Guia para contratar no Japão

O Japão é uma nação insular com área menor que a do Paraguai ou da Califórnia, mas que tem a terceira maior economia do mundo, atrás apenas de Estados Unidos e China. Há muitos motivos para considerar expandir sua empresa para o Japão e contratar funcionários no país. O Japão apresenta alguns desafios específicos, mas também grandes oportunidades de sucesso para empresas estrangeiras.

Nosso guia para contratar funcionários no Japão ajudará com todo o processo para que você possa contar com os melhores talentos na sua equipe e garantir que sua expansão para o país seja bem-sucedida.

O que saber antes de contratar no Japão

A dica mais importante para contratar no Japão é fazer a lição de casa para compreender o que torna o Japão um país único. Vejamos algumas das principais coisas que você deve saber antes de começar a recrutar funcionários japoneses.

1. Escassez de mão de obra

Uma consideração importante para toda empresa interessada em entrar no mercado japonês é que o país é um dos ambientes mais desafiadores para atrair candidatos a empregos. O envelhecimento da população e a queda das taxas de natalidade levaram a uma grave escassez de mão de obra no país. Isso significa que os funcionários gozam de excelente segurança no trabalho e, quando procuram emprego, recebem ofertas de emprego de várias empresas. Além disso, é comum que os funcionários japoneses prefiram trabalhar para empresas japonesas amplamente conhecidas do que para empresas internacionais, principalmente startups.

Isso não significa que você deva desistir da sua expansão para o Japão. Significa apenas que é preciso estar ciente dos desafios e se preparar para eles. A principal diferença entre as práticas de contratação no Japão e em seu país de origem é que basicamente você estará tentando convencer os candidatos a se juntarem à sua empresa, em vez do contrário.

2. Regras e contratos de trabalho

As regras e condições do emprego (salário, horário de trabalho, local etc.) de novos funcionários devem ser estabelecidas por escrito. De acordo com a legislação japonesa, empresas que têm dez ou mais funcionários em um determinado local devem estabelecer regras de trabalho e apresentá-las ao departamento local de Inspeção de Condições de Trabalho.

As regras detalham as condições de trabalho que você oferece a seus funcionários, incluindo coisas como salários, horários, as normas da empresa e procedimentos para lidar com violações das regras. O departamento de Inspeção de Condições de Trabalho pode fornecer orientações para verificar se as suas regras cobrem todas as informações necessárias e estão de acordo com a lei. Agentes do departamento também podem inspecionar sua empresa para verificar se você oferece condições de trabalho seguras.

3. Semana de trabalho e salário mínimo

A semana de trabalho padrão no Japão é de 40 horas, divididas em dias de oito horas. Em alguns casos, esse número pode subir para 44 horas. O governo japonês dá grande ênfase à questão do excesso de trabalho e exige que os empregadores apresentem um plano de gerenciamento de mão de obra ao departamento local de Inspeção de Condições de Trabalho antes de autorizar funcionários a fazer horas extras. Funcionários que fazem horas extras, que trabalham à noite ou em feriados têm direito a pagamento por horas extras que normalmente é de 25% a 50% superior à remuneração normal.

O Japão não tem um salário mínimo nacional. Em vez disso, diferentes regiões e setores do mercado têm seus próprios salários mínimos, o que significa que você deve consultar e seguir a norma aplicável à sua empresa. Observe, porém, que será preciso oferecer remuneração e benefícios altamente competitivos para atrair os melhores talentos.

4. Períodos de descanso remunerado

Funcionários japoneses têm direito a férias remuneradas depois de trabalhar em uma empresa por seis meses. Neste ponto, eles recebem dez dias de férias anuais automaticamente. Depois dos primeiros seis meses, cada ano de trabalho do funcionário agrega um dia ao período de férias ao qual ele tem direito. Ou seja, depois de 18 meses, o período será de 11 dias de folga. O requisito mínimo tem um limite de vinte dias, que o funcionário alcança depois de trabalhar por 6.5 anos ou mais.

Obviamente, empregadores podem oferecer períodos de descanso maiores que o estabelecido por lei a seus funcionários. Muitos empregadores também oferecem folgas remuneradas nos feriados, embora isso não seja exigido por lei. O Japão tem um total de dezesseis feriados nacionais, portanto, oferecer descanso remunerado nessas datas é um excelente benefício, em vez de deixar que os funcionários usem dias de folga ou tirem folgas não remuneradas. Licenças médicas remuneradas não são obrigatórias no Japão.

5. Impostos e previdência social

No Japão, o imposto de renda dos funcionários deve ser retido pelo empregador no holerite e segue uma alíquota baseada na renda do funcionário. Empregadores também retêm uma parte dos salários dos funcionários para o Shakai Hoken, a previdência social do país. Os empregadores têm de igualar as contribuições dos funcionários para a previdência social. A previdência social, ou seguro social, no Japão inclui plano de saúde, compensação para os trabalhadores, seguro-desemprego e pensões.

Como a assistência médica pública está incluída na previdência social, não é preciso fornecer planos de saúde privados. No entanto,os  empregadores devem fornecer aos seus funcionários exames físicos e check-ups anuais. Exames periódicos de estresse são obrigatórios para todas as empresas com 50 ou mais funcionários, independentemente do setor ou do tipo de trabalho realizado pela empresa.

Custo de contratar um funcionário no Japão

O processo de recrutamento pode gerar gastos em qualquer situação, porém, ao contratar funcionários em um novo país, alguns custos adicionais precisam ser incluídos em seu orçamento. A contratação de novos funcionários no Japão pode envolver os seguintes custos:

• Pesquisa: como o mercado de trabalho japonês é provavelmente muito diferente do seu e como o país tem suas próprias leis trabalhistas, você precisará realizar pesquisas para garantir que a expansão para o Japão seja o movimento certo para sua empresa e para entender todas as legalidades relevantes.
• Ajuda jurídica: você também pode contratar um advogado para ajudá-lo com a conformidade legal e garantir que você esteja indo ao livro para evitar quaisquer problemas.
• Comitê de contratação: talvez você queira lidar com a contratação por meio de um comitê de contratação composto por membros da sua empresa. O tempo que esses funcionários dedicarem à contratação representa uma parte importante dos custos do processo.
• Viagem: se você ou seu comitê de contratação precisar viajar para o Japão para recrutar ou montar seu novo escritório lá, você deve considerar os custos de viagem.
• Agência de recrutamento: como a contratação no Japão apresenta alguns desafios sérios para empresas estrangeiras, a parceria com uma agência de recrutamento é uma decisão popular. No entanto, recrutadores japoneses costumam cobrar preços mais altos do que agências de outros países. Você provavelmente pagará a agências de recrutamento japonesas valores equivalentes a 30% ou 35% dos ganhos por objetivo alcançado, em vez dos 20% ou 25% habituais em outros países.
• Anúncios de emprego: anunciar seu emprego on-line ou em publicações impressas também pode aumentar seus custos de recrutamento. Porém, existem sites em que é possível anunciar gratuitamente.
  Tradutor: você provavelmente precisará contratar um tradutor para ajudá-lo a se comunicar com candidatos a emprego japoneses, tanto por escrito quanto em entrevistas.
• Verificações de triagem: as verificações de triagem também podem aumentar seus custos. O Japão proíbe verificações de antecedentes criminais, mas outros tipos de triagem pré-emprego são permitidos, como verificar o status de imigração de um candidato.

Do que uma empresa precisa para contratar no Japão?

Se contar com uma organização de empregadores profissionais para contratar seus novos funcionários no Japão, você pode ir direto para a fase de recrutamento. Caso contrário, primeiro você deverá concluir algumas etapas para se estabelecer legalmente como empregador no Japão. Você pode abrir uma filial ou uma subsidiária da sua empresa. A melhor opção para a maioria das empresas internacionais é uma Kabushiki-Kaisha (KK), isto é, uma sociedade por ações.

Para empregar pessoas no Japão, você precisa do seguinte:

• Registro fiscal para a retenção dos impostos dos funcionários
• Inscrição no serviço de pensões do Japão
• Inscrição no centro de serviços de emprego no seguro-desemprego
• Seguro contra acidentes do departamento de Condições de Trabalho
• Conta bancária japonesa

Um Employer of Record no Japão assume todas essas responsabilidades. O estabelecimento legal existente do Employer of Record como empregador no Japão e a experiência em leis trabalhistas japonesas permitem que eles adicionem seus novos funcionários à folha de pagamento  rapidamente, acelerando e simplificando o processo para você.

Etapas para contratar no Japão

Quando estiver tudo pronto para começar o recrutamento, você precisa saber como contratar no Japão. Alguns aspectos do processo podem ser diferentes do que você conhece em seu país de origem, ainda que o básico talvez seja semelhante.

1. Anunciar suas vagas

O primeiro passo é fazer com que as pessoas que estiverem em busca de emprego fiquem sabendo dos cargos que você tem à disposição. Isso significa criar anúncios de emprego e publicá-los on-line para gerar circulação. Observe que os japoneses não costumam usar sites de networking para procurar empregos, portanto, anunciar vagas no LinkedIn pode não gerar grandes resultados. Concentre-se em classificados de empregos populares no país. Escreva o anúncio de emprego em japonês, a não ser que você queira atrair apenas candidatos que falem inglês ou outro idioma.

Esses sites ajudam a dar visibilidade aos seus anúncios, mas também pode ser útil manter contato com pessoas em busca de emprego. Se tiver conexões no Japão, use-as para identificar trabalhadores que possam ter interesse em se juntar à sua equipe. No Japão, os candidatos costumam dar mais peso a recomendações pessoais do que a ligações de recrutadores ou anúncios on-line.

Outra opção é seguir um processo chamado “shinsotsu”. O shinsotsu envolve o recrutamento de universitários recém-formados que estejam entrando no mercado de trabalho. Eles não terão as habilidades de trabalhadores mais experientes, mas podem oferecer novas perspectivas, ambição e uma formação acadêmica sólida.

2. Avaliar candidaturas

Depois de receber as candidaturas, sua equipe de contratação ou agência de recrutamento terá de analisá-las. Em alguns cenários, este pode ser um processo hercúleo, com dezenas de candidatos interessados em uma mesma vaga. No Japão, porém, você provavelmente receberá menos candidaturas do que costuma atrair quando anuncia vagas em outros países. Com 1.62 vaga de emprego para cada candidato japonês, os trabalhadores do país podem ser bastante seletivos.

Isso significa que os empregadores talvez não possam ser tão exigentes quanto em outros países. Ao avaliar candidaturas, tenha em mente que talvez você não encontre a pessoa ideal, mas que pode oferecer treinamento para ajudar os novos funcionários a se saírem bem na sua equipe.

3. Entrevistar candidatos

Agora você pode entrevistar os candidatos com potencial para suas vagas. Se estiver contratando funcionários remotos no Japão, entrevistas virtuais podem ser uma boa opção, mas lembre-se de considerar a diferença de fuso horário. São Paulo, por exemplo, que segue o horário de Brasília (UTC-3), está doze horas atrás de Tóquio (UTC+9).

4. Fazer ofertas de emprego e fornecer os contratos

Depois de selecionar os candidatos que você quer em sua empresa, é hora de oferecer o cargo a eles. Se ainda não tiver feito isso, fale sobre o salário e os benefícios que você pretende fornecer.

Este também é o momento de tratar das regras do trabalho ou de preparar o contrato dos seus potenciais contratados. É importante que não haja dúvidas em relação aos deveres inerentes à função, remuneração e outros detalhes importantes para que os candidatos possam tomar uma decisão embasada.

5. Admissão dos novos funcionários

Finalmente, você pode começar o processo admissional de seus novos funcionários. São necessários vários documentos para diferentes órgãos administrativos, cada um com seu próprio prazo. Por exemplo, é preciso submeter formulários para pensões e plano de saúde no máximo cinco dias antes da data de início do trabalho. Um Employer of Record cuida de toda essa documentação e da conformidade jurídica. Se contratar cidadãos estrangeiros no Japão, você também precisará protocolar documentos junto ao Centro Público de Serviços de Emprego.

Além de toda a documentação, também é preciso orientar seus novos funcionários para a primeira semana de trabalho e fornecer o treinamento necessário para que eles possam desempenhar bem a nova função.

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