Uw gids voor wereldwijde salarisadministratie

Wereldwijde salarisadministratie is de basis van een internationaal personeelsbestand. Het zorgt ervoor dat elke werknemer op tijd en in overeenstemming met de lokale wetgeving wordt gecompenseerd. 

Het beheren van internationale salarisadministratie vereist meer dan een goede technische stapel: u hebt precisie en nalevingsexpertise nodig. Als u uw bedrijf uitbreidt, kan een wereldwijde  salarisadministratiestrategie u helpen om internationale werknemers met vertrouwen te beheren.

Wat is wereldwijde salarisadministratie?

Wereldwijde salarisadministratie is het proces van het betalen van werknemers in meerdere landen en valuta. Het omvat het beheren van salaris, belastingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en naleving van de arbeidswetgeving van elk land. 

Het beheren van de salarisadministratie voor internationale werknemers vereist het bijhouden van veranderende belastingcodes, sociale bijdragen en arbeidsreglementen. Een sterk wereldwijd salarisadministratiesysteem moet:

1. Verminder handmatig werk.

2. Fouten beperken.

3. Bescherm uw bedrijf tegen risico's.

4. Bied inzicht in uitgaven, tijdlijnen en processen om uw wereldwijde team op schema en productief te houden.

Een sterke wereldwijde oplossing voor salarisadministratie houdt je conform en ondersteunt je team. Het integreert met je tools, automatiseert belangrijke taken en updates in realtime. Je beheert elke loonlijstcyclus vanaf één dashboard. Je blijft op schema en je teams ontvangen het juiste salaris, in de juiste valuta, precies op schema.

De salarisadministratie moet naadloos zijn, waar je team zich ook bevindt.

Wereldwijde loonlijst vs. lokale loonlijst 

Een goed afgerond wereldwijd salarisadministratiesysteem schaalt mee met je bedrijf, centraliseert de controle en past zich aan nieuwe markten aan. Wereldwijde loonstrookjes vereisen:

• Navigeren door verschillende arbeidswetten en belastingvereisten

• Locatiespecifieke voordelen en rechten bieden

• Omrekenen van lonen tussen valuta en wisselkoersen

• Betalingen verwerken via lokale banken en systemen

• Zorgen voor gegevensbeveiliging en naleving in elke regio

Lokale salarisadministratie is beperkt tot één regio. Het vereist:

• Nationale arbeidswetten en belastingregels volgen

• Een enkele valuta- en voordelenstructuur beheren

• Werken met lokale salarisadministratieleveranciers of -technologie

• Lokale deadlines en rapportageformaten halen

• Naleving behandelen per land

Wat zijn de grootste uitdagingen van de wereldwijde salarisadministratie?

Het beheren van de salarisadministratie op alle wereldwijde markten is complex. Regelgeving verschuift snel en fouten zijn duur. Met betrokken financiële, HR- en juridische belanghebbenden is duidelijkheid niet onderhandelbaar. Hier zijn de vijf belangrijkste uitdagingen op het gebied van salarisadministratie bij wereldwijde werving en hoe de juiste partner deze kan oplossen.

1. Complexiteit van naleving

Elke regio heeft verschillende regels, waardoor het moeilijk is om door belastingwetten en lokale vereisten te navigeren. Zonder expertise in het land is het beheren van bijdragepercentages, overurenbeleid en minimumloonwetgeving lastig.

Een global employment platform met ingebedde juridische ondersteuning helpt ervoor te zorgen dat u voldoet aan veranderende wettelijke vereisten zonder extra interne lasten.

2. Classificatie werknemer

Het classificeren van aannemers als werknemers of omgekeerd kan audits, boetes en reputatierisico's veroorzaken. Nalevingsdocumenten beschermen uw activiteiten niet tegen sancties als uw werkregelingen in strijd zijn met wat er op papier staat. 

Aannemers gebruiken facturering en werknemers staan op de loonlijst, dus u moet een leverancier vinden die beide dekt. Door samen te werken met een slimme Employer of Record (EOR) kunt u de werknemersclassificatie per rol en land aanpassen - allemaal op één plek.

3. Voordelen beheren in verschillende markten

Ziekteverlof, pensioenvereisten, zwangerschaps- en bevallingsverlof en ziektekostenverzekering verschillen van land tot land. 

In Frankrijk wordt bijvoorbeeld een percentage van het werknemersinkomen belast om een fooienpensioenprogramma te financieren. Misstappen bij de berekening kunnen het vertrouwen schaden, de salarisadministratie vertragen of juridische blootstelling veroorzaken. Financiële, HR- en juridische teams hebben een uniforme weergave nodig om op één lijn te blijven.

De juiste global employment platform oplossing helpt u wereldwijd conforme, concurrerende voordelen te bieden, zonder afzonderlijke systemen voor elk land te bouwen.

4. Tijdige, nauwkeurige betalingen

Wereldwijde teams vereisen betalingen in meerdere valuta's en landen. Fluctuerende wisselkoersen en vertragingen bij de overdracht beïnvloeden de timing en nauwkeurigheid. Sommige banken brengen ook extra kosten in rekening. Behoud en naleving van late of onjuiste betalingsschade. Fouten in wisselkoersen, tijdzones of valuta's kunnen ook leiden tot grotere financiële risico's.

Gebruik een global employment platform om de salarisadministratie in verschillende regio's te automatiseren. Zorg ervoor dat betalingen in lokale valuta tijdig, nauwkeurig en schaalbaar zijn, ondersteund door ondersteuning in het land en realtime nalevingscontroles.

5. Gegevensbeveiliging en privacy

Gevoelige loongegevens moeten worden beschermd. Bij grensoverschrijdende teams bent u onderworpen aan meerdere privacywetten, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie, de Wet Bescherming Persoonsgegevens (PDPA) in Singapore en de Duitse Federale Wet Bescherming Persoonsgegevens. Veel bedrijven missen de interne juridische middelen om deze regelgeving te beheren.

Kies een betrouwbare global employment platform oplossing die frameworks volgt zoals Systems and Organization Controls 2 (SOC 2) en ISO 27001-certified is. U wilt ook prioriteit geven aan beveiliging op ondernemingsniveau, multifactorauthenticatie en eenmalige aanmelding om uw mensen en gegevens te beschermen.

Hoe internationale salarisverwerking te implementeren en te verbeteren

Wereldwijde salarisadministratie is niet alleen een HR-oefening. Het vereist gesynchroniseerde inspanning voor juridische, nalevings-, financiële, IT- en leiderschapsteams. 

Hier volgt een overzicht van hoe u internationale salarisadministratie kunt stroomlijnen:

1. Leg de wettelijke en fiscale vereisten per land in kaart.

2. Stel uw tech stack in.

3. Ontwerpen van wereldwijd-lokaal salarisbeleid.

4. Financierings- en betalingskanalen voor salarisadministratie opzetten.

5. Test uw salarisadministratiesysteem in een paar pilotmarkten.

6. Wereldwijd uitrollen.

7. Controleer het systeem en herhaal het.

U kunt deze vereisten overslaan met een global employment platform. Betaal je teams overal, maak interne middelen vrij en verlaag je risico terwijl je realtime inzichten, transparantie en consistentie krijgt.

1. Centraliseer uw wereldwijde salarisadministratie-infrastructuur

Om wereldwijde werknemers in dienst te nemen en te betalen, hebt u een juridische basis nodig. Er zijn drie hoofdopties:

• Intern salarisadministratiebeheer: Intern salarisadministratiebeheer verwijst naar interne verwerking. Het vereist diepgaande kennis van lokale wetten en belastingen, wat aansprakelijkheden kan creëren. Het betekent ook dat u in elk land een geregistreerd bedrijf nodig hebt. Dit geeft u volledige controle over de salarisadministratie, contracten en naleving. Het proces is echter traag en complex en vereist belastingregistratie, lokaal bankieren en juridisch advies. 

• Lokaal salarisverwerkingsbedrijf: Een salarisverwerkingsbedrijf is een extern bedrijf dat de mechanica van salarisadministratie beheert, zoals berekeningen, uitbetalingen en rapportage. Het vermindert de operationele belasting, maar vereist nog steeds dat uw bedrijf juridische entiteiten in elk land heeft. U blijft ook aansprakelijk voor naleving, belastingen en naleving van het arbeidsrecht. De ondersteuning is beperkt tot meer dan alleen salarisverwerking, vooral voor indienstneming en onboarding.

• Employer of record: Een wereldwijde Employer of Record treedt namens u op als de wettelijke werkgever. U behoudt de controle over het dagelijkse werk van werknemers, terwijl de Employer of Record contracten, belastingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisadministratie beheert in volledige overeenstemming met de lokale wetgeving. U hoeft geen entiteit op te richten met een Employer of Record. In plaats daarvan krijg je snelle wereldwijde aanwerving, volledige juridische naleving en geïntegreerd beheer van HR, salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze optie biedt ongeëvenaarde snelheid, eenvoud en gemoedsrust. In combinatie met AI-aangedreven tools stelt het je bedrijf ook in staat om sneller en slimmer te schalen.

2. Prioriteit geven aan naleving

Elk land heeft regels voor belastingen, sociale bijdragen, vakantiegeld, opzegtermijnen en meer. Het niet opvolgen hiervan kan leiden tot audits, boetes of geblokkeerde activiteiten. Begin met het begrijpen van de lokale arbeidswetgeving en het identificeren van de vereiste inhoudingen, het indienen van deadlines en betalingsfrequenties. Zorg ervoor dat alle contracten voldoen aan deze voorschriften en volg wijzigingen op alle locaties. Het is belangrijk om het volgende bij te houden:

• Wereldwijde arbeidskosten per regio

• Compensatie, eigen vermogen en afwijkingen

Een global employment platform bedrijf helpt u overal ter wereld te voldoen aan de regelgeving voor salarisadministratie. Het automatiseert loonadministratietaken en vermindert het risico op handmatige fouten. Een global employment platform bedrijf controleert ook de lokale naleving namens u, zodat alles in overeenstemming is met de huidige wetgeving. 

3. Stroomlijn betalingen en valuta met precisie

Internationale salarisadministratie vereist nauwkeurige valutaconversie en tijdige levering. Vertraagt frustratie van werknemers, creëert belastingkwesties en vermindert het vertrouwen. Werken met een aanbieder die zorgt voor gelokaliseerde betalingen zorgt ervoor dat werknemers op de juiste manier geld ontvangen. Werk samen met een aanbieder die wisselkoersen in realtime vergrendelt om u te beschermen tegen schommelingen en verrassende kosten. Duidelijke conversielogboeken en betalingsbewijzen ondersteunen naleving en transparantie.

4. Gebruik technologie om te standaardiseren en te schalen

Handmatige processen leiden tot vertragingen, dubbel werk en fouten. Zoek een leverancier die meerdere valuta's en wereldwijde locaties ondersteunt. Met een sterke global employment platform functie kun je werknemers onboarden, betalen en beheren vanaf één dashboard. Het maakt realtime rapportage mogelijk, zodat je inzicht hebt in arbeidskosten in verschillende markten. Dit ondersteunt betere budgettering, prognoses en planning. 

Definieer consistente kaders voor elke regio en stel vast:

• Frequentie loonlijst

• Betaalmethoden

• Loonstrookformaten en transparantie

• Verplichte inhoudingen

5. Zorgen voor gegevensbeveiliging en vertrouwelijkheid

Loonlijstgegevens omvatten nationale ID's, bankrekeningen en compensatiegegevens die moeten worden beveiligd, versleuteld en beschermd. Volg de AVG of andere toepasselijke kaders om aan de regels te blijven voldoen, de toegang tot geautoriseerde teamleden te beperken en informatie op te slaan in veilige, gecertificeerde systemen met op rollen gebaseerde machtigingen. Train interne teams in het omgaan met gegevens en het toegangsbeleid, en onthoud: elke klik en upload is belangrijk.

6. Stem de salarisadministratie af op de werknemerservaring

Salarisadministratie maakt deel uit van uw werkgeversmerk. Tijdig, nauwkeurig loon bouwt vertrouwen en langdurige loyaliteit van werknemers op. Geef werknemers toegang tot hun loongegevens en laat hen loonstroken, belastingformulieren en secundaire arbeidsvoorwaarden op één plek bekijken. Bied ondersteuning in de taal en tijdzone van hun voorkeur. 

Meer manieren om de salarisadministratie af te stemmen op de werknemerservaring zijn:

• Duidelijk communiceren hoe salaris wordt berekend

• Proactief uitleggen van regionale salarisverschillen

• Het aanbieden van regiospecifieke voordelen

• Vroegtijdige melding van salarisaanpassingen, bonussen of vertragingen

• Werknemers in staat stellen bankgegevens bij te werken, documenten te bekijken of voordelen bij te houden via self-service workflows

• Flexibele compensatieopties aanbieden, zoals contante bonussen of een welzijnsuitkering

7. Blijf verbeteren en aanpassen

Naarmate uw bedrijf verandert, veranderen ook uw behoeften. Flexibiliteit en communicatie zijn cruciaal voor het opbouwen van vertrouwen bij werknemers en het verbeteren van uw activiteiten. Voeg nieuwe locaties, rollen en voordelen toe terwijl u regelmatig audits uitvoert om mogelijke fouten en hiaten te vinden. Meet het succes van het systeem aan de hand van de nauwkeurigheid van de salarisadministratie, de cyclustijd en de tevredenheid van de werknemers. Stel doelen voor continue verbetering en houd feedbacklussen open met je financiële en HR-teams om de salarisstrategie te verfijnen.

Hoe ervoor te zorgen dat de wereldwijde salarisverwerking voldoet aan de lokale regelgeving 

Naleving ziet er in elk land anders uit en verandert vaak. Om voorop te blijven lopen, richt u zich bij elke stap op structuur, expertise en precisie:

• Werk samen met experts in het land die de lokale belastingcodes, arbeidswetgeving en verplichte secundaire arbeidsvoorwaarden begrijpen.

• Gebruik een platform dat wijzigingen in regelgeving bijhoudt en workflows automatisch bijwerkt om nieuwe vereisten weer te geven.

• Zorg voor duidelijke auditsporen voor elke loonadministratierun, inclusief archivering, betalingsbevestigingen en goedkeuringen.

• Classificeer werknemers vanaf het begin correct om boetes, tegenbetalingen en juridische blootstelling te verminderen.

• Sla gegevens op en stroomlijn ze volgens de lokale privacywetgeving, inclusief AVG en soortgelijke kaders in andere regio's.

• Standaardiseer wereldwijde processen en zorg tegelijkertijd voor lokale variaties in betalingscycli, inhoudingen en rapportage.

• Documenteer elke arbeidsvoorwaarde in lokaal conforme contracten, beoordeeld door regionale juridische adviseurs.

• Plan regelmatig nalevingsbeoordelingen om hiaten op te sporen, risico's te verminderen en af te stemmen op veranderende wetten.

Een door AI aangedreven wereldwijde HR-agent, zoals G-P Gia™ , kan uw moeilijkste nalevingsvragen beantwoorden in 50 landen en 50 Amerikaanse staten. Gebruik Gia om vertrouwde begeleiding te krijgen in meerdere rechtsgebieden en met gemak door complexe juridische landschappen te navigeren. GiaDe geverifieerde bronnen van zorgen ervoor dat u nauwkeurige informatie krijgt over wijzigingen in de regelgeving die van invloed zijn op secundaire arbeidsvoorwaarden, salaris en inhoudingen.

Wat is een wereldwijde aanbieder van salarisadministratie en hoe kunnen ze helpen?

Een wereldwijde salarisadministratieprovider beheert de salarisverwerking voor bedrijven met teams in meerdere landen. Het zorgt ervoor dat werknemers en aannemers nauwkeurig, op tijd en in volledige naleving van hun lokale wetgeving worden betaald. In plaats van te jongleren met lokale loonadministratieleveranciers in elk land, kunt u één global employment platform oplossing gebruiken om loonadministratieactiviteiten te centraliseren. Als u bijvoorbeeld ontwikkelaars in Brazilië, ontwerpers in Duitsland en een verkoopteam in Singapore inhuurt, kan een global employment platform bedrijf de salarisadministratie stroomlijnen, belastingen berekenen, betalingen verwerken en de vereiste deponeringen voor elke locatie beheren. Global employment platforms beheren ook:

• Wettelijke uitkeringen

• Voordelen van franjes

• Valuta-conversie

• Gegevensbeveiliging

Deze ondersteuning helpt juridische risico's te beperken, administratieve overhead te verminderen en de werknemerservaring wereldwijd te verbeteren. Of u nu een nieuwe markt betreedt of een team op afstand opschaalt, een wereldwijde salarisadministratieprovider geeft u controle zonder de complexiteit.

Moet u samenwerken met een wereldwijde salarisadministratiepartner?

Het werken met een wereldwijde salarisadministratieprovider is een slimme keuze, vooral voor snelgroeiende bedrijven in sectoren zoals technologie, e-commerce, professionele diensten en productie. Startups en middelgrote bedrijven kunnen ook profiteren van dit model om snel en legaal nieuwe markten te betreden.

Een softwarebedrijf dat bijvoorbeeld ontwikkelaars in Polen, ondersteuningsteams in Zuid-Afrika en marketeers in Spanje inhuurt, kan de salarisadministratie beheren via één wereldwijde partner in plaats van partnerschappen in elke regio te beheren. Een wereldwijde salarisadministratieprovider bespaart tijd, vermindert kosten en verbetert de nauwkeurigheid. Het helpt ook om een consistente werknemerservaring in alle landen te behouden.

Hoe kiest u een wereldwijde HR-loonadministratieprovider?

Het kiezen van de juiste leverancier is van cruciaal belang. Zoek naar partners met:

• Realtime rapportage

• Gelokaliseerde ondersteuning

• Een technologiegedreven aanpak

• Sterke wereldwijde systemen voor naleving van salarisadministratie

• Bewezen infrastructuur

• AI-gestuurde inzichten

• Ondersteuning voor werknemers en aannemers

• Betrouwbare beveiligingsnormen

• Transparante praktijken voor gegevensverwerking

• Een trackrecord in uw doellanden

Waarom ons vertrouwen

G-P™ is de marktleider in wereldwijde werkgelegenheid. Dit platform stroomlijnt de volledige levenscyclus van werknemers, inclusief salarisadministratie, zodat je je team overal kunt opbouwen. Dit platform helpt bedrijven om teams in meer dan 180 landen snel en conform te onboarden, te betalen en te beheren. 

Onze global employment platform is gebaseerd op diepgaande juridische expertise, krachtige technologie en een wereldwijd partnernetwerk. Met een klanttevredenheid van 96% wordt dit platform vertrouwd door zowel startups, middelgrote bedrijven als ondernemingen.  G-P houdt zich aan de volgende normen:

• California Consumer Privacy Act (CCPA)

• AVG 

• ISO 27001 

• ISO 27001 SoA 

• SOC 2

Ons team  van HR- en juridische experts  controleert en past lokale regelgeving toe, zodat u dat niet hoeft te doen. We worden consequent uitgeroepen tot de nummer 1 Employer of Record door topanalisten in de sector zoals NelsonHall, IEC en QKS.

Stroomlijn wereldwijd salarisadministratiebeheer met G-P

Vereenvoudig de salarisadministratie voor wereldwijde teams met een eersteklas Employer of Record zoals G-P. Automatiseer naleving, stroomlijn betalingscycli en ondersteun al je teams, zonder de noodzaak om lokale entiteiten op te richten.

G-P maakt elke stap van het salarisadministratiebeheerproces snel en eenvoudig met onze wereldwijde werkgelegenheidsproducten en EOR-oplossingen. Betaal je team met vertrouwen overal ter wereld in meer dan 150 valuta's met deze 99% tijdige oplossing voor loonadministratie.

Neem contact met ons op voor meer informatie.