Spaniens läckra kök, medelhavsstränder, historia, musik och traditioner har gjort detta europeiska land till ett favoritresmål bland turister i flera årtionden. Spanien är lika attraktivt för företag som söker expandera internationellt på grund av sin höga nivå av utveckling, snabba tillväxt, stora ekonomi och omedelbara tillgång till Europeiska unionen samt anslutna marknader i Mellanöstern, Nordafrika och Latinamerika.
Innan man expanderar i Spanien behöver man som företag få tillförlitlig information om tillämpliga krav i samband med avtal samt skatt, lön, förmåner och andra viktiga överväganden. Denna guide för att anställa medarbetare täcker detaljerna och erbjuder några tips för att anställa i Spanien.
Vad du bör känna till innan du anställer i Spanien
Innan du lägger till nya anställda i ditt team i Spanien bör du lära dig grunderna i fråga om avtal, löneskatt och övriga krav i samband med anställning. Här är en del överväganden att ha i åtanke.
1. Kontraktsanställning
Det första du ska veta när det gäller anställning i Spanien är att företag måste iaktta vissa lagar som styr uppsägningstid och krav i samband med uppsägning. För varje anställd måste ett företag också utarbeta och underteckna ett skriftligt avtal som innehåller följande avsnitt:
- Befattning
- Kompensation
- Förmåner
- Provanställning, i förekommande fall
- Skäl till uppsägning
- Uppsägningskrav
Spanska lagar tillåter en två månaders provanställning för de flesta nyanställda och en sex månaders provanställning för kvalificerade tekniker. Under provanställningen kan företaget säga upp en anställd i fall anställningsförhållandet inte fungerar som det ska.
Vid tillsvidareanställningsavtal utan provanställning är det vissa regler som begränsar företags möjlighet att säga upp sina anställda. Ett företag får i allmänhet säga upp ett avtal under följande omständigheter:
- Den anställde avgår frivilligt.
- Arbetsgivare och anställd kommer tillsammans överens om uppsägningen.
- Anledningen till uppsägning anges i avtalet som skäl till uppsägning
- Företaget kan motivera skäl till disciplinär uppsägning
- Företaget säger upp flera anställda på samma gång av tekniska, ekonomiska, produktionsrelaterade eller organisatoriska skäl
- Annan objektiv, rättsligen tillåtlig anledning till uppsägning
I praktiken innebär dessa krav att när en anställd presterar illa i en roll så ingår företaget vanligtvis en överenskommelse med denna anställd om att upplösa avtalet. Om ett företag säger upp en anställd på ett orättvist sätt, kommer det att få betala avgångsvederlag. Avgångsvederlaget som betalas för oskälig uppsägning uppgår vanligtvis till mellan 20 och 33 dagars lön, inklusive genomsnittliga bonusar och provisioner för varje år som arbetstagaren varit anställd. Om man som arbetsgivare vill säga upp sin anställd omedelbart, måste man också betala en extra månadslön som avgift för att inte ha lämnat något varsel.
2. Lönehantering och skatt
I Spanien måste företag betala en socialförsäkringsskatt för var och en av sina arbetstagare. Den skatten motsvarar i allmänhet 29.9 procent av den anställdes lön upp till 4,070.10 euro.
Affärsverksamheter i Spanien måste dessutom betala lokal och nationell skatt, inklusive följande:
- Skatt på filialers vinst
- Kapitalskatt
- Inkomstskatt för företag
- Fastighetsskatt
- Överlåtelseskatt
- Mervärdesskatt (moms)
- Övrig lokal skatt
Momssatsen är 21 procent och bolagsskattesatsen är 25 procent.
Dessutom kommer ditt företags anställda att vara föremål för Spaniens progressiva inkomstskatt som ökar med en arbetstagares lön. Icke-spanska medborgare omfattas dessutom av krav på innehållande av skatt som spänner alltifrån 19 procent i utdelningar och ränta till 24 procent i royalties.
Anställda som inte är spanska medborgare kan ansöka om att få hamna under Beckham-lagen, vilket kommer att ge dem möjlighet till en fast sats för sin personliga inkomstskatt (IRPF) på 24 procent i upp till sex år. Detta är den anställdes ansvar.
3. Lön och arbetstimmar
Standardarbetsveckan i Spanien består av 40 arbetstimmar, även om många företag väljer att förkorta den tiden till 37 eller 38 timmar. Arbetsgivare får också distribuera denna tid som de själva vill under året, varvid en del veckor har mer än 40 timmar och en del har färre, förutsatt att det relevanta kollektivavtalet godkänner överenskommelsen.
Övertid är möjligt och anställda kan få sin övertidskompensation antingen som extra lön eller som extra ledighet inom fyra månader. Betald övertid får dock inte överskrida 80 timmar om året såvida inte ovanliga omständigheter motiverar det.
Från december 2020och med har den spanska regeringen satt minimilönen till 950 euro per månad. Denna siffra är dock tillfällig och kan komma att förhöjas inom ramen för en ambitiös plan på att öka minimilönen till 60 procent av landets genomsnittliga lön. Det kan även hända att kollektivavtal föreskriver högre minimilöner inom vissa branscher.
Spanien ställer inga krav på specifika årliga bonusar eller så kallade ”trettonde månadslöner”, även om många säljaravtal inkluderar bonusar och provisioner.
4. Ledighet
Spanien erkänner 10 nationella helgdagar och fyra regionala eller lokala helgdagar, så i regel har samtliga regioner i Spanien 14 dagars betald ledighet i samband med helgdagar. Flera provinsiella helgdagar är också viktiga, så se till att forska om din region och ta reda på vilka ytterligare dagar som firas.
Dessutom måste arbetsgivare i Spanien bevilja 22 arbetsdagars eller 30 kalenderdagars årlig betald ledighet. Det framgår av respektive kollektivavtal. Dessa dagar kan inte betalas som tilläggskompensation, så anställda har en rejäl motivering till att ta hela sin betalda ledighet.
Spansk lagstiftning beviljar ingen separat sjukfrånvaro. I stället får man som anställd minst 60 procent av sin vanliga lön under den tid de man är borta från jobbet på grund av sjukdom eller skada. De specifika beloppen beror på aktuell bransch, villkoren i gällande kollektivavtal samt den anställdes befattning. Företaget måste betala den anställde direkt och sedan erhålla socialförsäkringsersättning. En sjukfrånvaro kan vara i upp till 18 månader vid behov innan den underkastas vidare granskning. Anställda i Spanien får även ta betald ledighet i samband med olika familjerelaterade omständigheter:
- Upp till 15 dagar i samband med bröllop
- Två dagar i samband med ett dödsfall i familjen
- En eller två dagar i samband med flytt
- Tre till fyra dagar i samband med en familjemedlems sjukdom
Dessutom kan gravida anställda i Spanien ta 16 veckors betald mammaledighet, med upp till 10 veckor före födseln och minst sex veckor efteråt. Efter att den betalda ledigheten utlöpt får den anställde ta ytterligare ett års obetald ”barnpassningsledighet” och vara förvissad om att hennes gamla befattning kommer fortfarande att vara tillgänglig när hon återvänder. Hon får också ta en andra obetald barnpassningsledighet, men då kommer hennes befattning inte längre att vara garanterad.
Fäder får också ta pappaledigt i upp till 30 dagar samt få denna tid förlängd ifall komplikationer uppstår under födseln.
Dessutom har båda föräldrarna rätt till betald ledighet efter att barnet fötts. Amningsledigheten består av 15 arbetsdagar till dess att barnet är nio månader gammalt och kan tas ut på tre olika sätt:
- vara borta från jobbet en timme varje dag
- lätta på sitt arbetsschema
- 15 dagars ledighet i rad
5. Lagar mot diskriminering och restriktioner
Spansk lagstiftning förbjuder uttryckligen diskriminering i samband med anställning och sysselsättning – ett företag får inte diskriminera mot jobbkandidater utifrån något av följande:
- Ålder
- Kön
- Rastillhörighet
- Etnicitet
- Sexuell läggning
- Civilstånd
- Social ställning
- Religion
- Politisk övertygelse
- Fackmedlemskap
- Funktionshinder
Dessutom, om en arbetsgivare har fler än 50 anställda, måste 2 procent av dessa anställda vara funktionshindrade.
Spaniens insatser mot diskriminering omfattar bland annat en begränsning av företags möjlighet att genomföra straffrättsliga bakgrundskontroller på arbetssökande. En arbetsgivare får inte kontrollera det centrala belastningsregistret för att se om en jobbkandidat har fått några fällande domar, även om det inte finns någon lag som förbjuder kandidaten från att frivilligt avslöja denna information.
Kostnad för att anställa en medarbetare i Spanien
Att anställa en ny medarbetare i Spanien medför både förskottskostnader och dolda kostnader. Här är en del av de faktorer som du måste överväga allteftersom du gör upp en budget för din anställningsprocess.
- Platsannonser
- Arbetstimmar som ägnas åt att granska och intervjua arbetssökande
- Lönehantering
- Skatt
- löner
- Förmåner
- bonusar
- försäkring
De flesta spanska medarbetare får sin huvudsakliga sjukförsäkring genom det nationella sjukförsäkringsprogrammet, men arbetsgivare tillhandahåller ofta tilläggsförsäkring. De flesta chefer får till exempel kompletterande sjuk- och livförsäkring från sina arbetsgivare.
Kostnaderna för att anställa medarbetare i Spanien kommer troligen också att variera avsevärt från bransch till bransch på grund av de olika krav som framgår av respektive kollektivavtal.
Anställningspraxis i Spanien
Att anställa någon i Spanien kan påminna en hel del om hur du går tillväga för att anställa en ny medarbetare i ditt eget land. Observera dock en del nyansskillnader som det är värt att ha i åtanke:
- Spanska är Spaniens officiella språk, och nästan 94 procent av befolkningen talar spanska. Det näst vanligaste språket är katalanska, varvid 15 procent av folket talar katalanska som antingen första- eller andraspråk. Det är bara cirka 11 av befolkningen som talar engelska. Ditt företag bör använda spanska i all sin kommunikation gällande anställning. Att åta dig att lära dig och använda spanska visar att ditt företag värdesätter sina nya anställda och vill få dem att känna sig inkluderade. Du bör använda euro i dina avtal och erbjudanden för både tydlighets och inkluderings skull.
- Undvika personliga frågor: För att förhindra uppkomsten av olaglig diskriminering bör företag i allmänhet undvika alltför personliga frågor i sina arbetsintervjuer. Det kan vara bra att avstå från att be om personlig information som är irrelevant för arbetsuppgifterna i fråga samt från att ställa frågor som skulle kunna leda till diskriminering. Ditt företag kan ställa vilka som helst frågor som är objektiva, rimliga och aktuella med tanke på befattningen.
- Fokusera på att bygga relationer: Spanska affärsallianser kan vara mycket relationsorienterade. Det kan vara bra att ägna tid åt att lära känna kandidater innan du inleder affärer samt vara beredd på livliga samtal som en naturlig del av god affärssed när dina potentiella anställda diskuterar arbetsrelaterade frågor.
Viktiga tips om hur man anställer i Spanien
Här är en del ytterligare steg till att anställa personal i Spanien som ditt företag kanske vill överväga:
- Dubbelkontrollbestämmelser: Den spanska arbetsrätten är mycket reglerad och mindre felsteg kan vara oerhört kostsamma. Kontrollera ditt arbete för att se till att du följt alla tillämpliga lagar, eller så kan du samarbeta med en Employer of Record för att säkerställa ditt företags efterlevnad.
- Förbered dig för många sökande: Arbetslösheten i Spanien är relativt hög. År 2013 steg arbetslösheten i landet till 26.09 procent och sjönk sedan stadigt men blygsamt. 2020 såg en arbetslöshet på 15.7 procent i landet, en av de högsta i Europa. Därför kan det hända att ditt företag får in ett mycket högre antal arbetssökande än vad du förväntat dig, så ni måste utveckla strategier för att kunna hantera så stora volymer.
- Dra nytta av Spaniens språkliga mångfald: Större städer i Spanien är hem för stora samhällen av utländska medborgare. Om ditt arbete kräver tvåspråkiga anställda så har du stora chanser att hitta någon kvalificerad.
Vad behöver ett företag för att anställa medarbetare i Spanien?
Att anställa nya medarbetare i Spanien kan vara en engagerad och tidskrävande process. Ett företag som bara etablerar sig i landet måste först starta ett dotterbolag eller arbeta med en professionell arbetsgivarorganisation (PEO), även känd som en Employer of Record (EOR).
Att upprätta ett dotterbolag i Spanien kräver en hel del tid och ansträngning – vanligtvis minst sex till åtta veckor. Ni måste inkorporera er som en specifik typ av bolag. Alternativ omfattar bland annat samriskföretag, representationskontor, filialkontor eller aktiebolag. Ni måste dessutom välja huruvida ni ska inkorporera er som privat eller publikt aktiebolag samt i vanlig, förenklad eller extra förenklad ordning. Ett företag som upprättar ett dotterbolag måste vidta följande åtgärder:
- Bestämma företagsstruktur.
- Välja metod för inkorporering.
- Betala ett investeringskapital om minst 3,000 euro om ni väljer privat aktiebolag.
- Erhålla certifiering från handelsregistret (Registro Mercantil Central).
- Erhålla ett provisoriskt skatte-ID-nummer (NIF).
- Öppna ett spanskt bankkonto.
- Skicka en försäkran om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism.
- Underteckna er stiftelseurkund och få den legaliserad av en notarie.
- Registrera er hos handelsregistret.
- Ange mellan tre och 12 styrelseledamöter som måste inlämna årsredovisningshandlingar hos handelsregistret.
På det hela taget måste du investera en hel del tid och pengar i processen och upprätthålla en god förståelse för Spaniens lagar i fråga om dotterbolag.
Ett mer tilltalande alternativ, i många fall, är att arbeta med en Employer of Record. En Employer of Record fungerar som juridisk arbetsgivare och sköter det administrativa arbetet i samband med anställning och onboarding, medan du väljer vem som får arbeta för dig. De erbjuder flera experter inom juridiska frågor och lönehantering som har ingående kunskaper i spansk företagsrätt så att du inte behöver oroa dig över att upprätthålla efterlevnaden.
Anställa medarbetare på distans i Spanien
En av utmaningarna med att anställa medarbetare internationellt är att du kan behöva intervjua arbetssökande på distans allteftersom olika affärsangelägenheter kräver din närvaro här och var. Här är ett par tips som kan hjälpa dig att rationalisera och optimera processen:
- Erbjud flexibel schemaläggning: Om ditt moderbolag verkar från ett annat europeiskt land kan du ha en liten tidsskillnad att kämpa med. Om ditt hemland är längre bort behöver du dock troligen tänka på att tidsskillnaden är stor. Dina kandidater på distans kommer att uppskatta all form av flexibilitet du kan erbjuda i termer av att anpassa dig till deras scheman.
- Prioritera verbal kommunikation: Spanska affärsetikett prioriterar ofta muntlig kommunikation. Det händer ofta att affärspartner har långdragna diskussioner, ingår överenskommelser muntligt och inte upprättar några formella skriftliga avtal utifrån dessa inledande diskussioner förrän ett bra tag senare. När du anställer på distans kan skriftliga utbyten verka smidigare än videointervjuer. För att få ut så mycket som möjligt av dina intervjuer, kan det vara bra att istället fokusera mer av din energi på videosamtal där du kan ha längre flytande samtal.
- Förbered och samordna: När du inte kan vara närvarande i Spanien för att hälsa en jobbkandidat personligen, blir det viktigt att göra ett starkt digitalt intryck. En intervju på distans är en tvåvägsprocess – din kandidat avgör hur lämplig du själv är för hens egna intressen precis som du bedömer hens förmågor och potential. Att tänka på saker som till exempel att koordinera dig med eventuella medintervjuare, förbereda frågor i förväg och göra dig bekant med din teknik för att undvika förseningar hjälper ditt företag att ge ett utmärkt första intryck.
Bygg ett internationellt team med Globalization Partners
Kontakta Globalization Partners för att i samband med dina globala anställningsstrategier dra fördel av effektivitet och efterlevnad. När du är redo att expandera i Spanien kan vår helhetslösning förse dig med de tekniska verktyg du behöver för att ha framgång. Vi kan de spanska tillsynsrättsliga kraven både utan och innan, och vår sofistikerade plattform ger oss möjlighet att rationalisera de byråkratiska detaljerna i samband med anställning och onboarding av nya medarbetare. På så sätt kan du fokusera på dina centrala verksamhetskompetenser och på att lägga grunden för ett robust team.
Begär offert idag eller kontakta oss för att få veta mer om våra tjänster som Employer of Record.
