Sappiamo che il futuro del lavoro è globale. Ma la creazione di team globali porta complessità e opportunità, specialmente quando si assumono e classificano appaltatori. Dalle leggi sul lavoro in evoluzione specifiche per Paese alle politiche retributive, le normative sulla conformità variano a livello globale.
Il rischio di classificazione errata include multe e sanzioni, retribuzione arretrata e altre ripercussioni legali. Ecco perché è essenziale classificare correttamente i lavoratori temporanei come appaltatori rispetto ai dipendenti a tempo pieno.
Non lasciare che lo stress della conformità rallenti i tuoi piani per il successo globale. Scopriamo come navigare nella classificazione dei lavoratori con prodotti affidabili per l’occupazione globale e una soluzione Employer of Record (EOR) in atto.
Che cos’è la classificazione errata dei lavoratori?
La classificazione errata dei lavoratori è la pratica illegale di classificare un dipendente come appaltatore indipendente. Che si tratti di un appaltatore o di un dipendente a tempo pieno, lo stato di impiego legale di un lavoratore dipende da alcuni fattori chiave come il controllo comportamentale, il controllo finanziarioe il modo in cui il lavoratore e l’azienda percepiscono il proprio rapporto di lavoro.
Ai sensi del Fair Labor Standards Act (FLSA),un lavoratore ha diritto alla protezione salariale minima e della retribuzione degli straordinari quando esiste un rapporto di lavoro coperto dal FLSA.
In generale, le aziende devono trattenere e pagare le imposte sul reddito, la previdenza sociale, le imposte di disoccupazione e le imposte Medicare per i dipendenti. Se un’azienda classifica erroneamente un dipendente come appaltatore, l’organizzazione può essere ritenuta responsabile delle imposte sul lavoro per quel lavoratore, compresi i pagamenti retroattivi.
Quando si tratta di imposte sul libro paga, la classificazione errata dei lavoratori come appaltatori indipendenti influisce negativamente sia sui lavoratori che sulle aziende. I dipendenti sono interessati dal fatto che la loro quota di imposte sul libro paga non viene trattenuta, mentre le aziende trascurano il loro obbligo di pagare la loro quota di imposte, portando a problemi di conformità.
Quali sono i rischi di classificazione errata degli appaltatori indipendenti?
La classificazione errata degli appaltatori come dipendenti comporta molti rischi. La classificazione errata di appaltatori e dipendenti indipendenti può essere costosa e avere conseguenze legali. La mancata osservanza delle leggi locali sul lavoro può comportare ripercussioni significative, tra cui:
- Multe elevate.
- Pagamento anticipato delle tasse non pagate.
- Danno reputazionale che può influire sulla fidelizzazione dei lavoratori e sui rapporti con gli investitori.
- Accuse penali.
6 I modi migliori per evitare una classificazione errata dell’appaltatore
Solo negli Stati Uniti, tra il 10% e il 20% dei datori di lavoro classificano erroneamente almeno un lavoratore come appaltatore indipendente. Poiché le normative di classificazione differiscono da un Paese all’altro, assicurati di esaminare le sfumature dell’assunzione di appaltatori indipendenti nella tua regione target per garantire che la tua azienda gestisca correttamente la conformità e la classificazione.
Se non sai da dove iniziare, non sei solo. Esaminiamo alcuni modi per evitare rischi di classificazione errata.
1. Comprendere le differenze chiave tra dipendenti e appaltatori.
Se stai assumendo negli Stati Uniti, devi prima imparare le differenze tra W-2 dipendenti e 1099 lavoratori. Un W-2 dipendente, o un dipendente di common-law, è un lavoratore con sede negli Stati Uniti che fa parte di una tradizionale dinamica datore di lavoro-dipendente. A differenza di un 1099 lavoratore con stato di appaltatore indipendente e relativa libertà, il datore di lavoro controlla come e dove un W-2 dipendente completa il proprio lavoro.
Gli appaltatori indipendenti sono generalmente esperti in aree di nicchia, il che li rende risorse preziose per progetti specializzati. Inoltre, questo tipo di lavoratore offre alle aziende la flessibilità di assumere lavoratori quando sono più necessari e dare priorità alle risorse.
Alcune altre differenze chiave tra un appaltatore e un dipendente includono:
| Contractor | Dipendente |
| Opera in modo indipendente per progetto | Lavora a tempo pieno per un'azienda |
| Non fa parte del libro paga del datore di lavoro | Parte del libro paga del datore di lavoro |
| Non riceve benefit come assicurazione sanitaria o pensione | Riceve benefit obbligatori |
| Ha la flessibilità di decidere quando e dove lavorare | Segue le linee guida e l’orario di lavoro del datore di lavoro |
| Solo date le informazioni necessarie per completare un progetto specifico | Richiede lunghi processi di onboarding e formazione |
| Assunto per progetti a breve o lungo termine | Assunto per un impiego a lungo termine |
| Spesso ha una serie di competenze specializzate | In genere ha un set di competenze ampio e completo |
2. Conoscere la classificazione locale e le leggi sul lavoro.
Sebbene vi siano chiari vantaggi per l’assunzione di appaltatori, le leggi locali possono complicare il processo di classificazione degli appaltatori. Le leggi sulla classificazione dei dipendenti variano da Paese a Paese. Esistono anche regole specifiche per Paese su ciò che qualifica un lavoratore come appaltatore rispetto a un dipendente, nonché sanzioni severe per la mancata conformità.
Quadro giuridico principale e normative chiave relative alla mobilità globale, all’antidiscriminazione, alla protezione dei dati e alla proprietà intellettuale. Vuoi espandere i tuoi team in Europa, Medio Oriente o Africa? Esplora la nostra Guida globale alle assunzioni di appaltatori (EMEA). Se stai assumendo appaltatori indipendenti in America Latina, esplora la nostra Guida globale all’assunzione di appaltatori in LATAM.
3. Bozza di accordi di appaltatore indipendente conformi.
È fondamentale definire i termini di servizio e i dettagli del rapporto appaltatore/cliente. Qualsiasi accordo con l’appaltatore deve seguire le normative specifiche del Paese e allinearsi ai requisiti fiscali dell’appaltatore locale. Assicurarsi di specificare le responsabilità dell’appaltatore per il progetto, i compiti principali e l’ambito di lavoro.
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4. Conservare registri dettagliati.
I registri dettagliati sono fondamentali per dimostrare che i dipendenti non sono stati classificati erroneamente come appaltatori indipendenti. Aggiornare e mantenere regolarmente registri accurati delle mansioni lavorative dell’appaltatore, dei riepiloghi delle transazioni di pagamento e di tutte le spese rimborsate. Nel caso in cui sia necessario contrastare qualsiasi rivendicazione legale, avrai tutta la documentazione necessaria, il tutto in un unico posto.
5. Rimanete al passo con i cambiamenti della legge e del rapporto di lavoro.
Le leggi e le normative sulla classificazione dei dipendenti cambiano nel tempo. Rimanete aggiornati su eventuali cambiamenti legali che potrebbero influenzare il modo in cui classificate i lavoratori. Ciò vi aiuterà a garantire la conformità ed evitare qualsiasi problema legale. Con un partner EOR affidabile come G-P, puoi mantenere la conformità locale e ridurre al minimo i rischi, consentendoci di gestire tutte le regole e le modifiche normative per te.
Rivalutare regolarmente il rapporto con l’appaltatore per confermare che sia ancora in linea con il contratto di assistenza originale. Aggiornare l’accordo legale se la dinamica di lavoro cambia.
6. Passare correttamente gli appaltatori allo stato di dipendente.
Man mano che la tua azienda cresce, le tue esigenze di assunzione potrebbero cambiare. Se stai pensando di offrire un impiego a un lavoratore interinale, considera il processo di transizione da appaltatore a dipendente per evitare confusione sullo stato del lavoratore e mitigare il rischio di classificazione errata.
Le aziende possono incorrere in pesanti multe che danneggiano la loro reputazione se il processo di conversione non viene affrontato con esperienza legale e preparazione adeguata. L’appaltatore avrà accesso a vantaggi più sostanziali e a un lavoro costante, ma gran parte dell’autonomia che aveva come appaltatore passerà a un’esperienza gestita e orientata al team. Allo stesso modo, la società sta assumendo un impegno finanziario a lungo termine che deve essere attentamente preso in considerazione.
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