant qu’employeur mondial les rend particulièrement qualifiés pour créer un solution d’intelligence artificielle pour les opérations de RESSOURCES HUMAINES, en particulier un axé sur la conformité. »​​ 

La solution : G-P Gia comme moteur de conformité centralisé​​ 

Rackspace a été l'un des premiers à adopter Gia, l'agent mondial RESSOURCES HUMAINES alimenté par une intelligence artificielle qui fournit en quelques secondes des réponses juridiquement validées, des modèles de politiques et des informations juridictionnelles. L'équipe a intégré Gia dans les flux de travail quotidiens de RESSOURCES HUMAINES, notamment en matière de recherche de conformité, de paie et de mobilité internationale, en faisant un premier point de contact fiable pour les questions de conformité dans toute l'entreprise. « La conformité était notre principal moteur », a déclaré Mandy Moore, directrice des ressources humaines et des technologies chez Rackspace. « Avec des employés répartis dans plusieurs juridictions, disposer d'une source unique de conseils fiables et cohérents aide nos équipes RESSOURCES HUMAINES à agir plus rapidement et à prendre des décisions mieux éclairées. »​​ 

Expansion vers de nouveaux marchés sans la charge de recherche manuelle Avant Gia, les marchés à faible effectif comme l’Italie étaient tout simplement trop exigeants en main-d’œuvre pour être priorisés. Traducteurs, avocats externes, heures internes — le travail manuel nécessaire pour élaborer un manuel spécifique à la juridiction rendait l’argument économique difficile à justifier. Gia a changé cette équation. En interrogeant les modèles existants d’entreprise selon les exigences locales de conformité, l’équipe peut désormais rédiger et localiser en interne des contenus spécifiques à chaque juridiction, Gia s’occupant de la lourde charge de recherche qui revenait auparavant aux fournisseurs externes.​​ 

L'équipe décrit systématiquement Gia comme fournissant environ 80% du travail initial — suffisamment pour réduire sensiblement la dépendance aux avocats externes tout en laissant place aux décisions finales que les professionnels expérimentés de RESSOURCES HUMAINES sont les mieux placés pour prendre.​​ 

«Gia nous aide à réaliser une grande partie de la recherche initiale en interne », a déclaré Kevin Gaskin, responsable principal de la transformation chez RESSOURCES HUMAINES au Royaume-Uni chez Rackspace. « Dans de nombreux cas, cela fournit suffisamment de contexte et d’orientation pour que nous puissions réserver un avocat pour une validation finale plutôt que de recommencer chaque enquête à partir de zéro. »​​ 

Renseignement vérifié, et pourquoi la base légale change tout En tant qu’entreprise qui aide les entreprises à faire passer l’intelligence artificielle de l’expérimentation à la production, l’équipe RESSOURCES HUMAINES de Rackspace n’est pas nouvelle dans le domaine de l’intelligence artificielle. Plusieurs membres de l’équipe utilisaient des outils artificielles d’intelligence polyvalente avant et en parallèle Gia, et cette expérience a affiné leur compréhension de ce qui rend Gia différent.​​ 

L’intelligence artificielle générale peut produire des réponses plausibles ; Gia produit des réponses avec une piste traçable et légalement vérifiée derrière eux. Pour une équipe qui réfléchit attentivement au quotidien à la gouvernance de l’intelligence artificielle, cette distinction est extrêmement importante lorsqu’une mauvaise réponse entraîne une mise en valeur juridique.​​ 

Transformer les alertes de conformité en plaidoyer interne :L'un des atouts les moins évidents de Gia réside dans ce qui se passe après l'apparition d'un changement réglementaire. Le système Compliance Monitor de Gia suit de manière proactive les mises à jour du droit du travail dans toutes les juridictions et signale lorsque les politiques existantes peuvent être obsolètes, donnant ainsi aux équipes de RESSOURCES HUMAINES un avertissement à l'avance plutôt qu'une course contre la montre de dernière minute. Ce préavis a modifié la façon dont l'équipe participe aux discussions sur le leadership. « Lorsque Gia identifie un changement réglementaire, nous sommes en mesure de mobiliser la direction plus tôt avec des preuves claires, des échéanciers et une évaluation de l'impact sur l'entreprise, ce qui facilite grandement la priorisation des tâches et l'obtention des ressources nécessaires pour rester en conformité », a déclaré Moore. « Cette rapidité a été particulièrement précieuse dans les moments à enjeux élevés : lorsqu’un problème de conformité des fêtes sensible au temps est apparu, Gia nous a aidés à valider rapidement les exigences légales, à évaluer les risques et à prendre une décision défendable en interne sans retarder l’action. »​​ 

L’impact : les équipes de RESSOURCES HUMAINES vont plus vite, pensez plus grand​​ 

Les gains de temps ont été significatifs. Pour des projets tels que la revue de manuels, la validation des congés fériés et les conseils d’emploi spécifiques à chaque pays — des travaux qui auparavant nécessitaient de puiser dans plusieurs sources et de valider des références juridiques — l’équipe réalise désormais souvent une analyse initiale en une seule session de recherche. Des tâches qui prenaient auparavant plusieurs heures ont été réduites à moins d’une heure pour des examens de politique en premier cycle et des vérifications de conformité légales. Pour les demandes plus complexes, l'équipe estime que Gia réduit le temps de recherche et de rédaction d'environ 50–75% par rapport aux flux de travail manuels traditionnels. « Gia accélère le processus de recherche car les directives sous-jacentes ont déjà été vérifiées », a déclaré Moore. « Les articles et les directives sont examinés en interne et reçoivent le label d'approbation G-P Verified, ce qui nous permet de les considérer comme factuellement corrects dès le premier abord. » « En tant que HRBP, je peux répondre plus rapidement et couvrir tous les aspects juridiques et de conformité importants », a déclaré le Soudan. « Gia répond par des références à des documents et des lois, ce qui réduit l’effort nécessaire pour étayer nos déclarations auprès de parties internes et externes. C’est comme avoir Google sur mon bureau — il s’ouvre dès que je me connecte. »​​ 

Rackspace utilise désormais Gia pour accélérer le recrutement et améliorer les délais de traitement. Des plans sont en cours pour télécharger les manuels, les politiques et les directives dans les espaces de travail de projet de Gia, créant ainsi un référentiel centralisé et évolutif qui signale les mises à jour réglementaires et assure des révisions en temps opportun. « Depuis l’adoption Gia, nous avons continué à découvrir de nouveaux cas d’utilisation dans l’ensemble des opérations de RESSOURCES HUMAINES », a déclaré Moore. « Ce qui a commencé comme une ressource de conformité est en train de devenir une plateforme qui nous aide à développer nos connaissances, à améliorer notre réactivité et à soutenir une fonction RESSOURCES HUMAINES plus stratégique. »​​