Na de overgang naar een marktgebaseerde democratie in is 1990sPolen een van de snelst groeiende economieën in Europa geworden. De Poolse economie is gestaag gegroeid, met een gemiddelde jaarlijkse bbp-groei van 2.784 procent in het afgelopen decennium. Polen was ook het enige land in Europa dat tijdens de 2008-2009 wereldwijde financiële crisis in een recessie vermijdde. Tegenwoordig trekt dit Midden-Europese land internationale bedrijven aan als een uitstekende plek om te investeren, deels dankzij zijn geschoolde en betaalbare arbeidskrachten.
Als u werknemers in Polen wilt inhuren, begin dan met onze handleiding, waarin de basisprincipes staan die internationale bedrijven moeten weten voordat ze Poolse werknemers gaan inhuren.
Wat u moet weten voordat u in Polen personeel gaat inhuren
Elke handleiding voor het inhuren van werknemers in Polen moet beginnen met de basisfeiten die internationale werkgevers moeten weten over de Poolse beroepsbevolking en de wetten die de arbeidsrelatie regelen.
1. De Poolse arbeidsmarkt
De beroepsbevolking van Polen is een van de grootste troeven van het land en trekt investeerders aan. De Poolse beroepsbevolking is ambitieus, hardwerkend, gemotiveerd om te leren, loyaal en ondernemend. De Poolse beroepsbevolking is ook goed opgeleid: 44 procent van de Poolse volwassenen heeft tertiair onderwijs genoten. Postdoctoraal onderwijs is zeer populair onder Poolse werknemers. Zeven van de 10 tertiair opgeleide jongvolwassenen hebben een masterdiploma, meer dan tweemaal het gemiddelde in de landen van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO).
Het werkloosheidspercentage in Polen is de afgelopen acht jaar elk jaar gedaald en bedraagt momenteel slechts 6.5 procent. Dat is aanzienlijk lager dan het gemiddelde van 8.3 procent voor de eurozone De krappe arbeidsmarkt in Polen is geweldig voor de economie, maar betekent dat werkgevers zich mogelijk wat meer moeten inspannen om toptalent aan te trekken naar hun bedrijf. Het is ook belangrijk om op te merken dat de werkloosheidscijfers in Polen per regio sterk verschillen, dus sommige gebieden hebben een hoger percentage werklozen.
De grootste sectoren in Polen zijn landbouw, productie, energie en toerisme, maar werkgevers in verschillende sectoren kunnen gekwalificeerde Poolse werknemers vinden om bij hun bedrijf te komen werken.
2. Talen in Polen
Meer dan 95 procent van de Polen spreekt Pools, de officiële taal van het land. De tweede meest gesproken taal van Polen is het Engels, dat door 19.85 procent van de bevolking wordt gesproken. Voor de overgrote meerderheid van deze sprekers is het Engels een tweede taal. Na het Engels zijn het Russisch en het Duits de meest gesproken talen van het land.
Hoewel het Engels een veelgebruikte tweede taal is, moet u er niet op rekenen dat u gekwalificeerde werknemers kunt vinden die ook vloeiend Engels spreken. Zodra u met het wervingsproces begint, hebt u een vertaler nodig die u helpt bij het navigeren door Poolse vacaturebanken en bij het opstellen van uw personeelsadvertentie in het Pools.
3. Poolse arbeidsovereenkomsten
Een van de belangrijkste stappen bij het inhuren van personeel in Polen is om nieuwe werknemers voorafgaand aan hun startdatum bij uw bedrijf een wettelijk verplichte arbeidsovereenkomst te verstrekken. De arbeidsovereenkomst moet in het Pools zijn geschreven, of vergezeld gaan van een Poolse vertaling. Het contract moet ten minste het volgende bevatten:
- soort arbeidsovereenkomst;
- naam van werkgever en werknemer;
- duur van het contract;
- datum van ondertekening en startdatum van de werkzaamheden;
- soort werkzaamheden;
- werklocatie;
- uitsplitsing van de beloning voor de positie.
Naast de bovengenoemde contractvoorwaarden moet u ook binnen zeven dagen na de startdatum van een werknemer aanvullende gegevens verstrekken. Dit omvat het dagelijkse en wekelijkse werkrooster, de salarisperiodes, het recht op vakantiedagen, en de opzegtermijn. Als u deze details niet hebt opgenomen in het eerste contract dat werknemers ondertekenen, neem dan tijdens de eerste dag van uw werknemers de tijd om de details van hun nieuwe positie en arbeidsvoorwaarden door te nemen.
4. Vereist voor werktijden en loon
Het Poolse arbeidsrecht stelt de voltijdse werkweek vast op 40 uur verdeeld over vijf dagen van acht uur. Hoewel sommige dagen of weken deze totalen mogen overschrijden, moet het gemiddelde over een referentieperiode van vier maanden binnen de limiet vallen. Werknemers mogen overwerken, maar geen enkele werknemer mag meer dan 150 uur overwerken in een kalenderjaar, tenzij in de arbeidsovereenkomst of de collectieve arbeidsovereenkomst een andere limiet is vastgesteld. In geen geval mag een werknemer meer dan een gemiddelde van 48 uur per week werken.
Net zoals de Poolse overheid een maximum arbeidstijd bepaalt, stelt ze ook minimumlonen vast. In het begin van werd 2021het minimumloon verhoogd naar 2,800 Poolse zloty (PLN) per maand, wat neerkomt op ongeveer 630 euro. Zorg ervoor dat u de huidige minimumloontarieven controleert en kijk specifiek naar de salarisnormen in uw sector, zodat u uw nieuwe werknemers een eerlijk en concurrerend loon biedt.
5. Recht op betaalde vakantiedagen
Polen heeft 13 feestdagen die werknemers van het werk moeten afstappen. Poolse werknemers krijgen ook een minimumrecht op vakantieverlof, waarvan het bedrag afhankelijk is van het aantal jaren dat ze hebben doorgebracht in secundair of postsecundair onderwijs, in het personeelsbestand of in een combinatie van beide. Voor werknemers met minder dan 10 jaar ervaring is het minimum vakantieverlof 20 dagen per jaar. Werknemers met 10 of meer jaren ervaring moeten 26 vakantiedagen krijgen.
Poolse werknemers hebben ook recht op betaald ziekteverlof wanneer dit gerechtvaardigd is. Werkgevers moeten hun zieke werknemers ten minste 80 procent van hun vergoeding betalen gedurende een bepaald aantal dagen voordat het Poolse bureau voor sociale zekerheid (ZUS) het overneemt. Voor werknemers onder de leeftijd van 50 betalen werkgevers ziekteverlof voor maximaal 33 dagen. Voor oudere werknemers betalen werkgevers ziekteverlof voor maximaal 14dagen.
6. Inkomstenbelasting en sociale zekerheid
De Poolse overheid belast de werknemers via een progressieve schaal over hun inkomen. Polen gebruikt een Pay As You Earn (PAYE)-model voor de inkomstenbelasting, dus werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden van inkomstenbelasting op de loonstrook van hun werknemers.
Werkgevers moeten ook het juiste bedrag aan bijdragen voor sociale zekerheid inhouden en daarnaast ook zelf bijdragen betalen. De sociale bijdragen zijn maandelijks verschuldigd aan het bureau voor sociale zekerheid. De sociale zekerheid omvat pensioen-, arbeidsongeschiktheids-, ongevallen- en ziekteverzekering. Werknemers en werkgevers dragen in gelijke mate bij aan het pensioenfonds. Werkgevers betalen het grootste deel van de arbeidsongeschiktheidsverzekering. Alleen werkgevers betalen de ongevallenverzekering, en alleen werknemers betalen de ziektekostenverzekering. In totaal kunnen werkgevers tot 18 procent van het brutoloon van werknemers bijdragen, en werknemers dragen ongeveer 14 procent van hun brutoloon bij.
Naast de socialezekerheidsbijdragen moeten werkgevers ook procent van het maandelijkse brutoloon van werknemers bijdragen 2.45 aan het Arbeidsfonds en 0.1 procent aan het Fonds voor gegarandeerde secundaire arbeidsvoorwaarden van werknemers.
Wees u ervan bewust dat de algemene belastingen het publieke gezondheidszorgstelsel van Polen financieren. Dit betekent dat werkgevers niet verplicht zijn om particuliere ziektekostenverzekeringen aan te bieden. Aanvullende ziektekostenverzekeringsuitkeringen zijn de afgelopen jaren echter populairder geworden, dus dit kan een leuk voordeel zijn om uw werknemers te bieden.
De kosten van het inhuren van een werknemer in Polen
De lage arbeidskosten in Polen zijn aantrekkelijk voor internationale bedrijven die hun aanwezigheid in Europa willen uitbreiden. Uit de meest recente gegevens van Eurostat blijkt dat de gemiddelde arbeidskosten per uur van Polen, die zowel de lonen als de niet-loonkosten omvatten, 10.70 euro bedragen. Dat is aanzienlijk minder dan het gemiddelde van 27.70 euro in de Europese Unie (EU) en iets meer dan een derde van het gemiddelde van 31.40 euro voor de eurozone.
De arbeidskosten in Polen zijn voortdurend gestegen sinds 2008, en die verhogingen zijn sneller gegaan dan in veel andere Europese landen. De arbeidskosten in Polen blijven echter nog steeds betrekkelijk laag in vergelijking met andere Europese landen.
Maar arbeidskosten zijn niet de enige kosten waarmee u rekening moet houden wanneer u personeel inhuurt. Het wervingsproces zelf kan uw bedrijf veel geld kosten, waardoor het cruciaal is dat u het proces optimaal benut en uitstekende werknemers vindt, die op de lange termijn een aanwinst voor uw bedrijf zullen zijn. De wervingskosten kunnen grotendeels worden besteed aan een wervingsbureau, of, als u het inhuren intern regelt, aan uw eigen HR-team. In beide gevallen kan de internationale aanwerving extra kosten met zich meebrengen die u in uw eigen land misschien niet gewend bent, waaronder kosten in verband met:
- het oprichten van uw bedrijfsentiteit in Polen;
- het reizen van en naar Polen om uw bedrijf op te zetten en werknemers te ontmoeten;
- het inhuren van een vertaler om u te helpen bij het opstellen van personeelsadvertenties en documenten in het Pools en bij de communicatie met sollicitanten;
- het samenwerken met lokale deskundigen om u te helpen uw weg te vinden door de Poolse arbeids-, zaken- en belastingwetgeving.
- nieuwe overheadkosten als u een fysieke werklocatie in Polen vestigt.
Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers in te huren in Polen?
Uw aandacht is misschien gericht op hoe u in Polen personeel inhuurt, maar voordat u iemand kunt inhuren, moet uw bedrijf eerst een bedrijfsentiteit in Polen hebben, zodat u wettelijk Poolse burgers in dienst kunt nemen. Volgens de Trading Economics duurt het ongeveer 37 dagen om een bedrijf in Polen te starten. Maar het proces zal waarschijnlijk veel langer duren wanneer u ook rekening houdt met het onderzoek en de planning die nodig zijn voor internationale groei.
De meeste internationale bedrijven kiezen ervoor om als hun Poolse dochteronderneming een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid op te richten. Het oprichten van een Poolse vennootschap met beperkte aansprakelijkheid omvat verschillende stappen, zoals:
- het uitvoeren van uw statuten via een advocaat;
- een Poolse bankrekening openen;
- het benodigde aandelenkapitaal storten;
- uw bedrijf inschrijven bij het Rijksregister;
- een raad van bestuur benoemen;
- uw bedrijf inschrijven in het handelsregister.
Afhankelijk van de sector van uw bedrijf en welke bedrijfsactiviteiten u in Polen wilt uitvoeren, moet u mogelijk ook speciale licenties of vergunningen aanvragen. U moet eerst aan alle wettelijke vereisten voor het oprichten van uw bedrijf voldoen, voordat u uw aandacht richt op het inhuren van Poolse werknemers. U kunt pas werknemers in dienst stellen en de salarisadministratie opzetten als u uw bedrijf officieel hebt opgericht.
De alternatieve oplossing, als u meteen wilt beginnen met het inhuren van nieuwe werknemers in Polen en het oprichten van uw eigen entiteit in het land wilt overslaan, is om gebruik te maken van een professionele arbeidsorganisatie, of Employer of Record. Een Poolse Employer of Record kan fungeren als de officiële werkgever voor uw Poolse personeel. U kunt nog steeds uw eigen werknemers werven en leiding geven aan het werk dat ze doen, terwijl de Employer of Record de technische aspecten van de tewerkstelling afhandelt, waaronder het beheer van de indienststelling, de salarisadministratie, de secundaire arbeidsvoorwaarden en de naleving van de wettelijke voorschriften.
Tips voor het inhuren van personeel in Polen
Naast het begrijpen van de fundamentele arbeidswetgeving waaraan u zich moet houden, zijn er ook enkele tips waar u rekening mee moet houden bij het werven in Polen. Sommige aspecten van wervingspraktijken in Polen kunnen verschillen van de praktijken in uw thuisland. Neem deze tips in acht wanneer u iemand in Polen inhuurt:
- Publiceer personeelsadvertenties op populaire Poolse vacaturesites: Olx.pl – praca is de populairste werkgerelateerde website van Polen, met meer dan 3 miljoen gebruikers. Linkedin, met 2.82 miljoen gebruikers, en Pracuj.pl, met 2.74 miljoen gebruikers, zijn ook populaire werkgerelateerde sites in Polen. Andere sites die u kunt overwegen om uw personeelsadvertentie te plaatsen zijn Gowork.pl, Indeed, en Jooble. U kunt ook personeelsadvertenties plaatsen in de rubrieksadvertenties van Poolse kranten.
- Wees u bewust van Poolse CV-verschillen: U zult merken dat veel Poolse curricula vitae (CV's) persoonlijke gegevens bevatten, zoals de geboortedatum en -plaats van een persoon en zijn/haar huidige burgerlijke staat, samen met een portretfoto van de verzoeker. Deze details zijn in sommige landen heel normaal, maar kunnen voor u ongebruikelijk lijken als u gewend bent aan cv’s die minder persoonlijk zijn.
- Werknemers op afstand virtueel interviewen: Veel internationale werkgevers kiezen ervoor om sollicitatiegesprekken virtueel te voeren, vooral als u in Polen telewerkers inhuurt in plaats van daar een fysieke kantoorlocatie op te zetten. Polen heeft een hoge internetpenetratiegraad, dus u zou geen problemen moeten ondervinden om via online communicatiekanalen in contact te komen met kandidaten. Als u virtuele interviews plant, zorg er dan voor dat u rekening houdt met het tijdsverschil, zodat u een tijdstip kiest dat zowel voor de interviewer als voor de geïnterviewde geschikt is.
- Houd u aan de wetten voor antecedentenonderzoeken: U kunt gewend zijn om antecedentenonderzoeken uit te voeren als onderdeel van uw wervingsproces voordat u officieel kandidaten functies bij uw bedrijf aanbiedt, maar in Polen zijn antecedentenonderzoeken meestal verboden. U kunt de toestemming van kandidaten vragen om informatie op hun cv te verifiëren, maar kandidaten kunnen weigeren als ze dat willen.
Begin met het inhuren van personeel in Polen met Globalization Partners
Als u werknemers in Polen wilt inhuren zonder de tijd, kosten en ingewikkeldheden die met internationale expansie gepaard gaan, neem dan contact op met Globalization Partners. Als een wereldwijde Employer of Record met een aanwezigheid in Polen kunnen wij het proces van internationale aanwerving stroomlijnen, zodat u kunt beginnen met het inhuren van Poolse werknemers en de logistiek aan ons kunt overlaten. Kom meer te weten over onze Employer of Record-oplossing in Polen en overweeg of werken met een Employer of Record de juiste oplossing is voor uw internationale wervingsdoelen.
