Guida all’assunzione in Spagna

La deliziosa cucina spagnola, le spiagge mediterranee, la storia, la musica e le tradizioni hanno reso questo paese europeo una delle mete turistiche preferite da decenni. La Spagna è ugualmente attraente per le aziende che desiderano espandersi a livello internazionale grazie al suo alto livello di sviluppo, la rapida crescita, la grande economia e il facile accesso all’Unione Europea e ai mercati collegati in Medio Oriente, Nord Africa e America Latina.

Prima di espandersi in Spagna, le aziende avranno bisogno di informazioni affidabili su requisiti contrattuali, imposte, stipendi, benefit e altre considerazioni essenziali. Questa guida all'assunzione di dipendenti copre i dettagli e offre alcuni suggerimenti per l'assunzione in Spagna.

Cosa sapere prima di assumere in Spagna

Prima di aggiungere nuovi dipendenti al tuo team in Spagna, ti consigliamo di apprendere le norme basiche dei contratti, delle imposte sul libro paga e di altri requisiti di lavoro. Ecco alcune considerazioni da tenere a mente.

1. Contratto di lavoro

La prima cosa da sapere sull’assunzione in Spagna è che le aziende devono rispettare leggi specifiche che regolano il periodo di preavviso e i requisiti di scioglimento del contratto di lavoro. Per ogni dipendente, un'azienda deve anche redigere e firmare un contratto scritto che includa le seguenti sezioni:

• Posizione lavorativa
• Remunerazione
• Benefit
• Periodo di prova, se previsto
• Motivi di licenziamento
• Cause di scioglimento del contratto di lavoro

La legge spagnola prevede un periodo di prova di due mesi per la maggior parte dei nuovi dipendenti e un periodo di prova di sei mesi per i tecnici qualificati. Durante questi periodi di prova, l’azienda può licenziare un dipendente se il rapporto lavorativo non funziona.

Per un contratto a tempo indeterminato senza periodo di prova, alcune regole limitano il modo in cui le aziende possono licenziare i propri dipendenti. Un’azienda può generalmente sciogliere un contratto in queste circostanze:

• Il dipendente si dimette volontariamente
• Datore di lavoro e dipendente si accordano reciprocamente sull’interruzione del rapporto di lavoro
• Il motivo dello scioglimento del contratto di lavoro è elencato nel contratto come motivo di licenziamento
• L’azienda ha motivi per un licenziamento a seguito di procedimento disciplinare, se giustificato
• L’azienda licenzia i dipendenti collettivamente per motivi tecnici, economici, produttivi o organizzativi
• Un’altra causa oggettiva e legalmente ammissibile che consente il licenziamento.

In pratica, questi requisiti significano che quando un dipendente svolge in modo inadeguato un ruolo lavorativo, l’azienda generalmente raggiunge un accordo reciproco con quel dipendente per sciogliere il contratto. Se un’azienda licenzia ingiustamente un dipendente, ne deriveranno sanzioni per il licenziamento. L’indennità di fine rapporto pagata per un licenziamento illegittimo generalmente va da 20 a 33 giorni di stipendio, includendo bonus e provvigioni medie, per ogni anno di lavoro del dipendente. Se il datore di lavoro desidera licenziare immediatamente il dipendente, deve anche pagare una mensilità aggiuntiva a titolo di penale per mancato preavviso.

2. Libro paga e imposte

In Spagna, le aziende devono pagare un’imposta per la previdenza sociale per ciascuno dei loro lavoratori. That tax generally equals 29.9 percent of the employee’s salary up to 4,070.10 euros.

Le imprese che operano in Spagna devono anche pagare le imposte locali e nazionali, tra cui:

• Imposta sugli utili di filiale
• Imposta sul capitale
• Imposta sul reddito delle società
• Imposta sui beni immobili
• Imposta di trasferimento
• Imposta sul valore aggiunto (IVA)
• Tasse locali varie

L'aliquota IVA è del 21 %, e l'aliquota dell'imposta sulle società è del 25 %.

Inoltre, le assunzioni della tua azienda saranno soggette all’imposta progressiva sul reddito della Spagna, che aumenta con lo stipendio di un lavoratore. I non residenti sono inoltre soggetti ad obblighi di ritenuta alla fonte che vanno dal 19 per cento in dividendi e interessi al 24 per cento in royalties.

I dipendenti che non sono cittadini locali possono richiedere l’applicazione della Legge Beckham, che consentirà loro di avere un’aliquota fissa per il reddito delle persone fisiche (IRPF) del 24 per cento fino a sei anni. Questa è responsabilità del dipendente.

3. Stipendi e orario di lavoro

La settimana lavorativa standard in Spagna consiste in 40 ore lavorative, anche se molte aziende scelgono di ridurre tale tempo a 37 o 38 ore. I datori di lavoro possono anche distribuire quell’orario come desiderano durante tutto l’anno, con alcune settimane che includono più di 40 ore e alcune meno, purché il relativo contratto collettivo di lavoro (CBA) sancisca l’accordo.

Lo straordinario è possibile e i dipendenti possono ricevere la retribuzione per lavoro straordinario come retribuzione extra o come tempo libero aggiuntivo entro quattro mesi. Gli straordinari retribuiti non possono, tuttavia, superare 80 ore annuali a meno che circostanze straordinarie non lo giustifichino.

A partire dicembre 2020dal , il governo spagnolo ha fissato il salario minimo a 950 euro al mese. Tuttavia, questa cifra è temporanea e potrebbe aumentare come parte di un piano ambizioso per aumentare il minimo salariale al 60 per cento dello stipendio medio del paese. I CBA possono anche imporre salari minimi più elevati in settori specifici.

La Spagna non richiede specifici bonus annuali o la tredicesima mensilità, sebbene molti contratti del settore vendite includano bonus e commissioni.

4. Giorni liberi

La Spagna riconosce 10 festività nazionali e quattro giorni festivi regionali o locali, quindi generalmente tutte le regioni della Spagna hanno 14 giorni festivi retribuiti. Anche diverse festività provinciali sono importanti, quindi assicurati di ricercare la tua regione e scoprire quali giorni extra sono considerati festivi.

Inoltre, i datori di lavoro in Spagna devono fornire 22 giorni lavorativi o 30 giorni di calendario come ferie annuali retribuite. Ciò è stabilito in ciascun Contratto Collettivo applicabile. Questi giorni non possono essere pagati come remunerazione aggiuntiva, quindi i dipendenti hanno un notevole incentivo a prendersi i giorni di ferie completamente retribuiti.

La legge spagnola non prevede un congedo per malattia separato. Invece, se i dipendenti non possono lavorare a causa di malattia o infortunio, ricevono almeno il 60 per cento del loro salario normale mentre sono assenti. L’importo specifico dipende dal settore, dai termini del contratto collettivo applicabile e dalla posizione del dipendente. L’azienda deve pagare direttamente il dipendente e quindi ricevere il rimborso della previdenza sociale. Un periodo di congedo per malattia può durare fino a 18 mesi, se necessario, prima di essere sottoposto a ulteriore revisione. I dipendenti in Spagna possono anche usufruire di permessi retribuiti per varie circostanze familiari:

• Fino a 15 giorni per il matrimonio
• Due giorni per un lutto in famiglia
• Uno o due giorni per il trasloco
• Tre o quattro giorni per la malattia di un familiare

Inoltre, le donne incinte in Spagna possono richiedere 16 settimane di congedo di maternità retribuito, utilizzando fino a 10 settimane prima della nascita e almeno sei settimane dopo. Una volta scaduto il congedo retribuito, la dipendente può usufruire di un ulteriore anno di congedo non retribuito per accudire al neonato ed essere certa che la sua vecchia posizione sarà disponibile se torna al lavoro. Può anche prendere un secondo congedo non retribuito per accudire il neonato, ma in questo caso rinuncerà alla posizione garantita.

Anche i padri possono prendere un congedo di paternità fino a 30 giorni ed estendere tale termine se si verificano complicazioni durante il parto.

Inoltre, entrambi i genitori hanno diritto a un congedo retribuito dopo la nascita del bambino. Il congedo per allattamento o cura parentale consiste in 15 giorni lavorativi fino al compimento dei nove mesi del bambino, e può essere preso in tre possibili modalità:

• Assenza per un’ora al giorno
• Riduzione dell’orario di lavoro
• 15 giorni di ferie consecutivi

5. Legge contro la discriminazione e restrizioni

La legge spagnola vieta espressamente la discriminazione nelle assunzioni e sul lavoro: un’azienda non può discriminare i candidati al lavoro per uno dei seguenti motivi:

• Età
• Sesso
• Razza
• Etnia
• Orientamento sessuale
• Stato civile
• Stato sociale
• Religione
• Opinione politica
• appartenenza sindacale
• Invalidità

Inoltre, se un datore di lavoro ha più di 50 dipendenti, il 2 per cento di questi dipendenti deve essere costituito da persone con disabilità.

Parte degli sforzi della Spagna contro la discriminazione include la limitazione della capacità delle aziende di eseguire controlli sui precedenti penali sui candidati al lavoro. Un datore di lavoro non può controllare il Registro centrale dei condannati per vedere se un candidato al lavoro ha precedenti penali, sebbene nessuna legge vieti al candidato di divulgare tali informazioni volontariamente.

Costo dell’assunzione di un dipendente in Spagna

Assumere un nuovo dipendente in Spagna comporta sia costi iniziali che nascosti. Ecco alcuni dei fattori che dovrai considerare quando imposti il budget per il tuo processo di assunzione:

• Annunci di lavoro
• Ore di lavoro spese per la valutazione dei candidati e i colloqui
• Libro paga
• Tasse
• Retribuzioni
• Benefit
• Bonus
• Infortuni

La maggior parte dei dipendenti spagnoli ottiene la propria assicurazione sanitaria di base attraverso il programma di assicurazione sanitaria nazionale, ma i datori di lavoro spesso forniscono un’assicurazione sanitaria supplementare. La maggior parte dei dirigenti, ad esempio, riceve un’assicurazione sanitaria supplementare e sulla vita dai propri datori di lavoro.

È probabile che anche i costi per assumere dipendenti in Spagna differiscano in modo significativo a seconda del settore a causa dei vari requisiti CBA che si applicano nei diversi settori.

Pratiche di assunzione in Spagna

Assumere qualcuno in Spagna può essere molto simile all’assunzione di un nuovo dipendente nel tuo paese di origine. Tuttavia, vale la pena notare alcune sfumature da tenere a mente:

• Utilizzando la lingua e la valuta locali: lo spagnolo è la lingua ufficiale della Spagna e quasi il 94 percento della popolazione parla spagnolo. La lingua più comune dopo lo spagnolo è il catalano, con il 15 percento di persone che lo parlano come prima o seconda lingua. Solo circa l’11 per cento delle persone parla inglese. La tua azienda dovrebbe usare lo spagnolo nelle sue comunicazioni di assunzione. Impegnarsi a imparare e usare lo spagnolo dimostra che la tua azienda apprezza i suoi nuovi dipendenti e vuole farli sentire inclusi. Dovresti usare gli euro nei tuoi contratti e lettere di offerta anche per chiarezza e inclusività.
• Evitare domande personali: per evitare la parvenza di discriminazione illegale, le aziende devono generalmente evitare domande eccessivamente personali nei loro colloqui di lavoro. Dovrai astenerti dal richiedere informazioni personali irrilevanti per le mansioni lavorative e dal porre domande durante i colloqui che potrebbero portare a discriminazioni. La tua azienda può porre qualsiasi domanda che sia obiettiva, ragionevole e applicabile alla posizione.
• Concentrarsi sulla costruzione di relazioni : le alleanze commerciali spagnole possono essere altamente orientate alle relazioni. Ti consigliamo di dedicare del tempo a conoscere i candidati prima di dedicarti agli affari ed essere preparato per conversazioni vivaci e animate che fluiranno come parte naturale degli standard aziendali quando i potenziali dipendenti discutono di questioni relative al lavoro.

Suggerimenti importanti su come assumere in Spagna

Ecco alcuni ulteriori passaggi per assumere in Spagna che la tua azienda vorrà prendere in considerazione:

• Ricontrollare le normative: il diritto del lavoro spagnolo è altamente regolamentato e piccoli passi falsi potrebbero essere immensamente costosi. Controlla il tuo lavoro per assicurarti di aver seguito tutte le leggi applicabili o collabora con un EOR per garantire la conformità della tua azienda.
• Prepararsi per numerosi candidati: i tassi di disoccupazione in Spagna sono relativamente elevati. In 2013, unemployment in the country soared to 26.09 percent and then fell steadily but modestly. 2020 saw an unemployment rate of 15.7 percent in the country, one of the highest rates in Europe. Per questo motivo, la tua azienda potrebbe ricevere un numero di candidati molto più elevato di quanto ti aspetti e dovrà sviluppare strategie per gestire questi volumi.
• Approfitta della diversità linguistica spagnola: le città più grandi della Spagna ospitano comunità sostanziali di cittadini stranieri. Se il tuo lavoro richiede dipendenti bilingue, hai un’alta probabilità di trovare qualcuno qualificato.

Di cosa ha bisogno un’azienda per assumere dipendenti in Spagna?

Assumere nuovi dipendenti in Spagna può essere un processo coinvolgente e dispendioso in termini di tempo. Una società che si sta affermando nel paese dovrà prima creare una società sussidiaria o lavorare con un'organizzazione professionale del datore di lavoro (PEO), nota anche come Employer of Record (EOR).

La creazione di una società sussidiaria in Spagna richiede molto tempo e impegno, di solito almeno dalle sei alle otto settimane. Dovrai procedere alla sua costituzione utilizzando un modello specifico di società. Le opzioni includono una joint venture, un ufficio di rappresentanza, una succursale o una società di capitali. Dovrai anche scegliere se costituirla come società privata a responsabilità limitata o società pubblica a responsabilità limitata e come regime ordinario, semplificato o super-semplificato. Per costituire una società sussidiaria dovrai eseguire i seguenti passaggi:

• Determinare la struttura della tua azienda.
• Scegliere il metodo di incorporazione.
• Versare il tuo capitale di investimento minimo di 3.000 euro se scegli una società privata a responsabilità limitata.
• Ottenere la certificazione dal Registro per il commercio.
• Ottenere un codice fiscale provvisorio (NIF).
• Aprire un conto bancario spagnolo.
• Presentare una dichiarazione contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.
• Firmare un atto pubblico e farlo autenticare.
• Registrare la società presso il Registro delle imprese.
• Nominare da tre a 12 amministratori, che devono depositare il bilancio annuale presso il Registro per il commercio.

Nel complesso, dovrai investire molto tempo e denaro nel processo e mantenere una comprensione completa delle leggi spagnole sulle società sussidiarie.

Un’alternativa più allettante, in molti casi, è lavorare con un EOR. Un EOR funge da datore di lavoro legale, che gestisce il lavoro amministrativo di assunzione e inserimento, mentre tu scegli chi lavora per te. Inoltre, mette a tua disposizione esperti legali e del libro paga che hanno una conoscenza approfondita del diritto commerciale spagnolo, quindi non devi preoccuparti di rimanere conforme alle leggi.

Assumere dipendenti da remoto in Spagna

Una delle sfide dell’assunzione di dipendenti a livello internazionale è che potresti dover intervistare i candidati da remoto poiché le questioni di gestione d'impresa ti costringono a spostarti spesso. Ecco alcuni suggerimenti per semplificare e ottimizzare il processo:

• Offri una pianificazione flessibile: se la tua società madre opera da un altro Paese europeo, potresti avere una differenza di tempo minore con cui affrontare. Se il tuo paese di origine è più lontano, probabilmente avrai una notevole differenza di orario da tenere presente. I tuoi candidati da remoto apprezzeranno tutta la flessibilità che puoi offrire nel coordinarti con i loro orari.
• Dare priorità alle comunicazioni verbali: l’etichetta aziendale spagnola spesso dà priorità alle comunicazioni orali. I partner commerciali hanno spesso discussioni estese, concludono accordi verbalmente e solo in seguito utilizzano quelle discussioni iniziali per redigere formali contratti scritti. Quando assumi da remoto, gli scambi scritti possono sembrare più convenienti dei colloqui video. Per ottenere il massimo dai tuoi colloqui, potresti voler concentrare più energia sulle videochiamate in cui puoi invece avere conversazioni continue e fluide.
• Preparati e coordinati: quando non puoi essere presente in Spagna per salutare un candidato di persona, fare una forte impressione digitale diventa essenziale. Un colloquio da remoto è una strada a doppio senso: i tuoi candidati valutano la tua idoneità ai loro interessi tanto quanto tu valuti le loro capacità e il loro potenziale. Coordinarsi con gli altri selezionatori, prepararsi le domande in anticipo e familiarizzarsi con la tecnologia per evitare ritardi ai colloqui sono tutti passaggi che aiutano la tua azienda a fare un’ottima prima impressione.

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