Guide till anställande i Kina

Som världens näst största ekonomi kan Kina vara en attraktiv plats för företag i andra länder som vill expandera. Oavsett om du vill öppna ett nytt försäljningskontor, en tillverkningsanläggning eller ett forskningscentrum måste du anställa medarbetare i Kina som de ska kunna gå med i ditt team. Vi kommer att förklara anställningsmetoder i Kina för att hjälpa dig med denna process.

Observera att medan Hongkong är en del av Kina är detta en speciell administrativ region med egna anställningslagar och affärspraxis. Om du är intresserad av att anställa medarbetare i Kina, se vår guide för att anställa medarbetare i Hongkong. För andra städer och regioner i landet hjälper den här guiden dig att förstå hur du anställer kinesiska medarbetare.

Vad du bör känna till innan du anställer i Kina

Innan du börjar anställa nya medarbetare i Kina vill du ha en grundlig förståelse för arbetsrätten i Kina. Låt oss ta en titt på några av de viktigaste sakerna som arbetsgivare bör känna till innan de anställer kinesiska anställda. Tänk på att att arbeta med en registrerad arbetsgivare kan få dig att slippa lära dig alla nyanser av kinesisk arbetsrätt.

1. Språk som talas

Kina är ett mångfaldigt land med ungefär 56 etniska grupper och nära 300 levande språk som för närvarande talas. Det officiella språket i Kina och det mest talade språket i Kina är standardmandarin, även kallad standardkinesiska, som bygger på Beijing-dialekten mandarin. Efter engelska är mandarin det näst mest talade språket i världen.

Detta är språket många kinesiska företag kommer att använda för att kommunicera, även om företag i olika regioner kan arbeta på sin regionala dialekt av kinesiska. I östra Kina exempelvis kan du stöta på Wu-dialekten av kinesiska. Företag i engelsktalande länder kommer att uppskatta det faktum att omkring 10 miljoner människor i Kina talar engelska, även om detta är en ganska liten andel av den totala befolkningen. Du bör undersöka regionen där du planerar att rekrytera och ta reda på vilket språk eller dialekt som är vanligast där så att du kan anlita en översättare om det behövs.

2. Anställningsavtal

Anställningsavtal som krävs enligt lag i Kina. När du anställer någon i Kina måste du visa dem ett avtal och se till att de går med på det och undertecknar det innan arbetet påbörjas. Avtalet bör innehålla den anställdes och företagets identifieringsinformation, arbetsbeskrivningen och anställningsvillkoren, däribland ersättningen i kinesiska Yuan Renminbi och de förmåner de kommer att få.

Se till att du konsulterar en expert på arbetsrätt i Kina för att säkerställa att ditt avtal innehåller alla nödvändiga bestämmelser. Om du arbetar genom ett mellanhandsföretag kan de tillhandahålla sitt format för att skapa ett kontrakt eller arbeta med dig för att skapa ett juridiskt överensstämmande  kontrakt och hjälper dig att ange tydliga förväntningar på dina anställda.

3. Arbetstimmar och minimilön

Arbetsrätt dikterar att anställda inte får arbeta mer än åtta timmar om dagen och inte mer än 44 timmar i veckan i genomsnitt. Ett standardschema för de flesta kontor är att vara öppen från 8:00 a.m till 6:00 p.m., med anställda som bryter i två timmar mitt på dagen för lunch. När en anställd arbetar övertid under arbetsveckan ska de få minst 1.5 gånger sin normala lön. På lediga dagar går detta minimum upp till två gånger deras normala lön, och på helgdagar är det tre gånger deras normala lön.

Det finns ingen universell minimilön i Kina. Istället är det upp till provinser, kommuner och autonoma regioner att fastställa sina egna minimilöner. Peking har för närvarande den högsta minimilönen i Kina, och den ligger på 24 yuan per timme. Landsbygdsområden tenderar att ha lägre minimilönekrav än storstadscentra. Det finns inget lagkrav på att erbjuda dina kinesiska anställda en årlig bonus, men de flesta anställda kommer att förvänta sig det. Det är vanligt att ge en trettonde månadsbonus varje år.

4. Lagstadgade förmåner

I Kina har anställda rätt till fem typer av försäkringar:

• Sjukförsäkring
• Arbetslöshetsförsäkring
• Arbetstagares ersättning
• Föräldrapenning
• Pensionsplan

En annan lagstadgad förmån är bostadsfonden som hjälper anställda att spara pengar för att köpa en bostad.

Både anställda och arbetsgivare måste bidra till dessa fonder. Bidragssatserna varierar beroende på var ditt företag ligger och hur mycket dina anställda tjänar. Du kanske vill erbjuda högre avgifter till en anställds bostadsfond eller andra förmåner som går utöver baskraven för att locka till dig toppkompetens du vill rekrytera, i synnerhet om du ska kunna övertyga dem att lämna sitt nuvarande jobb för att börja jobba på ditt företag.

5. Semester och obligatorisk ledighet

Det finns sju helgdagar där anställda har rätt till en betald ledig dag för att fira. Om någon av dessa helgdagar infaller på en lördag eller söndag kommer anställda fortfarande att få en ledig dag från arbetet under arbetsveckan. Utöver dessa obligatoriska helgdagar ger arbetsgivare ofta sina anställda lite extra ledighet kring kinesiska nyåret. En extra dag eller två runt en semester gör att anställda kan resa för att besöka familj eller vänner.

Kinesisk lag ställer även minimikrav för att erbjuda anställda semesterledighet, även om dessa minimikrav är lägre än i många andra länder. Därför kanske du vill erbjuda semesterledighet som överstiger lagkraven. Hur mycket betald ledighet en anställd får  beror på hur många år de har arbetat.

Efter att ha arbetat i ett år får de anställda minst fem dagars betald ledighet. Efter 10 år går detta minimum upp till 10 dagar. Efter 20 års arbete bör en anställd få minst 15 dagars ledighet. Om en medarbetare avslutar året med outnyttjad ledighet och inte vill föra över den måste du betala dubbla deras dagslön för varje outnyttjad ledighetsdag. Anställda får även sjukfrånvaro, vilket kan sträcka sig från några månader till två år beroende på den anställdes arbetshistorik och tjänstgöringstid på ditt företag.

Kostnaden för att anställa en medarbetare i Kina

Att rekrytera nya anställda är en ekonomisk investering, oavsett var det är du anställer. Det finns några oundvikliga kostnader involverade i anställningsprocessen, men dessa kostnader är värda det när du hittar den perfekta kandidaten att anställa för ditt team. När du anställer i Kina för första gången kommer du att stöta på ett antal extra kostnader i samband med anställningen. Allt som allt bör du avsätta budget för:

• Etablera ditt företag: Du kan inte direkt anställa medarbetare i Kina som utländsk arbetsgivare, så du måste etablera ett kontor eller dotterbolag till ditt företag där. Det mest populära alternativet för utländska företag är ett helt utlandsägt företag (wholly foreign-owned enterprise, WFOE). Att etablera ett WFOE innebär vanligtvis att man anlitar en advokatbyrå för att hantera komplexiteten i denna process.
• Partnerskap med en FESCO: Om du föredrar att inte etablera en juridisk affärsenhet i Kina måste du istället samarbeta med en Employer of Record eller, som det anses i Kina, ett Foreign Enterprises Service Company (FESCO). Att samarbeta med en tredje part som registrerade arbetsgivare kostar mycket men kommer att spara dig mycket tid och andra utgifter.
• Att anställa via en rekryteringsbyrå kan hjälpa dig att identifiera kvalitetskandidater i Kina och påskynda anställningsprocessen, men naturligtvis innebär partnerskap med en rekryteringsbyrå en kostnad.
• Betala din anställningskommitté: Om du inte arbetar med en rekryteringsbyrå kan du istället hantera anställning internt med en anställningskommitté. Din kommittés tid som spenderas på anställningsprocessen kommer att vara en betydande del av dina anställningskostnader.
• Resa till Kina: Om du skickar en anställningskommitté eller andra teammedlemmar till Kina för att skapa ett kontor där eller genomföra intervjuer måste du budgetera för resekostnader.
• Anställa en översättare: Du kommer sannolikt att behöva en översättare för att hjälpa dig med flera steg i expansions- och anställningsprocessen. För att hjälpa till att främja en pågående relation mellan ditt företag och dina kinesiska medarbetare bör du överväga att anställa en flerspråkig medarbetare som kan hjälpa båda grupperna att kommunicera med varandra.
• Annonsering av lediga jobb: Att publicera din jobbannons på olika jobbtavlor kan också lägga till lite till dina rekryteringskostnader. Det finns emellertid några webbplatser där du kan göra inlägg gratis.
• Genomföra bakgrundskontroller: Om du behöver utföra bakgrundskontroller av något slag för att verifiera en sökandes referenser kan detta också lägga till dina totala anställningskostnader.
  Vad behöver ett företag för att anställa medarbetare i Kina?

Det finns några viktiga saker du behöver ha på plats innan du kan börja anställa nya medarbetare i Kina. Detta omfattar:

• En juridisk affärsnärvaro: Du måste etablera ditt företag i Kina innan du kan anställa medarbetare. De tre huvudalternativen är ett samriskföretag (joint venture, JV), representationskontor (representative office, RO) och ett helt utlandsägt företag (WFOE). De flesta företag kommer att behöva etablera ett helt utlandsägt företag, vilket är en ganska utdragen process i Kina.
• Registreringar: Som en del av upprättandet av din WFOE behöver du en företagslicens, organisationskod, skatteregistrering, socialförsäkringsregistrering och statistisk registrering.
• Licenser eller tillstånd: Som med många andra länder i Kina kan du behöva skaffa specialiserade tillstånd eller licenser för att du ska kunna bedriva verksamhet i specifika branscher eller bedriva viss affärsverksamhet. Se till att du konsulterar en lokal expert för att säkerställa att du har alla nödvändiga behörigheter du behöver.

Om du samarbetar med en registrerad arbetsgivare  för att anställa dina anställda behöver du inte ha något av dessa på plats och kan hoppa direkt till att anställa direkt.

Steg för att anställa i Kina

Låt oss nu vända vår uppmärksamhet till hur man anställer i Kina. Denna process följer en rad grundläggande steg som du troligtvis är van vid i ditt hemland. Vissa aspekter av processen kan emellertid vara lite annorlunda när du anställer internationellt i Kina.

1. Dela jobbannonser

Skapa först en platsannons för alla lediga tjänster du vill fylla och lägg upp dem på olika ställen online, däribland webbplatser för allmänna platsannonser och alla platsannonser som är skräddarsydda för din bransch. Den mest populära plats i Kina kallas 51job. Zhaopin och ChinaHR är två andra populära alternativ. Kinas motsvarighet till LinkedIn har även tagit fart de senaste åren. Var du än lägger upp din jobbannons, se till att annonsen är på vanlig kinesiska eller, för regionala webbplatser, den lokala dialekten eller språket.

2. Utvärdera ansökningar

Därefter bör du utvärdera ansökningarna som kommer in för att skapa en lista över de mest kvalificerade kandidaterna. Kinesiska arbetssökande fokuserar vanligtvis på sitt CV snarare än kombinationen av ett CV och ett personligt brev, så de kan inkludera mer information om sin arbetshistorik på sina CV:er. Kinesiska meritförteckningar innehåller vanligtvis även en hel del personuppgifter som du inte kommer att se på meritförteckningar i västerländska länder, såsom arbetssökandens födelsedatum, var de föddes och deras civilstånd.

3. Utför intervjuer

När du har identifierat dina toppkandidater kan du börja schemalägga intervjuer. Om du anställer medarbetare på distans i Kina kanske du vill genomföra dessa intervjuer via ett videosamtal. Tänk på att Kinas brandvägg möjligtvis inte tillåter vissa appar eller webbplatser, så du måste se till att du använder en videosamtalstjänst som är tillgänglig i både ditt land och Kina. Du måste även tänka på tidsskillnaden när du schemalägger virtuella intervjuer. Trots sin storlek delar hela Kina en tidszon: China Standard Time.

4. Gör erbjudanden

Du kan välja att göra flera intervjuronder eller använda andra metoder för att komma fram till de bästa kandidaterna för ett jobb. När du har valt dina toppkandidater, kontakta dem för att erbjuda dem en plats på ditt företag. Nu är det dags att förhandla om saker som lön och förmåner. Kom ihåg att anställningsavtalet är obligatoriskt i Kina, så du måste även skapa ett anställningsavtal som återspeglar alla villkor du har diskuterat och låta den anställde skriva på det.

5. Onboarda dina potentiella kandidater

Nu kan du välkomna dina nyanställda till ditt team genom att låta dem fylla i alla nödvändiga papper för att fastställa lönehanteringen och lägga till dem i dina interna företagssystem. Om du arbetar med en registrerad arbetsgivare behöver du inte gå igenom allt det här pappersarbetet eftersom den registrerade arbetsgivaren kommer att vara den som onboardar din nyanställning och sköter lönehanteringen för dem. Den registrerade arbetsgivaren kan även säkerställa att allt detta sker enligt lagen och följer kinesisk lag.

Anställ medarbetare i Kina med Globalization Partners

Om du är redo att börja anställa medarbetare i Kina och du vill hoppa över den omfattande tid och utgifter som krävs för att lagligt etablera ditt företag i landet, erbjuder Globalization Partners en idealisk lösning. Vi har en närvaro i Kina och 186 andra länder över hela världen, så vi kan fungera som din registrerade arbetsgivare vart du än väljer att expandera till. Vi kommer att verka som den registrerade arbetsgivaren för dina kinesiska anställda och se till att alla aspekter av deras anställning följer lagen, så att du kan fokusera på att hjälpa ditt företag att lyckas och se till att denna nya strävan sker på ett framgångsrikt sätt. Begär ett förslag för att lära dig mer.