Loonlijst in de Verenigde Staten.

Om uw bedrijf uit te breiden naar de Verenigde Staten moet u lokaal talent inhuren en een conform salarisadministratiesysteem opzetten dat aan alle wettelijke verplichtingen voldoet. Het navigeren door de meerlaagse belastingstructuur van het land is een cruciale eerste stap voor elk bedrijf dat van plan is om in deze nieuwe markt te opereren.

Amerikaanse regelgeving inzake loonadministratie en belastingen

De salarisadministratie in de VS wordt beheerst door federale, staats- en soms lokale wetten, waardoor een complex nalevingslandschap ontstaat. Werkgevers moeten op de hoogte blijven om zich aan te passen aan veranderende wetten en naadloze activiteiten te garanderen. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het correct berekenen, inhouden en afdragen van alle vereiste belastingen op het loon van werknemers.

• Federale inkomstenbelasting: De VS gebruikt een progressief belastingsysteem met zeven federale inkomstenbelastinghaken. Vanaf 2025 variëren deze percentages van 10% tot 37%. Werkgevers bepalen het juiste inhoudingsbedrag voor elke werknemer op basis van de informatie op hun formulier W-4. Deze brackets worden jaarlijks door de Internal Revenue Service (IRS) aangepast voor inflatie.

• Staats- en lokale inkomstenbelasting: Naast federale belastingen heffen de meeste staten en sommige gemeenten hun eigen inkomstenbelasting. Deze variëren aanzienlijk, waarbij sommige staten progressieve haakjes gebruiken, sommige een vast tarief en sommigen helemaal geen staatsbelasting hebben.

Amerikaanse loonlijstcycli

In de Verenigde Staten kunnen betalingsperioden wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks of maandelijks zijn. De betalingscyclus die u kiest, is van invloed op uw kosten, resourceplanning en naleving.

Wekelijkse cycli zijn gebruikelijk voor werknemers op uurbasis omdat ze overurenberekeningen vereenvoudigen. Daarentegen worden maandelijkse cycli vaak gebruikt voor functies in loondienst, omdat ze het bijhouden van inkomsten gemakkelijker maken. Het kiezen van de juiste betalingscyclus helpt je de salarisadministratie efficiënt te beheren en teams tevreden te houden.

Belangrijke salarisbijdragen in de VS

Naast inkomstenbelasting moeten werkgevers verschillende andere verplichte bijdragen beheren.

• FICA-belastingen: De Federal Insurance Contributions Act (FICA)-belasting is een verplichte loonheffing die uit twee delen bestaat:

• • Sociale zekerheid: Vanaf 2025 bedraagt het belastingtarief 6.2% voor zowel de werkgever als de werknemer, toegepast op lonen tot de jaarlijkse limiet van USD 177,300.

• • Medicare: Het belastingtarief is 1.45% voor zowel de werkgever als de werknemer, zonder loongrens. Werknemers met een hoog inkomen zijn ook onderworpen aan een extra 0.9% Medicare-belasting, die werkgevers moeten inhouden maar niet overeenkomen.

• Werkloosheidsbelastingen:

• • FUTA (federale werkloosheidswet): Het standaard FUTA-belastingtarief is 6.0% op de eerste USD 7,000 van het jaarloon van elke werknemer. Werkgevers die hun staatswerkloosheidsbelastingen op tijd betalen, ontvangen echter meestal een krediet van maximaal 5.4%, wat resulteert in een effectief federaal tarief van 0.6%.

• • SUTA (staatswerkloosheidsverzekering): Elk land beheert zijn eigen werkloosheidsverzekeringsprogramma met unieke belastingtarieven en loongrondslagen. Tarieven worden toegewezen aan nieuwe werkgevers en later aangepast op basis van hun arbeidsverleden.

Navigeren door loonbelastingen in de VS

Het beheren van loonbelastingen in verschillende staten van de VS is complex. Elke staat heeft zijn eigen regels voor het inhouden, indienen en afdragen van arbeidsbelastingen, inclusief staatsinkomstenbelasting en de State Unemployment Tax Act (SUTA) belastingen.

Een Employer of Record (EOR) biedt een uitgebreide oplossing. Als wettelijke werkgever behandelt een Employer of Record namens u alle staatsspecifieke belastingregistraties, berekeningen en -aangiften. Dit elimineert nalevingsrisico's en de administratieve lasten, waardoor u overal in de VS talent kunt inhuren.

Amerikaanse salarisadministratie-opties voor bedrijven

Bedrijven hebben verschillende keuzes bij het opzetten van de Amerikaanse salarisadministratie:

• Interne salarisadministratie: Dit omvat het  oprichten van een Amerikaanse dochteronderneming  en het inhuren van personeel om de salarisadministratie te beheren. Deze aanpak biedt maximale controle, maar vereist aanzienlijke middelen en diepgaande kennis van complexe, steeds veranderende federale en staatsregelgeving.

• Amerikaanse salarisadministratieverwerkingsbedrijf: Een lokale leverancier kan salarisberekeningen en betalingen verwerken. De wettelijke verantwoordelijkheid voor naleving, inclusief belastingaangiften en -overschrijvingen, blijft echter uiteindelijk bij het wervingsbedrijf.

• G-P (Employer of Record): G-P is de best beoordeelde Employer of Record en helpt je bij het financieren van de salarisadministratie in meer dan 130 valuta's. Krijg een tijdige, foutloze salarisadministratie met flexibele betalingsopties en voeg moeiteloos bonussen, commissies en uitzonderingen toe met slechts een paar klikken.

G-P EOR is de voorkeurspartner voor toonaangevende HCM-, professionele arbeidsorganisatie- en salarisadministratieplatforms. Breng je personeelsgegevens samen op één plek om bestaande workflows te onderhouden en tegelijkertijd consistente en nauwkeurige gegevens over je geïntegreerde systemen te garanderen.

Hoe u een salarisadministratie kunt opzetten in de VS.

Het traditionele proces van het opzetten van een Amerikaanse salarisadministratie vereist verschillende belangrijke stappen:

1. Verkrijg een federaal Employer Identification Number (EIN) van de IRS.

2. Meld u aan bij de juiste belasting- en arbeidsbureaus van de staat.

3. Verzamel een formulier W-4 van elke werknemer om de inhouding van federale inkomstenbelasting te bepalen en een formulier I-9 om de arbeidsgeschiktheid te verifiëren.

4. Stel een salarisadministratieschema op (bijv. wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks) in overeenstemming met de wetgeving van de staat.

5. Stel een systeem in om inhoudingen nauwkeurig te berekenen en betalingen te verwerken.

6. Ingehouden belastingen overmaken aan federale en staatsautoriteiten binnen hun respectieve deadlines, vaak met behulp van het Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) voor federale belastingen.

7. Dien regelmatig rapporten in, zoals het driemaandelijkse formulier 941 en het jaarlijkse formulier 940, bij de IRS en overheidsinstanties.

Vereisten voor eindloonstrook en loonstrook

Het Amerikaanse arbeidsrecht schrijft ook specifieke loonadministratieregels voor voor beëindiging van het dienstverband en salaristransparantie. Staatswetten, niet federaal, bepalen de deadline voor het uitgeven van het laatste salaris van een werknemer, die kan variëren van de laatste werkdag tot de volgende geplande betaaldag. Bovendien, hoewel de federale wetgeving van werkgevers vereist dat ze nauwkeurige loonadministratie bijhouden, verplicht staatswetten doorgaans het verstrekken van reguliere loonstroken (loonstrookjes) aan werknemers. Deze moeten over het algemeen details bevatten zoals brutoloon, alle gespecificeerde inhoudingen, nettoloon en de betalingsperiode.

Hoe salarisadministratie het vertrouwen van werknemers beïnvloedt

Effectief salarisadministratiebeheer is van cruciaal belang voor het opbouwen van het vertrouwen van werknemers en het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit. Het nauwkeurig en op tijd betalen van uw team bouwt vertrouwen en tevredenheid op.

Duidelijke communicatie over inhoudingen voor belastingen, sociale zekerheid en secundaire arbeidsvoorwaarden verbetert ook de transparantie. Wanneer teamleden hun loonstroken begrijpen, bouwt het vertrouwen op en verhoogt het de loyaliteit. Samenwerken met een Employer of Record zoals G-P is een van de meest effectieve manieren om uitmuntendheid in salarisadministratie te garanderen en vertrouwen op te bouwen, terwijl de administratieve last van HR-teams wordt verminderd.

Moet u ook onafhankelijke aannemers betalen?

G-P Contractor helpt je teams om directe, nauwkeurige betalingen te doen aan aannemers in meer dan 180 landen en je valutakeuze, met behulp van een digitale portemonnee, bankoverschrijving of virtuele kaart. 

Vereenvoudig het wereldwijde salarisadministratiebeheer met G-P

G-P stroomlijnt elke stap van het salarisadministratiebeheerproces met dit toonaangevende G-P-platform. Betaal je team met vertrouwen overal ter wereld, in meer dan 150 valuta's, met het 99% tijdige geautomatiseerde loonadministratiesysteem, allemaal met slechts een paar klikken. De producten kunnen ook worden geïntegreerd met toonaangevende HCM-oplossingen, waarbij de loonadministratiegegevens van werknemers automatisch tussen platforms worden gesynchroniseerd om één betrouwbare, handige bron van waarheid voor HR-teams te creëren.

 

Neem contact met ons op voor meer informatie over hoe we u kunnen ondersteunen.