Principais conclusões
- O nome oficial do Formulário 1096 é “Resumo Anual e Transmissão de Declarações de Informações dos EUA”.
- Ela funciona como uma folha de rosto. e página de resumo para o Formulário 1099 e outros formulários do IRS.
- O formulário 1096 não pode ser preenchido digitalmente e tentar fazê-lo pode criar registros duplicados ou erros de processamento.
O formulário 1096 serve como folha de rosto para outros formulários, como 1099, ao enviar documentos fiscais em papel para o IRS. Este formulário possui muitas regras e regulamentos para o preenchimento correto e pontual, por isso elaboramos um guia para ajudá-lo a manter-se em conformidade.
Informações importantes sobre o Formulário 1096
Aqui estão todos os conceitos básicos que você precisa saber sobre o Formulário 1096:
O que é um formulário de imposto 1096 ?
- O formulário 1096 é oficialmente chamado de “Resumo Anual e Transmissão de Declarações de Informações dos EUA”.
- Trata-se de uma folha de rosto que resume os formulários fiscais em papel anexos, os valores a pagar e a retenção na fonte.
- Este formulário não calcula as obrigações fiscais das empresas nem representa um pagamento direto de impostos.
Como faço para usar o formulário 1096 do IRS?
- Não é possível submeter o Formulário 1096 eletronicamente. Ela serve como folha de rosto para outros formulários, portanto, tentar preenchê-la online pode resultar em registros duplicados ou erros de processamento.
- O IRS processa o Formulário 1096 usando scanners especiais. É necessário utilizar os formulários pré-impressos para que as máquinas os leiam corretamente.
- Não é possível misturar tipos de formulário em uma mesma folha de rosto do Formulário 1096 . Por exemplo, se você estiver enviando o Formulário 1099-NEC e o Formulário 1099-MISC, você precisará de duas cópias separadas do Formulário 1096.
Quem deve usar o formulário 1096?
- O formulário 1096 destina-se a empresas que submetem nove ou menos declarações no total. As empresas que apresentarem 10 ou mais declarações deverão fazê-lo eletronicamente.
- O formulário 1096 destina-se a fornecedores e contratados dos EUA. Isso não se aplica a contratados globais que trabalham fora dos EUA.
Qual a diferença entre a Forma 1096 e a Forma 1099?
Tanto o Formulário 1096 como o Formulário 1099 suportam a conformidade com impostos não salariais, mas têm funções muito diferentes. O formulário 1096 serve como folha de rosto e página de resumo para outros formulários, enquanto o formulário 1099 é uma série de documentos individuais de declaração de rendimentos.
Este gráfico detalha as principais diferenças entre essas formas:
|
Formulário 1096 |
Série de formulários 1099 |
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|---|---|---|
|
Finalidade do formulário |
Capa e resumo do lote para os formulários anexos |
Transação individual e retorno de compensação |
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Destinatário |
IRS |
Beneficiário/contratante, Receita Federal (IRS) e departamentos fiscais estaduais. |
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Formato de arquivamento |
Envio apenas por correio em papel. |
Eletrônico ou em papel |
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Dados no formulário |
Formulário anexo com a contagem de valores, valores totais de pagamento e valores totais retidos na fonte. |
Remuneração detalhada do beneficiário, endereço e TIN (Número de Identificação Fiscal). |
|
Cópia do beneficiário fornecida? |
Não |
Sim |
Casos de uso para o formulário 1096
Esta tabela detalha as categorias de pagamentos e seus respectivos formulários do IRS. O formulário 1096 pode servir como folha de rosto para qualquer um dos seguintes formulários:
|
Categoria |
Formulários |
|---|---|
|
Pagamentos a empreiteiros e outros pagamentos diversos |
Formulário 1099-NEC (Compensação de Não Empregados) Formulário 1099-MISC (Informações Diversas) |
|
Relatórios financeiros e de investimento |
Formulário 1099-INT (Renda de Juros) Formulário 1099-DIV (Dividendos e Distribuições) Formulário 1099-B (Transações de Corretagem) Formulário 1099-R (Distribuições de Pensões, Anuidades ou IRAs) |
|
Cancelamento de imóveis e dívidas |
Formulário 1099-S (Receitas de Transações Imobiliárias) Formulário 1099-C (Cancelamento de Dívida) |
|
Despesas com educação e hipoteca |
Formulário 1098 (Juros Hipotecários) Formulário 1098-T (Declarações de mensalidades) |
|
Participação acionária e benefícios para executivos |
Formulário 3921 (Exercícios de Opções de Ações Incentivadas) Formulário 3922 (Transferências do Plano de Compra de Ações para Funcionários) |
|
Contas de custódia e jogos de azar |
Formulário 5498 (Contribuições para IRA) Formulário W-2G (Ganhos Certos em Jogos de Azar) |
Posso preencher o Formulário 1096 eletronicamente?
Não, você não pode preencher o Formulário 1096 eletronicamente. As regras do IRS estabelecem que o Formulário 1096 é estritamente para declarações em papel.
Ao enviar declarações eletronicamente por meio do sistema FIRE (Filing Information Returns Electronically) do IRS, do sistema IRIS (Information Returns Intake System) ou do software de folha de pagamento, os totais são calculados automaticamente. O envio de um formulário em papel 1096 para formulários arquivados eletronicamente pode criar registros duplicados e erros de processamento.
A regra de arquivamento eletrônico do formulário 10
Antes de janeiro 1, 2024, as empresas podiam apresentar declarações em papel se enviassem menos de 250 formulários por tipo. A Decisão do Tesouro 9972 reduziu este limite para menos de 10 formulários. Também introduziu a agregação universal entre os tipos de retorno.
Para verificar se o envio eletrônico é obrigatório, some todos os documentos informativos que sua empresa deve apresentar durante o ano civil. Se o total for 10 ou superior a 0, as declarações devem ser enviadas eletronicamente. Se for inferior a 10, o arquivamento em papel é permitido.
Quando deve ser entregue o Formulário 1096 ?
O formulário 1096 é uma folha de transmissão. Deve ser entregue no mesmo dia que os formulários contidos nele. Se a data de vencimento cair em um fim de semana ou feriado, o prazo passa para o próximo dia útil.
Aqui estão as datas de arquivamento para 2027:
|
Forma |
Transações representadas no formulário |
Prazo para o destinatário fornecer os dados |
Data limite do carimbo postal |
datas de transferência de fim de semana |
|---|---|---|---|---|
|
Formulário 1099-NEC |
Pagamento a contratados não empregados |
Janeiro 31 |
Janeiro 31 |
Fevereiro 1 |
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Formulário 1099-MISC |
Aluguel, royalties, rendimentos legais |
Janeiro 31 |
Fevereiro 28 |
Março 1 |
|
Forma 1099-DIV / 1099-INT |
Dividendos e juros brutos |
Janeiro 31 |
Fevereiro 28 |
Março 1 |
|
Formulário 1098 |
Juros hipotecários |
Janeiro 31 |
Fevereiro 28 |
Março 1 |
|
Formulário 5498 |
Contribuições para IRA e HSA |
Maio 31 |
Maio 31 |
Junho 1 |
Taxas e multas por atraso
A não entrega das declarações em papel dentro do prazo pode causar atrasos no processamento e acarretar penalidades. As taxas por atraso para o Formulário 1096 são as seguintes:
- Até 30 dias de atraso: USD 60 por devolução.
- 31 dias de atraso até agosto 1: USD 130 por retorno.
- Após agosto 1 ou não declarado: USD 340 por declaração.
- Desrespeito intencional: USD 680 por declaração, ou 10% do valor total não declarado, sem limite máximo.
Lembre-se de que os valores das multas do IRS e as datas exatas de prorrogação do prazo de declaração estão sujeitos a alterações anuais com base na inflação e no calendário.
Como preencho o formulário 1096?
Como em todos os formulários do IRS, é importante ser preciso e minucioso ao preencher o Formulário 1096. Aqui está um guia passo a passo para ajudá-lo a preencher este formulário corretamente:
- Insira o nome legal da sua empresa, o endereço principal e o nome, número de telefone e endereço de e-mail da pessoa de contato designada.
- Insira seu Número de Identificação do Empregador (EIN) na caixa 1. Se você for um empresário individual não constituído em sociedade, insira seu número de Seguro Social (SSN) na Caixa 2. Nunca insira números em ambas as caixas.
- Na caixa 3, insira o número de formulários de retorno válidos anexados. Não conte páginas em branco, formulários anulados ou o próprio Formulário 1096 .
- Na caixa 4, insira o total da retenção federal de segurança deduzida. Caso nenhum imposto tenha sido retido, digite zero.
- Na caixa 5, insira a soma combinada de toda a remuneração de não funcionários das declarações anexas.
- Na caixa 6, marque um "X" na caixa que indica o tipo de retorno. Não combine vários tipos de formulário em um único 1096.
- Um funcionário autorizado precisa assinar e datar o documento à mão e indicar seu cargo na empresa.
Erros comuns a evitar com o Formulário 1096
Para preencher o Formulário 1096 com sucesso, evite as seguintes práticas:
- Tentativa de envio eletrônico: Não tente enviar o Formulário 1096 online ou enviar cópias impressas após o envio eletrônico de declarações individuais. Isso pode causar erros de sistema e registros duplicados.
- Combinando diferentes tipos de formulário: Você precisa usar folhas de rosto separadas 1096 para cada tipo de formulário. Por exemplo, você não pode preencher os formulários 1099-NEC e 1099-MISC em um único formulário 1096.
- Download de PDFs: Não imprima cópias do Formulário 1096 em impressoras de mesa. Os scanners OCR do IRS não conseguirão lê-los, o que pode levar a rejeições e multas por não apresentação da declaração.
- Contagem de folhas em vez de formulários: Certifique-se de que o número que você escreve na Caixa 3 é a contagem de formulários individuais incluídos, não quantas folhas de papel.
- Inserir dois Números de Identificação Fiscal: Não insira um EIN e um SSN, pois isso pode gerar um aviso automático de incompatibilidade.
- Grampeamento ou dobragem de formulários: Não utilize grampos ou clipes de papel nesses formulários, pois eles podem obstruir os scanners automatizados de alta velocidade da Receita Federal. Certifique-se de enviar os formulários em uma superfície plana e sem encadernação.
- Caso não utilize um serviço de entrega aprovado pelo IRS: Envie os formulários por Correio Registrado com Aviso de Recebimento (Return Received Requested), FedEx ou UPS, para comprovar legalmente o envio dentro do prazo.
- Seguindo regras de arquivamento desatualizadas: Antes de 2024, as empresas podiam apresentar até 250 declarações em papel. Agora, apenas empresas que apresentarem 10 ou menos declarações podem fazê-lo por correio.
- Preenchimento de formulários nacionais para contratantes internacionais: Não utilize o Formulário 1099-NEC ou o Formulário 1096 para empresas não americanas. contratados que trabalham no exterior. Use o formulário W-8BEN para contratantes internacionais para evitar erros de relatório.
Gestão de contratados internacionais
O formulário 1096 destina-se apenas a declarações de informações não salariais. Os trabalhadores independentes domésticos que utilizam o Formulário 1099-NEC como sua declaração anual principal devem usar o Formulário 1096 como sua folha de transmissão em papel obrigatória.
O formulário 1099-NEC e o formulário 1096 aplicam-se apenas a pagamentos feitos a cidadãos dos EUA, residentes e entidades comerciais nacionais. Os funcionários estatutários domésticos que usam o Formulário W-2 devem usar o Formulário W-3 para transmissão e arquivamento junto à SSA. Os beneficiários internacionais não residentes que utilizam o formulário 1042-S devem usar o formulário 1042-T como folha de rosto.
Regulamentos sobre a origem dos rendimentos de contratados
Segundo a legislação tributária dos EUA, a origem da remuneração depende de onde o contratado realiza fisicamente o trabalho. Por exemplo:
- Trabalho realizado no exterior: Se um contratado internacional reside e trabalha fora dos EUA, sua remuneração é considerada renda de fonte estrangeira. Está isento de retenção de impostos nos EUA e não deve ser declarado no Formulário 1099-NEC ou no Formulário 1096.
- Trabalho realizado nos EUA: Se um contratado não residente realizar trabalho fisicamente dentro dos Estados Unidos, essa renda é considerada de origem americana. Deve ser relatado no Formulário 1042-S e com o Formulário 1042-T como folha de rosto, não no Formulário 1096.
Documentação de integração para contratados
- Empreiteiros domésticos: Use o formulário W-9 para verificar o nome legal e o TIN do trabalhador antes de efetuar o pagamento.
- Contratantes internacionais: Use o formulário W-8BEN para pessoas físicas ou o formulário W-8BEN-E para entidades. Este formulário certifica o estatuto internacional e protege a sua empresa durante auditorias.
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Perguntas frequentes
Qual a diferença entre a Forma 1099 e a Forma 1096?
O formulário 1099 é usado para informar os pagamentos anuais a um contratado e ao IRS. O formulário 1096 é uma folha de rosto de papel usada ao enviar formulários 1099 pelo correio.
Posso preencher o Formulário 1096 eletronicamente?
Não é possível preencher o Formulário 1096 eletronicamente. É utilizado apenas quando são necessários documentos em papel.
Quando os formulários 1096 devem ser entregues ao IRS para pagamentos a contratados?
O formulário 1096 deve ser entregue no mesmo dia que os formulários anexos. Por exemplo, se você estiver preenchendo o Formulário 1099-NEC, tanto esse formulário quanto a folha de rosto do Formulário 1096 devem ser postados até o dia 31de janeiro.
Posso combinar o Formulário 1099-NEC e o Formulário 1099-MISC em um único Formulário 1096?
Não, você não pode agrupar diferentes tipos de formulário em uma única folha de rosto do Formulário 1096 . Você precisa usar um Formulário 1096 separado para cada tipo.
Preciso preencher o Formulário 1096 para contratados independentes internacionais?
Não, o Formulário 1096 e o Formulário 1099 são apenas para contribuintes dos EUA. Os contratados não americanos devem preencher o formulário W-8BEN em vez disso.
