Negara kepulauan Jepang lebih kecil daripada negara bagian A.S. California, namun negara ini memiliki ekonomi terbesar ketiga di dunia, setelah Amerika Serikat dan Tiongkok. Ada banyak alasan untuk mempertimbangkan ekspansi perusahaan Anda ke Jepang dan mempekerjakan karyawan di sana. Jepang menghadirkan beberapa tantangan unik, tetapi juga sejumlah potensi besar untuk sukses bagi perusahaan internasional.
Panduan kami untuk mempekerjakan karyawan di Jepang akan membantu Anda menavigasi proses ini agar Anda dapat mengajak karyawan yang tepat untuk bergabung dengan tim Anda dan berhasil membuka jalan masuk Anda ke Jepang.
Hal yang Perlu Diketahui Sebelum Melakukan Perekrutan di Jepang
Kiat paling penting untuk melakukan perekrutan di Jepang adalah melakukan penelitian guna memahami hal yang menjadikan Jepang unik. Mari membahas beberapa hal terpenting yang harus Anda ketahui sebelum mulai merekrut karyawan Jepang.
1. Kekurangan Tenaga Kerja
Pertimbangan penting bagi siapa pun yang ingin berekspansi ke Jepang adalah negara ini adalah salah satu negara dengan lingkungan yang lebih menantang dalam hal menarik kandidat pekerjaan. Populasi lansia dan merosotnya tingkat kelahiran telah mengakibatkan kekurangan tenaga kerja serius di negara ini. Ini berarti karyawan terbiasa dengan keamanan kerja yang sangat baik, dan saat mereka mencari pekerjaan, mereka menerima penawaran kerja dari banyak perusahaan. Selain itu, karyawan Jepang cenderung memilih bekerja untuk perusahaan Jepang yang terkenal luas alih-alih perusahaan luar negeri, khususnya perusahaan rintisan.
Ini bukan berarti Anda harus membatalkan ekspansi ke Jepang. Ini artinya Anda hanya perlu mengetahui tantangan tersebut agar dapat menyusun strategi secara efektif. Perbedaan utama dengan praktik perekrutan di Jepang dibandingkan dengan praktik yang mungkin sudah biasa dilakukan di negara asal Anda adalah bahwa pada dasarnya, Anda mencoba untuk menjual perusahaan Anda ke pelamar yang menarik minat Anda alih-alih berharap mereka menjual layanan kepada Anda.
2. Perjanjian Kerja dan Aturan Kerja
Aturan & kondisi ketenagakerjaan (gaji, jam kerja, informasi tempat kerja, dll) harus disebutkan secara tertulis untuk calon karyawan. Menurut hukum Jepang, perusahaan yang memiliki karyawan 10 atau lebih di tempat kerja harus membuat peraturan kerja dan mengirimkannya ke Kantor Inspeksi Standar Tenaga Kerja setempat.
Aturan kerja menjelaskan kondisi kerja Anda, menjaga karyawan Anda, termasuk hal seperti upah, jam kerja, hari libur, aturan perusahaan, dan prosedur untuk menangani pelanggaran aturan. Kantor Inspeksi Standar Tenaga Kerja dapat memberi Anda panduan tentang apakah aturan kerja Anda mencakup semua informasi yang diperlukan dan sejalan dengan hukum. Kantor Standar Tenaga Kerja juga dapat memeriksa bisnis Anda untuk memastikan Anda menyediakan kondisi kerja yang aman.
3. Undang-Undang Minggu Kerja dan Upah Minimum
Minggu kerja standar di Jepang adalah 40 jam, dipecah menjadi delapan jam hari kerja. Pada sebagian kasus, jumlah itu dapat meningkat menjadi 44 jam. Pemerintah Jepang menanggapi masalah terlalu banyak pekerjaan dengan sangat serius dan mengharuskan perusahaan untuk mengajukan perjanjian manajemen tenaga kerja dengan Kantor Inspeksi Standar Tenaga Kerja mereka sebelum mereka dapat meminta karyawan bekerja pada jam tambahan. Karyawan yang bekerja pada jam tambahan atau yang bekerja pada malam hari atau cuti wajib berhak atas upah lembur, yang biasanya berkisar dari premi 25% hingga 50% dari upah normal.
Jepang tidak memiliki upah minimum tunggal untuk negara tersebut. Sebaliknya, berbagai wilayah dan industri memiliki upah minimum mereka sendiri, jadi Anda harus mencari tahu persyaratan upah minimum yang berlaku untuk perusahaan Anda. Namun, perlu diingat bahwa Anda harus menawarkan gaji dan manfaat yang mengesankan untuk menarik talenta terbaik.
4. Waktu Libur Berbayar
Karyawan Jepang berhak atas waktu libur berbayar setelah mereka bekerja untuk sebuah perusahaan selama enam bulan. Pada saat itu, mereka secara otomatis mendapatkan 10 hari cuti tahunan. Setelah enam bulan pertama, setiap tahun tambahan seorang karyawan bekerja akan menambah satu hari lagi ke persyaratan tahunan mereka untuk waktu liburan. Jadi, setelah 18 bulan, mereka akan mendapatkan 11 cuti. Persyaratan minimum dibatasi pada 20 hari, yang akan dicapai karyawan ketika mereka telah bekerja selama 6.5 tahun atau lebih.
Perusahaan dapat, tentu saja, menawarkan karyawan mereka lebih banyak cuti berbayar daripada persyaratan hukum jika mereka mau. Banyak pengusaha juga memberikan liburan kepada karyawan mereka sebagai cuti berbayar, meskipun membayar karyawan pada hari libur tidak diwajibkan secara hukum. Jepang memiliki total 16 hari libur nasional, jadi menyediakan hari-hari ini sebagai hari libur berbayar adalah keuntungan besar dibandingkan dengan hanya mengizinkan karyawan untuk menggunakan waktu libur berbayar mereka atau mengambil cuti yang tidak dibayar. Cuti sakit berbayar bukanlah persyaratan di Jepang.
5. Pajak dan Jaminan Sosial
Di Jepang, perusahaan harus melakukan pemotongan pajak pendapatan karyawan mereka, yang tarifnya bervariasi berdasarkan pendapatan karyawan, dari slip gaji mereka. Perusahaan juga melakukan pemotongan sebagian dari gaji karyawan untuk beralih ke Shakai Hoken atau jaminan sosial. Perusahaan mencocokkan kontribusi karyawan mereka dengan jaminan sosial. Jaminan sosial, atau asuransi sosial, di Jepang meliputi asuransi kesehatan, kompensasi pekerja, asuransi pengangguran, dan pensiun.
Karena jaminan sosial mencakup asuransi kesehatan masyarakat, perusahaan tidak perlu menyediakan paket asuransi swasta. Namun demikian, pengusaha harus memberikan pemeriksaan fisik dan pemeriksaan tahunan kepada karyawan mereka. Pemeriksaan stres secara rutin diperlukan untuk semua perusahaan dengan 50 atau lebih karyawan, terlepas dari industri atau jenis pekerjaan yang dilakukan perusahaan Anda.
Biaya Mempekerjakan Karyawan di Jepang
Proses rekrutmen bisa mahal dalam skenario apa pun, tetapi apabila Anda mempekerjakan karyawan di negara baru, Anda harus membuat anggaran untuk beberapa biaya tambahan. Mempekerjakan karyawan baru di Jepang dapat memerlukan biaya berikut:
- Riset: Karena pasar kerja Jepang kemungkinan sangat berbeda dari Anda dan karena negara ini memiliki undang-undang ketenagakerjaannya sendiri, Anda perlu melakukan riset untuk memastikan ekspansi ke Jepang adalah langkah yang tepat bagi perusahaan Anda dan untuk memahami semua legalitas terkait.
- Bantuan hukum: Anda mungkin juga ingin menyewa pengacara untuk membantu Anda dengan kepatuhan hukum dan memastikan Anda mematuhi buku tersebut sehingga Anda dapat menghindari masalah apa pun.
- Komite perekrutan: Anda mungkin ingin menangani perekrutan melalui komite perekrutan yang terdiri dari anggota perusahaan Anda. Waktu yang dihabiskan anggota staf ini untuk proses rekrutmen akan menjadi bagian penting dari total biaya Anda.
- Perjalanan: Jika Anda atau komite perekrutan Anda harus bepergian ke Jepang untuk merekrut atau mendirikan kantor baru di sana, Anda harus mempertimbangkan biaya perjalanan.
- Agen perekrutan: Karena perekrutan di Jepang menghadirkan beberapa tantangan serius bagi perusahaan asing, bermitra dengan agen perekrutan adalah keputusan yang populer. Namun, perekrut Jepang cenderung memiliki biaya rekrutmen yang lebih tinggi daripada agensi di negara lain. Anda dapat memperkirakan bayaran perekrut di Jepang sebesar 30% atau 35% dari penghasilan sesuai target alih-alih 20% atau 25% yang mungkin biasa Anda gunakan di negara lain.
- Iklan lowongan kerja: Iklan pekerjaan Anda secara online atau dalam publikasi cetak juga dapat menambah biaya perekrutan Anda. Ada juga situs tempat Anda dapat mem-posting secara gratis.
Penerjemah: Anda mungkin perlu merekrut penerjemah untuk membantu Anda berkomunikasi dengan pelamar kerja Jepang, baik secara tertulis maupun dalam wawancara. - Pemeriksaan pemeriksaan: Pemeriksaan pemeriksaan juga dapat menambah biaya Anda. Jepang tidak mengizinkan pemeriksaan latar belakang kriminal, tetapi jenis penapisan prakerja lainnya, seperti memeriksa status imigrasi kandidat, diizinkan.
Apa yang Diperlukan Perusahaan untuk Mempekerjakan Karyawan di Jepang?
Jika Anda mempekerjakan karyawan baru Anda melalui Organisasi Ketenagakerjaan Profesional di Jepang, maka Anda dapat langsung merekrut. Jika tidak, Anda perlu memiliki beberapa hal terlebih dahulu untuk memantapkan diri Anda sebagai perusahaan yang sah di Jepang. Anda dapat membuat cabang atau anak perusahaan dari perusahaan Anda. Pilihan terbaik untuk sebagian besar perusahaan asing adalah Kabushiki-Kaisha (KK) atau perusahaan saham gabungan.
Untuk mempekerjakan seseorang di Jepang, Anda harus terlebih dahulu memiliki yang berikut:
- Pendaftaran pajak untuk pemotongan pajak dari slip gaji karyawan
- Pendaftaran Layanan Pensiun Jepang
- Pendaftaran Pusat Layanan Ketenagakerjaan Publik untuk asuransi pengangguran
- Asuransi kecelakaan pekerja melalui Kantor Standar Tenaga Kerja
- Rekening bank Jepang
EOR membebaskan Anda dari semua tugas ini karena mereka berfungsi sebagai Employer of Record karyawan Jepang. Pendirian hukum EOR yang sudah ada sebagai pemberi kerja di Jepang dan keahlian dalam hukum ketenagakerjaan Jepang memungkinkan mereka untuk menambahkan karyawan baru Anda ke dalam daftar gaji mereka dengan cepat, mempercepat dan menyederhanakan proses untuk Anda.
Langkah Melakukan Perekrutan di Jepang
Apabila Anda siap untuk mulai merekrut, Anda perlu tahu cara mempekerjakan karyawan di Jepang. Beberapa aspek proses kemungkinan akan terlihat berbeda dari yang biasa Anda lakukan di negara asal Anda, meskipun langkah dasar prosesnya tidak asing lagi bagi Anda.
1. Menyiarkan Kabar
Langkah pertama adalah memberi tahu pencari pekerjaan warga Jepang tentang posisi kosong Anda. Ini berarti membuat iklan lowongan pekerjaan dan mem-postingnya secara online, yang akan memaparkan iklan tersebut. Perlu diingat bahwa orang Jepang umumnya tidak menggunakan situs jejaring sosial untuk mencari pekerjaan, jadi mem-posting di LinkedIn tidak akan memberikan pengaruh. Sebaliknya, tetap berpegang pada pengumuman lowongan pekerjaan Jepang yang populer. Tulis iklan lowongan pekerjaan Anda di Jepang, kecuali Anda hanya berniat untuk menarik kandidat berbahasa Inggris.
Semua situs ini akan membantu Anda mendapatkan eksposur, tetapi juga dapat membantu untuk membuat koneksi pribadi dengan pencari pekerjaan. Jika Anda memiliki koneksi di Jepang, jaringan untuk mengidentifikasi pekerja yang mungkin ingin bergabung dengan tim Anda. Kandidat pekerjaan di Jepang cenderung lebih memperhatikan rekomendasi pribadi daripada iklan kaku dari perekrut atau postingan online.
Pilihan lain adalah terlibat dalam proses yang disebut shinsotsu. Ini melibatkan perekrutan kelompok lulusan dari universitas, sama seperti mereka memasuki bursa kerja. Mereka tidak akan memiliki keterampilan profesional seperti pekerja yang lebih berpengalaman, tetapi dapat menawarkan perspektif baru, ambisi, dan latar belakang pendidikan yang solid.
2. Meninjau Lamaran Kerja
Setelah lamaran kerja masuk, komite perekrutan atau agen kepegawaian Anda perlu meninjau aplikasi ini. Ini bisa menjadi tugas besar dalam beberapa skenario dengan lusinan pelamar bersaing untuk mendapatkan pekerjaan. Namun, di Jepang, Anda harus siap untuk menerima lebih sedikit lamaran kerja daripada yang biasa Anda terima ketika mengiklankan pekerjaan di negara lain. Dengan 1.62 pekerjaan yang tersedia per pelamar, pencari pekerjaan Jepang bisa agak pilih-pilih.
Ini berarti perusahaan tidak dapat bersikap seperti pemilih seperti yang biasa mereka lakukan. Apabila Anda mengevaluasi lamaran kerja, ketahuilah bahwa Anda mungkin tidak menemukan pasangan yang sempurna, tetapi Anda selalu dapat memberikan pelatihan untuk membantu karyawan baru berhasil sebagai anggota tim Anda.
3. Mewawancarai Kandidat Kerja
Sekarang Anda dapat melakukan wawancara dengan pelamar mana pun yang mungkin cocok untuk lowongan pekerjaan Anda. Jika Anda mempekerjakan karyawan jarak jauh di Jepang, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengadakan wawancara virtual, tetapi ingatlah perbedaan waktu. Misalnya, New York City 13 atau 14 jam lebih lambat dari Tokyo, tergantung saat berlaku atau tidaknya waktu musim panas di A.S.
4. Membuat Penawaran Kerja dan Membagikan Kontrak
Setelah Anda mengidentifikasi kandidat yang tepat yang Anda inginkan kandidat tersebut bergabung dengan perusahaan Anda, Anda harus secara resmi menawarkan pekerjaan itu kepada mereka. Jika Anda belum melakukannya, beri tahu mereka tentang gaji dan manfaat yang ingin Anda tawarkan.
Ini juga merupakan tahap Anda akan membagikan aturan kerja Anda atau membuat kontrak individual untuk calon karyawan Anda. Pastikan Anda dan mereka memiliki pemahaman yang sama tentang tugas pekerjaan mereka, kompensasi, dan detail penting lainnya sehingga mereka dapat membuat keputusan yang tepat.
5. Melakukan orientasi bagi karyawan baru
Terakhir, Anda dapat melakukan orientasi karyawan baru Anda. Sebagian agensi memerlukan berbagai dokumen, dan masing-masing akan memiliki tenggat waktu sendiri. Misalnya, Anda harus menyerahkan formulir pensiun dan asuransi kesehatan dalam waktu lima hari sejak tanggal mulai karyawan. Jika Anda bekerja dengan employer of record, mereka akan menangani semua dokumen dan kepatuhan hukum ini. Perhatikan bahwa jika Anda mempekerjakan warga negara asing di Jepang, Anda juga harus menyerahkan dokumen ke Pusat Layanan Ketenagakerjaan Publik.
Selain dokumen, Anda juga harus memastikan untuk memberi tahu karyawan baru tentang rencana perjalanan mereka untuk minggu pertama dan memberi pelatihan apa pun yang mereka butuhkan untuk memulai dan berhasil di pekerjaan baru.
Melakukan Perekrutan di Jepang dengan Globalization Partners sebagai Employer of Record Anda
Globalization Partners adalah EOR global yang dapat membantu perusahaan Anda berekspansi ke berbagai negara, termasuk Jepang. Kami akan menangani orientasi, pengupahan, serta kepatuhan hukum, dan kami akan menawarkan paket manfaat yang menarik kepada karyawan Anda. Anda cukup berkonsentrasi menjalankan bisnis Anda. Ekspansi global tidak harus menjadi proses yang rumit dan panjang. Dengan Globalization Partners, Anda dapat berekspansi ke negara baru secara efisien. Minta proposal untuk memulai.
