Het inhuren van internationale teams en het opzetten van een wereldwijde salarisadministratie is een definitieve stap voor uw bedrijf - u vergroot uw potentiële bereik, inkomsten en toekomstige groei. Somm ige bedrijven kiezen er echter voor om te leren terwijl ze beginnen in plaats van internationale werknemers vanaf het begin conform te betalen.
Volgens het Global Payroll Management Institute (GPMI) is het uitvoeren van wereldwijde salarisadministratie een van de "meest complexe taken met betrekking tot buitenlandse expansie".
Victory houdt van voorbereiding, en een deel van de overwinning bij het inhuren van wereldwijde werknemers is het bereiken van naleving. Om naleving te bereiken, moet u het volgende leren:
- Het verschil tussen het betalen van lokale en internationale werknemers.
- De uitdagingen van wereldwijde loonadministratie.
- Hoe wereldwijde loonadministratie te beheren.
- Uw opties voor een wereldwijde loonadministratie.
- Neem de tijd om elke stap te bekijken voor u een wereldwijde loonadministratie opstelt. Inzicht in wat er allemaal bij komt kijken en in uw opties is het verschil tussen succes en falen van bedrijven op het internationale toneel.
Wat is wereldwijde salarisadministratie?
Wereldwijde loonadministratie is het betalen van uw internationale werknemers in overeenstemming met de regels in hun respectieve landen. Werknemers die in verschillende landen hetzelfde werk doen, krijgen een andere vergoeding. Afhankelijk van het gebied, houdt een naleving wereldwijde loonadministratie het volgende in:
De verplichte belastingaftrek toepassen
In de meeste landen is inkomstenbelasting de norm, met inbegrip van federale inkomstenbelasting en regionale/staatsinkomstenbelasting. Een van de belangrijkste aspecten van een wereldwijde loonadministratie is dat u alle lokale belastingwetten begrijpt.
Door onderzoeken, audits en boetes te vermijden, behoudt u een goed imago bij de plaatselijke autoriteiten en zorgt u ervoor dat de staatsburgers weten dat u een serieuze werkgever bent die toptalent aantrekt.
[bctt tweet="Werknemers die dezelfde functie in verschillende landen uitoefenen, ontvangen een andere vergoeding." gebruikersnaam="globalpeo"]
Sociale zekerheid betalen
In de meeste landen is sociale zekerheid verplicht voor werknemers, maar de kosten variëren van land tot land. In Frankrijk bedraagt de gemiddelde heffing bijvoorbeeld 45 procent, terwijl Zuid-Afrika de werkgevers geen sociale zekerheid in rekening brengt.
In sommige landen moeten zowel werkgevers als werknemers bijdragen aan sociale zekerheid. In Oostenrijk daarentegen worden de bijdragen voor sociale zekerheid deels door de werkgever en deels door de werknemer betaald.
Het verstrekken van verplichte secundaire arbeidsvoorwaarden
Naast alle secundaire arbeidsvoorwaarden die u uw internationale werknemers wilt bieden, moeten werkgevers in sommige landen verplichte secundaire arbeidsvoorwaarden bieden. In Mexico moeten werkgevers de sociale zekerheid en de gezondheidszorg van de overheid voor werknemer betalen.
In Duitsland omvatten de pensioenbijdragen 18.6 procent van het brutosalaris van de werknemer, waarbij de werkgever en de werknemer elk de helft betalen.
Hoe kan uw bedrijf de wereldwijde salarisadministratie beheren?
Volgens GPMI zijn er vier fundamentele stappen voor het beheer van wereldwijde loonadministratie.
1. Strategie voor wereldwijde loonadministratie
Het uitstippelen van een duidelijke strategie moet de eerste stap in het proces zijn, aangezien dit succes zal verzekeren. Bij het opstellen van een strategie, moet u zich richten op:
- Compliance
- Technologie en processen
- Doeltreffendheid
- Schaalbaarheid
Een strategie zorgt ervoor dat uw hele team voor salarisadministratie weet wat het moet doen en waar het bedrijf staat.
2. Beheer van wereldwijde loonadministratie
Zodra u uw strategie heeft opgesteld, is het tijd om een aantal regels en grenzen te stellen. Volgens GPMI “vereist wereldwijde loonadministratie een sterk bestuur om controle en naleving, naleving van internationale wet- en regelgeving en interne, externe en niet-financiële normen te waarborgen”.
3. Bedrijfsmodel voor wereldwijde loonadministratie
Een bedrijfsmodel behandelt de eigenlijke functie van uw wereldwijde loonadministratie. Het betreft:
- Technologie : Dit verwijst naar alle platforms die u zult gebruiken om uw salarisadministratie te beheren.
- Gegevensgebruik: Bepaal hoe werknemersgegevens worden bewaard en beveiligingsgegevens.
- Derde partijen: Als u met salarisadministratie-aanbieders werkt, moet u beschrijven wat de relatie inhoudt, hoe uw werknemers met hen moeten communiceren en welke stappen werknemers moeten volgen.
- Werkmethoden : Dit omvat de benadering van uw bedrijf ten aanzien van de salarisadministratie en meer specifieke details over wanneer werknemers in elk land worden betaald en hoe.
4. Handelingen voor wereldwijde loonadministratie
Dit omvat de activiteiten voorafgaand aan, tijdens en na de salarisadministratie — de belangrijkste processen die door professionals op het gebied van salarisadministratie erkend worden. Andere processen zijn onder meer risico- en controlebeoordelingen, functioneel beheer en initiatieven voor voortdurende verbetering.
Een belangrijk aspect van uw wereldwijde handelingen zal draaien om gegevens- en privacybescherming. In de huidige digitale wereld moeten bedrijven de nadruk leggen op gegevensbescherming.
Wat zijn de uitdagingen van het opzetten van een wereldwijde salarisadministratie?
Volgens Forbes en ADP, een aanbieder van salarisadministratie, zijn er vijf belangrijke uitdagingen waarmee bedrijven te maken kunnen krijgen bij het beheer van wereldwijde loonadministratie.
1. Naleving:
De meest complexe uitdaging bij het wereldwijd betalen van werknemers is zonder twijfel het conform doen. Uw bedrijf moet ervoor zorgen dat ze de wetten in elk land volledig begrijpen. Dit omvat het in dienst nemen of raadplegen van lokale experts in elk land.
[bctt tweet="Zonder twijfel is de meest complexe uitdaging bij het wereldwijd betalen van werknemers het conform doen. " gebruikersnaam="globalpeo"]
2. Lokale aanpassingen:
Zodra u werknemers in een nieuw land heeft, zullen er wijzigingen in de wetten van het ene rechtsgebied naar het andere zijn, en zelfs in dat land. Daarom is het belangrijk dat u zich voorbereidt op mogelijke wetswijzigingen wanneer u internationale werknemers gaat inhuren, zelfs binnen hetzelfde land.
In Italië bijvoorbeeld beslist elke stad of gemeente wat het belastingpercentage moet zijn. Het is de verantwoordelijkheid van het bedrijf om deze belastingen te begrijpen en na te leven.
3. Gegevensbescherming
Zoals eerder vermeld, is gegevensbescherming een belangrijk onderdeel van de wereldwijde salarisadministratie. Het vormt ook een grote uitdaging voor bedrijven die meerdere internationale werknemers willen beschermen.
Deze taak is vandaag de dag nog complexer met beleidslijnen zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in de EU, de Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) in Brazilië, en de Personal Data Protection Act (PDPA) in Singapore.
4. De cultuurkloof
Salarisadministratie gaat niet alleen over dollars en centen; het menselijke element zal altijd een uitdaging vormen, vooral bij het omgaan met nieuwe culturen en het begrijpen van relatiedynamiek in een nieuwe omgeving. Cultuur gaat verder dan alleen nationaliteit — uw bedrijf heeft zijn cultuur die moet worden gedeeld met internationale werknemers en internationale partners.
5. Beheer
Het beheer van wereldwijde loonadministratie kan u helpen uw hele organisatie op één lijn te brengen, ongeacht waar uw werknemers zich bevinden. De uitdaging is om dit intern te definiëren voordat u zich op het wereldtoneel begeeft.
Naast deze uitdagingen moeten teams voor wereldwijde loonadministratie zich nu ook aanpassen aan nieuwe geïntegreerde systemen. Hoewel deze systemen veel tijd en moeite helpen besparen, vereisen ze ook het leren van nieuwe vaardigheden om de technologie bij te houden.
Hoe zet u een wereldwijde salarisadministratie op?
Eerst moet u uw bedrijf laten registreren in de landen waar u wilt uitbreiden of internationaal inhuren. De oprichting van een internationale entiteit moet gepaard gaan met het inhuren van plaatselijk personeel voor het uitvoeren van personeels-, juridische en financiële handelingen.
Om uw wereldwijde loonadministratie van de grond te krijgen, hebt u verschillende specialisten en teams nodig. Volgens GPMI moeten er leden uit de onderstaande teams bij betrokken worden:
Deze teams hebben meerdere professionals nodig:
In het geval dat uw activiteiten wereldwijd groeien, kan het nuttig zijn om voor extra functies in te huren, zoals een operationeel directeur, een directeur voor wereldwijde implementatie, een directeur voor projectmanagement en een directeur zakelijke activiteiten.
Het opzetten van een wereldwijde entiteit en wereldwijde salarisadministratie is een tijdrovende inspanning die middelen vereist. Het is essentieel om de nodige tijd te investeren om de lay-out van het land te leren voordat u internationale werknemers gaat inhuren en betalen.
Wat zijn uw opties als uw bedrijf het zich niet kan veroorloven om een wereldwijde salarisadministratie op te zetten?
Niet alle bedrijven hebben de tijd en middelen om wereldwijde experts in te huren en internationale salarisadministratie op te zetten. Zelfs als u de tijd en middelen beschikbaar hebt, zult u, als u zich in een race tegen de concurrentie bevindt, achterblijven terwijl u dit omslachtige proces voltooit.
Het goede nieuws is dat aanbieders en partners van wereldwijde salarisadministratie klaar staan om u te helpen de valkuilen te vermijden die gepaard gaan met het opzetten en beheren van wereldwijde salarisadministratie. Naast uw opties kan de Employer of Record (EOR)-oplossing u niet alleen helpen obstakels te overwinnen, maar ook uw volledige wereldwijde activiteiten versterken.
Hoe kan een Employer of Record uw wereldwijde salarisadministratie- oplossing worden?
Een Employer of Record beschikt over wereldwijde entiteiten met lokale deskundigen die in het land zelf zijn opgezet. Als juridische werkgever zorgt de Employer of Record voor de salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden, belastingen en HR-functies. Zo kan uw bedrijf snel over de hele wereld personeel inhuren, zonder dat het een internationale entiteit hoeft op te richten of een deskundige op het gebied van salarisadministratie hoeft in te huren.
Het risico wordt ook beheerd omdat de Employer of Record 100 procent verantwoordelijk is voor internationale administratie, naleving en gegevensbescherming. Dit betekent dat uw bedrijf zich volledig kan richten op de dagelijkse activiteiten en het beheren van uw werknemers.
Kom meer te weten over aanbieders van wereldwijde salarisadministratie en hoe een Employer of Record u kan helpen bij het beheren van uw wereldwijde salarisadministratie.
