O segredo para garantir que o trabalho remoto seja uma vantagem para a sua empresa é adotar uma política de trabalho remoto clara e detalhada. O que também é essencial para aumentar a produtividade e o sucesso da equipe.
Independentemente de circunstâncias globais que possam forçar sua empresa a trabalhar remotamente, ter uma política de trabalho remoto a ajudará a ser mais ágil e adaptável.
É importante observar que o trabalho remoto não é algo que surgiu com a pandemia global – era um modelo comum antes e continuará sendo algo que as empresas terão que adotar.
Dados do Departamento do Censo e do Departamento de Estatísticas de Trabalho dos EUA mostram que, de 2017 a 2018, 4.7 milhões de pessoas trabalhavam remotamente, o que representa cerca de 3.4% da força de trabalho do país. Trata-se de um aumento de 1%, ou 800,000 pessoas, em relação a 2015.
De acordo com a Global Workplace Analytics (GWA), de 2005 a 2018, o número de trabalhadores remotos cresceu 173%. A GWA também observa que, globalmente, mesmo antes da pandemia, “pesquisas mostravam continuamente que 80% dos funcionários gostariam de trabalhar em casa durante pelo menos parte do tempo.”
Uma política de trabalho remoto dá aos seus funcionários uma compreensão clara das expectativas da sua empresa para trabalhadores remotos. Criar sua política ajudará você a solidificar diretrizes, transformar suas equipes remotas e atrair talentos.
O que é uma política de trabalho remoto?
Uma política de trabalho remoto é um conjunto de orientações para funcionários que trabalham em casa ou fora do escritório.
O objetivo de uma política de trabalho remoto é gerenciar as expectativas dos funcionários desde o início e facilitar a promoção do engajamento e da produtividade.
[bctt tweet=”Uma política de trabalho remoto é um conjunto de diretrizes para funcionários que trabalham em casa ou em locais fora do escritório.” username=”globalpeo”]
Quais informações devem ser incluídas em uma política de trabalho remoto?
Segundo o portal de empregos Betterteam, uma política de trabalho remoto deve incluir as seguintes informações:
- Elegibilidade
Todos na sua empresa podem trabalhar em casa? Ou apenas algumas equipes? É essencial definir com clareza quais departamentos, equipes ou categorias de trabalhadores podem trabalhar em casa e com que frequência podem fazê-lo. O trabalho em casa deve crescer 8% até 2025. Ao criar sua política de trabalho remoto, determine quais cargos precisam necessariamente trabalhar no escritório. Prepare-se para dar exemplos da política de trabalho remoto sempre que solicitados. - Regras e políticas da empresa
Trabalhar em casa não isenta ninguém, independentemente do cargo ou da responsabilidade, de seguir as mesmas regras e políticas que eles seguiriam no escritório. É importante lembrar aos funcionários que eles têm de cumprir as normas existentes mesmo que estejam trabalhando em casa. Todas as regras e políticas da empresa, como as referentes a licenças médicas e férias, devem se aplicar ao trabalho remoto. Pode não ser preciso fornecer uma nova cópia do manual do funcionário, mas o manual é uma parte importante da criação de uma política de trabalho remoto. - Expectativas
Esta seção explicará o que você quer de seus funcionários em relação a desempenho, qualidade, produtividade e resultados. Você também deve explicar as ferramentas e recursos que serão fornecidos para ajudá-los a cumprir os padrões da empresa. Ela deve incluir informações sobre horário de trabalho e expectativas de desempenho. Alguma flexibilidade pode ser necessária, além de suavizar suas expectativas enquanto os funcionários acostumados ao escritório se adaptam ao modelo de trabalho em casa. - Comunicação
Esclareça como os funcionários devem se comunicar. Explique quais ferramentas de comunicação estarão disponíveis e como elas serão usadas. Forneça detalhes sobre como as reuniões serão feitas e em quais plataformas. Aqui você também pode explicar se usará comunicação assíncrona ou síncrona. A empresa deve ter uma forma de comunicação emergencial para o caso de problemas técnicos, quedas de energia ou outros imprevistos.
- Segurança
Certifique-se de que seus funcionários entendam a seriedade com que sua empresa leva a segurança cibernética. Relatórios mostram que violações de dados podem custar US$ 3.92 milhões por ano. Ao trabalhar remotamente, informações e dados confidenciais são compartilhados on-line. Seus funcionários devem saber que os dados estarão protegidos e conhecer os procedimentos para lidar com materiais sigilosos e confidenciais. Explique quais medidas serão tomadas para garantir a segurança das informações protegidas, como VPNs, redes seguras, senhas fortes e autenticação multifator para logins. Explique se os funcionários poderão usar os próprios dispositivos para trabalhar em casa ou se deverão usar dispositivos da empresa. - Seguro e responsabilidade
O que acontece se seus funcionários sofrerem um acidente enquanto trabalham remotamente? Você precisa saber, e eles também. Como funcionam as indenizações de seguro e quem é responsabilizado, de acordo com as políticas de trabalho remoto? Como lidar com o ônus da prova quando tudo é feito remotamente? Funcionários lesionados ao realizar trabalho remoto precisarão provar que sofreram a lesão durante o horário de trabalho e no cumprimento de suas obrigações. Descreva as etapas que eles deverão seguir e com quem entrar em contato.
Além dessas informações, também é preciso tratar de tópicos como:
- Direitos dos funcionários
Uma ótima maneira de garantir que funcionários felizes definam claramente seus horários de descanso, horários de alimentação, o processo de solicitação de dias de folga etc. As pessoas precisam saber quais são os seus direitos, tanto como funcionários quanto como trabalhadores remotos, e onde pode haver diferenças entre as duas classificações. - Missão e visão da empresa
Mesmo trabalhando em casa, sua equipe e o trabalho que fazem ainda representam sua empresa. Seus funcionários podem já conhecer a missão e a visão da empresa, mas podem acabar se esquecendo disso, assim como a maioria do treinamento recebido durante a admissão. Nunca é má ideia lembrá-los das metas da empresa e adaptar essa declaração ao modelo de trabalho remoto. - Resolução de conflitos
Quando as pessoas não interagem pessoalmente, os conflitos podem ser reduzidos porque o atrito é reduzido. Por outro lado, com a distância, as pessoas podem ter mais dificuldades para interpretar as outras, o que cria novos desafios. Mais de 80% dos trabalhadores remotos relatam algum tipo de conflito no trabalho que poderia afetar suas atividades diárias. Seus funcionários devem saber com quem podem falar e como proceder quando houver um conflito. O benefício de solucionar conflitos entre trabalhadores remotos é que é mais fácil manter as partes do conflito separadas sem prejudicar a dinâmica do trabalho. - Equipamento
Explique o equipamento necessário para cada função e se a empresa fornecerá essas ferramentas. Os funcionários serão reembolsados por compras ou devem receber os equipamentos antes de começar o trabalho? Ao criar uma política de trabalho remoto, pode ser preciso ter alguma flexibilidade para o caso de problemas técnicos. Sua equipe de TI pode até ter as respostas, mas é mais difícil diagnosticar problemas remotamente.
Como criar uma política de trabalho remoto adaptada à sua empresa?
Toda empresa é diferente, por isso, não existe uma solução única para todas. Para ajustar sua política de trabalho remoto, você deve considerar os seguintes fatores:
1. Metas da empresa
Uma política que reflita a missão e a visão da sua empresa ajudará a dar especificidade à sua abordagem ao trabalho remoto. Você pode aproveitar essa oportunidade para lembrar os funcionários sobre o objetivo de seu trabalho e explicar como atingir metas como uma empresa remota.
2. A cultura da sua empresa
Certifique-se de que a cultura da empresa seja refletida na política de trabalho remoto e assegure que os funcionários possam vivenciar essa cultura mesmo ao trabalhar remotamente. Benefícios como eventos on-line, jogos, orientação psicológica etc. podem ajudar a melhorar o bem-estar geral dos funcionários e agregar valor à cultura.
3. Flexibilidade
Este é um fator que caminha lado a lado com a cultura da empresa. Determine qual será seu nível de flexibilidade em relação a coisas como horário de trabalho e licenças remuneradas. É mais fácil criar uma política de trabalho remoto se você já souber quanta flexibilidade quer oferecer a seus funcionários. Observe que funcionários que trabalham remotamente podem ter dificuldade para alcançar e manter um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Leve isso em conta ao decidir o nível de flexibilidade que você estaria disposto a oferecer às equipes remotas.
4. Conheça a sua equipe
Você com certeza sabe em quais condições sua equipe trabalha melhor e quais são os recursos necessários para alcançar suas metas. Tenha isso em mente ao criar sua política e peça informações aos gerentes sobre as equipes que eles administram. Isso é ainda mais importante ao fazer a integração de novos funcionários que, devido a períodos de quarentena, lockdowns e escritórios fechados, você não conheceu pessoalmente. Pode ser difícil realmente conhecer alguém se suas interações são todas por e-mail ou mensagens de texto.
Cada equipe trabalha de uma forma, portanto, pedir detalhes sobre fluxo de trabalho e desempenho a todos os gerentes ajudará a criar uma política que seja adequada para todos os funcionários.
Quais são os benefícios de uma política de trabalho remoto?
Segundo um relatório da Upwork, mais de 57% das empresas dos Estados Unidos operam sem uma política de trabalho remoto. Antes da pandemia, elas não eram realmente necessárias, considerando que apenas 6% dos funcionários trabalhavam sempre em casa e mais de 75% sequer tinham essa opção. Porém, uma política de trabalho remoto só traz benefícios para sua empresa.
Vejamos alguns desses benefícios.
Clareza
Deixar de fornecer orientações adequadas sobre como lidar com processos e projetos diários pode prejudicar o moral dos funcionários, afinal, ninguém gosta de ficar pedindo instruções e esperando respostas constantemente. Quando sua política de trabalho remoto está clara para os funcionários, é mais fácil superar desafios – sejam os mais simples, como a forma de usar uma determinada plataforma de comunicação ou os mais complexos, como obstáculos existentes na execução de projetos. Essa clareza ajuda seus funcionários a ter mais foco e desempenho.
Comunicação simplificada
Empresas que adotam diretrizes para a comunicação remota se adaptam e crescem mais rapidamente. A comunicação é o primeiro passo para o sucesso em todos os aspectos dos negócios e, se não for eficaz, pode causar problemas significativos.
A melhor maneira de gerar envolvimento e melhorar o desempenho dos funcionários em um ambiente de negócios remoto é fazer com que todos sintam que fazem parte da estrutura. Para isso, é importante fornecer as melhores ferramentas aos funcionários e orientá-los sobre como se comunicar de maneira respeitosa e eficaz.
Paul Burrin, vice-presidente da Sage People, declarou à Workplace que “Uma comunicação bilateral constante, objetiva, eficaz e personalizada é fundamental para manter os funcionários informados. Assim, eles ficam por dentro do que está acontecendo e podem tirar dúvidas ou dar feedback em tempo real.”
Quando você capacita seus funcionários a trabalhar em qualquer lugar com estratégias de comunicação eficazes em vigor, você está derrubando barreiras para sua organização e garantindo que sua empresa seja capaz de superar desafios futuros.
[bctt tweet=”De acordo com um relatório da Upwork, mais de 57 % das empresas nos EUA operam sem uma política de trabalho remoto.” username=”globalpeo”]
Mais flexibilidade e produtividade
Segundo uma pesquisa global do International Workspace Group (IWG), 85% dos trabalhadores remotos afirmam que políticas de trabalho remoto flexíveis aumentaram sua produtividade.
Como citamos anteriormente, se seus funcionários souberem com clareza quais são as regras da empresa em relação à flexibilidade em coisas como horário de trabalho e períodos de descanso, seu desempenho será melhor. Por exemplo, quando trabalhadores que têm filhos conhecem as políticas de trabalho remoto da empresa, eles conseguem planejar o dia com menos estresse, o que se traduz em funcionários mais felizes e produtivos.
Melhor engajamento dos funcionários
Ter uma política de trabalho remoto mostra a seus funcionários que você assumiu o compromisso de criar um ambiente de trabalho melhor. Quando enxergam esse compromisso, é mais provável que os funcionários o retribuam e se dediquem mais.
É comum encontrarmos empresas que ignoram a importância do envolvimento dos funcionários. Uma escolha deliberada por promover o envolvimento reduz a rotatividade de funcionários, o que resulta em menos despesas a longo prazo.
Um estudo da USI Insurance Services revelou que a rotatividade de funcionários custa de seis a nove meses de salário, em média. Sempre que uma empresa substitui um funcionário que recebe US$ 60,000 por ano, por exemplo, ela pode gastar entre US$ 30,000 e US$ 45,000 em recrutamento e treinamento.
Melhor processo admissional
Em um mundo de negócios preferencialmente remoto, o processo admissional se tornou uma parte crucial – e mais desafiadora – do ciclo do funcionário na empresa. É preciso haver uma estrutura sólida para possibilitar o sucesso dos seus funcionários remotos, e uma política de trabalho remoto facilita muito a criação dessa estrutura.
De acordo com a Society for Human Resource Management (SHRM), empresas com processos admissionais ruins não fazem mais que preparar os funcionários para sair rapidamente da equipe.
Amy Hirsh Robinson, diretora da consultoria The Interchange Group em Los Angeles, declarou à SHRM: “A admissão é o momento mágico em que novos funcionários decidem se vão se envolver com a empresa ou não.” Embora o processo seja desafiador no ambiente remoto, ele é ainda mais importante quando não há nenhuma interação em pessoa.
Atrair os melhores talentos globais
Ter uma política de trabalho remoto é um indicativo de uma empresa séria, comprometida com seus funcionários. Esses detalhes fazem toda a diferença quando os melhores talentos avaliam sua empresa.
Talentos internacionais podem ter receio de trabalhar em empresas globais remotas porque sua carreira e sucesso dependem de que empresa tenha uma abordagem formal e estruturada ao trabalho remoto.
Criar uma política de trabalho remoto é apenas uma das etapas para contratar funcionários internacionais e crescer globalmente. A mentalidade certa em relação ao trabalho remoto pode permitir que você construa uma empresa confiável, respeitável e sem fronteiras.
Uma política de trabalho remoto pode ajudar sua empresa a crescer globalmente?
A resposta é simples: sim. O mundo totalmente remoto em que vivemos hoje tem servido para muitas empresas contratarem funcionários internacionais, inclusive para empregos locais. Não pense em uma política de trabalho remoto como algo necessário para passar pela pandemia, mas sim como um projeto para o futuro da sua empresa.
Estabelecer uma estrutura para trabalhadores remotos pode ser o primeiro passo em direção a uma empresa mais ágil e adaptável, capaz de fazer negócios em qualquer lugar do mundo, seja qual for o fuso horário.
Qual é a melhor forma de garantir a conformidade em uma empresa remota?
Muitas empresas ainda veem a expansão global como uma série de obstáculos que envolvem o registro junto às autoridades locais, a criação de uma entidade jurídica internacional e o tratamento da conformidade global. No entanto, existem soluções que podem capacitar o crescimento global e remoto e simplificar o processo, como um Employer of Record (EOR).
O modelo de Employer of Record foi criado para ajudar empresas como a sua a crescer globalmente, eliminando os obstáculos entre seu potencial local e global. O Employer of Record tem entidades globais que lidam com folha de pagamento, impostos, benefícios e Recursos Humanos 100% em conformidade.
Você mantém controle total sobre a gestão enquanto contrata em qualquer lugar do mundo, de forma rápida e fácil. Saiba mais sobre como um Employer of Record pode ajudar sua empresa a se tornar uma empresa global remota.
