Handleiding voor het inhuren van personeel in Luxemburg

Handleiding voor het inhuren van personeel in Luxemburg

Luxemburg ligt in Midden-Europa en grenst aan grote economieën zoals Duitsland, Frankrijk en België. Het land biedt uitstekende handels- en commerciële toegang tot de EU-markt. 

Het uitgebreide netwerk van dubbelbelastingverdragen van Luxemburg vermindert de belastingdruk voor wereldwijde bedrijven. Luxemburg kan onder de radar vallen, maar het kan de strategische voorsprong zijn die u nodig hebt. Onze gids vertelt u alles wat u moet weten over het inhuren van personeel in Luxemburg.

Wat u moet weten voordat u in Luxemburg personeel gaat inhuren

Als u uw bedrijf voor het eerst uitbreidt naar Luxemburg, zijn er belangrijke wettelijke vereisten om rekening mee te houden. Deze normen en wetten beïnvloeden de wervingspraktijken in Luxemburg en vele aspecten van de relatie tussen werkgever en werknemer. 

Als u niet zeker weet waar u moet beginnen, kan G-P Gia™ , onze door AI aangedreven wereldwijde HR-agent, uw moeilijkste nalevingsvragen beantwoorden in 50 landen en alle 50 Amerikaanse staten. Verminder uw afhankelijkheid van externe adviseurs en verminder de tijd en kosten van naleving met maximaal 95% met Gia.

Laten we eens kijken naar vijf dingen die u moet weten over het inhuren van personeel in Luxemburg.

1. Het personeel in Luxemburg

Ondanks de kleine omvang is Luxemburg een divers land — 47% van de Luxemburgse beroepsbevolking is grensoverschrijdend. Grensoverschrijdende werknemers pendelen naar hun werk vanuit buurlanden zoals Frankrijk, België en Duitsland. Nog eens 25% van de beroepsbevolking in Luxemburg is niet-ingezetene.

Het personeel in Luxemburg is ook indrukwekkend vaardig, met name in multilinguïstiek en sectoren zoals supply chain logistiek, engineering en financiën. Volgens de 2024 Total Workforce Index van de ManPower Group is 69% van de werknemers hoog opgeleid en 58% spreekt vloeiend Engels. Enkele van de belangrijkste bedrijfssectoren van het land zijn:

• Geavanceerde productie

• Schone technologieën

• Data-economie

• Fintech en financiën

• Gezondheidstechnologieën

• Logistiek en beheer van de toeleveringsketen

• Maritiem

• Slimme mobiliteit

• Ruimte

Andere belangrijke sectoren zijn staal, landbouw en toerisme.

2. Diversiteit in taal

Volgens het ministerie van Nationale Onderwijs spreekt 98% van de bevolking Frans, 80% spreekt Engels, 78% spreekt Duits en 77% spreekt Luxemburgs. Frans en Duits zijn administratieve talen naast het Luxemburgs. Andere veel voorkomende talen in het land zijn Portugees en sommige Slavische en Scandinavische talen.

De Luxemburgse overheid merkt op dat in de beroepsbevolking de taal die u kunt verwachten, afhankelijk is van de context. Frans komt het meest voor, vooral in handel en horecabranche, gevolgd door Luxemburgs, Duits, Engels en Portugees. Engels is een dominante zakelijke taal geworden omdat het fungeert als een lingua franca - een gemeenschappelijke taal tussen personen die niet dezelfde eerste taal delen. Engels komt het meest voor in de bank- en industriële sector, evenals in Europese instellingen in het land.

Als uw bedrijf een andere taal gebruikt, heeft u mogelijk een deskundige nodig om uw oprichtingsakte — met inbegrip van de statuten — te vertalen naar een van de administratieve talen van Luxemburg.

3. Belastingen en sociale zekerheid

Luxemburg staat bekend om zijn gunstige belastingklimaat en bedrijfsvriendelijke reputatie. Het berekenen van de belastingen van werknemers is echter niet altijd eenvoudig. 

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden van werknemersbelastingen en socialezekerheidsbijdragen. Maar een hoog percentage werknemers is staatsburger van andere landen, wat de complexiteit vergroot.

Inwoners van Luxemburg betalen inkomstenbelasting en sociale zekerheid. Belastingtarieven zijn progressief en houden rekening met de inkomenscategorie, burgerlijke staat en afhankelijke personen van een werknemer. Als het gaat om verplichte sociale premies dragen beide partijen bij aan de zorg- en pensioenverzekering. Alleen werknemers betalen voor lzorgverzekering op de lange termijn. Werkgevers dekken bijdragen voor ongevallenverzekering, bedrijfsgeneeskundige diensten en gemeenschappelijke verzkeering, die gedeeltelijke teruggaves voor salaris dat is betaald aan afwezige werknemers regelt.

Grensoverschrijdende werknemers betalen inkomstenbelasting voor alle inkomsten die ze in Luxemburg verdienen. Dit is exclusief inkomsten die elders zijn verdiend. Als iemand 183 dagen in een kalenderjaar in Luxemburg woont en werkt, wordt hij/zij beschouwd als inwoner en wordt hij/zij belast op zijn/haar wereldwijde inkomen.

Wat sociale zekerheid betreft, betalen grensmedewerkers in het Luxemburgse systeem, tenzij ze worden gedetacheerd door een moederbedrijf in een buurland en minder dan twee jaar in Luxemburg werken. In dit geval kunnen zij ervoor kiezen om te betalen aan het sociale zekerheidssysteem in hun eigen land.

4. Vergoeding

De nationale valuta van Luxemburg is de euro. Vanaf 2025 heeft Luxemburg het hoogste minimumloon in de EU. Het land heeft vier niveaus voor minimumloon, afhankelijk van de leeftijd van de werknemer: 

1. 18+ (geschoold): 18.29 EUR

2. 18+ (ongeschoold): 14.24 EUR

3. 17 jaar: EUR 12.19

4. 15-16 jaar: EUR 11.43

Naast hun salaris ontvangen veel werknemers een bonus van de 13e maand in Luxemburg. Deze bonus staat gelijk aan een salaris van een maand en werkgevers betalen deze vaak rond de kerstvakantie. Sommige werkgevers geven werknemers het equivalent van 1.5 maand extra loon.

Collectieve arbeidsovereenkomsten (CBA's) komen in Luxemburg veel voor. Deze overeenkomsten kunnen een hogere minimumloonvereiste voor bepaalde werknemers vaststellen en van invloed zijn op andere relevante voorwaarden, zoals beleid omtrent vakantiedagen.

5. De werkweek en vakantiedagen

De werkweek in Luxemburg bedraagt 40 uur, verdeeld in vijf dagen van acht uur. Werknemers kunnen in sommige gevallen overuren maken, wat meestal gepaard gaat met een verhoogd salaris. Luxemburgs arbeidsrecht bepaalt echter dat zwangere werknemers niet mogen overwerken.

Werknemers hebben recht op 25 dagen betaald verlof per jaar. Werknemers kunnen verlof aanvragen nadat ze drie maanden bij een bedrijf hebben gewerkt. Naast de jaarlijkse verlofrechten heeft Luxemburg het hele jaar door 11 feestdagen. 

U kunt eenvoudig secundaire arbeidsvoorwaarden beheren met G-P EOR. Onze interne experts houden voortdurend toezicht op het arbeidsrecht om te voldoen aan landspecifieke regelgeving en normen. Bouw en beheer secundaire arbeidsvoorwaarden via het platform om een soepele werknemerservaring te bieden. 

De beste wervingshubs in Luxemburg

Sommige Luxemburgse steden staan bekend om bepaalde industrieën. Weten wat elke stad te bieden heeft, kan u helpen uw wervingsinspanningen naar de juiste plek te leiden en rollen sneller in te vullen. 

De toptalenthubs in Luxemburg zijn:

• Luxemburg Stad is de hoofdstad en grootste stad van Luxemburg. Het is het toonaangevende zakelijke en financiële centrum, met veel multinationale bedrijven, banken en EU-instellingen. Er zijn veel vacatures in financiën, IT, consulting en administratie.

• Esch-sur-Alzette staat bekend om zijn industriële sector en richt zich steeds meer op technologie en onderzoek.

• Differdange is een belangrijk centrum voor industrie en onderwijs. Het is de thuisbasis van de campus Belval van de Universiteit van Luxemburg.

• Dudelange heeft een sterke industriële basis en ligt dicht bij de Franse grens.

• Ettelbruck speelt een belangrijke rol in de gezondheidszorg, logistiek en dienstverlening.

Belangrijkste industrieën in Luxemburg

Inzicht in de belangrijkste sectoren van Luxemburg helpt u bij het benchmarken van salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden. U kunt dit inzicht gebruiken om slimme keuzes te maken over waar u wilt investeren en uw personeelsbestand wilt laten groeien. 

De belangrijkste industrieën in Luxemburg zijn:

• Financiële diensten: Luxemburg is een belangrijk wereldwijd centrum voor bankieren, beleggingsfondsen en verzekeringen. Veel internationale banken en financiële instellingen zijn hier actief en dragen bij aan 25% van het bbp van het land. Het talent in deze sector omvat specialisten in beleggingsfondsen, vermogensplanners, belastingadviseurs en financiële controllers.

• Informatie- en communicatietechnologie (ICT): De huidige overheid heeft beloofd te investeren in innovatie om Luxemburg te positioneren als leider in nieuwe digitale technologieën. AI-, 5G- en high-performance computers staan allemaal centraal in dit plan. ICT-talent omvat professionals in fintech, cyberbeveiliging en cloudtechnologieën.

• Logistiek en transport: de centrale locatie van Luxemburg in Europa maakt het een belangrijk knooppunt voor logistiek, luchtvracht en transportdiensten. Het land heeft specialisten in toeleveringsketen en logistiek, magazijnactiviteiten en naleving van douane- en handelsvoorschriften.

• Staal en productie: Luxemburg heeft een rijke geschiedenis in de staalproductie en speelt een belangrijke rol in deze industrie. Het is de thuisbasis van ArcelorMittal, een van 's werelds grootste staalproducenten. Specialistisch talent omvat functies in engineering en productie en operations.

• Satelliettechnologie: Luxemburg is een leider in de commerciële ruimtevaartsector en bevordert satellietcommunicatie. SES (Société Européenne des Satellites) was Europa's eerste particuliere satellietexploitant. Specialistisch talent omvat functies in engineering zoals communicatie, radiofrequentie en netwerktechnici.

De kosten van het inhuren van een werknemer in Luxemburg

Of u nu één werknemer of een heel team in Luxemburg inhuurt, onkosten zijn onvermijdelijk. Budget voor het volgende:

• Het inhuren van advocaten en accountants om de arbeids-, zakelijke en belastingwetgeving bij te houden

• Oprichten van uw bedrijfsentiteit in Luxemburg (tenzij u met een Employer of Record werkt)

• Publiceren van personeelsadvertenties op netwerkwebsites en vacaturebanken

• Samenwerken met een vertaler om documenten in het Luxemburgs, Duits of Frans te produceren

• Een antecedentenonderzoek door een derde partij betalen voor pre-employment screenings

• Van en naar Luxemburg reizen om sollicitatiegesprekken te voeren of uw bedrijf op te zetten

Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers te gaan inhuren in Luxemburg?

Tenzij u met een Employer of Record werkt, heeft u een entiteit nodig om werknemers in Luxemburg in te huren. De meeste internationale bedrijven kiezen ervoor om een Société à Responsabilité Limitée (S.a.r.l.) als dochteronderneming op te richten. De S.a.r.l. is één van meerdere corporatiestructuren en is vergelijkbaar met een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. 

De stappen voor het oprichten van een Luxemburgse dochteronderneming omvatten:

• Verifiëren of uw bedrijfsnaam beschikbaar is via het Luxemburgse handelsregister

• Opstellen van een akte van handelsvennootschap, inclusief statuten, en voorleggen aan een notaris

• Opzetten van een bankrekening het land en het noodzakelijke kapitaal storten

• Een geregistreerd kantoor in Luxemburg regelen

• Een bedrijfsvergunning aanvragen

• Uw bedrijf inschrijven bij het Handels- en bedrijvenregister

• Inschrijven bij de belastingdienst

• Het verkrijgen van branchespecifieke bedrijfslicenties. 

Gebruik G-P EOR om fulltime werknemers in Luxemburg in te huren zonder uw eigen entiteit op te richten. Bouw uw team op in Luxemburg tegen lagere kosten en met de geruststelling dat u dit doet volgens de regels.

Stappen voor het inhuren van personeel in Luxemburg

Het wervingsproces in Luxemburg bestaat uit vijf basisstappen: reclame maken voor de functie, sollicitaties evalueren, kandidaten interviewen, vacatures verzenden en nieuwe werknemers in dienst nemen.

1. Registreer en adverteer de functie

U moet uw vacante positie registreren bij de National Employment Administration voordat u iemand in Luxemburg inhuurt. Dan kunt u zich richten op wervingsprofessionals om deze posities te vervullen.

Netwerken is een uitstekende manier om werknemers te vinden in Luxemburg. Als u echter nieuw bent in de markt, heeft u nog geen contacten in Luxemburg. Een manier om contacten te leggen en kandidaten te ontmoeten is via een arbeidsbeurs.

Online adverteren van vacatures is een andere populaire opties. Websites zoals .jobs.lu en jobfinder.lu zijn goede plaatsen om personeelsadvertenties te plaatsen. Misschien wilt u ook personeelsadvertenties op LinkedIn plaatsen.

2. Kies uit topkandidaten

Luxemburgse werknemers zijn gewend om te solliciteren op vacatures met hun cv en een begeleidende brief. Diversiteit in het personeelsbestand betekent dat u cv's in verschillende stijlen kunt zien.

Over het algemeen zullen sollicitanten standaard sollicitaties indienen in dezelfde taal als de vacature. Als u wilt dat sollicitanten sollicitaties indienen in een specifieke taal, vermeld dat dan in de vacature.

3. Sollicitatiegesprekken voeren

Interview vervolgens kandidaten die op uw shortlist staan. U kunt sollicitatiegesprekken virtueel of persoonlijk voeren als u een filiaal of dochteronderneming hebt. Telefoon- of video-interviews zijn vooral nuttig als u in Luxemburg telewerkers inhuurt en er niet heen wilt reizen. Met een internetpenetratiepercentage van 99% in Luxemburg zouden sollicitanten geen problemen moeten hebben om op afstand te werken.

Vermijd tijdens sollicitatiegesprekken vragen die als discriminerend zouden kunnen worden beschouwd. Dit omvat persoonlijke vragen met betrekking tot iemands politieke of religieuze overtuigingen, leeftijd, seksualiteit of etniciteit. Gia kan u helpen bij het opstellen van vragen die voldoen aan antidiscriminatiewetten, zodat u de beste match voor de functie kunt vinden en tegelijkertijd voldoet aan de lokale regelgeving. 

Werkgevers in Luxemburg voeren vaak meerdere sollicitatiegesprekken met sollicitanten voordat ze een baan aanbieden. Aarzel dus niet om indien nodig kandidaten uit te nodigen voor aanvullende sollicitatiegesprekken voordat u een baan aanbiedt.

4. Schrijf aanbiedingsbrieven en verstuur arbeidsovereenkomsten

Als u er klaar voor bent om een baan aan te bieden, stelt u een arbeidsovereenkomst op om te delen met toekomstige aanwervingen. De Luxemburgse wet vereist dat werkgevers een schriftelijke arbeidsovereenkomst opstellen voordat werknemers hun functie bij het bedrijf beginnen. Deze overeenkomst moet arbeidsgegevens specificeren, waaronder:

• startdatum van werknemer;

• werklocatie;

• taken;

• Gewoonlijke werktijden en schema

• Bezoldiging

• Betaald jaarlijks verlof

• Opzegtermijn, indien van toepassing

• Lengte van de proefperiode, indien van toepassing

• Relevante CAO, indien van toepassing

• Pensioenregeling, indien aanwezig

Als het contract voor bepaalde tijd is, moet u aanvullende items in de overeenkomst opnemen. G-P EOR heeft een Contactgenerator voor werkgelegenheid om u te helpen bij het opstellen van conforme arbeidsovereenkomsten die voldoen aan alle wettelijke vereisten en beste praktijken in Luxemburg.

Achtergrondcontroles zijn toegestaan in Luxemburg als onderdeel van het screeningproces voorafgaand aan het dienstverband. U moet echter de wetgeving inzake gegevensbescherming en antidiscriminatie volgen.

5. Nieuwe werknemers in dienst stellen

Zodra potentiële aanwervingen akkoord gaan met de voorwaarden van hun contract en het ondertekenen, kunt u beginnen met onboarding. Dit omvat basistaken zoals het verkrijgen van belastingkaarten van werknemers om de salarisadministratie op te zetten en het registreren van werknemers bij het Social Security Common Center (CCSS).

Contractanten inhuren in Luxemburg

Werken met onafhankelijke aannemers in Luxemburg kan een kosteneffectieve manier zijn om de markt te testen en een aanwezigheid op te bouwen zonder de inzet van fulltime werknemers. Aannemers in Luxemburg begrijpen lokaal consumentengedrag, regels en zakelijke praktijken. Ze zijn klaar om snel te werken met hun eigen apparatuur en gevestigde werkprocessen. 

Met het inhuren van aannemers kun je je personeel eenvoudig aanpassen op basis van je zakelijke behoeften, zonder de complexiteit en kosten van werkgelegenheid. 

Voordat u een overeenkomst aangaat met een onafhankelijke contractant in Luxemburg, moet u het volgende overwegen:

1. Werknemers vs. onafhankelijke aannemers

Het is belangrijk om het verschil te begrijpen tussen werknemers en onafhankelijke aannemers. In Luxemburg huren werkgevers werknemers in om werk te doen en betalen ze hen in ruil daarvoor een normaal salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden. Onafhankelijke aannemers leveren diensten. In tegenstelling tot werknemers stellen aannemers hun planningen op, gebruiken ze hun eigen apparatuur en werken ze aan specifieke projecten, in plaats van een doorlopende rol te hebben.

2. Sancties voor verkeerde classificatie

Iemand classificeren als aannemer als dat niet het geval is, kan leiden tot zware straffen. Als er een verkeerde classificatie optreedt, moet u mogelijk:

• Boetes betalen voor het niet naleven van de arbeidswetgeving.

• Terugbetaling bieden, inclusief overuren en secundaire arbeidsvoorwaarden.

• Het aandeel van de werkgever en de werknemer in de sociale zekerheidsbijdragen met terugwerkende kracht betalen.

3. Hoe u aannemers in Luxemburg betaalt

G-P Contractor™ neemt het rommelige, tijdrovende proces van het inhuren en betalen van internationale aannemers weg. Je kunt met slechts een paar klikken contracten creëren en uitgeven en aannemers betalen, terwijl je tegelijkertijd zorgt voor een conform proces.

Werknemers en aannemers inhuren in Luxemburg met G-P

Onze SaaS- en AI-aangedreven producten – Employer of Record, Contractor en Gia – helpen bedrijven van elke omvang om wereldwijde teams op te bouwen en te beheren. 

Met meer dan tien jaar ervaring, het grootste team van HR-, juridische en nalevingsexperts en een wereldwijde bedrijfseigen kennisbank, is G-P de erkende leider in wereldwijde werkgelegenheid.

Maak uw uitbreiding naar Luxemburg eenvoudiger met G-P. Neem contact met ons op of boek vandaag nog een demo .

Veelgestelde vragen (FAQ's)