Guia para contratar na Espanha

Há décadas, a deliciosa culinária da Espanha, suas praias mediterrâneas, história, música e tradições fazem desse país europeu um disputado destino turístico. A Espanha é igualmente atrativa para empresas interessadas em uma expansão internacional, graças a seu alto nível de desenvolvimento, crescimento acelerado, economia forte e acesso a mercados da União Europeia e de países do Oriente Médio, do norte da África e da América Latina.

Antes de entrar no mercado espanhol, porém, as empresas precisam de informações confiáveis sobre requisitos referentes a contratos, impostos, salários, benefícios e outras considerações importantes. Este guia para contratar funcionários abrange os detalhes e oferece algumas dicas para contratar na Espanha.

O que saber antes de contratar na Espanha

Antes de procurar novos membros para sua equipe na Espanha, é importante conhecer os princípios básicos de contratos, impostos sobre folha de pagamento e outras exigências trabalhistas. Veja aqui algumas considerações importantes.

1. Contrato de trabalho

A primeira coisa que você precisa saber sobre contratações na Espanha é que as empresas devem cumprir leis específicas que regulamentam requisitos de aviso prévio e rescisão. Para cada funcionário, uma empresa também deve elaborar e assinar um contrato por escrito que inclua as seguintes seções:

• Cargo
• Remuneração
• Benefícios
• Período de experiência, se houver
• Bases para demissão
• Requisitos para rescisão

A lei espanhola permite um período de experiência de dois meses para a maioria dos novos funcionários e um período de experiência de seis meses para técnicos qualificados. Durante esse período de experiência, a empresa pode rescindir com o funcionário se o relacionamento não estiver satisfatório.

No caso de contratos indefinidos, sem período de experiência, existem regras que limitam as maneiras pelas quais as empresas podem rescindir com funcionários. Em geral, a empresa pode rescindir um contrato nas seguintes circunstâncias:

• se o funcionário pedir demissão;
• se empregador e funcionário decidirem conjuntamente pela rescisão;
• se a causa da rescisão estiver prevista no contrato como base para demissão;
• se a empresa tiver causa para uma demissão disciplinar, desde que justificada;
• se a empresa demitir funcionários coletivamente por motivos técnicos, econômicos, de produção ou organizacionais; ou
• outra causa objetiva e permitida por lei para a demissão.

Na prática, essas exigências significam que, quando um funcionário tem desempenho inadequado na função, a empresa geralmente chega a um acordo mútuo com ele para a rescisão do contrato. Se uma empresa demitir um funcionário injustamente, haverá indenização por rescisão. A indenização por rescisão indevida geralmente equivale a entre 20 e 33 dias de salário, incluindo a média de bônus e comissões, para cada ano de emprego do trabalhador. Se o empregador quiser rescindir com o funcionário imediatamente, também é necessário pagar um mês adicional de salário para compensar a falta de aviso prévio.

2. Folha de pagamento e impostos

Na Espanha, as empresas pagam um imposto de previdência social por todos os seus trabalhadores. Esse imposto geralmente equivale a 29.9 % do salário do funcionário até 4,070.10 euros.

Empresas que operam na Espanha também têm de pagar impostos nacionais e locais, incluindo:

• Imposto sobre lucros da filial
• Imposto sobre capital
• Imposto de renda corporativo
• Imposto imobiliário
• Imposto sobre transferências
• Imposto sobre valor agregado (IVA)
• Impostos locais diversos

A taxa de IVA é de 21 % e a taxa de imposto corporativo é de 25 %.

Além disso, os funcionários da sua empresa estarão sujeitos ao imposto de renda progressivo do país, que aumenta de acordo com o salário. Não residentes também estão sujeitos a retenções de impostos que variam de 19% sobre juros e dividendos a 24% sobre royalties.

Funcionários sem nacionalidade espanhola podem solicitar sua inclusão na lei Beckham, que lhes permite pagar uma alíquota fixa de 24% de imposto de renda da pessoa física (IRPF) por até seis anos. Essa responsabilidade é do funcionário.

3. Salários e horário de trabalho

A semana de trabalho padrão na Espanha consiste em 40 horas de trabalho, embora muitas empresas optem por reduzir esse tempo para 37 ou 38 horas. Os empregadores também podem distribuir esse tempo ao longo do ano como desejarem, com mais de 40 horas em algumas semanas e menos em outras, desde que o acordo coletivo aplicável autorize o sistema escolhido.

Horas extras são permitidas e os funcionários podem receber a remuneração por elas na forma de pagamento adicional ou de folgas adicionais dentro de um período de quatro meses. Entretanto, o número de horas extras pagas não pode exceder 80 por ano, a menos que circunstâncias extraordinárias justifiquem a situação.

Em dezembro de 2020, o governo espanhol estabeleceu o salário mínimo em 950 euros por mês. Porém, trata-se de um valor temporário, que pode subir como parte de um ambicioso plano para aumentar o salário mínimo para 60% do salário médio do país. Acordos coletivos também podem determinar salários mínimos mais altos para setores específicos.

A Espanha não tem exigências de bônus anuais ou pagamento de décimo-terceiro salário, embora muitos contratos de vendas incluam comissões e bonificações.

4. Períodos de descanso

A Espanha observa 10 dez feriados nacionais e quatro feriados regionais ou locais, portanto, em geral, todas as regiões do país têm 14 feriados públicos pagos. Também há outros feriados regionais importantes, então lembre-se de pesquisar sobre a região em que pretende estabelecer sua empresa para conhecer essas datas.

Além disso, os empregadores na Espanha também têm de conceder 22 dias úteis, ou 30 dias no total, de férias remuneradas por ano. Isso é estabelecido nos acordos coletivos aplicáveis. Esse período não pode ser pago como remuneração extra, portanto, os funcionários têm um incentivo importante para usar as férias em sua totalidade.

A lei espanhola não tem especificações sobre licenças médicas. Se um funcionário não puder trabalhar devido a doença ou a uma lesão, ele receberá pelo menos 60% de seu salário normal enquanto estiver afastado. O valor específico depende do setor, dos termos do acordo coletivo aplicável e do cargo do funcionário. A empresa faz o pagamento diretamente ao funcionário e depois recebe um reembolso da previdência social. Um período de licença médica pode durar até 18 meses, se necessário, antes de estar sujeito a uma nova avaliação. Na Espanha, os funcionários também podem tirar licenças remuneradas por diversas circunstâncias familiares:

• Até quinze dias para casamentos
• Dois dias por uma morte na família
• Um a dois dias para mudanças
• Três a quatro dias por doença de um membro da família

Além disso, as funcionárias grávidas na Espanha podem tirar 16 semanas de licença maternidade remunerada, usando até 10 semanas antes do nascimento e pelo menos seis semanas depois. Depois da licença remunerada, a funcionária pode tirar mais um ano de licença não remunerada para cuidar da criança, com garantia de emprego ao fim do período. É possível tirar uma segunda licença não remunerada, mas, com isso, a funcionária perderá o direito à garantia de emprego.

Os pais também podem tirar licença-paternidade de até trinta dias e estender esse período em caso de complicações durante o parto.

Além disso, ambos os pais têm direito a uma licença remunerada após o nascimento da criança. A licença-amamentação é de 15 quinze dias úteis até que a criança tenha nove meses de idade e pode ser tirada de três maneiras diferentes:

• Ausência de uma hora por dia
• Jornada de trabalho reduzida
• Quinze dias consecutivos de licença

5. Lei antidiscriminação e restrições

A lei espanhola proíbe explicitamente a discriminação em contratações e no emprego. Uma empresa não pode discriminar candidatos a vagas de trabalho com base em qualquer um dos seguintes itens:

• Idade
• Gênero
• Raça
• Etnia
• Orientação sexual
• Estado civil
• Status social
• Religião
• Opinião política
• Filiação sindical
• Deficiência

Além disso, se um empregador tiver mais de 50 funcionários, 2% deles devem ser pessoas com deficiência.

Os esforços da Espanha contra a discriminação incluem uma restrição à possibilidade de empresas realizarem verificações de antecedentes de candidatos a empregos. Empregadores não podem consultar o registro central de condenações para saber se um candidato tem registro criminal, embora nenhuma lei proíba o candidato de fornecer essa informação voluntariamente.

O custo de contratar um funcionário na Espanha

A contratação de um novo funcionário na Espanha tem custos iniciais e ocultos. Estes são alguns fatores que você precisa incluir orçamento do seu processo de contratação:

• Anúncios de emprego
• Tempo da equipe para avaliar e entrevistar candidatos
• Folha de pagamento
• Impostos
• Salários
• Benefícios
• Bônus
• Seguros

Boa parte dos funcionários espanhóis obtém a maioria de seus serviços de saúde no sistema nacional de saúde do país, mas não é incomum empregadores oferecerem um plano de saúde complementar. A maioria dos executivos, por exemplo, recebe seguro de vida e de saúde complementar de seus empregadores.

O custo de contratar funcionários na Espanha também pode variar bastante de acordo com o setor, devido às exigências dos diferentes acordos coletivos existentes.

Práticas de contratação na Espanha

A contratação de um funcionário na Espanha pode ser muito semelhante ao processo existente em seu país de origem. Entretanto, há algumas diferenças que precisam ser consideradas:

• Usando o idioma local e a moeda: o espanhol é o idioma oficial da Espanha, e quase 94 % da população fala espanhol. O segundo idioma mais comum é o catalão, falado como primeira ou segunda língua por 15% das pessoas. Somente cerca de 11% dos espanhóis falam inglês. É recomendável que sua empresa use o espanhol nas comunicações do processo de contratação. Comprometer-se a aprender e usar o espanhol demonstra que sua empresa valoriza os novos funcionários e quer que eles se sintam incluídos. Use também o euro como moeda em seus contratos e ofertas de emprego para garantir que não haja confusão.
• Evitar perguntas pessoais: para evitar a aparência de discriminação ilegal, as empresas geralmente devem evitar consultas excessivamente pessoais em suas entrevistas de emprego. Evite também solicitar informações pessoais irrelevantes para o trabalho e perguntas que possam ser consideradas discriminatórias. Sua empresa pode fazer qualquer pergunta que seja objetiva, sensata e aplicável ao cargo.
• Foco na construção de relacionamentos: alianças de negócios espanholas podem ser altamente orientadas para relacionamentos. É importante dedicar algum tempo para conhecer os candidatos antes de passar para os negócios, além de saber que conversas animadas e enérgicas fazem parte da conduta profissional quando os funcionários discutem assuntos relacionados ao trabalho.

Dicas importantes para contratar na Espanha

Estas são algumas outras etapas a considerar na hora de contratar na Espanha:

• Regulamentos de verificação dupla: a lei trabalhista espanhola é altamente regulamentada e pequenos erros podem ser extremamente caros. Confira seu trabalho para assegurar que você esteja cumprindo todas as leis aplicáveis ou use um Employer of Record para garantir a conformidade da sua empresa.
• Prepare-se para vários candidatos: as taxas de desemprego na Espanha são relativamente altas. Em 2013, o desemprego no país subiu para 26.09 % e depois caiu de forma constante, mas modesta. 2020 viram uma taxa de desemprego de 15.7 % no país, uma das taxas mais altas na Europa. Por esse motivo, sua empresa pode receber um número de candidaturas muito superior ao esperado, e você precisará de uma estratégia para lidar com esse volume.
• Aproveite a diversidade linguística da Espanha: cidades maiores na Espanha abrigam comunidades substanciais de estrangeiros. Se o seu trabalho precisa de funcionários bilíngues, serão altas as chances de encontrar alguém qualificado.

Do que uma empresa precisa para contratar na Espanha?

Contratar novos funcionários na Espanha pode ser um processo envolvido e demorado. Uma empresa que esteja se estabelecendo no país precisará primeiro estabelecer uma subsidiária ou trabalhar com uma organização empregadora profissional (PEO), também conhecida como Employer of Record (EOR).

A abertura de uma subsidiária na Espanha demanda muito tempo e trabalho – geralmente, de seis a oito semanas, no mínimo. A empresa precisa ser incorporada com um dos tipos de estrutura disponíveis. As opções incluem uma joint venture, um escritório representativo, uma filial ou uma sociedade anônima. Também é necessário definir se a incorporação será como empresa de responsabilidade limitada privada ou de capital aberto, e se o regime será ordinário, simples ou supersimples. As seguintes etapas devem ser cumpridas para abrir uma subsidiária:

• Definir a estrutura da empresa
• Escolher a forma de incorporação
• Investir um capital mínimo de 3,000 euros, no caso de uma empresa de responsabilidade limitada privada
• Obter uma certificação do Registro Mercantil
• Obter um número de identificação fiscal (NIF) provisório
• Abrir uma conta bancária na Espanha
• Apresentar uma declaração contra a lavagem de dinheiro e o financiamento de terrorismo
• Assinar e autenticar uma escritura pública
• Inscrever-se no Registro Comercial
• Nomear de três a 12 doze diretores, responsáveis por apresentar declarações financeiras anuais ao Registro Mercantil

No total, você precisará investir uma quantidade substancial de tempo e dinheiro no processo, além de se informar constantemente sobre as leis espanholas para subsidiárias.

Uma alternativa mais interessante, em muitos casos, é trabalhar com um Employer of Record. Um Employer of Record atua como o empregador legal, cuidando da parte administrativa – contratações e admissão – enquanto você escolhe quem trabalha para você. A empresa tem especialistas jurídicos e em folha de pagamento com amplo conhecimento da legislação espanhola para que você não precise se preocupar com a conformidade.

Contratar funcionários remotos na Espanha

Um dos desafios de contratar trabalhadores em outros países é que pode ser preciso fazer entrevistas remotas. Veja aqui algumas dicas para facilitar e otimizar esse processo:

• Ofereça agendamento flexível: se sua empresa controladora opera fora de outro país europeu, você pode ter uma pequena diferença de horário para lidar. Se está mais longe, é provável que você precise levar essa diferença em conta. Ter flexibilidade para coordenar as agendas será vantajoso para você e seus candidatos remotos.
• Priorize as comunicações verbais: a etiqueta comercial espanhola geralmente prioriza as comunicações orais. É comum que parceiros comerciais tenham conversas prolongadas, fechem negócios verbalmente e só depois usem essas conversas iniciais para preparar contratos formais por escrito. Ao contratar remotamente, conversas por escrito podem parecer mais convenientes do que entrevistas por vídeo. Para obter o máximo das entrevistas, pode ser interessante dar mais ênfase a chamadas de vídeo, que possibilitam conversas mais espontâneas e fluidas.
• Prepare-se e coordene: quando você não pode estar presente na Espanha para cumprimentar pessoalmente um candidato a emprego, é essencial causar uma forte impressão digital. Entrevistas remotas são uma via de mão dupla – seus candidatos avaliam como sua empresa se encaixa nos interesses deles da mesma forma que você avalia suas capacidades e seu potencial. Um cuidado específico com questões como a coordenação com os outros entrevistadores, perguntas preparadas com antecedência e familiaridade com a tecnologia usada na entrevista ajuda sua empresa a causar uma excelente primeira impressão.

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