Storhertigdömet Luxemburg är ett av världens minsta länder och har en befolkning på bara 626,000. Men detta pyttelilla land attraherar internationella företag som söker expandera. Luxemburg har upprepade gånger rankats etta på Open for Business lista över världens mest marknadsorienterade länder. En del faktorer som bidrar till denna utmärkelse är landets rimliga byråkrati, beskattning och tillverkningskostnader samt dess transparenta och vederhäftiga myndighetsrutiner. Luxemburg må undgå en del företags uppmärksamhet men det är onekligen värt att överväga när det gäller expansion.
Om du funderar på att börja anställa i storhertigdömet måste du först förstå vissa anställningsrutiner i Luxemburg. Kom igång med den här guiden för att anställa medarbetare i Luxemburg.
Vad du bör känna till innan du anställer i Luxemburg
Innan du börjar anställa i detta affärsvänliga land måste du förstå tullagstiftningen samt vissa egenskaper hos arbetskraften som kommer att påverka ditt sätt att rekrytera och anställa luxemburgare. Låt oss titta på några av de viktigaste saker som internationella arbetsgivare bör veta innan de börjar anställa nya medarbetare i Luxemburg.
1. Luxemburgska arbetskraften
Trots dess oansenliga storlek är Luxemburg ett blandat land – särskilt när det gäller dess arbetskraft. Det beror på att cirka 200,000 arbetstagare i Luxemburg pendlar till jobbet från grannländerna Frankrike, Belgien och Tyskland, där de bor. Dessa gränsöverskridande arbetstagare, som även kallas för gränsarbetare, utgör cirka 45 procent av den inhemska sysselsättningen i Luxemburg. Det finns också ett stort antal invandrare i arbetskraften. Sammanlagt består cirka 70 procent av arbetskraften i Luxemburg av gränsöverskridande pendlare och invandrare, vilket gör de infödda luxemburgarna till en minoritet i arbetskraften.
Arbetskraften i Luxemburg är dessutom oerhört kompetent. I World Economic Forums (WEF) 2017 globala rapport om humankapital (Global Human Capital Report), hamnade Luxemburg i den översta fjärdedelen bland de 130 länder som tagits med i rapporten. De fyra tematiska dimensioner som WEF fokuserade på var kapacitet (capacity), implementering (deployment), utveckling (development) och know-how i varje land. Luxemburg utmärkte sig främst inom know-how på grund av den utbildningsnivå och de färdigheter som landets arbetskraft besitter.
Enligt den luxemburgska staten är följande några av landets viktigaste näringslivssektorer:
- finans och ”fintech”
- rymdteknik
- biovetenskap
- fordonstillverkning
- ”ren teknik”
- logistik
- bygge
En del andra viktiga branscher omfattar stål, jordbruk och turism.
2. Språklig mångfald
Luxemburgs mångfald är uppenbar i dess språkliga variation och flerspråkighet. Luxemburgska är det nationella språket, men enligt landets utbildningsministerium är det bara 77 procent av befolkningen som talar luxemburgska, medan 98 talar franska, 80 procent talar engelska och 78 procent talar tyska. Franska och tyska betecknas även som administrativa språk vid sidan av luxemburgska. Andra vanliga språk i landet är bland annat portugisiska samt en del slaviska och nordiska språk.
Den luxemburgska staten noterar att det språk man kan förvänta sig att höra bland arbetsstyrkan beror på sammanhanget. Franska är vanligast, särskilt inom handel samt hotell- och restaurangbranschen, varefter följer luxemburgska, tyska, engelska och portugisiska. Engelska har blivit ett dominerande affärsspråk eftersom det fungerar som en så kallad ”lingua franca”, ett vanligt språk mellan folk med olika modersmål. Det är vanligast inom bank- och industrisektorn, liksom i EU-institutionerna i landet.
Om ditt företag är vant vid att kommunicera på något av de språk som är vanliga i Luxemburg så lär även din kommunikation med kandidater i Storhertigdömet bli en relativt sömlös upplevelse. Det kan dock hända att du behöver en översättare som hjälper till med att översätta din stiftelseurkund och bolagsordning till ett av Luxemburgs administrativa språk.
3. Skatter och social trygghet
Luxemburg rankas tvåa i världen på grund av sin fördelaktiga skattemiljö som bidrar till dess goda rykte som ett affärsvänligt land. Men det betyder inte att det alltid är lätt att beräkna anställdas skatt. Den höga andelen luxemburgska anställda som är medborgare i andra länder innebär viss extra komplexitet för arbetsgivare, som är ansvariga för att avdra anställdas skatt och socialavgifter.
Personer som är bosatta i Luxemburg betalar inkomstskatt och socialförsäkring. Skattesatser är progressiva och tar hänsyn till en anställds inkomstspann samt faktorer såsom civilstånd och personer i beroendeställning. När det gäller obligatoriska socialavgifter bidrar båda parterna till sjuk- och pensionsförsäkring. Anställda betalar själva sin långtidsvårdsförsäkring. Arbetsgivare står för bidrag till olycksfallsförsäkring, företagshälsovård och arbetsgivares så kallade ”ömsesidiga försäkring” som tillhandahåller partiell återbetalning av ersättning som betalats till anställda som varit borta från jobbet.
Gränsöverskridande arbetstagare betalar inkomstskatt för all inkomst de intjänar i Luxemburg, men inte för inkomst de intjänar annanstans, då denna inkomst kommer att beskattas i respektive hemland. Om någon bor och arbetar i Luxemburg i minst 182 dagar under en 12-month period anses de vara bosatta och kommer att beskattas på sin globala inkomst.
När det gäller socialförsäkring ingår gränsarbetare i Luxemburgs system såvida inte de utstationerats i ett grannland och arbetat i Luxemburg i mindre än två år. I så fall kan de själva välja vilket lands socialförsäkringssystem de ska låta sig omfattas av.
4. Kompensation
Luxemburgs nationella valuta är euron (EUR). Landet har infört vissa minimilöner som dock varierar beroende på arbetstagarens ålder och befattning. Minimilönen, eller Salaire Social Minimum (SSM), har förhöjts 10 gånger på 10 år, vilket gör den till en av de högsta minimilönerna i Europa. SSM är det belopp som okvalificerade vuxna arbetstagare måste få i betalt. Kvalificerade vuxna arbetstagare måste få 120 procent av detta belopp. Beloppet är lägre för anställda som inte fyllt 18.
Utöver lönen är många anställda i Luxemburg vana vid att få en trettonde månadslön. Denna bonus är lika med en månadslön och arbetsgivare brukar utbetala den någon gång runt julen. En del arbetsgivare ger sina anställda till och med 1.5 extra månaders lön.
Kollektivavtal är vanliga i Luxemburg. Det kan hända att dessa avtal ställer krav på högre minimilön för vissa arbetstagare samt påverkar andra relevanta villkor i fråga om bland annat policyer gällande ledighet.
5. Arbetsveckan och ledighet
Den officiella arbetsveckan i Luxemburg är 40 timmar, uppdelade i fem dagar om åtta timmar vardera. Anställda får arbeta övertid i vissa fall, vilket de vanligtvis får mer betalt för. Luxemburgs arbetslagstiftning föreskriver dock att gravida anställda inte får arbeta övertid.
Anställda har rätt till betald ledighet. Denna berättigade ledighet uppgår för närvarande till 26 dagar om året, eller 2.167 dagar för varje månad man arbetat. Arbetsgivare kan använda denna siffra för att beräkna deltidsanställdas rätt till ledighet ”pro rata”. Anställda kan börja begära ledighet efter att de arbetat på ett företag i tre månader. Utöver den berättigade ledigheten har Storhertigdömet även 11 stycken helgdagar under året.
Kostnaden för att anställa en medarbetare i Luxemburg
Att anställa medarbetare medför en del kostnader och även om ditt företag har erfarenhet av att anställa i nya länder kommer dessa kostnader troligen att skilja sig från det du är van vid. I Luxemburg är arbetskostnaden relativt hög jämfört med andra europeiska länder. Den genomsnittliga timvisa arbetskostnaden för EU på det hela taget är 27.7 EUR, och för Luxemburg är den 41.6 EUR. Utöver arbetskostnaden måste du också inräkna de utgifter som själva rekryteringsprocessen innebär. För internationella arbetsgivare som anställer i Luxemburg kan dessa kostnader omfatta:
- att anlita advokater och revisorer för att få hjälp med att följa gällande lagar om anställning, affärer och skatt
- att upprätta din affärsenhet i Luxemburg
- att publicera jobbannonser på nätet
- att ingå ett samarbete med en anställningsbyrå för att rekrytera anställda
- att anlita ny HR-personal för att hantera anställning i Luxemburg
- att arbeta med en översättare för att framställa dokument på luxemburgska, tyska eller franska
- att betala tredjepartstjänster för bakgrundskontroller i samband med undersökningar före anställning
- att resa till Luxemburg för att genomföra intervjuer eller upprätta ditt företag
Vad behöver ett företag för att anställa medarbetare i Luxemburg?
För att anställa medarbetare i Luxemburg behöver du en enhet i landet. De flesta internationella företag väljer att bilda en Société á Responsabilité Limitée (S.a.r.l.) som dotterbolag. S.a.r.l. är en av flera bolagsstrukturer och påminner om ett privat aktiebolag. De grundläggande kraven för att starta företag i Luxemburg tar minst 17 dagar att få ordning på.
Stegen för att upprätta ett dotterbolag i Luxemburg omfattar:
- att bekräfta att ditt firmanamn är tillgängligt hos Luxemburgs handelsregister
- att upprätta stiftelseurkund och bolagsordning och inlämna dem hos en notarie
- att öppna bankkonto i landet och sätta in det kapital som krävs
- att upphandla ett registrerat kontor i Luxemburg
- att ansöka om företagslicens
- att registrera ditt företag hos landets bolagsregister
- att registrera företaget hos skattemyndigheterna
Beroende på vilken bransch du sysslar med kan det dessutom hända att du måste ansöka om specifika företagslicenser.
Om du vill anställa luxemburgska anställda utan att upprätta dotterbolag eller filial så kan du göra det genom att ingå ett samarbete med en Employer of Record (EOR), även känd som en ”professional employment organization” (PEO). En Employer of Record i Luxemburg kommer tekniskt sett att vara arbetsgivare åt dina luxemburgska arbetstagare men ändå ge dig möjlighet att själv leda dessa anställda och dra nytta av det arbete de utför åt ditt företag. En Employer of Record kommer att sköta HR-uppgifter som till exempel lönehantering och se till att dina anställda får allt de är berättigade till enligt luxemburgsk arbetslagstiftning.
Att använda en Employer of Record är en utmärkt lösning när du snabbt vill komma igång med att anställa personal. Även om du inte har bråttom så kanske du föredrar att utkontraktera komplexa ärenden i samband med internationell anställning till en organisation som är bekant med lokal lagstiftning och sed.
Steg för att anställa i Luxemburg
Om du redan har en enhet eller har ingått ett samarbete med en Employer of Record så är du redo att börja anställa. Det kan hända att de grundläggande stegen för hur man anställer i Luxemburg skiljer sig i vissa avseenden från de anställningsrutiner du är van vid i ditt hemland. Vi har tagit med en del tips för att anställa i Luxemburg, utöver dessa grundläggande steg.
1. Registrera och annonsera vakanser
Du måste registrera din lediga tjänst hos Arbetsförmedlingen innan du anställer någon i Luxemburg. Sedan kan du fokusera på att rekrytera medarbetare som skulle kunna fylla dessa vakanser.
Att nätverka är ett utmärkt sätt att få tag på anställda i Luxemburg. Men om du är ny på marknaden så kanske du inte har några kontakter i Luxemburg. Ett sätt att skapa kontakter och träffa kandidater som är intresserade av att arbeta med ditt företag är genom en anställningsmässa.
Att annonsera jobb online är ett annat populärt alternativ. Webbplatser som www.jobs.lu och www.jobfinder.lu tillsammans med branschspecifika webbplatser är bra ställen att publicera jobbannonser så kvalificerade arbetssökande kommer att se dem. Det kan vara bra att även publicera jobbannonser på LinkedIn, eftersom LinkedIns användarbas i Luxemburg uppgår till 280,300. Med tanke på att den totala befolkningen är cirka 626,000, innebär detta att nästan 45 procent av luxemburgare använder LinkedIn.
2. Välj dina bästa kandidater
Luxemburgare är vana vid att ansöka om jobb med sina cv:n samt ett personligt brev. Den höga nivån av mångfald i arbetskraften innebär dock att du kan få in cv:n som ser lite olika ut.
I allmänhet kommer arbetssökande som standard skicka in sin ansökningsdokumentation på samma språk som jobbannonsen. Om du publicerar en annons på mer än ett språk men vill att arbetssökande ska skicka in sin ansökningsdokumentation på ett specifikt språk, ska du ange detta i jobbannonsen.
3. Utföra intervjuer
Inplanera intervjuer med dina bästa kandidater. Du kan genomföra dessa intervjuer på nära håll om du har ett kontor i Luxemburg. Om du håller på att anlita anställda på distans i Luxemburg kanske du vill genomföra intervjuer virtuellt. Med tanke på att användningen av Internet i Luxemburg uppgår till 98 procent, lär arbetssökande inte ha några problem med att ha ett videosamtal.
Var noga med att undvika frågor som kan anses vara diskriminerande under intervjuer. Detta inbegriper personliga frågor om en persons politiska eller religiösa övertygelser, ålder, sexualitet, etnicitet eller andra personliga ämnen som inte hänför sig till hens professionella kompetens. När intervjun är klar ska du låta kandidater ställa sina egna frågor om befattningen eller om ditt företag.
Arbetsgivare i Luxemburg har ofta flera intervjuer med jobbkandidater innan de lämnar några jobberbjudanden, så tveka inte att kalla in kandidater på nytt för ytterligare intervjuer om det behövs innan du erbjuder några jobb.
4. Avfatta anställningsavtal och skicka jobberbjudanden
När du är redo att lämna jobberbjudanden ska du ta fram anställningsavtal som du ska delge dina potentiella kandidater. Luxemburgsk lagstiftning kräver att arbetsgivare ska ha upprättat ett skriftligt anställningsavtal senast vid den tidpunkt då den anställde börjar på sitt jobb hos företaget. Detta avtal måste identifiera arbetsgivare och arbetstagare samt specificera vissa detaljer kring anställningen, däribland:
- anställds startdatum,
- Arbetsplats
- Arbetsuppgifter
- ordinarie arbetstimmar och schema
- ersättning
- betald årlig semester och dithörande traktamente
- uppsägningstid, i förekommande fall
- försöksperiod, i förekommande fall
- hänvisning till relevant kollektivavtal, i förekommande fall
- förklaring av pensionsplanen, i förekommande fall
Om avtalet avser en bestämd tid måste man som arbetsgivare ta med ytterligare punkter i avtalet.
I erbjudandebrev bör du informera anställda om erbjudandet är föremål för resultaten av en bakgrundskontroll. Bakgrundskontroller är tillåtna i Luxemburg som en del av screeningprocessen före anställning, men du måste följa lagar om dataskydd och antidiskriminering.
5. Onboarda nyanställda
När den potentiella kandidaten samtyckt till villkoren i hens avtal och undertecknat det så kan du sätta igång med att onboarda hen. Detta inbegriper grundläggande uppgifter som alla arbetsgivare i Luxemburg måste genomföra, som till exempel att skaffa ”skattekort” åt anställda för att upprätta lönehanteringen och registrera anställda hos Social Security Common Center (CCSS). Det kan också hända att du har onboardingprocesser för att introducera anställda till ditt företag och deras nya roll.
Anställ medarbetare i Luxemburg med hjälp av Globalization Partners
Om du är intresserad av att anställa medarbetare i Luxemburg och vill ingå ett samarbete med en Employer of Record, överväg att välja Globalization Partners. Vi erbjuder lösningen Employer of Record åt företag som håller på att expandera i Luxemburg och ytterligare 186 länder runtom i världen. Vårt lokala team i Storhertigdömet har den expertis som krävs för att hantera juridisk efterlevnad, lönehantering, skatt, kompensation och förmåner samt övriga HR-ärenden. Under tiden kan du själva njuta av en robust arbetsrelation med dina anställda i Luxemburg.
Globalization Partners gör global expansion enklare och mer åtkomligt för företag runtom i världen. Ta reda på mer om vår Employer of Record-lösning i Luxemburg.
