De eilandnatie Japan is kleiner dan de Amerikaanse staat Californië, en toch heeft het de op twee na grootste economie ter wereld, na de Verenigde Staten en China. Er zijn veel redenen om te overwegen uw bedrijf naar Japan uit te breiden en er werknemers in te huren. Japan biedt buitenlandse bedrijven een aantal unieke uitdagingen, maar ook grote mogelijkheden tot succes.
Onze handleiding voor het aanwerven van werknemers in Japan zal u door het proces helpen navigeren, zodat u de juiste mensen aan uw team kunt toevoegen en van uw entree in Japan een succes maken.
Wat u moet weten voordat u in Japan personeel gaat inhuren
De belangrijkste tip om in Japan personeel in te huren is om goed onderzoek te doen, zodat u kunt begrijpen wat Japan uniek maakt. Laten we eens kijken naar een aantal belangrijke dingen die u moet weten voordat u Japanse werknemers gaat inhuren.
1. tekort aan arbeidskrachten;
Een belangrijke overweging voor wie naar Japan wil uitbreiden, is dat dit land een van de meest uitdagende omgevingen is om kandidaten aan te trekken. De vergrijzing van de bevolking en het dalende geboortecijfer hebben geleid tot een ernstig tekort aan arbeidskrachten in het land. Dit betekent dat werknemers zijn gewend aan een uitstekende werkzekerheid en, wanneer zij een baan zoeken, om van meerdere bedrijven een aanbod van een baan te krijgen. Bovendien werken Japanse werknemers vaak liever voor bekende Japanse bedrijven dan voor buitenlandse bedrijven, met name start-ups.
Dit betekent niet dat u moet afzien van uitbreiding naar Japan. Het betekent alleen dat u zich goed bewust moet zijn van de uitdagingen, zodat u een effectieve strategie kunt uitstippelen. Het belangrijkste verschil tussen de wervingspraktijken in Japan en die u wellicht gewend bent in uw eigen land, is dat u in wezen uw bedrijf zult proberen te verkopen aan de sollicitanten in wie u geïnteresseerd bent, in plaats van te verwachten dat zij zichzelf aan u verkopen.
2. arbeidsovereenkomsten en -regels;
Voor nieuwe aanwervingen moeten de arbeidsregels en -voorwaarden (salaris, werktijden, informatie over de werkplek, enz.) schriftelijk worden aangegeven. Volgens de Japanse wetgeving moeten bedrijven die op een werkplek 10werknemers of meer hebben, een arbeidsreglement opstellen en die indienen bij hun plaatselijke Arbeidsinspectie.
De arbeidsregels beschrijven de arbeidscondities die u voor uw werknemers handhaaft, met inbegrip van zaken als loon, werktijden, feestdagen, bedrijfsregels, en procedures voor het omgaan met overtredingen van de regels. De Arbeidsinspectie kan u advies geven over de vraag of uw arbeidsregels alle nodige informatie bevatten en in overeenstemming zijn met de wet. De ambtenaren van de Arbeidsinspectie kunnen ook uw bedrijf inspecteren om er zeker van te zijn dat u veilige arbeidscondities biedt.
3. wetten over de werkweek en het minimumloon;
De standaardwerkweek in Japan is 40 uur, opgedeeld in werkdagen van acht uur. In sommige gevallen kan dat aantal oplopen tot 44 uur. De Japanse overheid neemt het probleem van overwerk zeer serieus en vereist dat werkgevers een overeenkomst inzake arbeidsbeheer bij hun Arbeidsinspectie indienen, voordat ze werknemers extra uren mogen laten werken. Werknemers die overuren maken of die ‘s nachts of op wettelijke vrije dagen werken, hebben recht op loon voor overwerk, dat gewoonlijk varieert van een toeslag van 25% tot 50% bovenop het normale loon.
Japan heeft geen nationaal minimumloon voor het hele land. In plaats daarvan hebben verschillende regio's en bedrijfstakken hun eigen minimumloon, dus u zult moeten uitzoeken welke minimumloonvereiste voor uw bedrijf geldt. Houd er echter rekening mee dat u een indrukwekkend salaris en uitstekende arbeidsvoorwaarden moet bieden om toptalent aan te trekken.
4. betaalde vakantiedagen;
Japanse werknemers hebben recht op betaalde vakantiedagen zodra ze zes maanden voor een bedrijf hebben gewerkt. Op dat punt krijgen ze automatisch 10 dagen jaarlijks verlof. Na de eerste zes maanden wordt er voor elk extra jaar dat een werknemer werkt een dag opgeteld bij de jaarlijkse vereiste aan vakantietijd. Na 18 maanden krijgen ze dus 11 vrije dagen. De bovengrens voor de minimumvereiste is 20 dagen; werknemers bereiken die grens als ze al 6.5 jaren of langer hebben gewerkt.
Werkgevers kunnen hun werknemers desgewenst natuurlijk meer betaalde vrije dagen aanbieden dan de wettelijk vereiste. Veel werkgevers geven hun werknemers ook feestdagen als betaalde vrije dagen, hoewel het wettelijk niet verplicht is om werknemers op feestdagen te betalen. Japan heeft in totaal 16 nationale feestdagen, dus het aanbieden van deze dagen als betaalde feestdagen is een belangrijk extraatje vergeleken met een situatie waar werknemers gewoon hun betaalde vakantiedagen moeten gebruiken of onbetaald verlof moeten opnemen. Betaald ziekteverlof is niet verplicht in Japan.
5. Belastingen en sociale zekerheid
In Japan moeten werkgevers inkomstenbelasting inhouden op de loonstrook van hun werknemers. Het tarief hiervan is afhankelijk van het inkomen van de werknemer. Werkgevers houden ook een deel van het salaris van werknemers in voor Shakai Hoken, oftewel sociale zekerheid. Werkgevers dragen evenveel bij als werknemers aan de sociale zekerheid. Sociale zekerheid, of sociale verzekeringen bestaat in Japan uit ziektekostenverzekering, arbeidsongeschiktheidsverzekering, werkloosheidsverzekering, en pensioenregelingen.
Omdat de sociale zekerheid een openbare ziektekostenverzekering omvat, hoeven werkgevers geen particuliere ziektekostenverzekeringen aan te bieden. Werkgevers moeten hun werknemers echter voorzien van jaarlijkse fysieke gegevens en controles. Regelmatige stresscontroles zijn verplicht voor alle bedrijven met 50 of meer werknemers, ongeacht de bedrijfstak of het soort werk dat uw bedrijf doet.
Kosten van het inhuren van een werknemer in Japan
Het wervingsproces kan in elk scenario duur zijn, maar wanneer u werknemers in een nieuw land inhuurt, moet u budgetteren voor een aantal extra kosten. Het inhuren van nieuwe werknemers in Japan kan de volgende kosten met zich meebrengen:
- Onderzoek: Aangezien de Japanse arbeidsmarkt waarschijnlijk heel anders is dan die van u en omdat het land zijn eigen arbeidswetgeving heeft, moet u onderzoek doen om ervoor te zorgen dat uitbreiding naar Japan de juiste stap is voor uw bedrijf en om alle relevante wettelijkheden te begrijpen.
- Juridische hulp: U kunt ook een advocaat inhuren om u te helpen met de naleving van de wet en ervoor te zorgen dat u het boek bij u hebt, zodat u problemen kunt vermijden.
- Wervingscommissie: U kunt het inhuren regelen via een wervingscommissie die bestaat uit leden van uw bedrijf. De tijd die deze personeelsleden aan het wervingsproces besteden, zal een belangrijk deel van uw totale wervingskosten uitmaken.
- Reizen: Als u of uw wervingscommissie naar Japan moet reizen voor het werven of opzetten van uw nieuwe kantoor daar, moet u rekening houden met reiskosten.
- Wervingsbureau: omdat het inhuren van personeel in Japan een aantal ernstige uitdagingen vormt voor buitenlandse bedrijven, is samenwerken met een wervingsbureau een populaire beslissing. Japanse recruiters hanteren echter vaak hogere wervingskosten dan bureaus in andere landen. U kunt verwachten dat u een Japanse recruiter 30% of 35% van de beoogde verdiensten zult betalen, in plaats van de 20% of 25% die u in andere landen gewend bent.
- Vacatures: Het online of in drukwerk adverteren van uw baan kan ook bijdragen aan uw wervingskosten. Er zijn ook sites waar u gratis vacatures kunt plaatsen.
Vertaler: U zult waarschijnlijk een vertaler moeten inhuren om u te helpen communiceren met Japanse sollicitanten, zowel schriftelijk als tijdens interviews. - Screeningcontroles: Screeningcontroles kunnen ook bijdragen aan uw kosten. Japan staat geen antecedentenonderzoeken toe, maar andere vormen van screening vóór indiensttreding, zoals het controleren van de immigratiestatus van een kandidaat, zijn wel toegestaan.
Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers te gaan inhuren in Japan?
Als u een professionele arbeidsorganisatie gebruikt om uw nieuwe werknemers in Japan in te huren, dan kunt u meteen beginnen met de werving. Anders moet u eerst een aantal dingen op orde hebben om uzelf als een wettelijk werkgever in Japan te vestigen. U kunt ofwel een filiaal of een dochteronderneming van uw bedrijf oprichten. De beste optie voor de meeste internationale bedrijven is een Kabushiki-Kaisha (KK) of een naamloze vennootschap.
Om iemand in Japan in dienst te nemen, moet u eerst het volgende geregeld hebben:
- inschrijving bij de belastingdienst voor het inhouden van belasting op de loonstrook van werknemers;
- inschrijving bij de pensioendienst van Japan;
- inschrijving bij openbare arbeidsvoorzieningsdienst voor werkloosheidsverzekering;
- arbeidsongevallenverzekering via de Arbeidsinspectie;
- Japanse bankrekening.
Een Employer of Record bespaart u de moeite van al deze taken, omdat ze als de Employer of Record van uw Japanse werknemers fungeren. De bestaande juridische vestiging van de Employer of Record als werkgever in Japan en expertise op het gebied van Japans arbeidsrecht stellen hen in staat om uw nieuwe werknemers snel aan hun salarisadministratie toe te voegen, waardoor het proces voor u wordt versneld en vereenvoudigd.
Stappen voor het inhuren van personeel in Japan
Wanneer u klaar bent om te beginnen met aanwerven, moet u weten hoe u in Japan personeel moet inhuren. Sommige aspecten van dit proces zullen er waarschijnlijk anders uitzien dan wat u in uw eigen land gewend bent, hoewel de basisstappen van het proces u bekend zullen voorkomen.
1. Laat het weten
De eerste stap is om Japanse werkzoekenden op de hoogte te brengen van uw vacatures. Dit betekent dat u personeelsadvertenties moet maken en ze online moet plaatsen, waar ze de aandacht zullen trekken. Houd er rekening mee dat Japanners in het algemeen sociale netwerksites niet gebruiken om naar banen te zoeken, dus met een bericht op LinkedIn komt u niet ver. Richt u in plaats daarvan op populaire Japanse vacaturebanken. Schrijf uw personeelsadvertentie in het Japans, tenzij u specifiek alleen Engels sprekende kandidaten wilt aantrekken.
Deze sites zullen u helpen aandacht te krijgen, maar het kan ook nuttig zijn om persoonlijke contacten met werkzoekenden te leggen. Als u connecties in Japan hebt, gebruik dan uw netwerk om werknemers te vinden die zich misschien bij uw team willen voegen. Sollicitanten in Japan zullen vaak meer aandacht besteden aan persoonlijke aanbevelingen dan aan onverwachte telefoontjes van rekruteerders of online advertenties.
Een andere mogelijkheid is deel te nemen aan een proces dat shinsotsu heet. Hierbij worden pas afgestudeerden van universiteiten geworven, juist op het moment dat ze de arbeidsmarkt betreden. Zij hebben nog niet zoveel beroepsvaardigheden als meer ervaren werknemers, maar ze kunnen wel nieuwe perspectieven, ambitie, en een solide onderwijsachtergrond bieden.
2. Sollicitaties evalueren
Nadat de sollicitaties zijn binnengekomen, moet uw wervingscommissie of uitzendbureau deze sollicitaties beoordelen. Dit kan in sommige landen een reusachtige taak zijn, waarbij honderden sollicitanten naar een baan dingen. In Japan moet u echter verwachten dat u minder sollicitaties zult ontvangen dan u gewend bent wanneer u in andere landen een vacature plaatst. Omdat er per Japanse sollicitant 1.62 banen beschikbaar zijn, kunnen Japanse werkzoekenden tamelijk kieskeurig zijn.
Dit betekent op zijn beurt dat werkgevers niet zo kieskeurig kunnen zijn als ze misschien gewend zijn. Wanneer u sollicitaties beoordeelt, houd er dan rekening mee dat u misschien niet de perfecte kandidaat zult vinden, maar u kunt altijd training geven om een nieuwe werknemer te helpen slagen als lid van uw team.
3. Sollicitatiegesprek met kandidaten
Nu kunt u sollicitatiegesprekken voeren met alle sollicitanten die misschien geschikt zijn voor uw vacatures. Als u in Japan telewerkers inhuurt, kunt u overwegen virtuele sollicitatiegesprekken te houden, maar houd daarbij wel rekening met het tijdsverschil. Zo ligt New York City bijvoorbeeld 13 of 14 uur achter op Tokio, afhankelijk van of de VS zich in de zomertijd bevindt.
4. Aanbod van een baan doen en contract delen
Wanneer u de juiste kandidaten hebt gevonden voor uw bedrijf, moet u hun de baan formeel aanbieden. Vertel hen over het salaris en de arbeidsvoorwaarden die u bereid bent te bieden, als u dat nog niet hebt gedaan.
Dit is ook de fase waarin u uw werkregels meedeelt of een geïndividualiseerd contract voor uw nieuwe werknemers opstelt. Zorg ervoor dat u en zij op één lijn zitten wat betreft hun takenpakket, vergoeding, en andere belangrijke details, zodat ze een weloverwogen beslissing kunnen nemen.
5. Indienststelling van nieuwe werknemers
Ten slotte kunt u uw nieuwe werknemers inwerken. Verschillende instanties vereisen verschillende documenten, en elke instantie zal haar eigen deadline hebben. Zo moet u bijvoorbeeld binnen vijf dagen na de begindatum van een werknemer de formulieren voor de pensioenregeling en ziektekostenverzekering indienen. Als u samenwerkt met een Employer of Record, zullen zij al dit papierwerk en de naleving van de wettelijke voorschriften regelen. Houd er rekening mee dat als u in Japan buitenlanders inhuurt, u ook papierwerk moet indienen bij de openbare arbeidsvoorzieningsdienst.
Naast het papierwerk moet u er ook voor zorgen dat de nieuwe werknemers op de hoogte zijn van het stappenplan voor hun eerste week, en dat zij de nodige opleiding krijgen om aan de slag te gaan en succes te bereiken in hun nieuwe baan.
Personeel inhuren in Japan met Globalization Partners als uw Employer of Record
Globalization Partners is een wereldwijde Employer of Record die uw bedrijf kan helpen uit te breiden naar een groot aantal landen, waaronder Japan. Wij zorgen voor de indienststelling, de salarisadministratie en de naleving van de wettelijke voorschriften, en we bieden uw werknemers aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. U kunt zich gewoon concentreren op het runnen van uw bedrijf. Wereldwijde expansie hoeft geen ingewikkeld, langdurig proces te zijn. Met Globalization Partners kunt u op een efficiënte manier uitbreiden naar nieuwe landen. Vraag een voorstel aan om te beginnen.
