Ao fazer a expansão da sua empresa para a Polônia, você formará equipes de funcionários responsáveis por tocar o dia a dia dos negócios. Essas equipes formam a espinha dorsal de suas operações, trabalhando consistentemente para ajudar sua empresa a alcançar seus objetivos. O número de funcionários poloneses aumentou constantemente nas últimas duas décadas, de 9.9 milhões em 2003 para 13 milhões em 2020. Trabalhadores autônomos e contratados adicionam mais 3 milhões de pessoas à força de trabalho a cada ano.
Se sua empresa trabalha com prestadores de serviços além dos funcionários, você precisará cumprir algumas responsabilidades essenciais. O primeiro é garantir que você classifique seus prestadores de serviços corretamente, pesquisando a lei para determinar quais critérios qualificam os trabalhadores como prestadores de serviços. Depois de estabelecer um relacionamento com seus prestadores de serviços, você também precisará saber a maneira correta de pagá-los, pois os processos padrão de folha de pagamento que você usa para seus funcionários não se aplicarão. Pagar seus contratados corretamente ajuda a garantir uma relação de trabalho harmoniosa de longo prazo que permite que sua nova equipe polonesa prospere. Felizmente, pagar um prestador de serviços polonês é relativamente simples quando você sabe como esses pagamentos devem funcionar.
Qual é a diferença entre funcionários e contratados independentes?
As diferenças entre contratar um funcionário e trabalhar com um contratado se resumem principalmente à folha de pagamento e aos impostos. Quando sua empresa contrata funcionários, você é responsável pela retenção de impostos sobre folha de pagamento e contribuições de previdência social de seus contracheques e pelo pagamento de impostos do empregador em fundos de previdência social do governo. Você também geralmente oferece benefícios como férias, planos de aposentadoria e folga remunerada. Por outro lado, quando você faz parceria com prestadores de serviços independentes, você não retém ou paga impostos ou contribuições para a previdência social, nem fornece benefícios relacionados ao emprego aos prestadores de serviços.
Além disso, as leis trabalhistas polonesas se aplicam aos funcionários, mas geralmente não se aplicam aos contratados. Os prestadores de serviços provavelmente estarão isentos das leis de horas extras e salário mínimo, por exemplo.
Em geral, embora nem sempre, os contratados independentes podem comandar um salário muito maior do que os funcionários, em parte para compensar o fato de que eles devem pagar seus próprios impostos sobre folha de pagamento e ficar sem seguro de saúde fornecido pelo empregador, folgas pagas, pensões de aposentadoria e outros benefícios.
Critérios para classificar funcionários vs. contratados
Como na maioria dos países, a Polônia tem requisitos rigorosos que determinam se uma empresa pode classificar trabalhadores como funcionários ou contratados. Isso geralmente tem a ver com quanto controle a empresa tem sobre o trabalho, como o que os trabalhadores fazem e como fazem, bem como como como os trabalhadores são pagos, quem fornece suprimentos e se a empresa oferece algum benefício.
O que esses critérios significam na prática? Geralmente, eles significam que os funcionários trabalham em tempo integral ou meio período para uma única empresa, recebem instruções e gestão dessa empresa, trabalham horas ditadas pelo empregador por semana, fazem parte da folha de pagamento do empregador e recebem os benefícios de emprego necessários. Por outro lado, prestadores de serviços independentes operam com base em projetos ou licitações, gerenciam seu próprio trabalho e tempo, não fazem parte da folha de pagamento da empresa, pagam seus próprios impostos e muitas vezes trabalham para vários clientes em projetos específicos. Os prestadores de serviços geralmente enviam faturas para o trabalho concluído em vez de receber contracheques e pagam seus próprios impostos e contribuições para a previdência social.
Em outras palavras, os contratados são autônomos, enquanto os funcionários trabalham diretamente para a empresa. Os prestadores de serviços normalmente têm um grande portfólio de clientes, e sua empresa é apenas um deles.
Essas distinções entre funcionários e contratados independentes existem para impedir que as empresas aproveitem seus trabalhadores, tratando-os como funcionários, mas classificando-os como contratados para evitar fornecer os benefícios necessários aos funcionários.
Por que as empresas devem classificar e pagar seus contratados cuidadosamente
Se sua empresa trabalha com prestadores de serviços independentes, você não fornecerá benefícios e não pagará impostos sobre a folha de pagamento nem contribuirá para programas sociais em nome deles. As restrições por hora que se aplicam aos seus funcionários não se aplicam aos seus prestadores de serviços, para que eles possam trabalhar horas extras sem ter direito ao pagamento de horas extras. Esse acordo é altamente favorável para muitos empregadores, simplificando sua logística e reduzindo suas despesas.
Em alguns casos, as empresas classificam erroneamente os funcionários como contratados independentes. A classificação incorreta dos trabalhadores dessa forma traz sérios riscos. Se os tribunais determinarem que os trabalhadores classificados como contratados são funcionários, a empresa pode ser responsabilizada pelo valor de anos de impostos retroativos e pelo pagamento de horas extras e folgas remuneradas. Essas despesas acumuladas podem arruinar um orçamento operacional e gerar desafios jurídicos e logísticos significativos.
No entanto, em muitos casos, o trabalho que uma empresa precisa ter feito é genuinamente um trabalho contratado, e a parceria com prestadores de serviços independentes faz mais sentido. Portanto, sua empresa precisará saber como contratar e pagar prestadores de serviços em conformidade com a lei.
Contratação de um contratado independente na Polônia
Como em muitas partes do mundo, o trabalho contratado na Polônia está em ascensão, especialmente em certas indústrias. Relações de trabalho em áreas como tecnologia da informação e trabalho de gig economy muitas vezes exigem contratos de negócios a negócios, em vez de contratos de trabalho tradicionais.
Na Polônia, embora os funcionários tradicionais tenham contratos de código trabalhista e proteções de acordo com a lei trabalhista polonesa, os contratados têm contratos entre empresas conhecidos como acordos de lei civil. De acordo com acordos de lei civil, os trabalhadores funcionam como contratados ou autônomos. Os contratos contratam trabalhadores para realizar tarefas específicas e operam fora das leis trabalhistas que geralmente se aplicam aos funcionários poloneses.
Na Polônia, os critérios especificados no Código do Trabalho são úteis para determinar se um trabalhador é um contratado ou um funcionário. O Código do Trabalho Polonês estipula vários critérios diferentes que as empresas devem usar para diferenciar seus contratados de seus funcionários. Os trabalhadores geralmente são funcionários em vez de contratados se atenderem aos seguintes critérios:
- Eles realizam trabalhos de um tipo especificado.
- Eles realizam esse trabalho sob supervisão direta do empregador.
- Eles executam o trabalho no local e horário que o empregador determina.
- A relação de trabalho é relativamente contínua.
Por outro lado, os trabalhadores que realizam seus trabalhos com supervisão direta mínima do empregador, escolhem quando e onde trabalham e assumem uma série de projetos de curto prazo de sua escolha têm mais probabilidade de serem classificados como contratados.
Requisitos que regem o pagamento do contratado na Polônia
A lei polonesa não tem muitos requisitos sobre como as empresas devem pagar seus contratados. Para comparação, considere os requisitos que regem a remuneração dos funcionários.
Na Polônia, os funcionários têm direito a receber salários, benefícios e proteções específicos de acordo com as leis trabalhistas polonesas. Eles devem trabalhar apenas oito horas por dia, 40 horas por semana. Eles podem trabalhar horas extras além dessas horas, embora o empregador deva aprovar as horas extras, e as horas extras não podem exceder 150 horas por ano. Os empregadores devem remunerar os funcionários por suas horas extras com 150 a 200 % do salário padrão dos funcionários ou folgas adicionais. Os funcionários também devem receber um salário mínimo de pelo menos PLNzł18.30 por hora ou PLNzł2,800 por mês.
Além disso, os funcionários na Polônia devem receber dias 20 de férias 26 pagos, dependendo de quanto tempo eles passaram empregados ou na escola. O período de licença remunerada também inclui quatro dias de licença médica que os funcionários podem usar conforme necessário, e os funcionários são elegíveis para até 33 dias de licença médica remunerada se tiverem uma nota médica certificada. Os funcionários também devem receber feriados públicos 13 remunerados e licença maternidade ou paternidade para o nascimento de uma criança.
Se uma empresa na Polônia desejar demitir funcionários, os funcionários devem receber aviso prévio e indenização. Se o contrato for indefinido, a decisão exige motivos para rescisão que se sustentariam no tribunal trabalhista. O período de aviso depende do tipo de contrato e da duração do serviço dos funcionários. O pagamento da indenização também normalmente depende da duração do tempo de serviço dos funcionários na empresa.
Além disso, as empresas na Polônia devem pagar à Instituição Nacional de Seguro Social (ZUS) em nome de seus funcionários. O empregador pode fazer pagamentos equivalentes a até 22.14% do pagamento bruto de cada funcionário. Em contraste, os próprios funcionários pagam apenas cerca de 14% de sua remuneração bruta.
A maioria desses requisitos se aplica apenas aos funcionários. Os relacionamentos com prestadores de serviços não estão vinculados pela maioria das leis trabalhistas e não têm direito a receber benefícios da ZUS, folgas remuneradas ou um período de aviso prévio à rescisão.
No passado, muitos contratados independentes também ganhavam significativamente abaixo do salário mínimo. No entanto, uma 2017 emenda legal especifica que o salário mínimo da Polônia para funcionários também se aplica a contratados. O objetivo desta lei é proteger os contratados independentes contra a exploração, garantindo que as empresas não classifiquem erroneamente seus funcionários como contratados apenas para economizar dinheiro em salários pagos.
Práticas fiscais para contratação de contratados na Polônia
Ao trabalhar com prestadores de serviços independentes na Polônia, você não os adicionará à sua folha de pagamento nem pagará impostos sobre a folha de pagamento. No entanto, você pode querer saber os detalhes da lei fiscal para que possa entender as obrigações fiscais de seus contratados.
contribuições para previdência social;
A maioria dos contratados independentes deve contribuir para a ZUS, mesmo que seus empregadores não sejam responsáveis por contribuir em seu nome. As contribuições são para o seguro de aposentadoria, seguro de pensão por invalidez, seguro de saúde e, às vezes, seguro de lesões no local de trabalho. As contribuições do seguro de saúde são de responsabilidade do contratado. Estudantes com menos 26 de anos não precisam pagar os fundos obrigatórios de seguro social ou de saúde. Se os prestadores de serviços independentes fazem contribuições para a ZUS depende do acordo de lei civil específico que eles têm.
Ao formar equipes internacionais na Polônia, esteja ciente de que você pagará aos seus contratados a remuneração total sem reter nenhuma parte do pagamento pelas contribuições da ZUS. Sua organização também não pagará impostos sobre a folha de pagamento para a ZUS em nome dos seus contratados.
Imposto de renda
Na Polônia, prestadores de serviços e funcionários calculam seu imposto de renda de forma diferente. O imposto de renda polonês aplica-se apenas a funcionários e prestadores de serviços com 26 idade a partir de anos, a menos que façam PLNzł85,528 ou mais por ano, que é cerca de US$23,165 ou cerca de EUR€19,005. Funcionários poloneses 26 com renda de até para PLNzł85,528 pagar uma alíquota de imposto 17 percentual. Aqueles cujas rendas excederem esse limite estão sujeitos a uma alíquota de imposto 32 percentual. Em contraste, os prestadores de serviços pagam uma taxa de imposto fixa de 19 %.
Formas de pagar prestadores de serviços na Polônia
Determinar a melhor maneira de pagar funcionários e contratados internacionais é muitas vezes um desafio. Ao trabalhar com prestadores de serviços independentes, você precisará ter um processo estabelecido para pagá-los corretamente e no prazo. Aqui estão alguns formatos de pagamento comuns e se eles são apropriados para pagar seus contratados independentes.
- Serviços de folha de pagamento: com prestadores de serviços, você não fará pagamentos por meio da sua folha de pagamento porque seus prestadores de serviços não fazem parte da sua folha de pagamento. Somente seus funcionários fazem parte da sua folha de pagamento, onde você remove as retenções necessárias dos contracheques e paga os impostos necessários sobre a folha de pagamento. Em vez de processar pagamentos de prestadores de serviços por meio da folha de pagamento, peça aos prestadores de serviços que enviem faturas para o trabalho e processem os pagamentos por meio do departamento de contas a pagar. No entanto, algumas empresas de serviços de folha de pagamento têm estruturas que permitem que você pague seus contratados independentes usando seus serviços. Esses serviços podem ser caros e nem sempre suportam operações globais.
- Bancos: sua empresa pode considerar trabalhar com um banco para pagar prestadores de serviços independentes. No entanto, alguns bancos poloneses podem não trabalhar com uma empresa que não tenha se registrado oficialmente na Polônia, e a papelada e os requisitos associados à abertura de uma conta bancária podem tornar essa opção impraticável.
- Serviços de transferência de dinheiro: os serviços de transferência de dinheiro permitem que sua empresa envie fundos para as contas bancárias de seus contratados. Se você criou uma subsidiária na Polônia, já terá uma conta bancária para transferir fundos através do seu departamento de contas a pagar. Esse processo é uma excelente opção para pagar prestadores de serviços na Polônia porque é relativamente rápido e conveniente, permitindo que você reduza atrasos e mantenha uma boa relação de trabalho com seus prestadores de serviços independentes. Os serviços de transferência de dinheiro também oferecem muitas vezes várias opções de método de transferência, limites de transferência altos e segurança confiável. No entanto, esteja ciente de que você provavelmente incorrerá em taxas de transferência de moeda se pagar prestadores de serviços em moeda diferente da polonesa z. Essas taxas geralmente são porcentagens, portanto, grandes transferências podem custar mais.
- Trabalhando com um parceiro de contratação: se você trabalha com um parceiro de contratação, muitas vezes você simplifica significativamente seus processos de pagamento de prestadores de serviços. Um parceiro confiável pode ajudá-lo a contratar seus prestadores de serviços legalmente e pagá-los rapidamente, com precisão, na moeda local e de uma forma que cumpra as regulamentações polonesas.
Construir equipes internacionais na Polônia com a Globalization Partners
Quando você estiver pronto para expandir suas operações comerciais para a Polônia e estiver considerando contratar talentos em tempo integral da Polônia, trabalhe com a Globalization Partners. Usando nossa plataforma abrangente e orientada por IA, simplificamos o processo de contratação e pagamento dos membros da sua equipe polonesa para garantir pagamentos corretos e oportunos e economizar tempo da sua empresa.
Solicite uma proposta para nossa Global Employment Platform hoje mesmo ou entre em contato para saber mais.
