Quando sua empresa trabalha com prestadores de serviços independentes, você precisa emitir um formulário 1099-NEC no final do ano fiscal se você os pagou mais de US$ 600. A Receita Federal (Internal Revenue Service, IRS) usa as informações que você fornece no Formulário 1099 para verificar se um contratado ou indivíduo autônomo está reivindicando toda a renda que obteve durante o ano quando arquiva suas declarações de imposto de renda. Juntamente com o envio do Formulário de prestadores de serviços 1099, você também precisa enviar o Formulário IRS 1096.
O que é um 1096 formulário? Pense nisso como uma carta de apresentação que você envia ao IRS quando envia formulários fiscais, como o Formulário 1099-NEC, que relatam a remuneração de não funcionários. Descubra onde obter 1096 formulários, como preencher um formulário e quando você precisa arquivá-lo.
Para que o formulário é 1096 usado?
O Formulário 1096, conhecido como Resumo Anual e Transmissão de Devoluções de Informações dos EUA, é um formulário resumido que você envia juntamente com formulários fiscais:
- 1097
- 1098
- 1099
- 3921
- 3922
- 5498
- W-2G
Você só precisa enviar o formulário 1096 se enviar formulários fiscais informativos para o IRS por correio. Se você for um arquivo eletrônico, não será necessário enviar a página de rosto com seus formulários. Dependendo do número de formulários de imposto informativos diferentes que você arquivar, talvez seja necessário preencher e enviar vários formulários1096. Por exemplo, se você enviar o 10 Formulário 1099-NEC, poderá usar um Formulário 1096 para eles. Se você também enviar cinco formulários1098, precisará usar um formulário separado 1096 para esses formulários.
É importante ter em mente que o Formulário 1096 só é fornecido com formulários fiscais enviados por correio. Se você arquivar eletronicamente, o IRS tem um processo diferente a seguir.
Quem precisa preencher um formulário 1096 fiscal?
Se sua empresa enviar devoluções informativas para o IRS usando o e-mail, você precisa usar o Formulário 1096. Você pode precisar de várias cópias do Formulário 1096, dependendo do número de formulários informativos diferentes que enviar. Aqui está um resumo dos formulários informativos 1096 que geralmente acompanham:
- Formulário 1097: o formulário 1097 relata distribuições de crédito fiscal de fundos mútuos ou títulos durante o ano.
- Formulário 1098: o formulário 1098 é a declaração de juros de hipoteca. Se sua empresa recebeu mais de US$600 em juros hipotecários de um indivíduo durante o ano, você precisa preencher o formulário e enviá-lo ao pagador e ao IRS.
- Formulário 1099: Há 20 diferentes tipos de Formulário 1099, do Formulário 1099-A, que relata dívida de hipoteca cancelada, ao Formulário 1099-NEC, que relata remuneração de não funcionários. Se a sua empresa trabalha com prestadores de serviços, você provavelmente enviará o formulário 1099-NEC no final do ano. Sua empresa precisa preencher um formulário separado 1096 para cada tipo de 1099 envio. Por exemplo, se você enviar cinco Formulários 1099-MISC e cinco Formulários 1099-NEC, precisará enviar dois Formulários 1096.
- Formulário 3921: se um indivíduo exercer opções de ações durante o ano, sua empresa precisa preencher o formulário 3921 para relatá-lo.
- Formulário 3922: Da mesma forma, o Formulário 3922 relata a transferência de uma ação para um funcionário de uma corporação.
- Formulário 5498: Se a sua empresa mantiver contas de aposentadoria individuais (Individual Retirement Accounts, IRA) para pessoas, ela precisará enviá-las 5498 no final do ano para relatar quaisquer contribuições feitas para a conta.
- Formulário W-2G: não confunda o Formulário W-2G com o Formulário W-2. O formulário W-2 é a declaração de salários e impostos que sua empresa envia aos funcionários no final do ano. Ele resume quanto cada pessoa fez e os impostos que pagou. O formulário W-2G relata ganhos de certos tipos de jogos de azar. Ele também informa quanto imposto federal, se houver, foi retido desses ganhos.
Como preencher o formulário IRS 1096
As 1096 instruções do formulário são bem diretas, embora haja duas coisas que você absolutamente deve lembrar ao preencher o formulário. Primeiro, você precisa obter uma versão oficial do formulário do IRS. Você não pode imprimir uma cópia do site do IRS. Em segundo lugar, você precisa usar um formulário separado 1096 para cada tipo de devolução informativa que enviar.
Por esse motivo, é uma boa ideia preencher as devoluções informativas da sua empresa antes de iniciar o Formulário 1096. Você saberá quantas versões do formulário 1096 você precisará preencher e enviar se preencher seus formulários informativos primeiro. Caso contrário, talvez seja necessário voltar e iniciar o processo novamente.
Veja como preencher o formulário 1096 para cada tipo de formulário informativo que você enviar:
Insira as informações da sua empresa
O primeiro passo ao preencher o formulário 1096 é muito simples: inserir as informações da sua empresa. Coloque o nome da sua empresa ou o nome do arquivador na caixa no canto superior esquerdo do formulário. Sob o nome, insira o endereço de correspondência do arquivador. Em seguida, adicione informações sobre a pessoa que o IRS deve contatar, se necessário. Coloque o nome, o número de telefone e o endereço de e-mail. Há também um espaço para um número de fax se a sua empresa usar um.
O endereço e as informações de contato fornecidos no Formulário 1096 precisam corresponder ao endereço e às informações inseridas nos formulários informativos.
Há uma caixa no lado direito do formulário marcada como “apenas para uso oficial”. Deixe essa seção em branco.
Adicione seu número de identificação fiscal
Depois de inserir o nome e as informações de contato da sua empresa, há dois espaços onde você pode inserir seu número de identificação fiscal. Se a sua empresa tiver um número de identificação de empregador (EIN), insira-o na caixa 1. Se você é proprietário único ou autônomo, pode não ter um EIN. Nesse caso, insira seu número de previdência social na caixa 2.
Você só precisa colocar um número na caixa 1 ou na caixa 2. Se você tiver um número de previdência social e um EIN, use apenas o EIN.
Certifique-se de que o número inserido corresponde ao número inserido nos formulários informativos.
Somar o número de formulários
O Box 3 é onde você escreve o número de formulários que está enviando com este formulário específico1096. Por exemplo, se você estiver enviando 20 do Formulário 1099-NEC, escreva 20. Se você estiver enviando 20 do Formulário 1099-MISC e 20 do Formulário 1099-NEC, escreva 20, não 40, pois preencherá um formulário separado para cada tipo de 1099.
Além disso, certifique-se de contar o número de formulários individuais que você está enviando, em vez do número de páginas que está enviando.
Informe o valor do imposto retido
Sua empresa pode ter retido o imposto de renda federal de certos pagamentos que fez, como ganhos com jogos de azar ou pagamentos a não funcionários. Se esse for o caso, some o total de cada formulário e insira o valor na Caixa 4 de Formulário 1096. Se você não reteve nenhum imposto federal, escreva “0” na caixa.
Informe o valor total dos formulários
Você pode precisar fazer um pouco de matemática na próxima etapa. No Box 5, você deve informar os valores totais dos formulários que está enviando com o Formulário 1096. Você pode deixar a caixa em 5 branco se estiver enviando nos seguintes formulários:
- 1098-T
- 1099-A
- 1099-G
Caso contrário, você precisará procurar em certas caixas em cada formulário e adicionar os totais antes de enviar. Alguns formulários exigem que você adicione várias caixas. As caixas a serem observadas são:
- Formulário 1097-BTC: Caixa 1
- Formulário 1098: Caixa 1 e Caixa 6
- Formulário 1098-C: Caixa 4c
- Formulário 1098-E: Caixa 1
- Formulário 1098-F: Caixa 1
- Formulário 1098-Q: Caixa 4
- Formulário 1099-B: Caixa 1d e caixa 13
- Formulário 1099-C: Caixa 2
- Formulário 1099-CAP: Caixa 2
- Formulário 1099-DIV: Caixa 1a, Caixa 2a, Caixa 3, Caixa 10, 9Caixa e Caixa 11
- Formulário 1099-INT: Caixa 1, Caixa 3, Caixa 8, Caixa 11, 10Caixa e Caixa 13
- Formulário 1099-K: Caixa 1a
- Formulário 1099-LS: Caixa 1
- Formulário 1099-LTC: Caixa 1 e Caixa 2
- Formulário 1099-MISC:Box1, Caixa 2, Caixa 3, Caixa 5, Caixa 6, Caixa 7, Caixa , Caixa 8, Caixa 13, 10Caixa e Caixa 14
- Formulário 1099-OID: Caixa 1, Caixa 2, Caixa 6, 5Caixa e Caixa 8
- Formulário 1099-PATR: Caixa 1, Caixa 2, Caixa 3e Caixa 6
- Formulário 1099-Q: Caixa 1
- Formulário 1099-QA: Caixa 1
- Formulário 1099-R: Caixa 1
- Formulário 1099-S: Caixa 2
- Formulário 1099-SA: Caixa 1
- Formulário 1099-SB: Caixa 1 e Caixa 2
- Formulário 3921: Caixa 3 e Caixa 4
- Formulário 3922: Caixa 3, Caixa e 4Caixa 5
- Formulário 5498: Caixa 1, Caixa 2, Caixa 3, Caixa 4, Caixa 5, Caixa 8, Caixa , Caixa 9, Caixa 10, Caixa 12b, Caixa 13a, Caixa e Caixa 14a
- Formulário 5498-ESA: Caixa 1 e Caixa 2
- Formulário 5498-QA: Box1 e Caixa 2
- Formulário 5498-SA: Caixa 1
- Formulário W-2G: Caixa 1
Verifique novamente sua matemática antes de colocar a quantidade no Box 5 para garantir que esteja correta. Além disso, lembre-se de colocar apenas o total do formulário específico 1096 para o qual você está enviando o formulário, não o valor total de todas as devoluções informativas.
Escolha o tipo de formulário que você está enviando
A caixa 6 apresenta uma lista de todos os formulários informativos 1096 com os quais você pode usar o formulário. Selecione o formulário 1096 ao qual você está anexando o formulário e coloque um “X” na caixa abaixo dele. Coloque apenas um X em uma caixa, pois você usará um formulário separado 1096 para cada tipo de formulário informativo. Além disso, certifique-se de selecionar o formulário certo antes de marcar a caixa correspondente.
Assinar o formulário
A última etapa ao preencher o formulário 1096 é assiná-lo, verificando se as informações estão corretas. Inclua sua assinatura e título, bem como a data em que você preencheu o formulário ao enviá-lo.
Antes de assinar, dedique um minuto para revisar o documento para garantir que todas as informações estejam corretas e legíveis. Coloque o formulário em cima dos formulários informativos que você está enviando com ele e prepare-se para preencher formulários adicionais1096, conforme necessário.
Para onde enviar o formulário 1096
Se você estiver preenchendo o formulário 1096, é porque está preenchendo e enviando devoluções informativas por correio. Você precisará enviar os formulários para o IRS. O endereço a ser usado depende da localização da sua empresa. Se você estiver nos seguintes estados:
- Alabama
- Arizona
- Arkansas
- Delaware
- Flórida
- Geórgia
- Kentucky
- Maine
- Massachusetts
- Mississippi
- Nova Hampshire
- Nova Jersey
- Novo México
- Nova York
- Carolina do Norte
- Ohio
- Texas
- Vermont
- Virginia
Envie seus formulários para o IRS Austin Submission Processing Center em Austin, Texas.
Se sua empresa estiver em:
- Alaska
- Colorado
- Havaí
- Idaho
- Illinois
- Indiana
- Iowa
- Kansas
- Michigan
- Minnesota
- Missouri
- Montana
- Nebraska
- Nevada
- Dakota do Norte
- Oklahoma
- Oregon
- Carolina do Sul
- Dakota do Sul
- Tennessee
- Utah
- Washington
- Wisconsin
- Wyoming
Envie seus formulários para o IRS Center em Kansas City, Missouri.
Finalmente, se a sua empresa estiver em:
- Califórnia
- Connecticut
- Distrito de Columbia
- Louisiana
- Maryland
- Pensilvânia
- Rhode Island
- Virgínia Ocidental
Envie seus formulários para o Centro do IRS em Ogden, Utah.
Como os endereços de correspondência estão sujeitos a alterações, é uma boa ideia verificar com o IRS antes de enviar o Formulário 1096. Além disso, tenha em mente que se sua empresa estiver enviando mais 250 do que formulários específicos, você não pode usar a opção de correspondência e deve arquivar eletronicamente.
Por que você não pode imprimir o formulário1096?
Quando você envia o formulário 1096 para o IRS, ele usa um scanner para ler as informações no formulário rapidamente. A digitalização dos formulários simplifica o processo para a agência. Caso contrário, seria necessário inserir todas as informações manualmente. Embora o IRS forneça cópias do Formulário 1096 on-line, ele enfatiza que você não pode realmente usar uma cópia impressa do formulário quando você o enviar.
O equipamento que o IRS usa não pode digitalizar cópias impressas. Para obter uma cópia digitalizável do Formulário 1096, você precisa solicitá-la ao IRS . Felizmente, os formulários são gratuitos. Você deve receber o seu cerca de 10 dias após enviar sua solicitação, portanto, certifique-se de reservar tempo suficiente antes das datas de vencimento.
Você pode achar mais fácil arquivar suas devoluções informativas on-line. Para arquivar eletronicamente, você precisa usar o sistema IRS FIRE. Embora o arquivamento eletrônico seja necessário para empresas com mais de 250 formulários, o IRS também incentiva empresas com menos formulários a usar a opção de arquivo eletrônico.
1096 datas de vencimento
As datas de vencimento do formulário 1096 dependem, em grande parte, do tipo de formulários informativos que você está enviando. De modo geral, o prazo é 28 de fevereiro do ano após o ano fiscal. Então, para o ano 2021 fiscal, o prazo para o Formulário 1096 é fevereiro 28, 2022.
O 28 de fevereiro prazo se aplica aos seguintes formulários:
- 1097
- 1098
- A maioria dos tipos de 1099
- 3921
- 3922
- W-2G
No entanto1099, há uma exceção para alguns tipos de Formulário . Se você estiver enviando o formulário 1099-NEC, precisará arquivar até 31 de janeiro.
Para o Formulário 5498, o prazo é 31 de maio.
Há penalidades se sua empresa não arquivar os formulários informativos no prazo. As penalidades são baseadas no tamanho do seu negócio e começam em US$50 por devolução.
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