Handleiding voor het inhuren van personeel in Polen

Polen is een van de snelst groeiende economieën in de EU. De economie is gestaag gegroeid, met een gemiddelde jaarlijkse bbp-groei van 3.4% in de afgelopen tien jaar. 

Polen is een aantrekkelijke bestemming voor buitenlandse directe investeringen (FDI) vanwege grote geplande investeringen uit EU-herstelfondsen en particuliere sectoren die zich richten op geavanceerde productie, IT en energietransformatie. De talentenpool van Polen is zeer vaardig, goed opgeleid (vooral op STEM-gebied) en meertalig, wat een belangrijke aantrekkingskracht is voor wereldwijde bedrijven.

Voordat u naar Polen uitbreidt, moet u inzicht hebben in contracten, belastingen, lonen, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere arbeidswetten. Onze gids vertelt u alles wat u moet weten over het inhuren van personeel in Polen.

Wat u moet weten voordat u in Polen personeel gaat inhuren

Als u uw bedrijf voor het eerst uitbreidt naar Polen, zijn er belangrijke wettelijke vereisten om op te letten. Deze normen en wetten beïnvloeden de wervingspraktijken in Polen en vele aspecten van de relatie tussen werkgever en werknemer, waaronder vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden. 

G-P Gia™ , onze door AI aangedreven wereldwijde HR-agent, kan uw moeilijkste nalevingsvragen beantwoorden in 50 landen, waaronder Polen, en alle 50 Amerikaanse staten. Verminder uw afhankelijkheid van externe adviseurs en verminder de tijd en kosten van naleving met maximaal 95% met Gia.

Hier zijn vijf dingen die u moet weten over het inhuren van personeel in Polen.

1. Talen in Polen

Pools is de officiële taal. Engels is de meest voorkomende niet-Poolse taal. Het land staat wereldwijd in de top 15-20 voor Engelse vaardigheid.

De sectoren  voor outsourcing van grote bedrijfsprocessen (BPO) en shared services center (SSC) van Polen worden aangedreven door een grote pool van gekwalificeerd, meertalig talent.

2. Arbeidscontracten in Polen

Werkgevers moeten een schriftelijke arbeidsovereenkomst of een schriftelijke bevestiging van de belangrijkste voorwaarden verstrekken voordat de werknemer aan het werk gaat. 

Het contract moet in het Pools zijn of vergezeld gaan van een Poolse vertaling. Bij meertalige contracten is de Poolse versie juridisch bindend. 

Het contract moet ten minste het volgende omvatten:

• Soort arbeidsovereenkomst (proef, voor bepaalde tijd, voor onbepaalde tijd) 

• Namen en adressen van zowel werkgever als werknemer 

• Contractduur (vaste termijn of proef) 

• Datum van ondertekening en startdatum werk 

• Functietitel en beschrijving 

• Werklocatie(s) 

• Uitsplitsing van salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden

• Werktijd (fulltime/parttime) 

Indien niet opgenomen in het contract, moeten werkgevers binnen zeven dagen na de startdatum van de werknemer schriftelijk het volgende verstrekken:

• Dagelijks en wekelijks werkschema 

• Betalingsperioden en betalingsmethode 

• Recht op vakantie 

• Opzegtermijn voor beëindiging 

• Regels voor overuren, rustperioden en pauzes 

• Eventuele toepasselijke collectieve overeenkomsten 

Deze gegevens moeten op of voor de eerste dag met de werknemer worden doorgenomen.

3. Werkuren en lonen in Polen

De werkweek in Polen is 40 uur, verspreid over vijf dagen. Overwerk is beperkt tot 150 uur per jaar, tenzij een hogere limiet is vastgesteld in een collectieve overeenkomst, arbeidsreglement of individueel contract. Ongeacht welke overeenkomst dan ook, de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur (inclusief overuren) mag niet meer bedragen dan 48 uur. Werknemers krijgen ten minste 11 opeenvolgende rusturen per periode van 24 uur en ten minste 35 opeenvolgende rusturen per week.

Per 2025 bedraagt het minimumloon in Polen PLN 4,666 per maand. 

4. Betaald verlof in Polen

Polen heeft 14 nationale feestdagen. Werknemers krijgen deze vrije dagen met salaris.

De berekening van de dienstjaren omvat alle eerdere dienstverbanden (ongeacht de pauzes of werkgever) en gecrediteerde onderwijsperioden (bijv. tot acht jaar voor hoger onderwijs). Werknemers met minder dan 10 jaar erkende dienst (inclusief zowel dienstverband als bepaalde educatieve perioden) krijgen 20 dagen betaald jaarlijks verlof. Werknemers met 10 of meer jaar erkende dienst krijgen 26 dagen. 

Werkgevers moeten ten minste 80% van het salaris van de werknemer betalen voor ziekteverlof. Het aantal door de werkgever gefinancierde ziektedagen is afhankelijk van de leeftijd van de werknemer:

• Voor werknemers jonger dan 50 jaar betaalt de werkgever maximaal 33 dagen ziekteverlof per kalenderjaar.

• Voor werknemers van 50 jaar of ouder betaalt de werkgever maximaal 14 dagen. 

• Na deze perioden (33 of 14 dagen, afhankelijk van de leeftijd) neemt de sociale verzekeringsinstelling (ZUS) ziektegeld over.

5. Inkomstenbelasting en sociale zekerheid in Polen

Werkgevers moeten werknemers bij ZUS registreren binnen zeven kalenderdagen na indiensttreding. Sociale premies omvatten pensioen, invaliditeit, ongevallen en ziektekostenverzekering, met specifieke tarieven voor elk type. Het premiepercentage van de zorgverzekering bedraagt 9% van het salaris. Werkgevers moeten de socialezekerheidsbijdragen uiterlijk op 15 of 20 van de volgende maand aan ZUS doorgeven, afhankelijk van hun wettelijke status.

Polen hanteert een progressief inkomstenbelastingstelsel. In 2025 bedragen de tarieven 12% op jaarinkomen tot PLN 120,000, en 32% op inkomen boven die drempel. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het berekenen, inhouden en afdragen van persoonlijke inkomstenbelasting (PIT).

Werkgevers moeten de sociale zekerheidsbijdragen van zowel werknemers als werkgevers maandelijks aftrekken en doorsturen naar ZUS. De sociale zekerheid dekt pensioen-, arbeidsongeschiktheids-, ongevallen- en ziektekostenverzekeringen en ziektekostenverzekeringen.

• Pensioenverzekering: gelijk verdeeld (9.76%)

• Arbeidsongeschiktheidsverzekering: 6.5% betaald door de werkgever, 1.5% door de werknemer

• Ongevallenverzekering: betaald door de werkgever, meestal 1.67% voor kleine werkgevers, maar het tarief varieert per risico

• Ziekteverzekering: betaald door de werknemer (2.45%)

• Ziektekostenverzekering: betaald door de werknemer (9%)

In totaal bedragen de werkgeversbijdragen (inclusief alle fondsen) ongeveer 18–20% en de werknemersbijdragen 13–14%.

Werkgevers moeten 2.45% van het brutoloon van werknemers bijdragen aan het arbeidsfonds (1.00% aan het arbeidsfonds en 1.45% aan het solidariteitsfonds). Werkgevers dragen ook 0.1% bij aan het fonds voor gegarandeerde secundaire arbeidsvoorwaarden van de werknemers.

Gezondheidszorg wordt gefinancierd door verplichte zorgverzekeringsbijdragen. U hoeft geen particuliere ziektekostenverzekering aan te bieden, maar een aanvullende ziektekostenverzekering is een populaire uitkering.

Top wervingshubs in Polen

Sommige steden in Polen staan bekend om bepaalde industrieën. Als u weet wat elke stad te bieden heeft, kunt u uw wervingsinspanningen op de juiste plek richten en rollen sneller vervullen. 

De toptalenthubs in Polen zijn:

• Warschau is de hoofdstad en grootste stad van Polen. Warschau is het topbedrijf van het land en het financiële en technische centrum. Het biedt onderdak aan multinationale bedrijven, financiële instellingen en technologiebedrijven.

• Krakau staat bekend om zijn IT, zakelijke diensten (BPO/SSC) en startup-scene. Krakau is een belangrijke wervingsbestemming voor wereldwijde bedrijven, vooral op het gebied van technologie, financiën en gedeelde diensten.

• Wrocław is een centrum voor IT, R&D, productie en zakelijke diensten, met een sterke aanwezigheid van wereldwijde technologiebedrijven en engineeringbedrijven.

• Poznań staat bekend om zijn productie-, logistieke en zakelijke dienstensectoren en is een populaire locatie voor wereldwijde werkgevers.

• Gdańsk heeft een vaardige talentenpool in IT, verzending, logistiek en financiën. De stad heeft een groeiend aantal technische startups en wereldwijde business centers.

Belangrijke industrieën in Polen

Inzicht in de belangrijkste industrieën van Polen stelt u in staat om salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden te benchmarken. U kunt dit inzicht gebruiken om slimme keuzes te maken over waar u wilt investeren en uw personeelsbestand wilt laten groeien. 

De belangrijkste industrieën in Polen zijn:

• Outsourcing van bedrijfsprocessen (BPO) en gedeelde diensten (SSC): dit is een van de snelst groeiende en modernste sectoren van Polen. Wereldwijde bedrijven baseren hun gedeelde servicecentra voor financiën, boekhouding, HR en R&D in steden zoals Krakau, Warschau en Wrocław vanwege het zeer bekwame, meertalige en opgeleide personeel.

• IT en digitale diensten: Polen is een belangrijke IT-talenthub met een grote pool van softwareontwikkelaars, ingenieurs en IT-specialisten. Wereldwijde bedrijven richten hier steeds meer R&D- en digitale technologiecentra op. De overheid investeert ook sterk in digitale technologieën en AI.

• Automobiel: dit is een van de grootste industriële sectoren van Polen. Het richt zich op de productie van onderdelen en componenten (leverende wereldwijde fabrikanten) en lichte bedrijfsvoertuigen. Polen heeft ook de grootste EV-accufabriek in Europa.

• Elektronica en huishoudelijke apparaten: Polen is een toonaangevende Europese producent van huishoudelijke elektronica en apparaten. Grote wereldwijde bedrijven hebben daar productie- en R&D-centra.

• Geavanceerde productie: dit omvat gebieden zoals lucht- en ruimtevaart en defensie, met name in clusters zoals Aviation Valley in het zuidoosten.

Kosten voor het inhuren van een werknemer in Polen

Of u nu één werknemer of een heel team in Polen inhuurt, onkosten zijn onvermijdelijk. Budget voor het volgende:

• Oprichting entiteit (tenzij u samenwerkt met een Employer of Record)

• Personeelsadvertenties

• Arbeidskosten voor de sollicitatiegesprekken

• Loonadministratie

• Belastingen

• Salaris

• Secundaire arbeidsvoorwaarden

• Bonussen

• Vergoedingen

• Verzekering

• Reizen

• Vertaler (indien van toepassing)

Volgens G-P Verified Sources uitGia bedraagt de werkgeverslast in Polen, die de kosten omvat die bovenop de salarissen worden gegenereerd, ongeveer 20-21%. 

Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers in Polen in te huren?

Zorg ervoor dat u deze essentiële zaken behandelt voordat u uw team in Polen uitbreidt:

• Registreer uw bedrijf bij het nationale gerechtsregister (KRS).

• Krijg een REGON (statistisch nummer).

• Registreer u voor een fiscaal identificatienummer (NIP).

• Meld u aan bij de ZUS.

• Open een lokale bankrekening.

• Registreer elke nieuwe werknemer bij ZUS.

• Registreren voor naleving van gezondheids- en veiligheidsregels (BHP).

• Breng de arbeidsinspectie van de staat op de hoogte (indien vereist).

• Loonadministratiesystemen instellen.

• Laat u registreren voor de btw.

Het oprichten van een Poolse dochteronderneming kan weken of maanden duren. Gebruik G-P EOR om fulltime werknemers in Polen in te huren zonder uw eigen entiteit op te richten. Bouw uw team in Polen op tegen lagere kosten en met de geruststelling dat u dit conform doet.

Stappen voor het inhuren van personeel in Polen

Het wervingsproces in Polen is vergelijkbaar met het proces dat u waarschijnlijk kent in uw eigen land. Het wervingsproces volgt vijf basisstappen: reclame maken voor de functie, sollicitaties evalueren, kandidaten interviewen, vacatures verzenden en nieuwe werknemers in dienst nemen.

1. Vacatures adverteren in Polen

Maak een gedetailleerde functiebeschrijving en definieer de rol op basis van verantwoordelijkheden en kwalificaties. Zorg ervoor dat de functiebeschrijving voldoet aan de Poolse antidiscriminatie- en arbeidswetgeving. 

Pracuj, Praca, OLX Praca, LinkedIn en GoldenLine zijn populaire vacaturesites in Polen.

2. Evalueer sollicitaties voor uw Poolse kandidaten

Verzamel sollicitaties en bekijk cv's. Kandidaten screenen op basis van hun kwalificaties, ervaring en geschiktheid voor de functie. U hebt uitdrukkelijke toestemming nodig om antecedentenonderzoeken uit te voeren, contact op te nemen met vorige werkgevers of de sociale media van een professional te bekijken.

3. Sollicitatiegesprekken met kandidaten in Polen

Interview kandidaten die op uw shortlist staan. U kunt deze interviews persoonlijk of virtueel doen. Gebruik gestructureerde, niet-discriminerende interviewvragen. Gia kan u helpen bij het opstellen van vragen die voldoen aan de antidiscriminatiewetten in Polen, zodat u de beste match voor de functie kunt vinden terwijl u voldoet aan de lokale regelgeving. 

4. Werkaanbiedingen doen in Polen

Neem contact op met de door u gekozen kandidaat om hem/haar een functie bij uw bedrijf aan te bieden. Een conforme arbeidsovereenkomst opstellen in het Pools. Vermeld alle wettelijk vereiste voorwaarden, zoals functietitel, salaris, werktijden, startdatum, enz. Beide partijen moeten het contract ondertekenen voordat de werknemer aan de slag gaat.

5. Nieuwe werknemers aan boord in Polen

Nu kunt u nieuwe werknemers in dienst stellen. Registreer uw nieuwe werknemer bij ZUS binnen zeven dagen na indiensttreding. Zorg voor verplichte training op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk (BHP) en plan een medisch onderzoek voorafgaand aan het dienstverband. Verzamel en verifieer noodzakelijke documenten zoals ID, diploma's en werkvergunningen.

Als u met een Employer of Record zoals G-P™ werkt, hoeft u zich geen zorgen te maken over de administratieve last van onboarding. We stroomlijnen het proces, zodat u zich kunt concentreren op het trainen van uw nieuwe medewerker en deze kunt integreren in uw bedrijfscultuur. 

Aannemers inhuren in Polen

Het werken met onafhankelijke aannemers in Polen kan een kosteneffectieve manier zijn om de markt te testen en een aanwezigheid op te bouwen, zonder de inzet van fulltime werknemers. Aannemers in Polen begrijpen lokaal consumentengedrag, regels en zakelijke praktijken. Ze zijn klaar om snel aan de slag te gaan met hun eigen apparatuur en gevestigde werkprocessen.

Met het inhuren van aannemers kun je je personeel eenvoudig aanpassen op basis van je zakelijke behoeften, zonder de complexiteit en kosten van werkgelegenheid. 

Voordat u een overeenkomst aangaat met een onafhankelijke aannemer in Polen, moet u het volgende overwegen:

1. Werknemers vs. onafhankelijke aannemers in Polen

Het is belangrijk om het verschil te begrijpen tussen werknemers en onafhankelijke aannemers. In Polen huren werkgevers werknemers in om werk te doen en betalen ze hen in ruil daarvoor een normaal salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden. Onafhankelijke aannemers leveren diensten. In tegenstelling tot werknemers stellen aannemers hun planningen op, gebruiken ze hun eigen apparatuur en werken ze aan specifieke projecten in plaats van een doorlopende rol te hebben.

2. Sancties voor misclassificatie in Polen

Iemand classificeren als aannemer als dat niet het geval is, kan leiden tot zware straffen. Als er een verkeerde classificatie optreedt, moet u:

• Betaal alle uitstaande ZUS-bijdragen voor de periode van onjuiste classificatie.

• Betaal alle onbetaalde inkomstenbelasting met rente.

• U kunt boetes krijgen voor het overtreden van de arbeidswetgeving, die kan variëren van PLN 1,000–30.000 per overtreding.

3. Hoe u aannemers in Polen betaalt

G-P Contractor™ neemt het rommelige, tijdrovende proces van het inhuren en betalen van internationale aannemers weg. Je kunt met slechts een paar klikken contracten creëren en uitgeven en aannemers betalen, terwijl je tegelijkertijd zorgt voor een conform proces.

Werknemers en aannemers inhuren in Polen met G-P

Onze SaaS- en AI-aangedreven producten – Employer of Record, Contractor en Gia – ondersteunen bedrijven bij het opbouwen en beheren van wereldwijde teams. 

G-P is de erkende leider in wereldwijde werkgelegenheid met meer dan tien jaar ervaring, het grootste team van HR-, juridische en nalevingsexperts en een wereldwijde bedrijfseigen kennisbank.

Maak uw uitbreiding naar Polen eenvoudiger met G-P. Neem contact met ons op of boek vandaag nog een demo.

Veelgestelde vragen (FAQ's)