วิธีการดําเนินการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบของฝ่ายทรัพยากรบุคคลกับ G-P Gia™

ประเด็นสําคัญ

• การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบของฝ่ายทรัพยากรบุคคลคืออะไร: เป็นการทบทวนนโยบายและหลักปฏิบัติด้านทรัพยากรบุคคลอย่างครอบคลุม การตรวจสอบระบุและลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

• กระบวนการตรวจสอบ: ขั้นตอนสําคัญรวมถึงการสร้างรายการตรวจสอบเฉพาะประเทศ การรวบรวมเอกสาร และการวิเคราะห์ข้อค้นพบเทียบกับข้อกําหนดทางกฎหมาย เป้าหมายสุดท้ายคือการรายงานผลลัพธ์และนําแผนการดําเนินการแก้ไขไปใช้

• Gia ลดความซับซ้อนในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: ทําให้การทบทวนเอกสารเป็น Giaระบบอัตโนมัติ สร้างแม่แบบที่ปรับให้เข้ากับท้องถิ่น และลดเวลาและต้นทุนในการปฏิบัติตามกฎระเบียบลงได้ถึง 95%

ความผิดพลาดหนึ่งอย่างในเอกสารการจ้างงานของคุณอาจทําให้เกิดข้อพิพาททางกฎหมายที่สําคัญได้ สําหรับบริษัทที่จ้างงานทั่วโลก ความเสี่ยงจะทวีคูณกับทุกตลาดใหม่ สิ่งที่ฟังดูถูกกฎหมายในฝรั่งเศสอาจเป็นการละเมิดกฎหมายแรงงานในบราซิล แต่บริษัทส่วนใหญ่ไม่ทราบว่าเอกสารการจ้างงานของตนไม่เป็นไปตามข้อกําหนดจนกว่าจะสายเกินไป

การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบของฝ่ายทรัพยากรบุคคลคือวิธีแก้ปัญหา คู่มือนี้แสดงวิธีการดําเนินการตรวจสอบโดยใช้ Gia และเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจัดทําเอกสารการปฏิบัติตามกฎระเบียบในสถานที่ต่าง ๆ ทั่วโลกของคุณ

การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบของฝ่ายทรัพยากรบุคคลคืออะไร

การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นการตรวจสอบนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติด้านทรัพยากรบุคคลของคุณอย่างละเอียด ซึ่งครอบคลุมวงจรชีวิตทั้งหมดของพนักงาน ตั้งแต่การเตรียมความพร้อมไปจนถึงการเตรียมความพร้อม และการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมายการจ้างงานในท้องถิ่น 

การตรวจสอบเป็นขั้นตอนเชิงรุกที่ช่วยให้คุณค้นพบความเสี่ยงก่อนที่จะ กลายเป็นปัญหาทางกฎหมาย 

ใครสามารถดําเนินการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบของฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้บ้าง

บริษัทของคุณสามารถตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบของฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้ด้วยวิธีเหล่านี้:

• ทีมทรัพยากรบุคคลภายในองค์กร: การตรวจสอบภายในดําเนินการโดยทีมทรัพยากรบุคคลภายในองค์กรที่มีประสบการณ์ การตรวจสอบประเภทนี้อาจคุ้มค่า แต่อคติภายในหรือการขาดความรู้ทางกฎหมายเฉพาะทางอาจส่งผลเสียต่อสิ่งที่คุณค้นพบได้

• ที่ปรึกษาบุคคลที่สาม: การตรวจสอบจากภายนอกเกี่ยวข้องกับการว่าจ้างบริษัทกฎหมายบุคคลที่สามหรือที่ปรึกษาฝ่ายทรัพยากรบุคคล การตรวจสอบประเภทนี้อาจมีราคาแพงและใช้เวลานาน

• AI: การตรวจสอบโดยใช้เทคโนโลยีช่วยใช้ AI แบบเอเยนต์เพื่อดําเนินการตรวจสอบเอกสารโดยอัตโนมัติ แนวทางนี้นําเสนอความสมดุลของความเชี่ยวชาญ ความเร็ว และความคุ้มทุน 

เหตุใดการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบจึงมีความสําคัญ

การตรวจสอบมีความสําคัญด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:

ลดความเสี่ยงทางกฎหมายและการเงิน

การตรวจสอบสามารถช่วยให้คุณระบุปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้ก่อนที่จะกลายเป็นค่าปรับหรือการฟ้องร้อง 

การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นประจําจะช่วยให้แน่ใจได้ว่าบริษัทระดับโลกจะปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานในท้องถิ่นฉบับล่าสุด นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณพร้อมสําหรับการตรวจสอบที่ไม่คาดคิดจากหน่วยงานกํากับดูแล 

เพิ่มประสิทธิภาพการดําเนินงาน

การตรวจสอบเผยให้เห็นกระบวนการ HR ที่ล้าสมัยหรือไม่มีประสิทธิภาพ ลองนึกภาพว่าการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบของฝ่ายทรัพยากรบุคคลแสดงให้เห็นถึงช่องว่างในกระบวนการรับเข้าทํางานของคุณที่ก่อให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพและความล่าช้า วิธีนี้ช่วยให้บริษัทของคุณสร้างเวิร์กโฟลว์การปฐมนิเทศมาตรฐาน ขั้นตอนการทํางานใหม่ช่วยให้มั่นใจได้ว่าพนักงานทุกคนมีสิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อให้มีประสิทธิภาพตั้งแต่วันแรก

แน่ใจว่ามีการปฏิบัติที่เสมอต้นเสมอปลายและเป็นธรรม

การตรวจสอบจะทําให้แน่ใจว่ากระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลของคุณยุติธรรม สอดคล้องกับค่านิยมของบริษัท และนําไปใช้กับทุกคน

สมมติว่าบริษัทของคุณให้ความสําคัญกับความสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว การตรวจสอบสามารถแสดงให้เห็นว่านโยบายวันหยุดของคุณสอดคล้องกับค่านิยมนี้และเป็นไปตามหรือเกินกว่ากฎหมายท้องถิ่นหรือไม่ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถแก้ไขความไม่สอดคล้องกันใดๆ และส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทํางานในเชิงบวกในทุกที่ที่คุณว่าจ้าง

ให้ข้อมูลเชิงลึกเชิงกลยุทธ์

องค์กรของคุณอาจมีเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการผู้มีความสามารถพิเศษและการสืบทอดความเป็นผู้นํา 

หากการตรวจสอบเผยให้เห็นว่าการจ้างงานภายนอกเติมเต็มบทบาทความเป็นผู้นําของคุณ 80% ได้เวลาแก้ไขกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลของคุณ คุณสามารถสร้างนโยบายที่กําหนดให้แผนกพิจารณาผู้สมัครภายในสําหรับการเลื่อนตําแหน่งหรือเริ่มโปรแกรมการวางแผนการสืบทอดตําแหน่ง ท้ายที่สุด คุณสามารถใช้ผลการตรวจสอบเพื่อเป็นแนวทางให้กับกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลของคุณและช่วยให้บรรลุเป้าหมายของบริษัทของคุณ

วิธีการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบของฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ดําเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อดําเนินการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบของฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณ:

ขั้นตอนที่ 1 กําหนดขอบเขต

กําหนดขอบเขตและจุดมุ่งเน้นทางภูมิศาสตร์ของการตรวจสอบของคุณ ถ่ายทอดความพยายามของคุณในด้านที่สําคัญ รวมถึงกฎหมายภาษี ข้อกําหนดด้านค่าจ้างและชั่วโมง และ การจําแนกประเภทพนักงาน

เนื่องจากกฎหมายการจ้างงานแตกต่างกันไป การตรวจสอบสถานที่หนึ่งแห่งในแต่ละครั้งจึงทําได้ง่ายที่สุด ตัวอย่างเช่น คุณอาจตรวจสอบ แนวปฏิบัติในการจ้างงานในสํานักงานในเยอรมนีของคุณ หนึ่งสัปดาห์และบราซิลในครั้งต่อไป การมุ่งเน้นไปที่ภูมิภาคใดภูมิภาคหนึ่งในแต่ละครั้งจะทําให้กระบวนการง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในประเทศที่มีกฎหมายที่ซับซ้อน

ขั้นตอนที่ 2 สร้างรายการตรวจสอบ

รายการตรวจสอบของคุณควรมีข้อมูลทุกอย่างที่คุณต้องการทบทวน เช่น:

• สัญญาจ้างงาน

• คู่มือพนักงาน

• บันทึกบัญชีเงินเดือน

• เอกสารภาษี

• คําบรรยายลักษณะงาน

• กระบวนการจ้างงานและการดูแลพนักงานใหม่

• นโยบายการเลิกจ้างและการเลิกจ้าง

• นโยบายความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

เมื่อคุณมีรายการตรวจสอบหลักแล้ว ให้สร้างรายการตรวจสอบเฉพาะประเทศแยกต่างหากสําหรับแต่ละสถานที่ที่คุณวางแผนจะทําการตรวจสอบ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานเฉพาะของแต่ละประเทศและรับรองว่าคุณจะไม่พลาดสิ่งใด

ขั้นตอนที่ 3 รวบรวมและตรวจสอบเอกสาร

การเก็บรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลามากที่สุด เนื่องจากต้องใช้การประสานงานระหว่างหลายแผนก นอกจากนี้ยังอาจหมายถึงการติดต่อทีม HR ผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชี และผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนในประเทศอื่น ๆ 

ขั้นตอนที่ 4 วิเคราะห์สิ่งที่คุณค้นพบเทียบกับข้อกําหนดทางกฎหมาย

เปรียบเทียบหลักปฏิบัติของบริษัทคุณกับกฎหมายในปัจจุบันสําหรับแต่ละสถานที่และมองหาช่องว่าง ตัวอย่างเช่น นโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติด้านทรัพยากรบุคคลของคุณสอดคล้องกับ กฎหมายความโปร่งใสในการจ่ายเงินของ EU หรือไม่ ขั้นตอนนี้ต้องใช้ความรู้ทางกฎหมายที่เป็นปัจจุบันสําหรับทุกเขตอํานาจศาล 

ขั้นตอนที่ 5 บันทึกสิ่งที่คุณค้นพบและสร้างรายงาน 

สรุปสิ่งที่คุณค้นพบเพื่อให้ผู้นําได้ทบทวน สร้างหัวข้อแยกต่างหากสําหรับแต่ละประเทศที่คุณตรวจสอบ ระบุปัญหาเฉพาะและเรื่องที่ไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ คุณสามารถจัดหมวดหมู่ปัญหาตามลําดับความสําคัญสูง ปานกลาง และต่ํา เพื่อระบุว่าปัญหาใดเร่งด่วนที่สุด 

ขั้นตอนที่ 6 พัฒนาและนําแผนดําเนินการแก้ไขไปใช้

ทุกปัญหาจะต้องมีแผนดําเนินการเพื่อแก้ไข แต่ละแผนควรมีเส้นเวลาที่ชัดเจนและมอบหมายให้กับบุคคลเฉพาะราย

ตัวอย่างเช่น คุณอาจให้เดือนแก่ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของออนแทรีโอเพื่ออัปเดตคู่มือพนักงานด้วย นโยบายเกี่ยวกับการยกเลิกการเชื่อมต่อจากการทํางาน ขั้นตอนสุดท้ายนี้จะเปลี่ยนผลการตรวจสอบของคุณให้เป็นการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวก

Gia จะทําให้การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบของฝ่ายทรัพยากรบุคคลง่ายขึ้นได้อย่างไร

การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบของฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจใช้เวลานานและน่าเบื่อ Gia ทําให้ง่าย

Gia คือ AI เอเยนต์ สําหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านทรัพยากรบุคคลทั่วโลก นี่คือวิธีการ Gia ช่วย:

ตรวจทานและวิเคราะห์เอกสารโดยอัตโนมัติ

แทนที่จะจัดเรียงเอกสารหลายร้อยฉบับด้วยตนเอง คุณสามารถอัปโหลดสัญญาการจ้างงาน คู่มือ และนโยบายของคุณไปที่ Gia ซึ่งจะวิเคราะห์เทียบกับฐานความรู้ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของเราของกฎหมายแรงงานทั่วโลกเพื่อทําเครื่องหมายช่องว่างที่อาจเกิดขึ้นเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบโดยทันที

Gia สร้างขึ้นด้วยมาตรการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่แข็งแกร่ง ดังนั้นเอกสารของคุณจึงปลอดภัยและเป็นส่วนตัว เราได้ใช้ การควบคุมความปลอดภัยที่ครอบคลุม ตามหลักการ SOC 2 Type II และข้อมูลทั้งหมดได้รับการเข้ารหัสขณะพักและระหว่างการขนส่ง เราไม่ได้ใช้ข้อมูลของคุณเพื่อฝึกอบรม ซึ่งแตกต่างจากเครื่องมือ AI อื่น Giaๆ

ให้คําตอบทันทีสําหรับคําถามด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ซับซ้อน

คุณอาจมีคําถามในระหว่างการตรวจสอบ แทนที่จะรอให้ที่ปรึกษาทางกฎหมายตอบกลับ คุณสามารถขอ Gia คําตอบและรับคําตอบได้ทันที 

ใช้อินเทอร์เฟซการสนทนา Giaของ เพื่อถามคําถาม เช่น "ข้อกําหนดการทํางานล่วงเวลาที่จําเป็นในเยอรมนีมีอะไรบ้าง" Gia ให้คําตอบที่ผู้เชี่ยวชาญตรวจสอบในไม่กี่นาที ประหยัดเวลาในการวิจัยทางกฎหมายเพื่อให้การตรวจสอบของคุณดําเนินต่อไป

สร้างแม่แบบเอกสารที่สอดคล้องกับกฎระเบียบ

หากการตรวจสอบเผยให้เห็นถึงนโยบายที่ล้าสมัยหรือไม่เป็นไปตามข้อกําหนด คุณไม่จําเป็นต้องสร้างนโยบายใหม่ Gia สามารถสร้างแม่แบบที่สอดคล้องกับกฎระเบียบสําหรับประเทศนั้น ๆ ซึ่งคุณสามารถปรับแต่งได้

คุณสามารถใช้ Gia เพื่อสร้างสัญญา คําอธิบายงาน คู่มือพนักงาน จดหมายข้อเสนอ นโยบาย และอื่น ๆ Gia เปลี่ยนงานแบบหลายวันให้เป็นนาที

ทําหน้าที่เป็นผู้ตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบเชิงรุก

กฎหมายการจ้างงานมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอและจําเป็นต้องมีการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง Gia ติดตามกฎหมายการจ้างงานทั่วโลกแบบเรียลไทม์เพื่อให้เอกสารของคุณเป็นไปตามกฎระเบียบปัจจุบันเสมอ เปลี่ยนการปฏิบัติตามกฎระเบียบจากเหตุการณ์ปีละครั้งให้เป็นกระบวนการอัตโนมัติอย่างต่อเนื่อง

ลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การตรวจสอบแบบดั้งเดิมมีราคาแพง คุณต้องจ่ายเงินให้แก่ที่ปรึกษาหรือทนายความเพื่อวิเคราะห์เอกสารของคุณ ซึ่งหมายถึงชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้หลายชั่วโมง Gia ลดเวลาและต้นทุนการปฏิบัติตามกฎระเบียบลงสูงสุด 95%

เคล็ดลับในการเก็บรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลการตรวจสอบ  

ในระหว่างการตรวจสอบ คุณจะเห็นข้อมูลจํานวนมาก คุณต้องการวิธีจัดการข้อมูลนี้เพื่อจัดระเบียบและมุ่งเน้น พิจารณาเคล็ดลับเหล่านี้:

• ใช้ระบบส่วนกลาง: เก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบทั้งหมดไว้ในแพลตฟอร์มเดียว วิธีนี้จะช่วยให้การตรวจสอบของคุณเป็นระเบียบและป้องกันไม่ให้คุณสูญเสียการติดตามรายละเอียดที่สําคัญ Gia สามารถเป็นศูนย์กลางของคุณ จัดเก็บคําถามทั้งหมดของคุณ และบันทึกรีวิวไว้ในที่เดียว 

• จัดลําดับความสําคัญด้านที่มีความเสี่ยงสูง: การมุ่งเน้นไปที่ด้านที่มีความเสี่ยงสูง เช่น การจําแนกประเภทพนักงาน จะช่วยให้คุณนําทรัพยากรไปสู่ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้โดยมีผลที่ตามมามากที่สุด หากคุณไม่แน่ใจว่าปัญหาเรื่องการปฏิบัติตามกฎระเบียบใดที่มีความเสี่ยงมากที่สุด ให้ถาม Gia

• ใช้วิธีการที่สมดุล: การตรวจสอบควรเปิดเผยทั้งความเสี่ยงและโอกาส บันทึกสิ่งที่บริษัทของคุณทําอย่างถูกต้องเพื่อสร้างแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบว่ากระบวนการรับสมาชิกใหม่ของคุณมีประสิทธิภาพสูงในบางภูมิภาค พิจารณาว่าเหตุใดจึงเป็นเช่นนี้ จากนั้นจึงนําวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดนั้นไปใช้กับทุกประเทศที่คุณว่าจ้าง

เคล็ดลับในการนําเสนอสิ่งที่ค้นพบและการดําเนินการปรับปรุง

คุณได้เสร็จสิ้นการตรวจสอบและพบช่องโหว่ในการปฏิบัติตามกฎระเบียบแล้ว ตอนนี้ได้เวลาดําเนินการแล้ว ขั้นตอนต่อไปนี้ช่วยให้คุณแบ่งปันสิ่งที่คุณค้นพบ เพื่อให้คุณได้รับการอนุมัติจากผู้นํา: 

• ทําให้เข้าใจได้ง่าย: นําเสนอรายงานของคุณในรูปแบบที่เข้าใจง่าย ใช้รายการและภาพที่มีหัวข้อย่อยเพื่อเน้นประเด็นความเสี่ยงที่สําคัญ คุณยังสามารถใช้คุณลักษณะการสรุป Giaของ เพื่อแปลข้อมูลที่ซับซ้อนให้เป็นภาพรวมอย่างง่าย

• มุ่งเน้นไปที่การแก้ปัญหา: นําเสนอคําแนะนําสําหรับทุกประเด็นที่คุณระบุ รวมไทม์ไลน์ที่เฉพาะเจาะจงเพื่อสร้างเส้นทางที่ชัดเจนข้างหน้า เป้าหมายคือการแสดงให้ผู้นําเห็นว่าปัญหาสามารถจัดการได้ วิธีนี้ทําให้ง่ายขึ้นสําหรับพวกเขาในการอนุมัติแผนของคุณและจัดหาทรัพยากรที่จําเป็นสําหรับการดําเนินการแก้ไข

• เน้นคุณค่า: ได้รับการยอมรับจากผู้บริหารโดยการวางกรอบ คําแนะนําของคุณเกี่ยวกับการลดความเสี่ยง และการเพิ่มมูลค่าทางธุรกิจ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถจัดการกับข้อกังวลหลักของผู้นํา เช่น ผลลัพธ์ทางการเงิน และได้รับการสนับสนุนจากพวกเขา

• ติดตามผลอย่างสม่ําเสมอ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนการดําเนินการแก้ไขเป็นไปตามกําหนดเวลา ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อมอบหมายงานและติดตามงาน จัดการประชุมเป็นประจําเพื่อติดตามความคืบหน้า คุณสามารถดําเนินการตรวจสอบแบบย่อได้ไม่กี่เดือนหลังจากดําเนินการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกระบวนการใหม่

การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบของฝ่ายทรัพยากรบุคคล ด้วย Gia ทุกอย่างก็เสร็จเรียบร้อยเร็วมาก

การดําเนินการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นสิ่งสําคัญสําหรับบริษัทระดับโลก แต่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญและทรัพยากรด้านกฎหมายอย่างลึกซึ้ง

Gia สามารถปรับปรุงการตรวจสอบของคุณให้ดีขึ้นและทําให้แน่ใจว่าเอกสาร HR ของคุณสอดคล้องกับข้อกําหนดทั่วทุกสถานที่ทั่วโลกของคุณ ในฐานะตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลทั่วโลกที่ขับเคลื่อนด้วย AI Gia ทําให้การปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นเรื่องง่าย 

เริ่มทดลองใช้ฟรี วันนี้ 

คำถามที่พบบ่อย