Handleiding voor het inhuren van personeel in Luxemburg

Het Groothertogdom Luxemburg is een van de kleinste landen ter wereld met een bevolking van slechts 626,000. Toch trekt dit kleine landje internationale bedrijven die willen uitbreiden. Luxemburg heeft verschillende keren op de eerste plaats gestaan van de Open for Business-lijst van de meest op de markt georiënteerde landen ter wereld. Een aantal factoren die bijdragen aan deze onderscheiding zijn de redelijkheid van het land qua bureaucratie, belastingen en productiekosten maar ook zijn transparante, eerlijke overheidspraktijken. Luxemburg valt misschien onder de radar van sommige bedrijven, maar het is zonder twijfel de moeite waard om te overwegen voor expansie.

Als u wilt beginnen met het inhuren van personeel in het Groothertogdom, moet u eerst enkele  wervingspraktijken in Luxemburg begrijpen. Ga aan de slag met deze  handleiding voor het inhuren van werknemers in Luxemburg.

Wat u moet weten voordat u in Luxemburg personeel gaat inhuren

Voor u begint met inhuren in dit bedrijfsvriendelijke land moet u de gewoontes, wetten en eigenschappen van de beroepsbevolking die van invloed zijn op de manier waarop u aanwerft en Luxemburgers inhuurt, begrijpen. Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste dingen die internationale werkgevers moeten weten voordat ze nieuwe werknemers in Luxemburg inhuren.

1. De Luxemburgse beroepsbevolking

Ongeacht het kleine formaat is Luxemburg een divers land; vooral als het gaat om zijn beroepsbevolking. Dit komt omdat ongeveer 200,000 medewerkers in Luxemburg naar hun werk reizen vanuit de naastgelegen landen Frankrijk, België en Duitsland, waar zij wonen. Deze grensoverschrijdende werknemers, ook grensarbeiders genoemd, vormen ongeveer 45 procent van de binnenlandse werkgelegenheid in Luxemburg. Er is ook een significante immigrantenpopulatie in de beroepsbevolking. Samen bestaat ongeveer 70 procent van de beroepsbevolking in Luxemburg uit grensoverschrijdende forenzen en immigranten, waardoor de oorspronkelijke Luxemburgers de minderheid van de beroepsbevolking vormen.

De beroepsbevolking in Luxemburg is ook indrukwekkend goed opgeleid. In het 2017 Global Human Capital Report van het Wereld Economisch Forum (WEF) staat Luxemburg in de bovenste kwart van de 130 landen die opgenomen zijn in het rapport. De vier thematische aspecten waar het WEF zich op focust waren de capaciteit, inzet, ontwikkeling en kennis van elk land. Luxemburg scoorde uitmuntend in de categorie kennis dankzij het niveau van het onderwijs en de vaardigheden van de beroepsbevolking van het land.

Volgens de Luxemburgse overheid zijn een aantal van de meest significant zakelijke sectoren van het land:

• Financiën en fintech
• Ruimtevaarttechnologie
• Levenswetenschappen
• Automobielindustrie
• Schone technologieën
• Logistiek
• Constructie

Een aantal andere significante branches zijn staal, landbouw en toerisme.

2. Diversiteit in taal

De diversiteit van Luxemburg is overduidelijk aanwezig in de linguïstische variëteit en meertaligheid. Luxemburgs is de nationale taal, maar volgens het Ministerie van Onderwijs spreekt slechts 77 procent van de bevolking Luxemburgs, terwijl 98 procent Frans spreekt, 80 procent spreekt Engels en 78 procent spreekt Duits. Frans en Duits worden ook als administratieve talen geïdentificeerd, naast het Luxemburgs. Andere veel voorkomende talen in het land zijn Portugees en sommige Slavische en Scandinavische talen.

De Luxemburgse overheid merkt op dat in de beroepsbevolking de taal die u kunt verwachten geheel afhankelijk is van de context. Frans komt het meest voor, vooral in handel en horecabranche, gevolgd door Luxemburgs, Duits, Engels en Portugees. Engels is een dominante zakelijke taal geworden omdat het functioneert als lingua france, een veel gebruikte taal tussen sprekers waarvan de moedertaal verschilt. Het komt het meest voor in de bank- en industriële sectoren, net als bij de Europese instituten in het land.

Als uw bedrijf gewend is om te communiceren in een van de talen die gewoon is in Luxemburg, zou u moeten kunnen profiteren van een relatief naadloze ervaring bij het communiceren met uw sollicitanten in het Groothertogdom. U kunt echter een vertaler nodig hebben om u te ondersteunen bij het vertalen van uw oprichtingsakte, inclusief de statuten, naar een van de administratieve talen van Luxemburg.

3. Belastingen en sociale zekerheid

Luxemburg staat op de tweede plaats ter wereld vanwege het gunstige belastingmilieu, wat bijdraagt aan zijn positieve reputatie als een bedrijfsvriendelijk land. Dat betekent echter niet dat het bereken van werknemersbelastingen altijd eenvoudig is. Het hoge percentage Luxemburgse werknemers die inwoners van andere landen zijn, geeft een extra complicatie voor werkgevers, die verantwoordelijk zijn voor het inhouden van werknemersbelastingen en bijdragen voor sociale zekerheid.

Inwoners van Luxemburg betalen inkomstenbelasting en sociale zekerheid. Belastingtarieven zijn progressief en er wordt rekening gehouden met het beschikbare inkomen van een werknemer en factoren zoals burgerlijke staat en afhankelijken. Als het gaat om verplichte sociale bijdragen dragen beide partijen toe aan ziektekosten- en pensioenverzekeringen. Alleen werknemers betalen voor lzorgverzekering op de lange termijn. Werkgevers dekken bijdragen voor ongevallenverzekering, bedrijfsgeneeskundige diensten en gemeenschappelijke verzkeering, die gedeeltelijke teruggaves voor salaris dat is betaald aan afwezige werknemers regelt.

Grensoverschrijdende werknemers betalen inkomstenbelasting voor al het inkomen dat zij in Luxemburg verdienen, maar niet over inkomsten van elders, omdat dat inkomen moet worden belast in hun eigen land. Als iemand ten minste 182 dagen in een 12-month periode in Luxemburg woont en werkt, wordt hij/zij beschouwd als ingezetene en wordt hij/zij belast op zijn/haar wereldwijde inkomen.

Voor sociale zekerheid betalen grensarbeiders aan het Luxemburgse systeem, behalve als zij worden gedetacheerd door een moederbedrijf in een naastgelegen land en minder dan twee jaar in Luxemburg hebben gewerkt. In dit geval kunnen zij ervoor kiezen om te betalen aan het sociale zekerheidssysteem in hun eigen land.

4. Vergoeding

De nationale valuta in Luxemburg is de euro (€). Het land heeft minimumlonen bepaald, maar deze tarieven verschillen afhankelijk van de leeftijd en functie van de medewerker. Het minimumloon, of Salaire Social Minimum (SSM), is de afgelopen 10 jaar 10 keer toegenomen, waarmee het een van de hoogste minimumloontarieven in Europa is. De SSM is het tarief dat aan ongeschoolde volwassen medewerkers moet worden betaald. Gekwalificeerde volwassen medewerkers moeten 120 procent van dat tarief betaald krijgen. Het tarief is lager voor werknemer jonger dan 18.

Naast hun salaris zijn veel werknemers in Luxemburg gewend om een 13e maandsbonus te ontvangen. Deze bonus staat gelijk aan een salaris van een maand en werkgevers betalen deze vaak rond de kerstvakantie. Sommige werkgevers geven hun werknemers zelfs het equivalent van 1.5 maanden extra salaris.

Collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO's / CBA's) zijn gewoon in Luxemburg. Deze overeenkomsten kunnen een hogere minimumloonvereiste voor bepaalde werknemers vaststellen en van invloed zijn op andere relevante voorwaarden, zoals beleid omtrent vakantiedagen.

5. De werkweek en vakantiedagen

De officiële werkweek in Luxemburg is 40 uur, verdeeld over vijf dagen van acht uur. Werknemers mogen in sommige gevallen overwerken, wat over het algemeen gevolgd wordt door een hoger loontarief. Luxemburgs arbeidsrecht bepaalt echter dat zwangere werknemers niet mogen overwerken.

Werknemers hebben recht op betaalde vrije dagen van het werk. Deze vakantierechten zijn op dit moment vastgesteld op 26 dagen per jaar, of 2.167 dagen voor elke gewerkte maand. Werkgevers kunnen dit aantal gebruiken om de vakantierechten van deeltijdwerknemers te berekenen op een pro-rata basis. Werknemers kunnen beginnen met het aanvragen van vrije dagen nadat zij drie maanden bij een bedrijf hebben gewerkt. Naast de jaarlijks verlofrechten heeft het Groothertogdom 11 nationale feestdagen gedurende het jaar.

De kosten van het inhuren van een werknemer in Luxemburg

Het inhuren van werknemers kost geld en, zelfs als uw bedrijf ervaring heeft met het inhuren in nieuwe landen, zijn deze kosten waarschijnlijk anders dan u gewend bent. In Luxemburg zijn de arbeidskosten relatief hoog in vergelijking met andere Europese landen. De gemiddelde arbeidskosten per uur voor de EU als geheel is € 27.7 en in Luxemburg ligt het gemiddelde op € 41.6. Naast de arbeidskosten moet u ook rekening houden met de kosten die te maken hebben met het wervingsproces zelf. Voor internationale werkgevers die personeel inhuren in Luxemburg kunnen deze kosten zijn:

• Inhuren van advocaten en accountants om te ondersteunen bij het naleven van wetgeving op het gebied van dienstverband, zaken en belasting.
• Het opzetten van uw bedrijfsentiteit in Luxemburg
• Publiceren van personeelsadvertenties op netwerkwebsites en vacaturebanken
• Samenwerken met een wervingsbureau om werknemers aan te trekken
• Nieuw HR-personeel in dienst nemen om het inhuren van personeel in Luxemburg af te handelen
• Samenwerken met een vertaler om documenten in het Luxemburgs, Duits of Frans te produceren
• Een antecedentenonderzoek door een derde partij betalen voor pre-employment screenings
• Van en naar Luxemburg reizen om sollicitatiegesprekken te voeren of uw bedrijf op te zetten

Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers te gaan inhuren in Luxemburg?

Om personeel in te huren in Luxemburg heeft u een entiteit in het land nodig. De meeste internationale bedrijven kiezen ervoor om een Société à Responsabilité Limitée (S.a.r.l.) als dochteronderneming op te richten. De S.a.r.l. is een van de vele bedrijfsstructuren en staat gelijk aan een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. De basis vereisten voor het opzetten van een bedrijf in Luxemburg kosten ten minste 17 dagen om af te ronden.

De stappen om een Luxemburgse dochteronderneming op te zetten omvatten:

• Verifiëren of uw bedrijfsnaam beschikbaar is via het Luxemburgse handelsregister
• Opstellen van een akte voor een commercieel bedrijf, inclusief de statuten, en deze indienen bij een notaris
• Opzetten van een bankrekening het land en het noodzakelijke kapitaal storten
• Een geregistreerd kantoor in Luxemburg regelen
• Een bedrijfsvergunning aanvragen
• Uw bedrijf inschrijven bij het Handels- en bedrijvenregister
• Inschrijven bij de belastingdienst

Afhankelijk van de branche waarin u werkt, kan het zijn dat u ook specifieke bedrijfsvergunningen moet aanvragen.

Als u Luxemburgse werknemers in dienst wilt nemen zonder een dochteronderneming of filiaal op te richten, kunt u dat doen door in zee te gaan met een Employer of Record (EOR), ook wel bekend als een professionele arbeidsorganisatie (PEO). Een Employer of Record in Luxemburg is technisch gezien de werkgever van uw Luxemburgse medewerkers maar stelt u in staat deze werknemers te managen en te profiteren van het werk dat zij voor uw bedrijf doen. Een Employer of Record regelt HR-taken zoals salarisadministratie en zorgt dat uw werknemers alles ontvangen, waar zij recht op hebben onder het Luxemburgs arbeidsrecht.

Gebruik maken van een Employer of Record is een uitstekende oplossing als u snel wilt beginnen met inhuren. Zelfs als tijd geen probleem is, kunt u er de voorkeur aangeven om de complexiteit van internationaal dienstverband uit te besteden aan een organisatie die bekend is met de lokale wetgeving en gewoontes.

Stappen voor het inhuren van personeel in Luxemburg

Als u een entiteit ter plaatse heeft of samenwerkt met een Employer of Record, bent u er klaar voor om mensen in te huren. De basisstappen voor het inhuren in Luxemburg kunnen op sommige manier verschillen van de praktijken waar u aan gewend bent in uw eigen land. We hebben, naast deze basisstappen, een aantal tips voor het inhuren in Luxemburg toegevoegd.

1. Registreer vacatures en plaats advertenties

U moet uw vacante positie registreren bij de National Employment Administration voordat u iemand in Luxemburg  inhuurt. Dan kunt u zich richten op wervingsprofessionals om deze posities te vervullen.

Netwerken is een uitstekende manier om werknemers te vinden in Luxemburg. Als u echter nieuw bent in de markt, heeft u nog geen contacten in Luxemburg. Een manier om contacten te leggen en kandidaten te ontmoeten die geïnteresseerd zijn in werken met uw bedrijf is via een werkgelegenheidsbeurs.

Online adverteren van vacatures is een andere populaire opties. Websites zoals www.jobs.lu en www.jobfinder.lu en branchespecifieke sites zijn goede plaatsen om personeelsadvertenties te plaatsen, zodat gekwalificeerde werkzoekenden ze kunnen zien. U zou ook personeelsadvertenties op LinkedIn kunnen plaatsen, aangezien Luxemburg een LinkedIn gebruikersbasis van 280,300 heeft. Gezien het feit dat de totale bevolking ongeveer 626,000 is, betekent dit dat bijna 45 procent van de Luxemburgers op LinkedIn zit.

2. Kies uit topkandidaten

Luxemburgers zijn gewend om te solliciteren voor een functie met hun curriculum vitae (CV) en een begeleidende brief. Het uitzonderlijke diversiteitsniveau in het personeelsbestand betekent echter dat u CV’s in verschillende stijlen voorbij zult zien komen.

Over het algemeen zullen sollicitanten de sollicitatiematerialen in dezelfde taal als de personeelsadvertentie insturen. Als u uw advertentie in meerdere talen plaatst, maar wil dat sollicitanten hun sollicitatiematerialen in een specifieke taal indienen, moet u dit in de advertentie vermelden.

3. Sollicitatiegesprekken voeren

Plan interviews met uw topkandidaten U kunt deze interviews persoonlijk houden als u een kantoor heeft in Luxemburg. Als u telewerkers inhuurt in Luxemburg, houdt u misschien liever de interviews virtueel. Met een 98 internetpenetratiepercentage van procent in Luxemburg zouden sollicitanten geen problemen moeten hebben om met u mee te gaan naar een videogesprek.

Vermijd tijdens sollicitatiegesprekken vragen die als discriminerend zouden kunnen worden beschouwd. Dit zijn o.a. persoonlijke vragen met betrekking tot politieke en religieuze overtuigingen, leeftijd, seksualiteit, etniciteit of andere persoonlijke onderwerpen die niets te maken hebben met hun professionele capaciteiten. Stel kandidaten aan het einde van het gesprek in staat om hun eigen vragen over de functie of uw bedrijf te stellen.

Werkgevers in Luxemburg houden vaak meerdere gesprekken met kandidaten voor zij hen een aanbieding doen, dus aarzel niet om kandidaten, indien nodig, opnieuw uit te nodigen voor extra interviews voor u hen een aanbod doet.

4. Schrijf aanbiedingsbrieven en verstuur arbeidsovereenkomsten

Als u er klaar voor bent om een baan aan te bieden, stelt u een arbeidsovereenkomst op om te delen met toekomstige aanwervingen. De Luxemburgse wet vereist dat werkgevers een schriftelijk arbeidsovereenkomst opstellen tegen de tijd dat werknemers beginnen met hun rol binnen het bedrijf. Deze overeenkomst moet gegevens bevatten van de werkgever en werknemer en specifieke dienstverbandgegevens, waaronder:

• startdatum van werknemer;
• werklocatie;
• taken;
• Gewoonlijke werktijden en schema
• Bezoldiging
• Betaald jaarlijks verlof
• Opzegtermijn, indien van toepassing
• Lengte van de proefperiode, indien van toepassing
• Verwijzing naar collectieve arbeidsovereenkomst, indien van toepassing
• Uitleg van het pensioenplan, indien van toepassing

Als het contract voor een bepaalde tijd is, moeten werkgevers aanvullende zaken opnemen in de overeenkomst.

In aanbiedingsbrieven moet u werknemers laten weten of het aanbod onderworpen is aan de resultaten van een antecedentenonderzoek. Achtergrondcontroles zijn toegestaan in Luxemburg als onderdeel van het screeningsproces voorafgaand aan het dienstverband, maar u moet de wetgeving inzake gegevensbescherming en antidiscriminatie volgen.

5. Nieuwe werknemers in dienst stellen

Zodra de toekomstige aanwerving akkoord gaat met de voorwaarden van het contract, ondertekent u het zodat u kunt beginnen met de indienststelling. Dit omvat basistaken die alle werkgevers in Luxemburg moeten ondernemen, zoals het verkrijgen van belastingkaarten van de werknemers om de salarisadministratie op te zetten en werknemers registeren bij de sociale zekerheidsinstantie (Social Security Common Center - CCSS). U heeft misschien ook inwerkprocessen om werknemers bekend te maken binnen uw bedrijf en met hun nieuwe rollen.

Luxemburgse werknemers inhuren met hulp van Globalization Partners

Als u geïnteresseerd bent in het inhuren van werknemer in Luxemburg en u wilt samenwerken met een Employer of Record, denk dan eens aan Globalization Partners. Wij bieden een Employer of Record-oplossing voor bedrijven die uitbreiden naar Luxemburg en 186 landen wereldwijd. Ons lokale team in Grand Duchy heeft de expertise om juridische naleving, salarisadministratie, belastingen, vergoeding en secundaire arbeidsvoorwaarden en andere HR-taken af te handelen. Tegelijkertijd kunt u profiteren van een sterke werkrelatie met uw werknemers in Luxemburg.

Globalization Partners maakt wereldwijde expansie eenvoudiger en toegankelijker voor bedrijven over de hele wereld. Kom meer te weten over onze Employer of Record-oplossing in Luxemburg.