Handleiding voor het inhuren van personeel in China

Als de op een na grootste economie ter wereld kan China een aantrekkelijke plek zijn voor bedrijven in andere landen die willen uitbreiden. Of u nu een nieuw verkoopkantoor, productiefaciliteit of onderzoekscentrum wilt openen, u moet werknemers in China inhuren om zich aan te sluiten bij uw team. We zullen u de wervingspraktijken in China uitleggen, om u bij dit proces te helpen.

Hoewel Hongkong deel uitmaakt van China, is het een speciale administratieve regio met zijn eigen arbeidsrecht en bedrijfspraktijken. Als u geïnteresseerd bent in het inhuren van werknemers in China, raadpleeg dan onze handleiding voor het inhuren van werknemers in Hongkong. Voor andere steden en regio’s in het land helpt deze handleiding u te begrijpen hoe u Chinese werknemers kunt aannemen.

Wat u moet weten voordat u in China personeel gaat inhuren

Voordat u begint met het inhuren van nieuwe werknemers in China, moet u een grondige kennis van de arbeidswetgeving in China ontwikkelen. Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste dingen die werkgevers moeten weten voordat ze Chinese werknemers aannemen. Houd er rekening mee dat als u met een Employer of Record (EOR) samenwerkt, u niet alle nuances van het Chinese arbeidsrecht hoeft te begrijpen.

1. Gesproken talen

China is een divers land met ongeveer 56 etnische groepen en bijna 300 levende talen die momenteel worden gesproken. De officiële en de meest gesproken taal in China is Standaard Mandarijn, ook wel Standaard Chinees genoemd, die is gebaseerd op het Beijing-dialect van het Mandarijn. Na het Engels is Mandarijn de meest gesproken taal in de wereld.

Dit is de taal die veel Chinese bedrijven gebruiken om te communiceren, hoewel bedrijven in verschillende regio’s in hun regionale dialect van het Chinees kunnen werken. In het oosten van China kunt u bijvoorbeeld het Chinese Wu-dialect tegenkomen. Bedrijven in Engelstalige landen zullen het waarderen dat ongeveer 10 miljoen mensen in China Engels spreken, hoewel dit een vrij klein percentage van de totale bevolking is. U moet de regio onderzoeken waar u van plan bent om te werven en uitzoeken welke taal of dialect daar het meest wordt gesproken, zodat u indien nodig een vertaler kunt inhuren.

2. Arbeidsovereenkomsten

Arbeidsovereenkomsten zijn wettelijk verplicht in China. Wanneer u in China mensen inhuurt, moet u hen een contract aanbieden en ervoor zorgen dat ze hiermee instemmen en het contract ondertekenen voordat ze aan het werk gaan. Het contract moet de identificatiegegevens van de werknemer en het bedrijf, de functiebeschrijving en de arbeidsvoorwaarden bevatten, inclusief de vergoeding in Chinese Yuan Renminbi en de secundaire arbeidsvoorwaarden die ze zullen ontvangen.

Zorg ervoor dat u een deskundige op het gebied van arbeidswetgeving in China raadpleegt, om ervoor te zorgen dat uw contract alle vereiste bepalingen bevat. Als u via een intermediair bedrijf werkt, kunnen zij hun formaat verstrekken voor het opstellen van een contract of met u samenwerken om een juridisch conform  contract te creëren en zullen zij u helpen duidelijke verwachtingen voor uw werknemers te stellen.

3. Werkuren en minimumloon

De arbeidswetgeving stelt dat werknemers gemiddeld niet meer dan acht uur per dag en niet meer dan 44 uur per week mogen werken. Een standaardschema voor de meeste kantoren moet open zijn van 8:00 a.m tot 6:00 p.m., waarbij werknemers twee uur per middag pauzeren voor de lunch. Wanneer werknemers tijdens de werkweek overuren werken, moeten ze ten minste 1.5 maal hun normale loon ontvangen. Op vrije dagen stijgt dat minimum naar twee keer hun normale loon, en op feestdagen is het drie keer hun normale loon.

Er is in China geen universeel minimumloon. In plaats daarvan is het aan provincies, gemeenten en autonome regio’s om hun eigen minimumlonen vast te stellen. Beijing heeft momenteel het hoogste minimumloon in China, vastgesteld op 24 yuan per uur. Plattelandsgebieden hebben meestal lagere minimumloonvereisten dan stedelijke centra. Er is geen wettelijke verplichting om uw Chinese werknemers een jaarlijkse bonus aan te bieden, maar de meeste werknemers zullen dit wel verwachten. Het is gebruikelijk om elk jaar een 13e-maandsbonus toe te kennen.

4. Wettelijke uitkeringen

In China hebben werknemers recht op vijf soorten verzekeringen:

• Ziektekostenverzekering
• Werkloosheidsverzekering
• Arbeidsongeschiktheidsverzekering
• Moederschapsuitkering
• Pensioenregeling

Een andere wettelijke uitkering is het huisvestingsfonds, dat werknemers helpt bij het opbouwen van spaargeld om een huis te kopen.

Zowel werknemers als werkgevers moeten aan deze fondsen bijdragen. De hoogte van de bijdragen varieert afhankelijk van waar uw bedrijf zich bevindt en hoeveel uw werknemers verdienen. Om aantrekkelijk te zijn voor toptalent dat u hoopt te werven, kunt u wellicht een hogere bijdrage aanbieden aan het huisvestingsfonds van een werknemer of andere secundaire arbeidsvoorwaarden die verder gaan dan de basisvereisten, vooral als u hen wilt overtuigen om hun huidige baan op te zeggen om zich aan te sluiten bij uw bedrijf.

5. Feestdagen en verplicht verlof

Er zijn zeven feestdagen waarop werknemers recht hebben op een betaalde vrije dag om het te vieren. Als een van deze feestdagen op een zaterdag of zondag valt, moeten werknemers tijdens de werkweek nog steeds een vrije dag krijgen. Naast deze verplichte feestdagen geven werkgevers hun werknemers vaak wat extra vakantiedagen rond Chinees Nieuwjaar. Een extra dag of twee rond een feestdag stelt werknemers in staat om te reizen om familie of vrienden te bezoeken.

De Chinese wetgeving stelt ook minimumvoorschriften voor het aanbieden van vakantie aan werknemers, hoewel deze minimumvereisten lager zijn dan in veel andere landen. Daarom kunt u wellicht vakantieverlof aanbieden dat de wettelijke vereisten overschrijdt. De hoeveelheid betaald verlof die een werknemer krijgt , hangt af van het aantal jaren dat hij/zij heeft gewerkt.

Na een jaar werken krijgen werknemers minimaal vijf dagen betaald verlof. Na 10 jaren gaat dat minimum naar 10 dagen. Na 20 jaren werk moet een werknemer ten minste 15 dagen verlof krijgen. Als werknemers het jaar eindigt met ongebruikt verlof en dit niet wil overzetten naar het volgende jaar, moet u hen voor elke ongebruikte verlofdag het dubbele van hun dagloon betalen. Werknemers krijgen ook ziekteverlof, dat kan variëren van een paar maanden tot twee jaar, afhankelijk van het arbeidsverleden van de werknemers en de duur van hun dienstverband met uw bedrijf.

De kosten van het inhuren van een werknemer in China

Het werven van nieuwe medewerkers is een financiële investering, ongeacht waar u inhuurt. Er zijn enkele onvermijdelijke kosten verbonden aan het wervingsproces, maar deze kosten zijn de moeite waard wanneer u de perfecte kandidaat vindt voor uw team. Wanneer u voor de eerste keer in China mensen in dienst neemt, krijgt u te maken met een aantal extra kosten in verband met het inhuren. In totaal moet u budgetteren voor:

• Uw bedrijf oprichten: U kunt geen werknemers rechtstreeks in China inhuren als buitenlandse werkgever, dus u moet daar een kantoor of dochteronderneming van uw bedrijf oprichten. De meest populaire optie voor buitenlandse bedrijven is een onderneming volledig in buitenlandse handen. Het opzetten van een onderneming volledig in buitenlandse handen betekent meestal het inhuren van een advocatenkantoor om de complexiteit van dit proces te regelen.
• Samenwerken met een FESCO: Als u liever geen juridische zakelijke entiteit in China opricht, moet u in plaats daarvan samenwerken met een Employer of Record of, zoals het in China wordt geacht, een Foreign Enterprises Service Company (FESCO). Een samenwerking met een externe Employer of Record kost geld, maar bespaart u veel tijd en andere kosten.
• Een wervingsbureau doorlopen: Inhuren via een wervingsbureau kan u helpen bij het identificeren van kwaliteitskandidaten in China en het versnellen van het wervingsproces, maar natuurlijk brengt het samenwerken met een wervingsbureau kosten met zich mee.
• Uw wervingscommissie betalen: als u niet met een wervingsbureau werkt, kunt u in plaats daarvan het inhuren intern afhandelen met een wervingscommissie. De tijd die uw commissie aan het wervingsproces besteedt, zal een aanzienlijk deel van uw wervingskosten vormen.
• Reizen naar China: Als u een wervingscommissie of andere teamleden naar China stuurt om daar een kantoor op te zetten of sollicitatiegesprekken te voeren, moet u budgetteren voor reiskosten.
• Het inhuren van een vertaler: U hebt waarschijnlijk een vertaler nodig om u te helpen met meerdere fasen van het expansie- en wervingsproces. Om een voortdurende relatie tussen uw bedrijf en uw Chinese werknemers te stimuleren, kunt u overwegen een meertalige werknemer aan te nemen die beide groepen kan helpen met elkaar te communiceren.
• Vacatures adverteren: Het plaatsen van uw personeelsadvertentie op verschillende vacaturesites kan ook een beetje bijdragen aan uw wervingskosten. Er zijn echter enkele sites waar u gratis vacatures kunt plaatsen.
• Achtergrondcontroles uitvoeren: Als u antecedentenonderzoeken van welke aard dan ook moet uitvoeren om de referenties van een sollicitant te verifiëren, kan dit ook bijdragen aan uw totale wervingskosten.
  Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers te gaan inhuren in China?

Er zijn een aantal essentiële dingen die u nodig hebt voordat u kunt beginnen met het inhuren van nieuwe werknemers in China. Dit omvat:

• Een juridische zakelijke aanwezigheid: u moet uw bedrijf in China vestigen voordat u werknemers kunt inhuren. De drie belangrijkste opties zijn een joint venture, een representatiekantoor en een onderneming volledig in buitenlandse handen. De meeste bedrijven zullen een onderneming volledig in buitenlandse handen moeten oprichten, wat in China een vrij uitgebreid proces is.
• Registraties: Als onderdeel van het opzetten van uw WFOE hebt u een bedrijfslicentie, organisatiecode, belastingregistratie, sociale zekerheidsregistratie en statistische registratie nodig.
• Licenties of vergunningen: net als in veel andere landen in China moet u mogelijk gespecialiseerde vergunningen of licenties verkrijgen om u in staat te stellen in specifieke industrieën te werken of bepaalde zakelijke activiteiten uit te voeren. Zorg ervoor dat u een lokale expert raadpleegt, om ervoor te zorgen dat u over alle benodigde machtigingen beschikt.

Als u samenwerkt met een Employer of Record  om uw werknemers in dienst te nemen, hebt u geen van deze nodig en kunt u direct overgaan tot het inhuren van personeel.

Stappen voor het inhuren van personeel in China

Laten we nu kijken naar hoe u kunt inhuren in China. Dit proces volgt een reeks basisstappen die u waarschijnlijk gewend bent in uw eigen land. Sommige aspecten van het proces kunnen echter wel wat anders zijn wanneer u internationaal personeel inhuurt in China.

1. Personeelsadvertenties delen

Maak eerst een personeelsadvertentie voor vacatures die u wilt invullen en plaats deze op verschillende plekken online, waaronder algemene vacaturesites en vacaturebanken die zijn afgestemd op uw branche. De populairste vacaturesite in China heet 51job. Zhaopin en ChinaHR zijn twee andere populaire opties. China’s equivalent van LinkedIn is de afgelopen jaren ook steeds populairder geworden. Waar u uw personeelsadvertentie ook plaatst, zorg ervoor dat de advertentie in het standaard Chinees is of, voor regionale sites, in het lokale dialect of de taal.

2. Sollicitaties evalueren

Vervolgens moet u de sollicitaties die binnenkomen evalueren, om een shortlist van de meest gekwalificeerde kandidaten te maken. Chinese werkzoekenden richten zich meestal op hun cv in plaats van de combinatie van een cv en begeleidende brief. Dit betekent vaak dat ze meer details over hun werkgeschiedenis op hun cv vermelden. Chinese cv’s bevatten meestal ook veel persoonlijke informatie die u niet ziet op cv’s in westerse landen, zoals de geboortedatum, geboorteplaats en burgerlijke staat van de sollicitant.

3. Sollicitatiegesprekken voeren

Nadat u hebt bepaald wie uw topkandidaten zijn, kunt u beginnen met het plannen van sollicitatiegesprekken. Als u telewerkers in China wilt inhuren, kunt u deze gesprekken wellicht het beste via een videogesprek voeren. Houd er rekening mee dat de firewall van China mogelijk bepaalde apps of websites niet toestaat, dus u moet ervoor zorgen dat u een videogespreksdienst gebruikt die beschikbaar is in zowel uw eigen land als China. Bij het plannen van virtuele sollicitatiegesprekken moet u ook rekening houden met het tijdsverschil. Ondanks de omvang deelt heel China één tijdzone.: China Standard Time

4. Een aanbod doen

U kunt ervoor kiezen om meerdere gespreksrondes te doen, of andere middelen gebruiken om de beste kandidaten voor een baan te bepalen. Nadat u uw beste kandidaten hebt gekozen, neemt u contact met hen op om hun een positie bij uw bedrijf aan te bieden. Dit is het moment om te onderhandelen over zaken als salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden. Vergeet niet dat de arbeidsovereenkomst verplicht is in China, dus u moet ook een arbeidsovereenkomst opstellen die alle voorwaarden vermeldt die u hebt besproken, en de werknemer deze laten ondertekenen.

5. Uw toekomstige aanwerving in dienst stellen

Nu kunt u uw nieuwe werknemers verwelkomen in uw team door ze al het nodige papierwerk te laten invullen om de salarisadministratie op te zetten en ze toe te voegen aan uw interne bedrijfssystemen. Als u samenwerkt met een Employer of Record, hoeft u al dit papierwerk niet te doen, omdat de Employer of Record degene is die uw nieuwe werknemer in dienst stelt en de salarisadministratie voor hen opstelt. De Employer of Record kan er ook voor zorgen dat dit alles legaal gebeurt en in overeenstemming is met de Chinese wetgeving.

Werknemers in China inhuren met Globalization Partners

Als u klaar bent om werknemers in China in te huren en u wilt de lange tijd en hoge kosten vermijden die nodig zijn om uw bedrijf legaal in het land te vestigen, biedt Globalization Partners een ideale oplossing. We zijn aanwezig in China en 186 andere landen over de hele wereld, zodat we kunnen fungeren als uw Employer of Record waar u ook maar wilt groeien. Wij zullen fungeren als de Employer of Record voor uw Chinese werknemers en ervoor zorgen dat alle aspecten van hun dienstverband voldoen aan de wet, zodat u zich erop kunt richten om uw bedrijf te laten slagen en van deze nieuwe onderneming een succes te maken. Vraag een voorstel aan voor meer informatie.