คู่มือการจ้างงานในญี่ปุ่น

ประเทศญี่ปุ่นที่มีดินแดนเป็นหมู่เกาะนี้มีขนาดเล็กกว่ารัฐแคลิฟอร์เนียของสหรัฐฯ แต่ก็ยังมีเศรษฐกิจที่ใหญ่เป็นอันดับสามของโลก รองจากสหรัฐอเมริกาและจีน มีหลายเหตุผลที่ควรพิจารณาขยายธุรกิจของคุณไปยังประเทศญี่ปุ่นและจ้างพนักงานที่นั่น ญี่ปุ่นมีความท้าทายที่ไม่เหมือนใคร แต่ก็มีศักยภาพสูงที่ธุรกิจต่างชาติจะประสบความสำเร็จได้

คู่มือการจ้างพนักงานในญี่ปุ่นของเราจะช่วยนำทางคุณในกระบวนการ เพื่อให้คุณได้บุคลากรที่เหมาะสมมาเข้าร่วมทีมของคุณ และช่วยให้คุณเข้าสู่ตลาดญี่ปุ่นได้สำเร็จ

สิ่งที่ต้องรู้ก่อนการจ้างงานในญี่ปุ่น

คำแนะนำที่สำคัญที่สุดในการจ้างงานในญี่ปุ่นคือการสำรวจหาข้อมูลเพื่อทำความเข้าใจข้อแตกต่างของญี่ปุ่นที่ไม่เหมือนกับประเทศอื่น มาดูข้อสำคัญที่สุดที่คุณควรรู้ก่อนเริ่มรับสมัครพนักงานชาวญี่ปุ่น

1. ภาวะขาดแคลนแรงงาน

ข้อพิจารณาที่สำคัญข้อหนึ่งสำหรับบริษัทใดก็ตามที่ต้องการขยายธุรกิจไปยังญี่ปุ่นก็คือ ประเทศนี้เป็นหนึ่งในสภาพแวดล้อมที่ท้าทายในการดึงดูดผู้สมัครงานมากกว่า ประชากรสูงอายุและอัตราการเกิดที่ลดลงทำให้มีภาวะขาดแคลนแรงงานอย่างมากในประเทศ ซึ่งหมายความว่า พนักงานคุ้นเคยกับความมั่นคงทางอาชีพในระดับสูงและได้รับข้อเสนองานจากหลายบริษัท เมื่อพวกเขามองหางาน ยิ่งไปกว่านั้น พนักงานชาวญี่ปุ่นมักชอบทำงานให้กับบริษัทญี่ปุ่นที่มีชื่อเสียงมากกว่าบริษัทต่างชาติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งบริษัทสตาร์ทอัพ

แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณควรล้มเลิกความคิดที่จะขยายธุรกิจไปยังญี่ปุ่น เพียงแต่คุณต้องทราบถึงความท้าทายเหล่านี้เพื่อให้คุณสามารถวางกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ข้อแตกต่างที่สำคัญกับแนวทางการจ้างงานในญี่ปุ่นเมื่อเทียบกับแนวทางปฏิบัติที่คุณอาจคุ้นเคยในประเทศบ้านเกิดของคุณก็คือ คุณจะต้องพยายามโน้มน้าวให้ผู้สมัครที่คุณสนใจเชื่อมั่นในธุรกิจของคุณ แทนที่จะคาดหวังให้พวกเขานำเสนอความสามารถของผู้สมัครเอง

2. สัญญาจ้างงานและกฎการทำงาน

กฎเกณฑ์และเงื่อนไขการจ้างงาน (เงินเดือน ชั่วโมงทำงาน ข้อมูลสถานที่ทำงาน ฯลฯ) จะต้องระบุไว้เป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับพนักงานใหม่ ตามกฎหมายของญี่ปุ่น บริษัทที่มีพนักงานในที่ทำงาน 10 คนหรือมากกว่านั้น จะต้องสร้างกฎเกณฑ์ในการทำงานและยื่นต่อสำนักงานตรวจสอบมาตรฐานแรงงานในท้องที่

กฎการทำงานให้รายละเอียดเกี่ยวกับสภาพการทำงานที่คุณต้องคงรักษาไว้สำหรับพนักงานของคุณ รวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น ค่าจ้าง ชั่วโมงทำงาน วันหยุด กฎของบริษัท และขั้นตอนในการจัดการเมื่อมีการละเมิดกฎ สำนักงานตรวจสอบมาตรฐานแรงงานสามารถให้คำแนะนำว่ากฎเกณฑ์ในการทำงานของคุณครอบคลุมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดและสอดคล้องกับกฎหมายหรือไม่ เจ้าหน้าที่มาตรฐานแรงงานสามารถตรวจสอบธุรกิจของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีสภาพการทำงานที่ปลอดภัย

3. ชั่วโมงทำงานในหนึ่งสัปดาห์และกฎหมายค่าแรงขั้นต่ำ

สัปดาห์ทำงานมาตรฐานในญี่ปุ่นคือ40ชั่วโมง แบ่งออกเป็นแปดชั่วโมงต่อวันทำงาน ในบางกรณี ตัวเลขอาจเพิ่มขึ้นได้เป็น44ชั่วโมง รัฐบาลญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับปัญหาการทำงานมากเกินไปอย่างมาก และกำหนดให้นายจ้างยื่นข้อตกลงการจัดการแรงงานกับสำนักงานตรวจสอบมาตรฐานแรงงานของตนก่อนที่จะให้ลูกจ้างทำงานชั่วโมงพิเศษได้ พนักงานที่ทำงานชั่วโมงพิเศษหรือทำงานช่วงกลางคืนหรือวันหยุดตามกฎหมายมีสิทธิได้รับค่าล่วงเวลา ซึ่งโดยทั่วไปจะมีอัตราตั้งแต่ 25% ถึง 50% ของค่าจ้างปกติ

ญี่ปุ่นไม่มีค่าแรงขั้นต่ำ ในทางกลับกัน ภูมิภาคและอุตสาหกรรมต่างๆ จะมีค่าแรงขั้นต่ำเป็นของตัวเอง ดังนั้น คุณจะต้องค้นหาว่าข้อกำหนดค่าแรงขั้นต่ำใดที่บังคับใช้กับบริษัทของคุณ อย่างไรก็ตาม โปรดจำไว้ว่า คุณจะต้องเสนอค่าตอบแทนและสวัสดิการที่น่าประทับใจเพื่อดึงดูดบุคลากรผู้มีความสามารถระดับสูง

4. วันหยุดแบบได้รับค่าจ้าง

พนักงานชาวญี่ปุ่นมีสิทธิได้รับค่าจ้างในวันหยุดเมื่อทำงานในบริษัทมาแล้วหกเดือน เมื่อถึงจุดนั้น พวกเขาจะได้รับวันหยุดประจำปี 10 วันโดยอัตโนมัติ หลังจากหกเดือนแรก จะมีการเพิ่มข้อกำหนดวันลาพักร้อนให้พนักงานอีกหนึ่งวันแต่ละปีที่พนักงานทำงานในบริษัท ดังนั้นหลังจาก 18 เดือน พวกเขาจะได้รับวันหยุด 11 วัน ข้อกำหนดวันลาพักร้อนขั้นต่ำสูงสุดคือ 20 วัน ซึ่งพนักงานจะได้รับเมื่อทำงานมาเป็นเวลา 6.5 ปีขึ้นไป

แน่นอนว่านายจ้างสามารถเสนอวันหยุดที่ได้รับค่าจ้างให้ลูกจ้างของตนได้เกินกว่าที่กฎหมายกำหนดได้ หากนายจ้างต้องการ นายจ้างจำนวนมากยังกำหนดให้วันหยุดนักขัตฤกษ์เป็นวันหยุดที่ได้รับค่าจ้าง แม้ว่ากฎหมายไม่ได้กำหนดให้จ่ายเงินให้ลูกจ้างในวันหยุดเหล่านั้นก็ตาม ญี่ปุ่นมีวันหยุดนักขัตฤกษ์ทั้งหมด 16 วัน ดังนั้นการกำหนดให้เป็นวันหยุดโดยได้รับค่าจ้างถือเป็นข้อดีที่สำคัญเมื่อเทียบกับการอนุญาตให้พนักงานใช้วันหยุดที่ได้รับค่าจ้างหรือลางานโดยไม่ได้รับค่าจ้าง ไม่มีข้อกำหนดการลาป่วยโดยได้รับค่าจ้างในญี่ปุ่น

5. ภาษีและประกันสังคม

ในญี่ปุ่น นายจ้างต้องหักภาษีเงินได้ของลูกจ้าง ณ ที่จ่าย ซึ่งมีอัตราแตกต่างกันไปตามรายได้ของพนักงาน จากเงินค่าจ้าง และนายจ้างยังหักเงินเดือนพนักงานส่วนหนึ่งเพื่อจ่ายสมทบใน Shakai Hoken หรือกองทุนประกันสังคม นายจ้างจับคู่เงินสมทบของพนักงานกับประกันสังคม ประกันสังคมในญี่ปุ่นรวมถึงการประกันสุขภาพ ค่าตอบแทนแรงงาน ประกันการว่างงาน และเงินบำนาญ

เนื่องจากมีประกันสุขภาพรวมอยู่แล้วในประกันสังคม นายจ้างจึงไม่จำเป็นต้องจัดทำแผนประกันส่วนตัว อย่างไรก็ตาม  นายจ้างต้องจัดหาสิ่งของและการตรวจร่างกายประจําปีให้แก่พนักงานของตน การตรวจความเครียดเป็นประจำเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกบริษัทที่มีพนักงาน 50 คนขึ้นไป โดยไม่ขึ้นกับอุตสาหกรรมหรือประเภทของงานที่บริษัทของคุณทำ

ค่าใช้จ่ายในการจ้างงานพนักงานในญี่ปุ่น

กระบวนการสรรหาอาจมีค่าใช้จ่ายสูงในทุกสถานการณ์ แต่เมื่อคุณจ้างพนักงานในประเทศใหม่ คุณควรตั้งงบประมาณสำหรับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม การจ้างพนักงานใหม่ในประเทศญี่ปุ่นอาจมีค่าใช้จ่ายดังต่อไปนี้:

• การวิจัย: เนื่องจากตลาดงานญี่ปุ่นมีแนวโน้มที่จะแตกต่างจากตลาดงานของคุณเองมาก และเนื่องจากประเทศนี้มีกฎหมายการจ้างงานของตนเอง คุณจะต้องทําการวิจัยเพื่อให้แน่ใจว่าการขยายธุรกิจไปยังญี่ปุ่นเป็นการเคลื่อนไหวที่เหมาะสมสําหรับบริษัทของคุณ และเพื่อทําความเข้าใจกฎหมายที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
• ความช่วยเหลือทางกฎหมาย: คุณอาจต้องการว่าจ้างทนายความเพื่อช่วยคุณในการปฏิบัติตามกฎหมายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกําลังอ่านหนังสือเล่มนี้อยู่เพื่อที่คุณจะหลีกเลี่ยงปัญหาใด ๆ
• คณะกรรมการว่าจ้าง: คุณอาจต้องการจัดการว่าจ้างผ่านคณะกรรมการว่าจ้างที่ประกอบด้วยสมาชิกของบริษัทของคุณ เวลาที่พนักงานเหล่านี้ใช้ในกระบวนการสรรหาบุคลากรจะเป็นส่วนสำคัญของค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณ
• การเดินทาง: หากคุณหรือคณะกรรมการจ้างงานของคุณต้องเดินทางไปญี่ปุ่นเพื่อสรรหาหรือจัดตั้งสํานักงานใหม่ที่นั่น คุณควรพิจารณาค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
• หน่วยงานสรรหาบุคลากร: เนื่องจากการจ้างงานในญี่ปุ่นทําให้เกิดความท้าทายที่ร้ายแรงต่อบริษัทต่างชาติ การร่วมมือกับหน่วยงานสรรหาบุคลากรจึงเป็นการตัดสินใจที่ได้รับความนิยม อย่างไรก็ตาม นายหน้าจัดหางานชาวญี่ปุ่นมักจะมีค่าธรรมเนียมการจัดหางานที่สูงกว่าบริษัทตัวแทนในประเทศอื่นๆ คุณคาดหวังได้ว่าต้องจ่ายให้แก่นายหน้าชาวญี่ปุ่น 30% หรือ 35% ของรายได้ตามเป้าหมาย แทนที่จะเป็น 20% หรือ 25% ที่คุณเคยจ่ายในประเทศอื่นๆ
• การโฆษณารับสมัครงาน: การโฆษณางานของคุณทางออนไลน์หรือสิ่งพิมพ์ สามารถเพิ่มเข้าไปในค่าใช้จ่ายในการสรรหาบุคลากรของคุณได้ นอกจากนี้ยังมีเว็บไซต์ที่คุณสามารถโพสต์ได้ฟรี
  นักแปล: คุณอาจจะต้องจ้างนักแปลเพื่อช่วยคุณสื่อสารกับผู้สมัครงานชาวญี่ปุ่น ทั้งที่เป็นลายลักษณ์อักษรและในการสัมภาษณ์
• การตรวจสอบเพื่อคัดกรอง: การตรวจสอบเพื่อคัดกรองยังเพิ่มค่าใช้จ่ายของคุณได้ ญี่ปุ่นไม่อนุญาตให้มีการตรวจสอบประวัติ แต่การตรวจคัดกรองก่อนจ้างงานประเภทอื่นๆ เช่น การตรวจสอบสถานะการเข้าเมืองของผู้สมัครจะได้รับอนุญาต

สิ่งที่บริษัทต้องการเพื่อจ้างพนักงานในญี่ปุ่น

หากคุณกำลังจะทำงานกับบริษัทบริการด้านทรัพยากรบุคคลเพื่อจ้างพนักงานใหม่ในญี่ปุ่น คุณสามารถข้ามไปเป็นการสรรหาบุคลากรได้เลย หากไม่ได้ทำแบบนั้น คุณต้องมีบางสิ่งเพื่อเปลี่ยนตัวเองให้เป็นนายจ้างที่ถูกกฎหมายในญี่ปุ่น คุณสามารถสร้างสาขาหรือบริษัทในเครือของบริษัทของคุณได้ ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับบริษัทต่างชาติส่วนใหญ่คือ Kabushiki-Kaisha (KK) หรือบริษัทร่วมทุน

เพื่อจ้างงานในญี่ปุ่น ก่อนอื่นคุณต้องมีสิ่งต่อไปนี้:

• การลงทะเบียนภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากเช็คเงินเดือนพนักงาน
• การลงทะเบียนบริการบำเหน็จบำนาญของญี่ปุ่น
• ทะเบียนศูนย์บริการจัดหางานสาธารณะเพื่อประกันการว่างงาน
• การประกันอุบัติเหตุของคนงานผ่านสำนักงานมาตรฐานแรงงาน
• บัญชีธนาคารญี่ปุ่น

บริการตัวแทนนายจ้างช่วยคุณจากงานทั้งหมดเหล่านี้โดยทำหน้าที่เป็นบริการตัวแทนนายจ้างของพนักงานชาวญี่ปุ่นของคุณ สถานประกอบการทางกฎหมายในปัจจุบันของ EOR ในฐานะนายจ้างในญี่ปุ่น และความเชี่ยวชาญเกี่ยวกับกฎหมายการจ้างงานของญี่ปุ่น ช่วยให้พวกเขาสามารถเพิ่มพนักงานใหม่ของคุณลงในบัญชีเงินเดือน ได้อย่างรวดเร็ว เร่งรัดและทําให้กระบวนการง่ายขึ้นสําหรับคุณ

ขั้นตอนในการจ้างงานในญี่ปุ่น

เมื่อคุณพร้อมที่จะเริ่มสรรหาบุคลากรแล้ว คุณจำเป็นต้องรู้วิธีการจ้างงานในญี่ปุ่น กระบวนการบางอย่างอาจดูแตกต่างไปจากที่คุณคุ้นเคยในประเทศบ้านเกิดของคุณ แม้ว่าขั้นตอนพื้นฐานของกระบวนการนี้น่าจะเป็นเรื่องที่คุณคุ้นเคยก็ตาม

1. ประกาศออกไป

ขั้นตอนแรกคือการแจ้งให้ผู้หางานชาวญี่ปุ่นทราบเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างของคุณ นี่หมายถึงการสร้างโฆษณารับสมัครงานและโพสต์ออนไลน์ที่ซึ่งพวกเขาจะเห็นได้ โปรดทราบว่าคนญี่ปุ่นมักไม่ใช้ไซต์เครือข่ายสังคมในการหางาน ดังนั้นการโพสต์บน LinkedIn จะไม่ช่วยอะไรคุณมากนัก ให้อาศัยแหล่งประกาศรับสมัครงานยอดนิยมของญี่ปุ่นแทน เขียนประกาศรับสมัครงานเป็นภาษาญี่ปุ่น เว้นแต่ว่าคุณจะต้องการเฉพาะผู้สมัครที่พูดภาษาอังกฤษเท่านั้น

เว็บไซต์เหล่านี้จะช่วยให้คุณเป็นที่รู้จัก แต่การสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวกับผู้หางานก็อาจเป็นประโยชน์เช่นกัน หากคุณมีคนรู้จักในญี่ปุ่น สร้างเครือข่ายเพื่อระบุคนงานที่อาจต้องการเข้าร่วมทีมของคุณ ผู้สมัครงานในญี่ปุ่นมักจะให้ความสำคัญกับงานที่มีคนแนะนำมากกว่าการโทรหาจากนายหน้าหรือการโพสต์ทางออนไลน์

อีกทางเลือกหนึ่งคือการมีส่วนร่วมในกระบวนการที่เรียกว่าชินโซสึ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการสรรหากลุ่มผู้สำเร็จการศึกษาจากมหาวิทยาลัยเช่น ตอนที่พวกเขาเข้าสู่ตลาดงาน พวกเขาจะไม่มีทักษะทางวิชาชีพมากเท่ากับคนงานที่ช่ำชอง แต่พวกเขามอบมุมมองใหม่ ความทะเยอทะยาน และภูมิหลังทางการศึกษาที่มั่นคง

2. คัดใบสมัคร

หลังจากที่ใบสมัครเข้ามาแล้ว คณะกรรมการจ้างงานหรือหน่วยงานจัดหางานของคุณจะต้องตรวจสอบใบสมัครเหล่านี้ นี่อาจเป็นงานที่ใหญ่โตในสถานการณ์ที่มีผู้สมัครหลายสิบคนแย่งงานกัน อย่างไรก็ตาม ในญี่ปุ่น คุณควรเตรียมรับใบสมัครน้อยกว่าที่เคยได้รับเมื่อคุณโฆษณางานในประเทศอื่นๆ ด้วยตำแหน่งงานว่าง 1.62 ตำแหน่งต่อผู้สมัครงานชาวญี่ปุ่นหนึ่งคน ผู้หางานชาวญี่ปุ่นจึงมักเลือกงาน

ซึ่งหมายความว่านายจ้างไม่สามารถจู้จี้จุกจิกได้อย่างที่เคยเป็น ในขณะที่คุณประเมินใบสมัคร โปรดทราบว่าคุณอาจไม่พบคนที่สมบูรณ์แบบ แต่คุณสามารถจัดการฝึกอบรมเพื่อช่วยให้พนักงานใหม่ประสบความสำเร็จในฐานะสมาชิกในทีมของคุณ

3. สัมภาษณ์ผู้สมัคร

ตอนนี้คุณสามารถสัมภาษณ์ผู้สมัครคนใดก็ได้ที่อาจเหมาะสมกับตำแหน่งงานที่เปิดรับสมัครของคุณ หากคุณกำลังจ้างพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลในญี่ปุ่น คุณสามารถพิจารณาจัดการสัมภาษณ์เสมือนได้ แต่โปรดคำนึงถึงความแตกต่างของเวลาด้วย ตัวอย่างเช่น นิวยอร์กเวลาช้ากว่าโตเกียว 13 หรือ 14 ชั่วโมง ขึ้นอยู่กับว่ามีการใช้เวลาออมแสงในสหรัฐฯ หรือไม่

4. ทำข้อเสนองานและทำสัญญาร่วมกัน

เมื่อคุณระบุผู้สมัครที่เหมาะสมที่คุณต้องการเข้าร่วมบริษัทได้แล้ว คุณควรเสนองานให้พวกเขาอย่างเป็นทางการ หากคุณยังไม่ได้ทำเช่นนั้น ให้บอกพวกเขาเกี่ยวกับเงินเดือนและสวัสดิการที่คุณต้องการเสนอ

นี่เป็นขั้นตอนที่คุณจะแบ่งปันกฎการทำงานของคุณหรือสร้างสัญญารายบุคคลสำหรับผู้มีโอกาสได้รับการว่าจ้างของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณและพวกเขาเข้าใจหน้าที่งาน ค่าตอบแทน และรายละเอียดที่สำคัญอื่นๆ ตรงกัน เพื่อให้พวกเขามีข้อมูลช่วยให้สามารถตัดสินใจได้

5. ทำตามกระบวนการเริ่มงานของพนักงานใหม่

สุดท้าย คุณสามารถดำเนินการตามกระบวนการเริ่มงานของพนักงานใหม่ของคุณได้ หลายหน่วยงานต้องการเอกสารที่หลากหลาย และแต่ละหน่วยงานก็จะมีกำหนดเวลาของตนเอง ตัวอย่างเช่น คุณต้องส่งแบบฟอร์มบำเหน็จบำนาญและประกันสุขภาพภายในห้าวันนับจากวันที่เริ่มต้นของพนักงาน หากคุณทำงานกับบริการตัวแทนนายจ้าง พวกเขาจะจัดการเอกสารทั้งหมดนี้และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ โปรดทราบว่าหากคุณจ้างชาวต่างชาติในญี่ปุ่น คุณจะต้องส่งเอกสารไปที่ศูนย์บริการจัดหางานสาธารณะด้วย

นอกจากงานเอกสารแล้ว คุณควรแจ้งให้พนักงานใหม่ทราบถึงกำหนดการทำงานในสัปดาห์แรก และจัดการฝึกอบรมที่จำเป็นเพื่อเริ่มต้นและประสบความสำเร็จในงานใหม่

การจ้างงานในญี่ปุ่นกับ Globalization Partners ในฐานะบริการตัวแทนนายจ้างของคุณ

Globalization Partners เป็นบริการตัวแทนนายจ้างระดับโลกที่สามารถช่วยให้บริษัทของคุณขยายไปยังประเทศต่างๆ ได้ รวมถึงญี่ปุ่น เราจะจัดการกระบวนการเริ่มงานของพนักงานใหม่ บัญชีเงินเดือน และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และเราจะเสนอแพ็กเกจสวัสดิการที่น่าดึงดูดให้พนักงานของคุณ คุณเพียงแค่มุ่งไปที่การดำเนินธุรกิจของคุณก็พอ การขยายธุรกิจทั่วโลกไม่จำเป็นต้องเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและยาวนาน ด้วย Globalization Partners คุณสามารถขยายไปสู่ประเทศใหม่ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ขอข้อเสนอเพื่อเริ่มต้น