Expandir com sucesso sua empresa para o Canadá exige contratar uma força de trabalho local talentosa e navegar pelas complexas regulamentações fiscais e de folha de pagamento do país. Compreender as contribuições estatutárias, retenção de impostos e requisitos de relatórios é fundamental antes que você possa pagar sua equipe em conformidade.

Principais aspectos da folha de pagamento no Canadá

Administrar a folha de pagamento no Canadá envolve conformidade com as leis federais e provinciais/territoriais. Os principais componentes incluem retenção de imposto de renda, contribuições para a previdência social e regras específicas de relatórios.

Retenção de imposto de renda do Canadá

O Canadá usa um sistema tributário progressivo nos níveis federal e provincial. Os empregadores devem reter o imposto de renda dos ganhos dos funcionários e enviá-lo à Agência de Receita do Canadá (CRA). A partir de julho de 2025, as faixas de imposto de renda federal são:

• 15% em renda até CAD 57,692
• 20.5% em renda acima de CAD 57,692 até CAD 115,384
• 26% em renda acima de CAD 115,384 até CAD 178,867
• 29% em renda acima de CAD 178,867 até CAD 252,987
• 33% em renda acima de CAD 252,987

Além do imposto federal, os empregadores também devem reter o imposto de renda provincial ou territorial, que varia significativamente por jurisdição.

Contribuições de previdência social no Canadá

As contribuições obrigatórias para a previdência social são deduzidas de cada salário. Estes são principalmente programas federais, com uma exceção notável para Quebec.

• Plano de pensão do Canadá (CPP): oferece benefícios de aposentadoria, incapacidade e sobrevivência. Para 2025, a taxa de contribuição do funcionário e do empregador é de 5.95% dos ganhos previdenciáveis, até um máximo anual.
• Seguro de emprego (IE): oferece apoio temporário de renda para situações que incluem perda de emprego, doença ou gravidez. Para 2025, a taxa de contribuição do funcionário é de 1.66%, e o empregador contribui 1.4 vezes com esse valor (2.324%), até um máximo anual.
• Planos específicos de Quebec: empresas com funcionários em Quebec devem contribuir para o Plano de Pensão de Quebec (QPP) e o Plano de Seguro Parental de Quebec (QPIP) em vez dos programas federais CPP e EI. Eles têm taxas e máximos de contribuição diferentes.

Frequência da folha de pagamento e contracheques do Canadá

Os padrões de emprego da província definem a frequência mínima de pagamento, que normalmente é quinzenal ou quinzenal. Ciclos de pagamento mensais são incomuns e muitas vezes não estão em conformidade. Cada declaração de pagamento ( contracheque) deve detalhar claramente o período de pagamento, ganhos brutos e líquidos, horas trabalhadas, taxa de pagamento e uma lista detalhada de todas as deduções, incluindo impostos, CPP/QPP e EI/QPIP.

Opções de folha de pagamento no Canadá para empresas

As empresas têm três opções principais para gerenciar a folha de pagamento no Canadá:

• Folha de pagamento interna: depois de estabelecer uma subsidiária no Canadá, uma empresa pode gerenciar a folha de pagamento internamente. Essa abordagem oferece controle direto, mas requer investimento significativo em conhecimento local para garantir a conformidade com regulamentações complexas e multicamadas.
• Fornecedor de folha de pagamento local: uma empresa pode contratar um fornecedor de folha de pagamento canadense para processar pagamentos. Embora isso descarregue algumas tarefas administrativas, o empregador de registro permanece legalmente responsável por todos os cálculos e conformidade.
• Parceiro Employer of Record (EOR): a parceria com um Employer of Record global como G-P permite que você contrate e pague funcionários no Canadá sem estabelecer uma entidade local. O Employer of Record lida com todos os aspectos da folha de pagamento, impostos, benefícios e conformidade, mitigando riscos e acelerando sua entrada no mercado.

Como configurar a folha de pagamento tradicional no Canadá

Se você optar por não usar um Employer of Record, configurar a folha de pagamento requer várias etapas:

1. Incorporar uma pessoa jurídica, seja federalmente ou em uma província específica.
2. Obtenha um número comercial (BN) do CRA (ou um número empresarial de Quebec (NEQ) se estiver operando em Quebec).
3. Abra uma conta do programa de folha de pagamento (conhecida como conta RP) com o CRA.
4. Registre-se com órgãos provinciais conforme necessário, como o Workplace Safety and Insurance Board (WSIB) em Ontário.
5. Estabelecer um processo para calcular com precisão as retenções, fazer remessas oportunas e emitir contracheques em conformidade para cada período de pagamento.

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