ניהול פרויקטים 101 עבור משאבי אנוש בינלאומיים

אנשים עסוקים רוצים הוראות קלות - ומנהלים עסוקים רוצים שתיישם את הפרויקטים שלך תוך מתן עדכונים תמציתיים והוראות של מה שנדרש מהצוותים שלהם. אנשי מקצוע בתחום משאבי אנוש המתחילים לנהל פרויקט חדש צריכים שהתוכנית שלהם תהיה ברורה וניתנת לפעולה.

אספתי את הניסיון שלי בהובלת צוותי משאבי אנוש וניהול פרויקטים בינלאומיים לכמה טיפים מעשיים לניהול פרויקטים מוצלחים.

4  עקרונות  ניהול  פרויקטים חשובים

יסודות  ניהול הפרויקט עוזרים לך להגדיר בסיס איתן. אם  אתה  פותח פרויקט הכולל צוותים מרובים במקומות שונים, להלן  מספר  צעדים שיש  לבצע עבור פרויקט מאורגן   היטב ומוצלח:

# 1: לומר את  מה שאתה מנסה להשיג. 

• זהה את הצורך העסקי המגדיר.
  העלו את השאלה "למה אנחנו עושים את זה" לרמה מסוימת עד שאתם כבר לא יכולים. לדוגמה, האם מדידת מעורבות העובדים היא הצורך העסקי האמיתי או האם זו המשימה הדרושה כדי לשפר את מעורבות העובדים? האם שיפור המחויבות משרת צורך גבוה עוד יותר, כמו הפחתת תחלופת העובדים? האם הפחתת מחזור היא רק אלמנט של צורך כללי להוריד עלויות תפעול?
• שתף את הצורך העסקי. 
  הצהרה ברורה על היעדים העסקיים הניתנים לפעולה של פרויקט מסייעת לכל בעלי העניין לזהות מדוע הם מעורבים, ומסייעת לך לקבל רכישה.

#2: לפרוס  את הצעדים הדרושים כדי להגיע לשם. 

•  חלק את הפרויקט  למשימות הניתנות לעיכול. 
  הגדר באופן מפורש  את השיפורים או התוצאות הניתנים לכימות הצפויים, במיוחד אם ניואנסים תרבותיים עשויים להשפיע על הפרשנות. ודא שלכל משימה יש בעלים ברורים ותאריך יעד.
• הגדר אבני דרך. 
  אבני דרך  מציינות רגעים של השלמה  בצעדים   מצטברים לקראת המטרה הסופית של הפרויקט. דבר זה מאפשר  ניטור  ברור  של  התקדמות הצוות  ומאפשר  לך  לחגוג  את  הניצחונות  הקולקטיביים שלך לאורך הדרך.
• קבע פגישות נקודת בקרה. 
  גם אבני הדרך וגם המחסומים הוכחו כמועילים בהגדלת מורל הצוות. הם מושכים תשומת לב להישגים אישיים, מוודאים שמאמצי כל חברי הצוות מוכרים ומוערכים, ונותנים לכולם להתאים את עצמם למה שעתיד להיות. אף פעם אל תקיים פגישה רק לשם קיום פגישה, אך מחסומים קבועים עוזרים לשמור על צוות הפרויקט מחובר.

#3: הזמינו כדי לחבר תרומות  אישיות לתמונה  הגדולה יותר. 

• אל תשאיר מקום לאי הבנה. 
   כאשר עובדים בצוותים רב-לאומיים, התקשורת  חייבת להיות  ברורה לחלוטין. תוך  התחשבות ברגישות  תרבותית לקבלת הוראות והאצלת סמכויות, השג  את  התוצרים של כל אדם עבור הפרויקט בכתב  ועזור לצוות להבין כיצד המשימות מתחברות זו לזו וליעד הכולל שלך.
• אסוף את כל המסמכים במקום  אחד.
  כל  המידע על הפרויקט  שלך צריך  להיות במיקום  שכל אחד יכול לגשת אליו, בכל אזור זמן. זה יכול לכלול לוח זמנים של  הפרויקט, רשימת חברי הצוות  ומטריקס   RACI (אחראי, אחראי, להתייעץ ולהודיע)  לקבלת בהירות נוספת של התפקידים.

#4: ערב את צוות ההנהגה שלך. 

• ערב מנהלים  בכירים   שיעזרו לך  לשמור על מוטיבציה של כולם. 
  לפני שהפרויקט  שלך מתחיל,  אתה זקוק  למעורבות  ולרכישה  מבעלי העניין  מחוץ למשאבי אנוש. שקול  את   המחלקות הדרושות לפרויקט שלך ואת המנהלים  הבכירים הנכונים לערב בכל אזור – ייתכן  שזה לא יהיה המנהל הישיר של מישהו בתרבויות שונות.
• כבדו את תיבות הדואר הנכנס של בעלי העניין ברמה גבוהה. 
  מנהלי פרויקטים צריכים להיות בתקשורת  קבועה  עם הגורמים האחראים לכל משימה,  בעוד בעלי עניין ברמה  גבוהה  ומנהלים  צריכים לקבל עדכונים קצרים , תקופתיים.

3  דוגמאות  לפרויקט משאבי אנוש בינלאומי

 הצוותים שלנו מנהלים פרויקטים מעבר לגבולות מדי יום. כחלק מחברה בינלאומית, אנו בקיאים היטב בשיטות עבודה מומלצות, אך אלה  משתנים בהתאם לסוג הפרויקט.  להלן עיקריהם של מספר פרויקטים גלובליים בתחום משאבי אנוש:

פרויקט מס' 1: יישום  סקר  מעורבות  חוצה גבולות 

Globalization Partners גאים לדווח על 96 אחוז שביעות רצון העובדים. לא יכולנו לנהל זאת אלמלא סקר מעורבות איתן ומאמצי משאבי אנוש בהמשך לשיפור מתמיד של חוויית העובד.

מדידת מעורבות העובדים יכולה להיות אוטומטית במידה רבה לאחר שהמתודולוגיה והשאלות יוחלטו. צוותי משאבי אנוש יכולים למעשה ללחוץ על "שלח" ולנצל את הדיווח המגיע כסטנדרט בכלים רבים כדי לזהות מגמות ולמדוד התקדמות. ב-Globalization Partners , אנו משתמשים 15five עבור ניהול הצוות ופונקציית הסקר שלו היוותה נכס מרכזי להבנת עומס העבודה, המוטיבציה והמעורבות של הצוות שלנו.

פרויקט מס'2: תכנון חוויית קליטה מרחוק גלובלית 

מכיוון שאנו שוכרים ברחבי העולם, Globalization Partners היו צריכים  לתכנן  קליטה מרחוק  הרבה  לפני  המגפה. עבור צוות משאבי האנוש  שלנו, פירוש הדבר היה יצירת סדרה של סרטונים עבור חברי צוות חדשים, קביעת שיחות מרובות לפגוש ולברך עם  כל הפונקציות הסמוכות לעובד,  ותיעוד  רשמי של ציפיות, למידה והזדמנויות.

[ציוץ בבלוג = "מכיוון שאנחנו שוכרים ברחבי העולם, Globalization Partners היו צריכים  לתכנן  קליטה  מרחוק  הרבה  לפני  המגפה. עבור צוות משאבי האנוש  שלנו, פירוש הדבר היה יצירת סדרה של סרטונים עבור חברי צוות חדשים, קביעת שיחות מרובות לפגוש ולברך עם  כל הפונקציות הסמוכות לעובד,  ותיעוד  רשמי של ציפיות, למידה והזדמנויות. " שם משתמש="גלובלפיו"]

ב-Globalization Partners , אנו משתמשים ב-LastOnly כדי ליצור את חתיכת ההדרכה של חוויית קליטה נהדרת. חברות המגייסות עובדים בינלאומיים ישקלו גם תשלומים בזמן, איסוף נתונים מאובטח וניהול שקופים של שעות והוצאות. משטח ההעסקה שלנו למחסנית מלאהמ' הופך את הגיוס והקליטה הגלובליים למהירים וקלים לצוותי משאבי אנוש.

פרויקט מס'3: הגדלת מאמצי הגיוס הבינלאומיים 

גודל החברה שלנו הוכפל למרות Covid-19, ורוב המגוייסים החדשים שלנו אינם ממוקמים ליד מיקום המטה שלנו בארה"ב. הבחנה זו חשובה לדעת לפני שתתחיל במאמץ הגיוס שלך: האם אתה שוכר בשוק מסוים או פשוט למצוא את האדם הטוב ביותר עבור העבודה, בכל מקום שבו הם יכולים לחיות? המגפה הוכיחה כי עבודה מרחוק יעילה ביותר, והמגמה העולמית הגוברת היא למצוא את הכישרון הטוב ביותר ללא קשר למיקום שלהם.

לינקדאין היא אחת הרשתות החברתיות הגדולות ביותר עבור אנשי מקצוע בארה"ב, אבל זה לא המקרה ברחבי העולם. בסין, למשל, קיים מושג דומה באושי, אבל יש הבדלים.

הקונספט של לינקדאין אינו מתורגם ישירות לכל השווקים, כך שתצטרך להתאים את קידום פתיחת העבודה לכל אזור.

 הפרויקט שלך  הושלם  -  צעד   נוסף

יש להחשיב  תחקיר  פרויקט (או  רטרוספקטיבי) כצעד הסופי של פרויקט. היא מאפשרת לכל בעלי העניין לחגוג את הצלחתם ולבעלי הפרויקטים לחשוב על שיטות העבודה המומלצות לעתיד. מחקרים מראים גם צוותים שמנהלים תחקיר עד 20 אחוז טוב יותר.

זכור את התרבות בשלב משוב זה - זה יכול להיות הצעד הרגיש ביותר בניהול פרויקטים גלובלי. הרווארד Business Review מצטט את התרבות הסינית שנוטה לדרוש חיזוק חיובי, אך תרבות ארגונית גרמנית של הדגשת מעשים מצטיינים בלבד יכולה למעשה להוביל לביצועים שליליים. ישנם ניואנסים רבים בתוך התרבות הארגונית של כל מדינה ואפילו בתוך חברות שונות - כך שבשלב זה, הידע המקומי הוא יקר ערך.

בכל אבן דרך צוות הפרויקט צריך לשאול:

• מה עשינו טוב?
• מה אנחנו יכולים לעשות אחרת?

התחקיר הסופי של הפרויקט צריך לכלול קלט מכל השלבים, סקירה של ההחזר על ההשקעה (ROI) של הפרויקט שהושלם, וסיכום השינויים המוצעים עבור הפרויקט הבא. שינויים יכולים להיות כל דבר החל מתהליך הגולגולת ועד למחלקות שהיו מעורבות בצוות. בעלי הפרויקט הם גם הבעלים של האחריות להבטיח שכל המידע שנאסף בתחקיר יוחל על האיטרציה הבאה, כך שהתהליך משתפר ללא הרף.

החל ממיפוי  פרויקטים  ותכנון ועד  לתיעוד ממצאים  תחקוריים, הנטייה הגדולה ביותר שלי מניהול פרויקטים חוצי גבולות היא לתקשר יתר על המידה. לעתים רחוקות אתה יכול להפריז במובן מאליו כאשר סגנונות עסקיים רבים מעורבים.

האם החברה שלך מתכננת לשכור באופן גלובלי? יצרנו את רשימת תיוג זו להתרחבות עסקית בינלאומית , כלי לניהול פרויקטים עבור חברות שהופכות לגלובליות.