Sekretessmeddelande för kandidater

vår integritet är viktig för Globalization Partners , Inc. och dess dotterbolag och filialer (”Globalization Partners”, ”vår”, ”vi” eller ”oss”). Föreliggande sekretessmeddelande för kandidater (”sekretessmeddelande”) innehåller beskrivningar om hur vi samlar in, använder, delar och skyddar personuppgifter eller personlig information (”personlig information”) tillhörande ansökande personer under ansökningsprocessen. Personuppgifter avser all information som direkt identifierar en individ eller som gör en individ identifierbar när den kombineras med annan information, såsom ditt namn, adress, medlemskap och/eller studentnummer, NI-nummer, passnummer, skatte-ID, kvalifikationer, födelsedatum, foton. Globalization Partners är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter. I händelse av en konflikt mellan detta integritetsmeddelande och tillämplig lag ska tillämplig lag gälla.

Genom att skicka in dina personuppgifter till oss bekräftar du att:

• Du har läst och förstått föreliggande sekretessmeddelande och samtycker till användningen av din personliga information enligt vad som fastställts här.
• Din personliga information kan överföras och behandlas globalt, inklusive i länder som kanske inte kan bedömas tillhandahålla samma nivå av dataskydd som i ditt hemland avseende de ändamål och på det sätt som angetts i föreliggande sekretessmeddelande
• Du är inte skyldig att lämna någon begärd information till oss, men din underlåtenhet att göra det kan leda till att vi inte kan fortsätta din kandidatur för det jobb som du har ansökt om.
• Alla dina framställningar är sanna och korrekta så vitt du vet och tror, och du har inte medvetet utelämnat någon relaterad information av negativ natur. Att tillhandahålla felaktig information kan göra dig olämplig för anställning.
• Detta integritetsmeddelande utgör inte en del av något anställningsavtal som erbjuds kandidater som anställts av Globalization Partners.

De typer av personuppgifter som vi begär från dig och de sätt som vi behandlar dem på bestäms av kraven i det land där den roll du ansöker om finns, och inte i det land där du bor. Om du ansöker till mer än en plats eller om den roll du ansöker till är tillgänglig i mer än ett land, bestäms de typer av personuppgifter vi begär från dig och de sätt på vilka vi behandlar dem av kraven i alla länder där tjänsten är belägen.

Vi samlar vanligtvis in personuppgifter direkt från dig när du ansöker om en roll hos oss, såsom ditt namn, adress, kontaktinformation, fotografier och videor, arbets- och utbildningshistoria, prestationer, identitetsdokument och testresultat. Om du får ett erbjudande från oss kan vi sedan genomföra en bakgrundskontroll och, i den grad som gällande lag tillåter, även samla in data med anknytning till brott och rättsprocesser samt avseende sanktionsstatus genom sökning i externa, offentligt tillgängliga databaser och globala sanktionsförteckningar. Vi samlar även in liknande personlig information om dig från tredje parter, t.ex. rekryteringsfirmor, dina referenser, tidigare arbetsgivare, Globalization Partners medarbetare som du intervjuats av eller som rekommenderat dig som kandidat och, i den utsträckning som gällande lag tillåter, leverantörer av bakgrundskontroller gällande anställning. Vi kan också samla in personuppgifter om dig online i den utsträckning du har valt att göra denna information tillgänglig för allmänheten. Vi kan till exempel hitta din profil på professionella sociala medier (t.ex. LinkedIn och/eller XING) och kontakta dig om lämpliga roller.

Känslig personlig information är en undergrupp av personlig information som omfattar, etnicitet, hälsa, fackmedlemskap, filosofiska övertygelser, sexuell läggning och andra kategorier som fastställts enligt lag. Vi kan samla in känslig personlig information om en kandidat i den utsträckning som gällande lagar tillåter (t.ex. amerikanska lagar om lika möjligheter) och för att underlätta våra insatser för att skapa en inkluderande och mångfaldig arbetsmiljö. Vi kan också samla in känsliga personuppgifter i den utsträckning en kandidat väljer, utan att bli ombedd, att frivilligt lämna ut dem under rekryteringsprocessen. Under begränsade omständigheter och i den utsträckning som gällande lag tillåter kan vi även samla in känslig personlig information med anknytning till hälsa och hälsoegenskaper, t.ex. infektionsstatus, testresultat och vaccinationsstatus, för att tillgodose våra skyldigheter gällande folkhälsa och säkerhet på arbetsplatsen samt för att skydda företaget och dess medarbetare, klienter samt tredje parter.

Du har ingen lagstadgad eller avtalsenlig skyldighet att lämna ut personuppgifter till oss under ansökningsprocessen. Om du däremot inte uppger din personliga information för oss kommer vi inte att kunna behandla din ansökan korrekt eller överhuvudtaget.

Vi samlar in och använder dina personuppgifter av legitima personal- och affärsledningsskäl, inklusive:

• identifiera och utvärdera kandidater för potentiell anställning samt för framtida roller som kan bli tillgängliga
• upprätthålla register i samband med rekrytering och anställning;
• Säkerställa efterlevnad av rättsliga krav, inbegripet sådana som rör folkhälsa och arbetsplatssäkerhet.
• främja våra program och metoder för mångfald och inkludering,
• genomföra bakgrundskontroller, inklusive, i den utsträckning som tillåts enligt tillämplig lag, och om du får ett erbjudande från oss, kriminella historikkontroller
• skydda våra juridiska rättigheter i den utsträckning som tillåts enligt lag; och
• skydda arbetsplatsen och kommunicera med sjukvårdspersonal, brottsbekämpande myndigheter eller andra offentliga myndigheter i händelse av en nödsituation eller folkhälsohändelse, till exempel när hälsan eller säkerheten för dig eller en eller flera individer kan vara hotad, inklusive, i den utsträckning som tillåts enligt gällande lag, att dela data om status för en infektion, testresultat och vaccinationsstatus.

Vi kan också använda dina personuppgifter för Globalization Partners analysändamål, inklusive i aggregerad/pseudonymiserad form, för att förbättra vår rekryterings- och anställningsprocess och öka vår förmåga att attrahera framgångsrika kandidater.

Behandling av uppgifter från jobbsökande gör det möjligt för oss att hantera rekryteringsprocessen, bedöma och bekräfta en kandidats lämplighet för anställning och bestämma vem vi ska erbjuda ett jobb till. För att följa dataskyddslagar behöver vi en juridisk grund för att behandla din personliga information. I tabellerna nedan beskrivs de sätt som vi använder din personliga information på samt de juridiska grunderna som vi anförtror oss till för att göra det. I lämpliga fall har vi även angett våra legitima intressen avseende behandling av din personliga information. Tabell A visar den personliga information som vi samlar in och besitter till slutlistan under rekryteringsprocessen. Med termen slutlistan avser vi någon del av rekryteringsprocessen som äger rum tills tillfället då ett villkorligt erbjudande om anställning erbjuds. Tabell B visar den personliga information som vi samlar in och lagrar innan vi fattar ett slutgiltigt beslut om att rekrytera.

Tabell A: Personuppgifter som samlats in och använts fram till och med listningsstadiet

SYFTE OCH/ELLER AKTIVITET	TYP AV DATA	RÄTTSLIG GRUND FÖR BEHANDLING
För att kontakta dig för att utveckla din ansökan, arrangera intervjuer och informera dig om resultatet. För att informera relevant chef eller avdelning om din ansökan.	Identitetsdata, kontaktuppgifter	Berättigat intresse: att genomföra en rättvis rekryteringsprocess, arrangera intervjuer och informera dig om resultatet i varje steg.
För att fatta ett välgrundat beslut om huruvida du ska nomineras till intervju eller ge dig ett anställningserbjudande.	Karriäruppgifter, utbildningsuppgifter, uppgifter från sociala medier	Berättigat intresse: att genomföra en rättvis rekryteringsprocess och att bedöma din lämplighet för anställning genom att fatta ett informerat beslut om att nominera till intervju och (om relevant) att rekrytera.
För att hjälpa till att övervaka effektiviteten i vår policy för jämställdhet, mångfald och inkludering.	Uppgifter om lika möjligheter	Samtycke: erhållas vid rekryteringsfasen för behandling av uppgifter om lika möjligheter.
För att genomföra en rättvis rekryteringsprocess.	Identitetsdata, referensdata	Berättigat intresse: att genomföra en rättvis rekryteringsprocess och att bedöma din lämplighet för anställning genom att fatta ett informerat beslut om att nominera till intervju och (om relevant) att rekrytera.
För att avgöra om rimliga justeringar krävs i rekryteringsprocessen på grund av en funktionsnedsättning som du kan ha.	Identitetsdata, hälsouppgifter	Rättslig förpliktelse: För att uppfylla våra rättsliga skyldigheter.
Anonymisering av personuppgifter för den fortsatta verksamheten inom förvaltningsinformation och omvärldsbevakning.	Alla personuppgifter	Globalization Partners legitima intresse för verksamhetsförbättring och underrättelseändamål.
Internrevision.	Ett urval av alla personuppgifter	Legitima intressen: där vi har ett berättigat intresse av att granska våra interna processer och procedurer för att säkerställa att vi följer gällande lagar och interna och hanterar risker på lämpligt sätt.

Tabell B: Personuppgifter som samlas in och används innan ett slutligt beslut om att rekrytera

SYFTE OCH/ELLER AKTIVITET	TYP AV DATA	RÄTTSLIG GRUND FÖR BEHANDLING
För att få relevant referens om dig för att verifiera den information du har lämnat till oss.	Identitetsdata, utbildningsdata, referensdata	Fullgörande av ett avtal – för att ingå ett potentiellt anställningsavtal med dig.
För att utföra kontroller av rätt till arbete.	Identitetsuppgifter, nationalitet och immigrationsuppgifter	Rättsliga skyldigheter: att kontrollera din behörighet att arbeta på den plats du ansöker till.
För att fatta ett välgrundat rekryteringsbeslut	Identitetsuppgifter, uppgifter om brott, uppgifter från bakgrundskontroller och sanktionsuppgifter	Berättigat intresse: att genomföra en rättvis rekryteringsprocess, upprätthålla anställningsregister och ingå/utföra anställningsavtalet; att bedöma din lämplighet för anställning genom att fatta ett informerat beslut om att rekrytera. Fullgörande av ett kontrakt: att utföra åtgärder före avtal som rör upprättandet av vårt anställningsförhållande.

När informationen som vi behandlar är data i någon specialkategori, t.ex. dina hälsouppgifter, är de tillkommande grunderna för att behandla dina uppgifter:

Om du har gett Globalization Partners ditt uttryckliga samtycke till behandlingen.

Där behandling är nödvändig i samband med att vi fullgör våra juridiska skyldigheter och utövar våra juridiska rättigheter som din arbetsgivare.

Om behandling är nödvändig för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Om du får ett erbjudande från oss kan vi genomföra en bakgrundskontroll om dig eller instruera en tredje part att göra det å våra vägnar. Bakgrundskontroller kommer endast att utföras med tillåtelse enligt gällande lag på den plats där befattningen äger rum och i nödvändig och lämplig utsträckning för den roll som du blir erbjuden. En bakgrundskontroll kommer endast att omfatta uppgifter om brottshistorik samt sökning i globala sanktionsförteckningar i den utsträckning som lagen tillåter. Vår rättsliga grund för bakgrundskontroll är vårt behov av att utföra åtgärder före avtal i samband med upprättandet av vårt anställningsförhållande, samt vårt berättigade intresse av att bedöma din lämplighet för anställning genom att fatta ett informerat beslut om att rekrytera. Om en bakgrundskontroll krävs kan du bli kontaktad av en extern tjänsteleverantör av bakgrundskontroller och bli ombedd att lämna godkännande avseende tillhandahållande av din information, och vid det tillfället kan du få ytterligare information om processen och vilka personuppgifter som det kan omfatta.

Dina personuppgifter kan nås av rekryterare och intervjuare som arbetar i det land där tjänsten du ansöker om är baserad, samt av rekryterare och intervjuare som arbetar i olika länder inom Globalization Partners globala organisation. Personer som utför administrativa funktioner och IT-personal inom Globalization Partners kan också ha begränsad tillgång till dina personuppgifter i den utsträckning som krävs för att utföra sina jobb. I vissa länder, du kan ha färre rättigheter enligt lokal lagstiftning än vad du har i ditt bosättningsland, men vi har infört rättsliga mekanismer som är utformade för att säkerställa adekvat dataskydd för dina personuppgifter när de behandlas av Globalization Partners dotterbolag och filialer inom Globalization Partners globala organisation och av Globalization Partners tjänsteleverantörer, inklusive överföring av dina personuppgifter till andra länder än det där du bor.

Vi använder tredje parts tjänsteleverantörer för att tillhandahålla ett programvarusystem för rekrytering. Vi delar också din personliga information med andra tredje parts tjänsteleverantörer som kan hjälpa oss med att identifiera och rekrytera kompetens, utföra och utvärdera undersökning före anställning samt tester och förbättra våra rekryteringsrutiner.

Förutom i den utsträckning det är nödvändigt för att uppfylla Globalization Partners användningar och syften som beskrivs i detta integritetsmeddelande, lämnar vi inte ut dina personuppgifter till tredje parter. Vi förbjuder även våra tjänsteleverantörer att använda dina personuppgifter för icke-Globalization Partners syften. Vi delar eller säljer inte på annat sätt dina personuppgifter till tredje part.

Vi upprätthåller processer som är utformade för att hjälpa till att säkerställa att all behandling av personuppgifter som utförs av tredje parts tjänsteleverantörer är förenlig med detta integritetsmeddelande och skyddar sekretessen, tillgängligheten och integriteten för dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lag.

Dina personuppgifter kan överföras till länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) eller Storbritannien (Storbritannien). Exempelvis kan din personliga information vid behov delas med ett av våra kontor utomlands eller där du för Globalization Partners anger en internationell referensgivare. Om uppgifter överförs utanför EES och Storbritannien görs det på grundval av lämpliga skyddsåtgärder, till exempel EU:s standardavtalsklausuler och Storbritanniens tillägg till EU:s standardavtalsklausuler som utfärdats av Storbritanniens informationskommissionärs kontor enligt s.119A(1) i Storbritanniens dataskyddslag 2018.

Dessutom kan vi lämna ut eller överföra dina personuppgifter i händelse av en omorganisation, fusion, försäljning, joint venture, överlåtelse eller annan överföring eller disposition av hela eller någon del av vår verksamhet.

Vi har vidtagit lämpliga säkerhetsåtgärder för att förhindra att personuppgifter oavsiktligt förloras, används eller nås på ett obehörigt sätt. Vi begränsar åtkomsten till dina personuppgifter till dem som har ett genuint affärsbehov av att känna till dem. De som behandlar dina personuppgifter kommer endast att göra det på ett auktoriserat sätt och omfattas av en tystnadsplikt.

Vi har också rutiner för att hantera alla misstänkta datasäkerhetsöverträdelser. Vi kommer att meddela dig och alla tillämpliga tillsynsmyndigheter om ett misstänkt datasäkerhetsbrott där vi är juridiskt skyldiga att göra det.

I enlighet med tillämplig lag kan du ha en eller flera av följande rättigheter:

• rätt att känna till, få tillgång till och begära information om de personuppgifter vi har om dig, inklusive information om hur vi använder den informationen och vem vi delar den med;
• rätt att begära en kopia av de personuppgifter som vi har om dig;
• rätt att ändra, korrigera eller korrigera dina personuppgifter om någon av de uppgifter som finns om dig är felaktig eller inaktuell;
• rätt till portabilitet av dina personuppgifter;
• rätt att begära radering av dina personuppgifter;
• rätt att kräva att vi upphör med behandlingen av dina personuppgifter eller att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter;
• rätt att återkalla ditt samtycke till behandlingen av dina personuppgifter, i den utsträckning vår behandling förlitar sig på ditt samtycke som laglig grund för behandling. Denna rättighet kanske inte gäller om det finns andra rättsliga skäl för att fortsätta behandlingen eller om vi behöver behålla vissa personuppgifter där det krävs eller tillåts enligt tillämplig lag; och/eller
• rätt att ge oss instruktioner om behandlingen av dina personuppgifter i händelse av dödsfall.

Dessutom kan du, om det beviljas enligt tillämplig lag, ha rätt att lämna in ett klagomål till en behörig dataskyddsmyndighet.

Vi sparar inte personlig information som vi erhåller om dig under rekryteringsprocessen längre än nödvändigt för de ändamål som den behandlas för.

Om du accepterar ett anställningserbjudande hos oss kommer relevant personlig information som samlats in under perioden före anställningen att bli en del av dina personalregister och kommer att sparas i enlighet med specifika nationella krav och det sekretessmeddelande som gäller för Globalization Partners medarbetare, som tillhandahålls under onboardingprocessen.

Om vi inte anställer dig kan vi ändå fortsätta att behålla och använda dina personuppgifter under en tidsperiod (som kan variera beroende på land) för systemadministrationsändamål, för att överväga dig för potentiella framtida roller och för att utföra forskning. Därefter behåller vi en minimal mängd av dina personuppgifter för att registrera din rekryteringsaktivitet hos oss.

Vi kan behöva behålla dina uppgifter under en längre period där vi behöver dina personuppgifter för att uppfylla tillämpliga regulatoriska krav eller rapporteringskrav, juridiska skyldigheter eller där vi kan behöva dem för våra legitima ändamål, t.ex. för att hjälpa oss att svara på frågor eller klagomål, bekämpa bedrägerier, svara på förfrågningar från tillsynsmyndigheter, lösa tvister, genomdriva våra avtal osv.

Vi utför inga behandlingsaktiviteter som involverar automatiserad profilering och/eller automatiserade beslut.

För att utöva dina rättigheter eller om du har några synpunkter om hur dina uppgifter behandlas kan du kontakta Globalization Partners Privacy Office på följande sätt:

E-post: privacy@g-p.com (lägg till ”åtkomst till personlig information” i ämnesraden).