Guida all’assunzione in Lussemburgo

Il Granducato del Lussemburgo è uno dei paesi più piccoli del mondo con appena 626.000 abitanti. Eppure, questo piccolo paese attrae aziende internazionali che cercano di espandersi. Il Lussemburgo si è ripetutamente classificato primo nell’elenco Open for Business dei paesi più orientati al mercato del mondo. Alcuni fattori che contribuiscono a questa distinzione sono la ragionevolezza del paese in termini di burocrazia, imposte e costi di produzione, nonché le sue prassi amministrative trasparenti e oneste. Il Lussemburgo potrebbe rientrare nei radar di alcune società, ma è indubbiamente degno di essere considerato per un’espansione.

Se stai cercando di iniziare ad assumere nel Granducato, devi prima comprendere alcune pratiche di  assunzione in Lussemburgo. Inizia con questa  guida per assumere dipendenti in Lussemburgo.

Cosa sapere prima di assumere in Lussemburgo

Prima di iniziare ad assumere in questo paese business-friendly, devi comprendere le abitudini, le leggi e le caratteristiche della forza lavoro che influenzeranno il modo in cui selezioni e assumi i lussemburghesi. Diamo un’occhiata ad alcune delle cose più importanti che i datori di lavoro internazionali devono sapere prima di iniziare ad assumere nuovi dipendenti in Lussemburgo.

1. La forza lavoro lussemburghese

Nonostante le sue piccole dimensioni, il Lussemburgo è un paese diversificato, soprattutto per quanto riguarda la sua forza lavoro. Questo perché all'incirca 200.000 lavoratori in Lussemburgo fanno i pendolari tra il Lussemburgo (il paese dove lavorano) e Francia, Belgio e Germania (i paesi vicini dove risiedono). Questi lavoratori transfrontalieri, detti anche lavoratori frontalieri, costituiscono circa il 45 per cento dell’occupazione domestica in Lussemburgo. C’è anche una significativa popolazione di immigrati nella forza lavoro. Nel complesso, circa il 70 per cento della forza lavoro in Lussemburgo è composta da pendolari transfrontalieri e immigrati, il che rende i lussemburghesi nativi la minoranza nella forza lavoro.

La forza lavoro in Lussemburgo è anche straordinariamente qualificata. Nel Rapporto sul capitale umano globale del 2017 del Forum Economico Mondiale (World Economic Forum, WEF), la classifica generale del Lussemburgo lo colloca nel primo quartile tra i 130 paesi inclusi nel rapporto. Le quattro dimensioni tematiche su cui si è concentrato il WEF erano la capacità, la distribuzione, lo sviluppo e il know-how di ciascun paese. Il Lussemburgo ha eccelso di più nella categoria del know-how grazie al livello di istruzione e competenze della forza lavoro del paese.

Secondo il governo lussemburghese, alcuni dei settori di attività più significativi del paese includono:

• Finanza e fintech
• Tecnologie spaziali
• Biotecnologia
• Settore automobilistico
• Tecnologie pulite
• Logistica
• Costruzioni

Alcune altre industrie significative includono acciaio, agricoltura e turismo.

2. Diversità linguistica

La diversità del Lussemburgo è evidente nella sua varietà linguistica e nel multilinguismo. Il lussemburghese è la lingua nazionale, ma secondo il Ministero della Pubblica Istruzione, solo il 77 per cento della popolazione parla lussemburghese, mentre il 98 per cento parla francese, l’80 per cento parla inglese e il 78 per cento parla tedesco. Il francese e il tedesco sono anche identificati come lingue amministrative insieme al lussemburghese. Altre lingue comuni nel paese includono il portoghese e alcune lingue slave e nordiche.

Il governo del Lussemburgo rileva che, nella forza lavoro, la lingua che puoi aspettarti di ascoltare dipende dal contesto. Il francese è la lingua più comune, specialmente nel settore del commercio e dell’ospitalità, seguito dal lussemburghese, dal tedesco, dall’inglese e dal portoghese. L’inglese è diventato una lingua commerciale dominante poiché funziona come lingua franca, una lingua comune tra parlanti le cui lingue native differiscono. È più comune nei settori bancario e industriale, nonché nelle istituzioni europee nel paese.

Se la tua azienda è abituata a comunicare in una delle lingue comuni in Lussemburgo, dovresti godere di un’esperienza relativamente fluida di comunicazione con i candidati di lavoro nel Granducato. Tuttavia, potresti aver bisogno di un traduttore che ti assista nella traduzione del tuo atto di costituzione, compreso lo statuto, in una delle lingue amministrative del Lussemburgo.

3. Imposte e previdenza sociale

Il Lussemburgo si colloca secondo al mondo per il suo ambiente fiscale favorevole, che contribuisce alla sua positiva reputazione di paese business-friendly. Tuttavia, ciò non significa che calcolare le imposte dei dipendenti sia sempre semplice. L’elevata percentuale di dipendenti lussemburghesi che sono cittadini di altri paesi aggiunge un livello di complicazione per i datori di lavoro, che sono responsabili delle trattenute delle imposte e dei contributi previdenziali dei dipendenti.

I residenti in Lussemburgo pagano l’imposta sul reddito e la previdenza sociale. Le aliquote fiscali sono progressive e tengono conto della fascia di reddito di un dipendente e di fattori come lo stato civile e le persone a carico. Riguardo ai contributi sociali obbligatori, entrambe le parti contribuiscono all’assicurazione sanitaria e pensionistica. L’assicurazione per l’assistenza a lungo termine è a solo carico dei dipendenti. I datori di lavoro coprono i contributi per l’assicurazione contro gli infortuni, i servizi di medicina del lavoro e la mutua assicurazione del datore di lavoro, che prevede rimborsi parziali delle retribuzioni corrisposte ai dipendenti assenti.

I lavoratori transfrontalieri pagano l’imposta sul reddito per qualsiasi reddito che guadagnano in Lussemburgo, ma non sul reddito guadagnato altrove, poiché tale reddito è tassato nel loro paese d’origine. Se qualcuno vive e lavora in Lussemburgo per almeno 182 giorni in un 12-month periodo , è considerato residente e sarà tassato sul suo reddito mondiale.

Per quanto riguarda la previdenza sociale, i lavoratori frontalieri pagano i contributi nel sistema lussemburghese a meno che non siano distaccati da una società madre in un paese vicino e lavorino in Lussemburgo da meno di due anni. In questo caso, possono scegliere di pagare nel regime di previdenza sociale di entrambi i paesi.

4. Remunerazione

La valuta nazionale del Lussemburgo è l’euro (€). Il paese ha in vigore tariffe minime salariali, ma queste tariffe differiscono a seconda dell’età e della posizione lavorativa del lavoratore. Il minimo salariale, o Salaire Social Minimum (SSM), è aumentato 10 volte in 10 anni, il che lo rende uno dei salari minimi più alti d’Europa. L’SSM è la tariffa che devono ricevere i lavoratori adulti non qualificati. I lavoratori adulti qualificati devono essere pagati il 120 per cento di quella tariffa. La tariffa è più bassa per i dipendenti di età inferiore a 18 anni.

Oltre al loro stipendio, molti dipendenti in Lussemburgo sono abituati a ricevere un bonus quale tredicesima mensilità. Questo bonus è pari a un mese di stipendio e i datori di lavoro di solito lo pagano vicino alle vacanze di Natale. Alcuni datori di lavoro danno addirittura ai propri dipendenti l’equivalente di 1,5 mesi di stipendio come extra.

I contratti collettivi (CBA) sono comuni in Lussemburgo. Questi accordi possono stabilire un requisito salariale minimo più elevato per alcuni lavoratori e avere un impatto su altri termini pertinenti, come le politiche sui giorni liberi.

5. La settimana lavorativa e i giorni liberi

La settimana lavorativa ufficiale in Lussemburgo è di 40 ore, suddivisa in cinque giornate di otto ore. In alcuni casi, i dipendenti possono fare gli straordinari, il che in genere comporta un aumento del livello retributivo. Tuttavia, il diritto del lavoro lussemburghese prevede che le lavoratrici gestanti non debbano fare straordinari.

I dipendenti hanno diritto a giorni liberi dal lavoro retribuiti. Questo diritto alle ferie è attualmente impostato su 26 giorni all’anno, o 2,167 giorni per ogni mese lavorato. I datori di lavoro possono utilizzare questo numero per calcolare il diritto alle ferie dei dipendenti a tempo parziale su base proporzionale. I dipendenti possono iniziare a richiedere giorni liberi dopo essere stati in un’azienda per tre mesi. Oltre al diritto alle ferie annuali, il Granducato ha 11 festività pubbliche durante tutto l’anno.

Il costo dell’assunzione di un dipendente in Lussemburgo

L’assunzione di dipendenti comporta dei costi e, anche se la tua azienda ha esperienza di assunzione in nuovi paesi, tali costi saranno probabilmente diversi da quelli a cui sei abituato. In Lussemburgo il costo del lavoro è relativamente alto rispetto ad altri paesi europei. Il costo orario medio del lavoro per l’UE nel suo insieme è di 27,7 €, e per il Lussemburgo, la media è di 41,6 €. Oltre al costo del lavoro, devi considerare anche le spese derivanti dal processo di selezione del personale. Per i datori di lavoro internazionali che assumono in Lussemburgo, questi costi potrebbero includere:

• Ingaggio di avvocati e commercialisti per assistenza nell’osservanza di leggi in materia di occupazione, imprese e imposte
• Creazione della tua entità commerciale in Lussemburgo
• Pubblicazione di annunci di lavoro su siti di networking e siti web di annunci di lavoro
• Collaborazione con un’agenzia di selezione del personale per assumere dipendenti
• Assunzione di nuovo personale delle Risorse Umane per gestire le assunzioni in Lussemburgo
• Collaborazione con un traduttore per stilare documenti in lussemburghese, tedesco o francese
• Pagamento di un servizio di controllo dei precedenti condotto da terze parti per i controlli preassunzione
• Viaggi in Lussemburgo per condurre colloqui o avviare un’attività

Di cosa ha bisogno un’azienda per assumere dipendenti in Lussemburgo?

Per assumere dipendenti in Lussemburgo, è necessaria un’entità nel paese. La maggior parte delle aziende internazionali sceglie di formare una Société á Responsabilité Limitée (S.a.r.l.) per la propria società sussidiaria. La Sarl è una delle numerose strutture societarie ed è simile a una società privata a responsabilità limitata. I requisiti di base per avviare un’attività in Lussemburgo richiedono almeno 17 giorni per essere completati.

I passaggi per costituire una società sussidiaria in Lussemburgo includono:

• Verificare che il nome della tua azienda sia disponibile tramite il registro delle imprese lussemburghese
• Redigere un atto di costituzione della società commerciale, compreso il suo statuto, e presentarlo a un notaio
• Aprire un conto bancario nel paese e depositarvi il capitale necessario
• Procurarsi una sede legale in Lussemburgo
• Richiedere una licenza commerciale
• Iscrivere la propria azienda al Registro del Commercio e delle Imprese
• Registrazione presso le autorità fiscali.

A seconda del settore in cui operi, potresti anche dover richiedere licenze commerciali specifiche.

Se vuoi assumere dipendenti in Lussemburgo senza costituire una società sussidiaria o una filiale, puoi collaborare con un Employer of Record (EOR), anche noto con il termine Organizzazione di lavoro professionale (PEO). Un EOR in Lussemburgo sarà tecnicamente il datore di lavoro per i tuoi lavoratori lussemburghesi ma ti consentirà di gestire questi dipendenti e beneficiare del lavoro che svolgono per la tua azienda. Un EOR gestirà le attività delle Risorse Umane come il libro paga e garantirà che i tuoi dipendenti ricevano tutto ciò a cui hanno diritto ai sensi del diritto del lavoro lussemburghese.

L’utilizzo di un EOR è un’ottima soluzione quando si desidera iniziare ad assumere rapidamente. Anche se il tempo non è un problema, potresti preferire affidare le complessità del lavoro internazionale a un’organizzazione che abbia familiarità con le leggi e le usanze locali.

Passaggi per assumere in Lussemburgo

Se hai un’entità in essere o hai collaborato con un EOR, allora sei pronto per iniziare ad assumere. I passaggi di base per assumere in Lussemburgo possono differire in qualche modo dalle pratiche di assunzione a cui sei abituato nel tuo paese di origine. Abbiamo incluso alcuni suggerimenti per l’assunzione in Lussemburgo, insieme a questi passaggi di base.

1. Registrare le posizioni vacanti e pubblicizzarle

Devi registrare la tua posizione vacante presso la National Employment Administration prima di  assumere qualcuno in Lussemburgo. Quindi, puoi concentrarti sulla ricerca di professionisti per ricoprire queste posizioni.

Il networking è un ottimo modo per trovare dipendenti in Lussemburgo. Tuttavia, se sei nuovo sul mercato, potresti non avere contatti in Lussemburgo. Un modo per creare connessioni e incontrare candidati interessati a lavorare con la tua azienda è attraverso una fiera del lavoro.

Gli annunci di lavoro online sono un’altra opzione popolare. Siti web come www.jobs.lu e www.jobfinder.lu, insieme a siti specifici del settore, sono ottimi luoghi in cui pubblicare annunci di lavoro in modo che chi cerca lavoro qualificato li veda. Potresti anche voler pubblicare annunci di lavoro su LinkedIn, dal momento che il Lussemburgo ha una base utenti di LinkedIn pari a 280.300 utenti. Considerando che la popolazione totale è di circa 626.000 persone, il che significa che quasi il 45 per cento dei lussemburghesi è su LinkedIn.

2. Scegliere i migliori candidati

I lussemburghesi sono abituati a presentare domanda di lavoro con il loro curriculum vitae (CV) e una lettera di presentazione. L’eccezionale livello di diversità nella forza lavoro, tuttavia, significa che potresti ricevere diverse tipologie di CV.

In genere, i candidati invieranno di norma i documenti di candidatura nella stessa lingua dell’annuncio di lavoro. Se pubblichi il tuo annuncio in più di una lingua ma desideri che i candidati inviino il materiale per la candidatura in una lingua determinata, specificalo nell’annuncio di lavoro.

3. Condurre i colloqui

Pianifica i colloqui con i tuoi migliori candidati. Puoi condurre questi colloqui di persona se hai un ufficio in Lussemburgo. Se stai assumendo dipendenti da remoto in Lussemburgo, potresti preferire la modalità di colloqui virtuali. Con un 98% quale tasso di penetrazione di Internet in Lussemburgo, i candidati a un lavoro non dovrebbero avere problemi a collegarsi per una videochiamata.

Durante i colloqui, fai attenzione a evitare domande che possono essere considerate discriminatorie. Ciò include domande personali riguardanti le convinzioni politiche o religiose, l’età, la sessualità, l’etnia o altri argomenti personali di una persona che non riguardano le sue capacità professionali. Al termine del colloquio, consenti ai candidati di porre le proprie domande sulla posizione o sulla tua azienda.

I datori di lavoro in Lussemburgo spesso sottopongono i candidati a colloqui multipli prima di fare offerte di lavoro, quindi non esitare a invitare i candidati per ulteriori colloqui, se necessario, prima di offrire loro il lavoro.

4. Scrivere contratti di assunzione e inviare offerte di lavoro

Quando sei pronto per estendere le offerte di lavoro, redigi la bozza dei contratti di assunzione da condividere con i potenziali assunti. La legge lussemburghese richiede ai datori di lavoro di creare un contratto di lavoro scritto prima che i dipendenti inizino a lavorare presso l’azienda. Questo accordo deve identificare il datore di lavoro e il dipendente e specificare i dettagli sull’occupazione, tra cui:

• Data di inizio del dipendente;
• Sede di lavoro;
• Funzioni di lavoro
• Orari di lavoro e programmi tipici
• Remunerazione
• Indennità finanziaria per ferie annuali retribuite
• Periodo di preavviso, se previsto
• Durata del periodo di prova, se previsto
• Riferimento al CBA pertinente, se esistente
• Spiegazione del regime pensionistico, se esistente

Se il contratto è a tempo determinato, i datori di lavoro devono includere elementi aggiuntivi nell’accordo.

Nelle lettere di offerta, devi informare i dipendenti se l’offerta è soggetta ai risultati di un controllo dei precedenti. I controlli dei precedenti sono consentiti in Lussemburgo come parte del processo di screening pre-assunzione, ma devi seguire le leggi in materia di protezione dei dati e anti-discriminazione.

5. Inserire i nuovi dipendenti

Una volta che i potenziali assunti accettano i termini del loro contratto e lo firmano, puoi iniziare a gestire l’inserimento in azienda. Ciò comporta compiti di base che tutti i datori di lavoro in Lussemburgo devono svolgere, come ottenere i documenti fiscali dei dipendenti per impostare il loro libro paga e registrare i dipendenti presso il Social Security Common Centre (CCSS). Potresti anche svolgere processi di inserimento per presentare ai dipendenti la tua azienda e i loro nuovi compiti.

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