Vad är en W-8BEN Form?​​ 

Viktiga takeaways​​ 

• W-8BEN-formulär definierat: W-8BEN-formuläret används av icke-amerikanska invånare för att intyga sin status och säkerställa korrekt skattesats på inkomster från amerikanska källor.​​ 
• Syftet med W-8BEN: Den verifierar status, fastställer berättigande till skatteavtalsförmåner och identifierar individer som är föremål för 30% skatt på amerikansk inkomst.​​ 
• Säkerställande av skatteefterlevnad: Att korrekt använda blankett W-8BEN är viktigt för amerikanska företag när de dokumenterar utländsk status för icke-amerikanska företag. enskilda betalningsmottagare och tillämpning av IRS innehålls- och rapporteringsregler för vissa icke-amerikanska betalningar, inklusive vissa betalningar till icke-amerikanska oberoende entreprenörer.​​  
• Förmåner enligt skatteavtal: Individer från länder som har ett skatteavtal med USA kan vara berättigade till skattereduktioner eller skattebefrielser på inkomster från USA.​​ 

Globala rekryteringar fortsätter att öka i takt med att företag söker kompetens utanför sina gränser, och många yrkesverksamma är lika intresserade av att arbeta för internationella arbetsgivare. Enligt G-P undersökningar föredrar majoriteten av anställda att arbeta för ett globalt företag. I takt med att företag expanderar internationellt tar de på sig extra skatte- och efterlevnadsansvar.​​ 

Ett av dessa ansvarsområden kan innebära att samla in blankett W-8BEN från berättigade icke-amerikanska medborgare. individer för att säkerställa att korrekt amerikansk skatteregler tillämpas. Oavsett om du utökar din arbetskraft med hjälp av en arbetsgivare eller anställer internationell kompetens direkt, är det viktigt att förstå hur formulär W-8BEN fungerar. Den här guiden förklarar vem som fyller i formuläret, när det behövs och vad arbetsgivare behöver veta.​​ 

Vad är en Form W-8BEN?​​ 

Formulär W-8BEN är ett IRS-formulär som används av icke-amerikanska individer att certifiera sina icke-amerikanska status och, i tillämpliga fall, ansöka om reducerad inkomster eller undantag enligt ett inkomstskatteavtal för vissa inkomster från amerikanska källor.​​ 

Icke-amerikanska individer, inklusive vissa internationella oberoende entreprenörer och frilansare som får betalningar från amerikanska källor, kan ombes att tillhandahålla blankett W-8BEN till det amerikanska företag som betalar dem. Korrekt dokumentation kan bero på inkomsttyp och inkomstkälla samt om en förmån enligt ett avtal begärs.​​ 

Vad används Form W-8BEN för?​​ 

Enligt amerikanska skatteregler är ersättning för tjänster som utförs helt utanför USA inkomst från utlandet och omfattas inte av amerikansk federal inkomstskatt. Att samla in en giltig blankett W-8BEN hjälper till att dokumentera entreprenörens utländska status i företagets register.​​ 

Om tjänster utförs i USA, eller om inkomstkällan är oklar, ändras innehavsanalysen. Betalningar från amerikanska källor till utländska personer kan vara föremål för skatteplikt, ofta med en skattesats på30% såvida inte ett undantag eller en reducerad skattesats för avtalet gäller och lämplig dokumentation tillhandahålls.

Formulär W-8BEN gäller vanligtvis för vissa typer av inkomst från USA, inklusive:​​ 

1. Intressera​​ 
2. Utdelningar​​ 
3. Royaltyer​​ 
4. Hyror och livräntor​​ 
5. premier,​​ 
6. Ersättningsbetalningar, om tillämpligt​​ 

Vad är skatteavtal?​​ 

Skatteavtal är avtal mellan två länder som:​​ 

• hjälp med att fördela beskattningsrättigheter​​ 
• minska dubbelbeskattning​​ 
• tillhandahålla tydligare regler för gränsöverskridande inkomst, bosättning och skyldigheter avseende internationell bosättning.​​ 

Till exempel, enligt amerikanska inhemska skatteregler, beskattas inkomst som är kopplad till amerikansk handel eller verksamhet netto enligt standardgraderade amerikanska skattesatser. Skatteavtal kan sedan påverka hur vissa typer av gränsöverskridande inkomster beskattas, beroende på avtalet och skattebetalarens berättigande.​​ 

Enligt skatteavtalet mellan USA och Kanada kan skattebefolkningen i Kanada som får berättigad inkomst från amerikansk källa ansöka om en reducerad amerikansk skattesats eller skattebefrielse genom att tillhandahålla relevant IRS-dokumentation till den amerikanska betalaren. Dessa avtalsmekanismer hjälper till att minska eller lindra dubbelbeskattning, ofta genom att begränsa förhållandena mellan källlandet och eller tillåta skatteavdrag i hemvistlandet.​​  

När en person kvalificerar sig som skatterättsligt bosatt i både USA och ett annat land enligt respektive lands nationella lagstiftning, kan det tillämpliga inkomstskatteavtalet tillhandahålla "tie-breaker"-regler för att fastställa personens hemvist för avtalsändamål. Dessa regler tar hänsyn till faktorer som:​​ 

• där individen har en permanent bostad​​ 
• där deras personliga och ekonomiska relationer är närmare​​ 
• där de har en stadigvarande bostad.​​  

Att etablera avtal om bosättning i ett land kan ge berättigade individer möjlighet att göra anspråk på avtalade förmåner och minska dubbelbeskattning, med förbehåll för de specifika avtalvillkoren och eventuella begränsningar, såsom den amerikanska avtalsklausulen om undantag.​​  

Länder med amerikanska inkomstskattavtal​​ 

USA har inkomstskatteavtal med många länder, inklusive handelspartner som Kanada, Storbritannien, Tyskland, Japan, Frankrike, Australien, Indien och Mexiko.​​ 

Eftersom avtalstatus direkt påverkar innehavsskyldigheter måste amerikanska betalare konsultera den officiella IRS United States Income Tax Treaties A till Ö-listan och samarbeta med en internationell skatte- eller arbetsmarknadsspecialist för att bekräfta:​​ 

• nuvarande tillgänglighet för fördrag​​ 
• dokumentationskrav​​ 
• tillämpliga satser.​​ 

Skatteavtal kan ändras över tid. För arbetsgivare som anställer internationellt är det viktigt att hålla sig informerade om nya lagar i sitt målland. Verktyg baserade på artificiell intelligens som G-P Gia™ – G-P :s globala HR agent baserad på artificiell intelligens – kan ge expertvägledning om globala arbetsrättsliga åtgärder i 50 länder och alla 50 amerikanska delstater, vilket minskar kostnaden och tiden för efterlevnad med upp till 95%.​​ 

Vem tillhandahåller W-8BEN-formuläret?​​ 

Rätt IRS-blankett beror på:​​  

• betalningsmottagarens typ​​ 
• inkomsttyp​​ 
• där tjänster utförs​​ 
• huruvida fördragsavdrag begärs.​​ 

Enligt IRS måste en anställd lämna blankett W-8BEN till innehavsombudet eller betalaren om de är en utlänning som inte är bosatt i landet och som är den verkliga huvudmannen till ett belopp som omfattas av innehav. De måste lämna in blankett W-8BEN när innehavsagenten begär det, oavsett om de ansöker om reducerad skattesats eller undantag från innehav eller inte. En W8BEN kan fyllas i och lämnas till bidragsgivarens innehavsombud eller kapitalförvaltare.​​ 

När amerikanska företag anlitar utländska enskilda entreprenörer begär de blankett W-8BEN under onboarding eller innan de betalar den första fakturan.​​  

Företag måste samla in och verifiera riktigheten och legitimiteten hos de formulär de får. W-8 -formuläret kan fortfarande vara giltigt med mindre fel. Om datum saknas i underskriften kan arbetsgivaren lägga till datumet vid mottagandet och anse det giltigt från och med den tidpunkten.​​ 

Vem behöver fylla i formuläret W-8BEN?​​ 

Formulär W-8BEN fylls i av utlänningar som inte är bosatta i landet. Amerikanska företag som betalar icke-amerikanska Privatpersoner måste samla in blankett W-8BEN från internationella entreprenörer eller enskilda betalningsmottagare som uppfyller följande kriterier:​​ 

1. De är inte amerikanska. medborgare eller invånare (NRA).​​ 
2. De arbetar för ett amerikanskt företag eller tjänar inkomst från USA.​​ 
3. De begär skatteavtalsförmåner eller minskad inkomst.​​ 
4. De tjänar fasta eller periodiska inkomster från USA.​​ 

Vem ansvarar för att inneha inkomstskatten?​​ 

Företag som betalar inkomst till icke-amerikanska företag Skattehemmet, så kallade amerikanska innehavsagenter, är ansvariga för innehavsskatt vid källan innan de betalar till individen. Underlåtenhet att hålla inne korrekt kan leda till bristande efterlevnad avgifter eller böter. Om flera innehavsombud är inblandade behöver skatten bara innehållas en gång från inkomstens innehavare.​​ 

Om arbetsgivaren är innehav inkomstskatt för individens räkning, skicka inte blanketten till IRS efter mottagandet. De måste förvara formuläret säkert i sina register så länge som det är nödvändigt för att fastställa deras ansvar.​​ 

Om informationen ändras och gör W-8BEN felaktig måste den amerikanska innehavsombudet tillhandahålla ett nytt formulär. Det är bäst att hålla dina W-8BEN-blanketter aktuella och att svara snabbt när betalaren begär ett uppdaterat formulär.​​ 

Så här fyller du i formulär W-8BEN​​ 

När man fyller i formulär W-8BEN måste man följa IRS instruktioner. Formuläret består av tre huvuddelar:​​  

• Identifiering av verklig huvudman​​ 
• Anspråk på skatteavtalsförmåner​​ 
• Certifiering.​​ 

I del I anger individen identifierande information såsom:​​ 

• fullständigt juridiskt namn​​ 
• medborgarskapets land​​ 
• permanent bostadsadress​​ 
• postadress om annan​​ 
• utländskt skatteidentifieringsnummer där det krävs,​​  
• Amerikanskt skattebetalaridentifikationsnummer där det krävs​​ 
• födelsedatum i formatet MM-DD-ÅÅÅÅ.​​  

Den permanenta bostadsadressen måste vara individens permanenta bostadsadress i det land där de uppger sig vara bosatta för inkomstskatteändamål. Det kan inte vara en postboksadress. box eller cert-adress.​​ 

Om tillämpligt fyller individen i del II för att göra anspråk på fördragsförmåner genom att identifiera:​​ 

• deras skattehemvistland​​ 
• den relevanta fördragsartikeln​​ 
• den tillämpliga reducerade skattesatsen eller undantaget.​​  

Individen måste fylla i del III genom att intyga och underteckna formuläret.​​ 

Formulär W-8BEN frågar inte efter:​​  

• inkomsthistorik​​ 
• bankuppgifter​​ 
• betalningsregister​​ 
• tidigare skattedeklarationsinformation.​​ 

Finns det andra W-8 -former?​​ 

Ja. IRS har flera W-8 -blanketter för olika typer av icke-amerikanska skatter. skattemässiga scenarier. De inkluderar:​​ 

• Formulär W-8BEN-E för icke-amerikanska enheter eller internationella enheter, istället för individer​​ 
• Formulär W-8IMY: Används av utländska mellanhänder, utländska genomflödesenheter och vissa amerikanska filialer för att intyga sin status när de tar emot betalningar för andra personers räkning eller som mellanhänder, snarare än som den verkliga huvudmannen av inkomsten.​​   
• Formulär W-8EXP: Används av vissa kvalificerade utländska enheter – inklusive utländska regeringar, utländska centralbanker, internationella organisationer, utländska skattebefriade organisationer, utländska privata stiftelser och regeringar i amerikanska besittningar – för att intyga sin status och begära undantag från, eller minskning av, amerikanskt skatteavdrag där så är tillämpligt.​​   
• Formulär W-8ECI: Används av icke-amerikanska individer eller enheter för att intyga att inkomsten de får faktiskt är kopplad till handel eller verksamhet i USA. När ett giltigt formulär W-8ECI lämnas, innehåller inte innehavsagenten standardskatten 30% vid källan på den faktiskt kopplade inkomsten, eftersom ECI rapporteras i en amerikansk skattedeklaration och beskattas netto enligt gällande amerikanska skattesatser.​​    

Former W-8 kontra formulär W-9: Vad är skillnaden?​​ 

W-8 -formulär används av personer utanför USA. individer och enheter för att certifiera icke-amerikanska status och, i tillämpliga fall, göra anspråk på fördragsförmåner eller andra interna undantag för vissa betalningar från amerikanska källor. Formulär W-9 används av amerikanska personer, inklusive amerikanska medborgare, bosatta utlänningar och inhemska företag, för att tillhandahålla ett skattebetalaridentifikationsnummer och intyg till den som begär det.​​ 

Både W-8 - och W-9 -blanketterna ges till den som begär eller betalar för bokföring, skattehantering och skattedeklaration. De lämnas inte in direkt till IRS av betalningsmottagaren. Formulär W-9 upphör i allmänhet att gälla, men betalningsmottagaren måste lämna ett uppdaterat formulär om deras namn, skatteklassificering, skattebetalarens identifikationsnummer, FATCA-status eller annan certifierad information ändras.​​  

Förenkla internationell lönehantering med G-P​​ 

Med stöd av ett dedikerat team av experter inom anställning, skatt, förmåner och lokal arbetslagstiftning hanterar G-P :s Global Employment Platform ™ (global anställningsplattform) komplexa löneprocesser och stöder företag att tryggt dra nytta av fördelarna med global expansion. G-P tillhandahåller de verktyg och insikter som krävs för att enligt gällande regler konfigurera och hantera lönehantering för internationella anställda eller entreprenörer – oavsett enhetsstatus.​​ 

Kontakta oss idag för att lära dig mer om hur G-P :s Global Employment Platform ™ (global anställningsplattform) kan hjälpa dig att anställa global kompetens.​​ 

Vanliga frågor​​