Allmänna dataskyddsförordningen (GDPR)-efterlevnad: Allt HR-team behöver veta​​ ​

Viktiga takeaways​​ ​

• Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR), eller allmänna dataskyddsförordningen (GDPR), antogs i 2018 i EU för att stärka datasäkerhetsåtgärder och integritetsrättigheter.​​ ​
• HR ledare ansvarar för att upprätthålla den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) efterlevnad inom arbetsplatser, där medarbetare delar med sig av känslig information i alla skeden av kompetenslivscykeln.​​ ​
• G-P :s Global Employment Platform ™ (global anställningsplattform) är utformad för att stödja globala efterlevnadsbestämmelser, inklusive allmänna dataskyddsförordningen (GDPR).​​ ​

HR ledare samlar in privat data under hela anställds livscykel, från att verifiera en kandidats arbetslivserfarenhet till att underhålla företagsarkiv. Medan dataintrång från konsumenter får medieuppmärksamhet, behandlar HR-avdelningar data som är lika känsliga. Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR), eller allmänna dataskyddsförordningen (GDPR), är en lag i hela Europeiska Unionen utformad för att skydda anställdas personuppgifter.​​ ​

Det finns böter och avgifter för bristande efterlevnad av allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Tillsynsmyndigheter skickar in i genomsnitt 360+ anmälningar om intrång per dag. Sedan lagen om allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) trädde i kraft 2018 har myndigheter samlat in över EUR 7.58 B i kollektiva böter.​​ ​

G-P :s agent Global Employment Platform ™ (global anställningsplattform) effektiviserar hela anställd livscykel och har allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) efterlevnad inbyggd för att skydda gränsöverskridande arbetskraft och anställd data. Den här guiden beskriver vad HR ledare behöver veta om allmänna dataskyddsförordningen (GDPR), från anställd datarätt till efterlevnads bästa praxis.​​ ​

Laglig anställd databehandling enligt allmänna dataskyddsförordningen (GDPR)​​ ​

Att upprätthålla den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) efterlevnad för HR kan kännas överväldigande. Här är några av de viktigaste elementen att beakta vid insamling och bearbetning av anställddata:​​ ​

Medarbetarnas samtycke till datadelning​​ ​

Enligt EU-rätten måste samtycke ges frivilligt, specifikt, informerat och otvetydigt. Anställda kan frukta negativa karriärkonsekvenser om de vägrar att dela viss data. Detta skapar en maktobalans som gör samtycke på arbetsplatsen juridiskt ogiltigt i många situationer. Det kan också stoppa verksamheten om en anställd återkallar samtycke till en avgörande operation, såsom lönehantering.​​ ​

Arbetsplatsövervakning och anställd övervakning​​ ​

Enligt allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) ska övervakning av arbetsplatsen vara nödvändig, praktisk och skydda anställd integritet. Tangentloggare, kontinuerliga webbkameraflöden och minut-för-minut-spårning faller utanför dessa riktlinjer. Anställda behöver också vara medvetna om hur de övervakas innan övervakningen påbörjas.​​ ​

Lagliga skäl för datainsamling och delning​​ ​

Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) godkänner specifika användningsområden för anställd datadelning, såsom att genomföra ett anställningsavtal, betala ut löner eller hantera förmåner. Anställdas uppgifter kan också användas för juridiska ändamål, inklusive skatter, socialförsäkring och andra obligatoriska deklarationer.​​ ​

Särskilda kategorier av anställd data​​ ​

Enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) har känslig anställd information, inklusive journaler, biometriska uppgifter och fackföreningsmedlemskap ytterligare skydd. Arbetsgivare kan endast använda denna information under mycket specifika omständigheter, till exempel för att kontrollera om en anställd är arbetsför eller för att fastställa berättigande till sjuklön. I dessa fall bör de samla in och lagra minsta möjliga data, samtidigt som de säkerställer att de är noggrant skyddade.​​ ​

Gränsöverskridande anställd dataöverföring​​ ​

Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) har specifika regler för delning HR data över globala huvudkontor, molnplattformar och delade servicecenter. Enligt artikel 45 i den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) får personuppgifter endast överföras till godkända länder som uppfyller EU:s standarder för dataskydd. Om ett land inte är godkänt behöver arbetsgivare ytterligare dataskydd och dokumentation.​​ ​

Det finns också ett specifikt ramverk för dataskydd mellan EU och USA för dataöverföringar till amerikanska organisationer. Organisationer måste vara certifierade för att ta emot HR-data, samarbeta med europeiska dataskyddsmyndigheter och förse anställda med tydliga integritetspolicyer.​​ ​

Lokala arbetslagar och föreskrifter​​ ​

Enligt artikel 88 i den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) kan varje land i EU skapa ytterligare regler för hantering av anställd data genom nationella lagar eller kollektivavtal. Till exempel har Tysklands federala dataskyddslag (BDSG) specifika regler om hur anställds data får användas för att upprätta, fullgöra och avsluta avtal.​​ ​

I Frankrike finns ytterligare lagstiftning kring övervakning av arbetsplatsen och anställdas rätt att koppla bort sig utanför arbetstid. Italien har också strikta regler kring enhetsövervakning och förbjuder arbetsgivare att undersöka anställdas politiska och religiösa övertygelser. Företag som verkar globalt måste följa både den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och dessa landsspecifika regler.​​ ​

allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och mänskliga resurser: En uppdelning​​ ​

Att upprätthålla den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) efterlevnad kan kännas skrämmande på grund av regelverkets bredd. För att göra det enklare bryter artikel 5 i denna lagstiftning ner sju grundläggande dataskyddsprinciper i handlingsbara riktlinjer för HR-team. Som en påminnelse kräver särskilda kategoriuppgifter, såsom hälsouppgifter, biometriska uppgifter, etnicitetsuppgifter, religionsuppgifter eller fackföreningsuppgifter, starkare skyddsåtgärder enligt artikel 9.​​ ​

Den här tabellen innehåller all information du behöver för att skydda ditt teamdata:​​ ​

allmänna dataskyddsförordningens (GDPR) princip​​ ​	Typ av uppgifter​​ ​	HR-ansökan​​ ​	Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder (TOM)​​ ​
Laglighet, rättvisa och transparens​​ ​	Namn, kontaktuppgifter, roll, kontrakt, lön, skatteuppgifter, bankuppgifter, adress.​​ ​	HR tillhandahåller ett tydligt integritetsmeddelande och registrerar den tillämpliga rättsliga grunden enligt artikel 6 för varje användning. Förklara vilka uppgifter som används, varför de behövs, vem som tar emot dem och hur länge de sparas.​​ ​	Använd tydliga meddelanden, ett register med laglig grund, granskningsdatum och chefens godkännande. Håll enkla bevis för allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) efterlevnad och gör notiser lätta att hitta.​​ ​
Ändamålsbegränsning​​ ​	Lön, bankuppgifter, skatteuppgifter, roll, arbetstider, kontrakt.​​ ​	Använd HR-data endast för det syfte som först förklarades. Löneuppgifter kan inte återanvändas för försäljnings- eller kommersiell analys eller för dold eller oanmäld övervakning. Nya användningsområden behöver en tydlig syfteskontroll innan arbetet påbörjas.​​ ​	Håll en ändamålskarta för allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och personalens arbetsflöden. Blockera ogodkända exporter, kräv godkännande för ny rapportering och granska instrumentpaneler för missbruk.​​ ​
Dataminimering​​ ​	Ansökningsblankett, CV, namn, kontaktuppgifter, roll, intervjuanteckningar.​​ ​	HR samlar endast in rollrelevant information om arbetssökande och inte data för säkerhets skull. Fråga bara det som behövs för att rekrytera, anställa, betala, hantera och stödja personen.​​ ​	Använd korta formulär, obligatoriska fält, standardmallar och vägledning för rekryteringschefer. Ta bort oanvända fält och undvik fritextfrågor som inbjuder till extra personlig information.​​ ​
Noggrannhet​​ ​	Namn, adress, kontaktuppgifter, bankuppgifter, kontaktperson vid nödsituation, roll.​​ ​	Tillhandahåll en självbetjäningsportal så att anställda snabbt kan uppdatera bankuppgifter och adresser. Använd lämplig identitetsverifiering och ändringsloggar innan viktiga ändringar träder i kraft.​​ ​	Skicka påminnelser om uppdateringar, validera viktiga fält, bekräfta känsliga ändringar och för ändringsloggar. Begränsa redigeringsrättigheter och kontrollera snabbt avvisade eller misslyckade uppdateringar.​​ ​
Lagringsbegränsning​​ ​	Kontrakt, ansökningsblankett, CV, löneuppgifter, skatteuppgifter, adress, åtkomstloggar.​​ ​	Spara HR-register endast när det behövs. Automatisk radering eller anonymisering sker efter att den tillämpliga juridiska, avtalsenliga och anspråksrelaterade lagringsperioden löpt ut. Spara inte gamla filer utan anledning.​​ ​	Använd lagringsscheman, systemaviseringar, låsta arkiv, godkännande av borttagning och anonymiseringsregler. Granska undantag och dokumentera varför en fil sparas längre.​​ ​
Integritet och sekretess​​ ​		Skydda HR-data från förlust, läckor, missbruk och obehörig åtkomst. Ge endast åtkomst till personer som behöver det för sitt jobb och ta bort åtkomsten när roller ändras.​​ ​	Använd rollbaserade åtkomstkontroller (RBAC), flerfaktorsautentisering (MFA), kryptering på fältnivå, säker överföring, granskningsloggar och personalutbildning. Testa åtkomsten regelbundet och agera på varningar.​​ ​
Ansvarighet​​ ​		Upprätthåll och uppdatera regelbundet artikel 30 -registret över bearbetningsaktiviteter (ROPA). Tilldela ägare, dokumentera beslut, spåra risker och granska kontroller så att HR kan visa vad de gör och varför.​​ ​	Namnge processägare, spara godkännanden, granska kontroller, registrera undantag och kör regelbundna revisioner. Uppdatera register när system, leverantörer, syften eller lagringsperioder ändras.​​ ​

Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) HR checklista för personalverksamhet​​ ​

Ledare måste vidta specifika åtgärder i varje skede av den anställda livscykeln för att upprätthålla den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) efterlevnad för HR. Den här checklistan beskriver exakt vad du behöver göra för att skydda anställds datasekretess, från rekrytering till efteranställning.​​ ​

Steg i kompetensens livscykel​​ ​	Steg för att upprätthålla den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) efterlevnad​​ ​
Kandidatförmedling och rekrytering​​ ​	Standardisera jobbansökningsformulär.​​ ​ Beskriv hur artificiell intelligens används i anställningsprocesser.​​ ​ Utfärda kandidaters integritetsmeddelanden.​​ ​ Säkert samtycke för kompetenspooler, med en lagringsgräns på 3–6 månader.​​ ​ Begränsa bakgrundskontroller till lagstadgade roller.​​ ​
Onboarding och aktiv anställning​​ ​	Distribuera interna integritetsmeddelanden för anställda.​​ ​ Separera läkarintyg från andra uppgifter.​​ ​ Använd konsekvensbedömningar för dataskydd (DPIA) som övervakningsverktyg.​​ ​ Konfigurera behörigheter för rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC).​​ ​ Möt begäranden om åtkomst till data från registrerade (DSAR) i tid.​​ ​
Uppsägningsprocess och retention​​ ​	Återkalla åtkomst till IT/HR-systemet på sista dagen.​​ ​ Flytta avgående filer till krypterade arkiv.​​ ​ Använd automatiska raderingsscheman för tidigare skattereskontra.​​ ​
Styrning och säkerhet​​ ​	Föra årliga register över bearbetningsaktiviteter (ROPA).​​ ​ Utse en dataskyddsombud (DPO) vid behov.​​ ​ Uppfylla giltiga begäranden om radering av data.​​ ​ Skapa ett protokoll för intrångsmeddelanden 72timmar.​​ ​

Hur G-P stödjer allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) efterlevnad​​ ​

Säkerhet och efterlevnad är inbäddade i G-P :s agent Global Employment Platform ™ (global anställningsplattform). Plattformen är utformad för att stödja allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) inom HR, med automatiserade datalagringsscheman, rollbaserade behörigheter och granskningsloggar. G-P integreras även sömlöst med humankapitalhanteringsverktyg som Workday, ADP och SAP, vilket hjälper till att eliminera datafragmentering och dubbletter.​​ ​

Så här stöder G-P allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) efterlevnad:​​ ​

• Rollbaserade åtkomstkontroller (RBAC) definierar tydliga operativa gränser i hela organisationen för att skydda åtkomst till känslig information och arbetsflöden.​​ ​
• Flerfaktorsautentisering (MFA) skyddar dina konfidentiella arbetskraftuppgifter.​​ ​
• Ramverket för styrning av artificiell intelligens är ISO/IEC 42001 -certifierat för ansvarsfull hantering av utveckling, driftsättning och övervakning av tekniker för artificiell intelligens.​​ ​
• Genom kontinuerlig utvärdering säkerställer vi att tester, efterlevnad och integritet är i linje med internationella standarder för säkerhet och efterlevnad.​​ ​

Att upprätthålla den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) efterlevnad stödjer strategisk tillväxt genom att främja förtroende. Detta skyddar ditt företags rykte, håller din organisation flexibel och attraherar nya kompetenser. Kontakta oss eller boka en demo idag för att se hur du kan bygga ditt globala team i 180+ länder i enlighet med G-P.​​ ​