ประเด็นสำคัญ
- DPA คืออะไร: ข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล (DPA) กําหนดวิธีที่ผู้ควบคุมและผู้ประมวลผลจัดการข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงความปลอดภัย ความลับ และบทบาทของแต่ละฝ่าย
- เมื่อจําเป็นต้องมี DPA: บริษัทจําเป็นต้องมี DPA เมื่อผู้ให้บริการบุคคลที่สามประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลในนามของพวกเขา
- เหตุผลที่ DPA มีความสําคัญ: DPA ช่วยให้บริษัทตั้งความคาดหวังเกี่ยวกับความสัมพันธ์ในการประมวลผลข้อมูล
- ข้อควรพิจารณาด้านการปฏิบัติตามข้อกําหนด: บริษัทระดับโลกจําเป็นต้องพิจารณากฎหมายความเป็นส่วนตัว รวมถึงระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป เมื่อจัดการความสัมพันธ์กับผู้ให้บริการบุคคลที่สามที่ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
เมื่อบริษัทของคุณขยายเข้าสู่ตลาดใหม่ ๆ คุณน่าจะได้ทํางานร่วมกับผู้ให้บริการภายนอกที่สนับสนุนการดําเนินงานของคุณมากขึ้นเรื่อย ๆ ความสัมพันธ์เหล่านี้เกี่ยวข้องกับการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล ดังนั้นจึงสําคัญที่จะต้องเข้าใจว่า:
-
- ใครสามารถเข้าถึงข้อมูลนั้นได้
- วิธีที่บุคคลที่สามประมวลผล
- มีมาตรการป้องกันอะไรบ้างเพื่อปกป้องมัน
ข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล (DPA) ช่วยสร้างความคาดหวังระหว่างผู้ควบคุมข้อมูลและผู้ประมวลผลข้อมูล สัญญาทางกฎหมายและมีผลผูกพันนี้ระบุวิธีที่คู่สัญญาจัดการข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงขอบเขตของการประมวลผล มาตรการรักษาความปลอดภัย และหน้าที่ที่แต่ละฝ่ายต้องปฏิบัติตาม
แม้ว่าหลายประเทศจะเชื่อมโยง DPA กับระเบียบของสหภาพยุโรปว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) กฎหมายความเป็นส่วนตัวอื่น ๆ ทั่วโลกก็อาจมีข้อกําหนดคล้ายกันสําหรับการปกป้องและจัดการข้อมูลส่วนบุคคล การเข้าใจว่าคุณต้องการ DPA เมื่อใด จะช่วยให้บริษัทของคุณสร้างกลยุทธ์การคุ้มครองข้อมูลที่แข็งแกร่งขึ้นและสนับสนุนข้อผูกพันด้านความเป็นส่วนตัวในภูมิภาคที่คุณดําเนินงาน ในคู่มือนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่า DPA คืออะไร ประกอบด้วยอะไรบ้าง เมื่อใดที่คุณต้องการ และอื่น ๆ อีกมากมาย
ข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลคืออะไร?
- ประเภทของข้อมูลส่วนบุคคลที่ผู้ประมวลผลสามารถเข้าถึงได้: DPA ระบุข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ในการประมวลผลและระบุวิธีที่ผู้ประมวลผลสามารถนําไปใช้ได้
- มาตรการรักษาความปลอดภัยที่โปรเซสเซอร์ต้องปฏิบัติตาม: ข้อตกลงสามารถระบุข้อกําหนดในการปกป้องข้อมูล เช่น แนวปฏิบัติการรักษาความลับ การควบคุมการเข้าถึง และมาตรการป้องกันอื่น ๆ
- หน้าที่ของทั้งสองฝ่าย: DPA กําหนดความคาดหวังที่ชัดเจนสําหรับแต่ละฝ่ายตลอดความสัมพันธ์ในการประมวลผลข้อมูล รวมถึงเรื่องความปลอดภัย ความลับ และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
บริษัทใช้ DPA เมื่อทํางานร่วมกับผู้ให้บริการบุคคลที่สามที่ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลในนามของพวกเขา สนับสนุนการดําเนินธุรกิจต่าง ๆ และต้องการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล ตัวอย่างได้แก่:
- ทรัพยากรบุคคลเทคโนโลยี: แพลตฟอร์มทรัพยากรบุคคลประมวลผลข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสมาชิกทีม ผู้สมัคร และกิจกรรมการจัดการแรงงาน
- การจัดการอีเมล การจ้างบุคคลภายนอก: ผู้ให้บริการอีเมลสามารถประมวลผลข้อมูลติดต่อและการสื่อสารได้
- การบัญชีการเงิน: แพลตฟอร์มและผู้ให้บริการบัญชีสามารถเข้าถึงบันทึกทางการเงิน ข้อมูลพนักงาน และข้อมูลธุรกิจอื่น ๆ ในขณะที่สนับสนุนการดําเนินงานทางการเงิน
- การเก็บรวบรวมข้อมูลหรือการแปลงเป็นดิจิทัล: ผู้ให้บริการภายนอกสามารถช่วยรวบรวม จัดระเบียบ หรือแปลงข้อมูลให้เป็นรูปแบบดิจิทัลที่เข้าถึงได้ง่ายขึ้น
- การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์: ผู้ให้บริการคลาวด์สามารถเก็บข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลสํารองทางธุรกิจในนามของบริษัท และต้องปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านความปลอดภัยที่ตกลงกันไว้เพื่อปกป้องข้อมูลเหล่านั้น
- การสนับสนุนเงินเดือน: ผู้ให้บริการเงินเดือนจะประมวลผลข้อมูลภาษีและค่าตอบแทนที่ละเอียดอ่อนซึ่งจําเป็นสําหรับการสนับสนุนการจ่ายเงินและกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน
- แพลตฟอร์มการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM): ผู้ให้บริการ CRM สามารถประมวลผลข้อมูลลูกค้าเพื่อสนับสนุนการขาย การบริการ และการสื่อสาร
DPA สร้างความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับวิธีการดําเนินกิจกรรมการประมวลผล สามารถระบุขอบเขตของความสัมพันธ์ กําหนดข้อกําหนดด้านความปลอดภัย และชี้แจงว่าแต่ละองค์กรควรจัดการกับข้อผูกพันด้านความเป็นส่วนตัวอย่างไร
ทําไม DPA ถึงสําคัญ?
DPA ช่วยให้บริษัทเข้าใจได้ดีขึ้นว่าฝ่ายต่าง ๆ แบ่งปันข้อมูลอย่างไร และกําหนดความรับผิดชอบในการปกป้องข้อมูลนั้น โดยการกําหนดความรับผิดชอบก่อนที่ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ควบคุมข้อมูล/ผู้ประมวลผลจะเริ่มต้นขึ้น บริษัทต่าง ๆ จะสร้างรากฐานที่แข็งแกร่งขึ้นสําหรับการจัดการข้อกําหนดด้านความเป็นส่วนตัวและลดความไม่แน่นอน
DPA สามารถช่วยให้ธุรกิจดําเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อขยายตัวข้ามพรมแดน โดยสร้างความคาดหวังที่สอดคล้องกันเกี่ยวกับวิธีที่บุคคลที่สามจัดการข้อมูลส่วนบุคคล แทนที่จะมาแทนที่นโยบายความเป็นส่วนตัวและหน้าที่การปฏิบัติตามกฎระเบียบที่กว้างขึ้นของบริษัท DPA เป็นส่วนหนึ่งของแนวทางที่กว้างขึ้นในการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล
ระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลทั่วไปส่งผลต่อข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลอย่างไร
ระเบียบของสหภาพยุโรป ว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป ให้ความสําคัญกับ DPA มากขึ้น โดยกําหนดข้อกําหนดเฉพาะสําหรับข้อตกลงระหว่างผู้ควบคุมข้อมูลและผู้ประมวลผลข้อมูล ตามมาตรา 28 ของระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป ผู้ควบคุมข้อมูลต้องทํางานร่วมกับผู้ประมวลผลข้อมูลที่ให้การรับประกันเพียงพอในการปกป้องข้อมูล และต้องจัดทําสัญญาที่ครอบคลุมความรับผิดชอบของทั้งสองฝ่าย
ข้อกําหนดเหล่านี้ใช้เมื่อระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลทั่วไปครอบคลุมกิจกรรมการประมวลผล แม้ว่าระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลทั่วไปมีต้นกําเนิดในสหภาพยุโรป แต่ก็สามารถใช้กับสถานการณ์ที่บริษัทนอกสหภาพยุโรปประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลในภูมิภาคได้เช่นกัน
ข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลในเวทีระดับโลก
ระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป เป็นหนึ่งในกรอบความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ที่ได้รับการยอมรับมากที่สุดในโลก บริษัทอาจต้องพิจารณาข้อผูกพันในสัญญาที่คล้ายกันเมื่อทํางานร่วมกับผู้ให้บริการบุคคลที่สามที่ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล แม้ว่าจะไม่ได้ดําเนินงานในสหภาพยุโรปก็ตาม กฎหมายความเป็นส่วนตัวแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ และภาระหน้าที่ขององค์กรขึ้นอยู่กับ:
-
- สถานที่ที่ดําเนินการ
- ข้อมูลของใครที่มันประมวลผล
- บริการที่ให้บริการ
การรู้ว่าเมื่อใดบริษัทของคุณต้องการ DPA จะช่วยให้คุณสร้างกระบวนการที่ชัดเจนขึ้นในการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและสนับสนุนข้อกําหนดด้านความเป็นส่วนตัวไม่ว่าคุณจะดําเนินงานที่ไหน
เมื่อใดจึงต้องมีข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล?
DPA จําเป็นทุกครั้งที่องค์กรหนึ่งประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลในนามของอีกองค์กรหนึ่ง ภายใต้ระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป บริษัทจําเป็นต้องมี DPA เมื่อการแบ่งปันข้อมูลส่วนบุคคลสร้างความสัมพันธ์ระหว่างผู้ควบคุมข้อมูลกับผู้ประมวลผลข้อมูล ในสถานการณ์เหล่านี้ ข้อตกลงช่วยกําหนด:
-
- วิธีที่ผู้ให้บริการสามารถใช้ข้อมูลได้
- การคุ้มครองที่ใช้บังคับ
- ทั้งสองฝ่ายควรจัดการกับข้อตกลงนี้อย่างไร
ตัวอย่างทั่วไปเมื่อบริษัทต้องการ DPA ได้แก่ การใช้:
-
- ผู้ให้บริการเงินเดือน
- แพลตฟอร์มทรัพยากรบุคคล
- การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์
- เทคโนโลยีอื่น ๆ ผู้จําหน่ายที่สามารถประมวลผลข้อมูลพนักงาน ลูกค้า หรือธุรกิจได้
DPA กําหนดความคาดหวังที่ชัดเจนก่อนเริ่มกระบวนการ
เมื่อใดที่ไม่จําเป็นต้องมีข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล
ไม่ใช่ทุกความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลจะต้องมี DPA สถานการณ์ที่พบบ่อยได้แก่:
- ตัวควบคุมอิสระ: บุคคลที่สามอิสระสามารถกําหนดได้ว่าพวกเขาประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลอย่างไรและทําไม นั่นหมายความว่าพวกเขาทํางานภายใต้ความรับผิดชอบด้านความเป็นส่วนตัวของตนเอง ไม่ใช่แค่เป็นผู้ประมวลผลข้อมูล
- ผู้ให้บริการมืออาชีพ: ผู้ให้บริการบางราย รวมถึงผู้ให้บริการด้านกฎหมาย บัญชี และที่ปรึกษาทางการเงิน มีความรับผิดชอบด้านความลับและความเป็นส่วนตัวแยกต่างหากตามลักษณะของธุรกิจของตน
- ความสัมพันธ์การเข้าถึงข้อมูลที่จํากัด: ผู้ให้บริการสามารถเข้าถึงข้อมูลโดยบังเอิญโดยไม่ต้องประมวลผลในนามขององค์กรอื่น
- หน่วยงานสาธารณะและหน่วยงานกํากับดูแล: บริษัทที่ประมวลผลข้อมูลภายใต้อํานาจทางกฎหมายของตนเองไม่สามารถดําเนินการเป็นผู้ประมวลผลข้อมูลและไม่จําเป็นต้องมี DPA
เมื่อพิจารณาว่าคุณจําเป็นต้องมี DPA หรือไม่ ให้พิจารณา:
-
- ใครเป็นผู้กําหนดวัตถุประสงค์ของการประมวลผล
- ใครเป็นผู้เข้าถึงข้อมูล
- บทบาทของแต่ละองค์กรในความสัมพันธ์
การทําความเข้าใจบทบาทในข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล
ใน DPA มีสองฝ่ายที่มีบทบาทแตกต่างกัน คือ ผู้ควบคุมข้อมูลและผู้ประมวลผลข้อมูล การเข้าใจความแตกต่างระหว่างสองบริษัทนี้จะช่วยให้คุณกําหนดหน้าที่ของแต่ละฝ่ายเมื่อข้อมูลส่วนบุคคลถูกเคลื่อนย้ายระหว่างสองบริษัท
ผู้ควบคุมข้อมูลคืออะไร?
ผู้ควบคุมข้อมูลคือองค์กรที่กําหนดเหตุผลว่าทําไมและอย่างไรจึงมีการประมวลผลข้อมูล พรรคเป็นผู้ตัดสินใจว่า:
-
- ข้อมูลที่มันเก็บรวบรวม
- ทําไมมันถึงเก็บรวบรวม
- วิธีที่โปรเซสเซอร์สามารถใช้ข้อมูลแทนตนเอง
สมมติว่าบริษัทของคุณทําหน้าที่เป็นผู้ควบคุมข้อมูลเมื่อรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลจากลูกค้า สมาชิกทีม หรือฝ่ายอื่น ๆ เพื่อสนับสนุนกิจกรรมทางธุรกิจ หากคุณทํางานร่วมกับผู้ให้บริการภายนอกในการประมวลผลข้อมูลนั้น บริษัทของคุณจะเป็นผู้กําหนดว่าทําไมผู้ให้บริการถึงประมวลผลข้อมูลนั้น
ผู้ประมวลผลข้อมูลคืออะไร?
ผู้ประมวลผลข้อมูลคือองค์กรที่ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลในนามของผู้ควบคุมข้อมูล มันไม่ได้กําหนดวัตถุประสงค์ของการประมวลผลหรือวิธีการใช้ข้อมูลเกินกว่าคําสั่งของผู้ควบคุม มันต้องปฏิบัติตามคําสั่งเฉพาะของคอนโทรลเลอร์ในการประมวลผล
ผู้ประมวลผลข้อมูลสามารถประกอบด้วย:
-
- ผู้ให้บริการเทคโนโลยี
- บริษัทบริการคลาวด์
- แพลตฟอร์มเงินเดือน
- ผู้ขายรายอื่นที่ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อให้บริการ
งานของพวกเขาเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามคําแนะนําการประมวลผลอย่างชัดเจน พร้อมกับรักษามาตรการป้องกันที่เหมาะสม
ข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลประกอบด้วยอะไรบ้าง?
DPA กําหนดอย่างชัดเจนว่าบริษัทจัดการข้อมูลส่วนบุคคลอย่างไรเมื่อผู้ควบคุมข้อมูลทํางานร่วมกับผู้ประมวลผลข้อมูล รายละเอียดที่แน่นอนอาจแตกต่างกันไปตามกฎหมายความเป็นส่วนตัวที่ใช้บังคับ DPA ส่วนใหญ่จะครอบคลุมพื้นที่สําคัญที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการประมวลผลข้อมูล มาตรการรักษาความปลอดภัย และความรับผิดชอบของฝ่ายการเมือง
1. รายละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมการประมวลผลข้อมูล
DPA ช่วยให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจว่าข้อมูลใดเป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงและผู้ประมวลผลข้อมูลสามารถนําไปใช้ได้อย่างไร ข้อตกลงนี้อธิบายขอบเขตของความสัมพันธ์ในการประมวลผลและระบุว่าผู้ประมวลผลสามารถทําอะไรกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้
รายละเอียดประกอบด้วย:
-
- ประเภทของข้อมูลส่วนบุคคลที่อยู่ภายใต้การประมวลผล
- ประเภทของบุคคลที่ข้อมูลถูกประมวลผล
- วัตถุประสงค์และลักษณะของกิจกรรมการประมวลผล
- ระยะเวลารวมของความสัมพันธ์การประมวลผล
- คําแนะนําที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีที่โปรเซสเซอร์สามารถใช้ข้อมูลได้
- ข้อกําหนดในการคืนหรือลบข้อมูลส่วนบุคคลหลังจากความสัมพันธ์สิ้นสุดลง
การบันทึกรายละเอียดเหล่านี้ช่วยให้บริษัทกําหนดความคาดหวังก่อนที่จะเริ่มดําเนินการใด ๆ ทั้งสองฝ่ายสามารถใช้รายละเอียดเป็นจุดอ้างอิงตลอดความสัมพันธ์
2. สิทธิ หน้าที่ และคําแนะนําในการประมวลผล
ข้อตกลงต้องระบุสิ่งที่แต่ละฝ่ายต้องทําเมื่อประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล คอนโทรลเลอร์ให้คําสั่งที่โปรเซสเซอร์ต้องปฏิบัติตาม ผู้ประมวลผลต้องดําเนินกิจกรรมการประมวลผลที่ตกลงกันไว้ DPA ต้องระบุว่าคอนโทรลเลอร์ ไม่ใช่โปรเซสเซอร์ เป็นผู้ควบคุมข้อมูลและสิ่งที่เกิดขึ้นกับข้อมูลนั้น
DPA สามารถครอบคลุม:
-
- คําแนะนําของตัวควบคุมเกี่ยวกับวิธีที่โปรเซสเซอร์ต้องใช้ข้อมูล
- ความรับผิดชอบของผู้ประมวลผลเมื่อดําเนินการประมวลผล
- สิทธิ์ของผู้ควบคุมข้อมูลในการรับข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรม
- หน้าที่ของแต่ละฝ่ายเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว ความปลอดภัย และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
เมื่อจัดทํา DPA อย่างถูกต้อง จะช่วยให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจหน้าที่ของตนเองและหลีกเลี่ยงความสับสน
3. ความลับและความปลอดภัย
ข้อกําหนดเกี่ยวกับความลับและมาตรการรักษาความปลอดภัยสามารถกําหนดความคาดหวังในการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล DPA ต้องระบุว่าตัวประมวลผลจะใช้มาตรการอะไรบ้าง
ขึ้นอยู่กับบริการที่เกี่ยวข้อง มาตรการที่เกี่ยวข้องอาจรวมถึง:
-
- การดําเนินการตามข้อตกลงความลับสําหรับบุคคลที่เข้าถึงข้อมูล
- การควบคุมการเข้าถึงอย่างเข้มงวดที่จํากัดว่าใครสามารถดูข้อมูลได้
- การเข้ารหัสข้อมูลและการปฏิบัติการใช้ชื่อปลอม
- กระบวนการที่สนับสนุนความพร้อมใช้งาน ความยืดหยุ่น และการกู้คืนข้อมูล
- การตรวจสอบและทดสอบความปลอดภัยเป็นประจํา
มาตรการเฉพาะที่รวมอยู่ใน DPA ควรสะท้อนประเภทของข้อมูลที่เกี่ยวข้องและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการประมวลผลข้อมูล
4. ข้อกําหนดสําหรับซับโปรเซสเซอร์
บางโปรเซสเซอร์ทํางานร่วมกับผู้ให้บริการรายอื่นเพื่อสนับสนุนบริการของตน บริษัทเหล่านี้เรียกว่าซับโปรเซสเซอร์ ซึ่งอาจต้องปฏิบัติตามข้อกําหนดเพิ่มเติม DPA จําเป็นต้องมีคําแนะนําในการจัดการความสัมพันธ์เหล่านี้และครอบคลุมกฎเพิ่มเติมใด ๆ ที่ใช้เมื่อองค์กรอื่นประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
ข้อกําหนดของผู้ประมวลผลย่อยครอบคลุม:
-
- โปรเซสเซอร์ต้องการอนุญาตก่อนที่จะติดต่อกับซับโปรเซสเซอร์หรือไม่
- ข้อผูกพันที่ใช้กับผู้ประมวลผลย่อยเมื่อพวกเขาประมวลผลข้อมูล
- วิธีที่โปรเซสเซอร์ตรวจสอบซับโปรเซสเซอร์การปฏิบัติตามกฎระเบียบ
- วิธีที่โปรเซสเซอร์สื่อสารการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับซับโปรเซสเซอร์
ข้อกําหนดที่ชัดเจนสําหรับผู้ประมวลผลย่อยช่วยให้ผู้ควบคุมข้อมูลมีความโปร่งใสมากขึ้นว่าข้อมูลส่วนบุคคลถูกเคลื่อนย้ายอย่างไรในเครือข่ายผู้ให้บริการที่กว้างขึ้น
การสนับสนุนความเป็นส่วนตัวและการปฏิบัติตามข้อผูกพันตามกฎระเบียบ
สุดท้าย DPA ต้องอธิบายว่าโปรเซสเซอร์สามารถสนับสนุนความรับผิดชอบด้านความเป็นส่วนตัวของผู้ควบคุมได้อย่างไร กิจกรรมของโปรเซสเซอร์ที่เน้นการสนับสนุนอาจรวมถึง:
-
- ช่วยเหลือในการประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูล
- การตอบสนองสนับสนุนต่อคําขอของเจ้าของข้อมูล
- การให้ข้อมูลที่จําเป็นสําหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบการทบทวนและการตรวจสอบ
- ช่วยเหลือในการตอบสนองต่อการละเมิด
- เก็บบันทึกเกี่ยวกับกิจกรรมการประมวลผลเมื่อใดก็ตามที่เกี่ยวข้อง
การกําหนดรายละเอียดเหล่านี้ตั้งแต่เนิ่น ๆ จะช่วยให้บริษัทตอบสนองได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากมีข้อกังวลด้านความเป็นส่วนตัวหรือความปลอดภัย
จะเกิดอะไรขึ้นหลังจากข้อมูลรั่วไหลภายใต้ข้อตกลงคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (DPA)?
หากการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลมีแนวโน้มที่จะเป็นอันตรายต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคลที่ได้รับผลกระทบ บริษัทที่เกี่ยวข้องจําเป็นต้องดําเนินการอย่างเฉพาะเจาะจงและทันที บริษัทต้องแจ้งหน่วยงานกํากับดูแล ที่เกี่ยวข้องภายใน 72 ชั่วโมง หลังจากทราบการละเมิด
หากการละเมิดมีความเสี่ยงสูง บริษัทต้องแจ้งให้บุคคลเหล่านั้นทราบด้วย หากบริษัทมีมาตรการลดความเสี่ยงทางเทคนิคและองค์กรที่มีประสิทธิภาพอยู่แล้ว การแจ้งก็ไม่จําเป็นต้องมี
สมมติว่าบริษัทหนึ่งใช้ผู้ให้บริการภายนอกในการเก็บข้อมูลลูกค้า หากผู้ให้บริการ (ผู้ประมวลผล) ประสบเหตุการณ์ด้านความปลอดภัยที่เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล ผู้ให้บริการจําเป็นต้องแจ้งบริษัท (ผู้ควบคุมข้อมูล) เพื่อให้องค์กรสามารถประเมินการละเมิดและกําหนดขั้นตอนถัดไปที่เหมาะสม
ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ บริษัทจําเป็นต้องแจ้งหน่วยงานกํากับดูแล บุคคลที่ได้รับผลกระทบ หรือทั้งสองฝ่าย การตอบสนองอาจขึ้นอยู่กับปัจจัยต่าง ๆ เช่น:
-
- ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- จํานวนผู้ที่ได้รับผลกระทบ
- การคุ้มครองที่มีอยู่แล้ว
ความเสี่ยงของการไม่ผ่านข้อกําหนด DPA มีอะไรบ้าง?
- เมื่อกฎหมายความเป็นส่วนตัวกําหนดให้บริษัทต้องมีข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล การไม่จัดตั้งข้อตกลงดังกล่าวอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงทางกฎระเบียบ ภายใต้ระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป ผู้ควบคุมและผู้ประมวลผลอาจเผชิญกับบทลงโทษหากไม่ปฏิบัติตามข้อผูกพันการคุ้มครองข้อมูล รวมถึงข้อกําหนดที่เกี่ยวข้องกับข้อตกลงระหว่างผู้ควบคุมและผู้ประมวลผล
- หากเกิดการละเมิดข้อมูลและหน่วยงานกํากับดูแลพบว่าองค์กรใดไม่ปฏิบัติตามข้อกําหนด พวกเขาสามารถดําเนินการบังคับใช้กฎหมายได้ การดําเนินการที่เป็นไปได้อาจรวมถึง:
-
- คําเตือนหรือการตักเตือนอย่างเป็นทางการ
- ข้อจํากัดชั่วคราวหรือถาวรในกิจกรรมการประมวลผลข้อมูล
- ค่าปรับทางปกครอง สูงสุดถึง 20 ล้านยูโร หรือ 4% ของอัตราการลาออกรวมประจําปีของบริษัท แล้วแต่ค่าใดสูงกว่า
-
- ผลกระทบเฉพาะขึ้นอยู่กับลักษณะของการละเมิด ผลกระทบต่อผู้ได้รับผลกระทบ และการตอบสนองขององค์กร ไม่ว่าจะอย่างไร การไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบสามารถสร้างความท้าทายด้านการดําเนินงานและชื่อเสียงได้
การจัดการ DPA ในหลายผู้ให้บริการ เขตอํานาจศาล และทีมภายในหลายแห่ง อาจสร้างความท้าทายด้านการบริหารเพิ่มเติมให้กับบริษัทที่กําลังเติบโต
หากไม่มีการกํากับดูแลที่ชัดเจน หลายคนจึงประสบปัญหาในการระบุช่องว่างในแนวปฏิบัติการคุ้มครองข้อมูลและตอบสนองอย่างรวดเร็วเมื่อเกิดปัญหาด้านความเป็นส่วนตัว
การจัดตั้งแนวทางที่มีโครงสร้างสําหรับข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลสามารถช่วยให้ธุรกิจเพิ่มการมองเห็น รักษาความสม่ําเสมอ และสนับสนุนการเติบโตอย่างรับผิดชอบข้ามพรมแดน
สร้างทีมระดับโลกด้วย G-P
เมื่อคุณสร้างทีมระหว่างประเทศ ความเป็นส่วนตัวของข้อมูลเป็นเรื่องสําคัญที่ต้องพิจารณา ทํางานร่วมกับ G-P เพื่อสนับสนุนความต้องการด้านการจ้างงานข้ามพรมแดนของคุณ แพลตฟอร์ม™การจ้างงานระดับโลกของเราช่วยให้บริษัทจ้างงาน เริ่มงาน บริหาร และจ่ายเงินให้กับมืออาชีพทั่วโลกในขณะที่ดําเนินการตามข้อกําหนดด้านการจ้างงาน
การมีกระบวนการและความเชี่ยวชาญที่เหมาะสมจะช่วยให้องค์กรของคุณจัดการข้อพิจารณาด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูลได้ในขณะที่คุณเติบโต ในฐานะ ตัวแทนบริการระดับโลก G-P ช่วยคุณจ้างงานและจ่ายบุคลากรผู้มีความสามารถใน 180+ ประเทศโดยไม่ต้องตั้งหน่วยงานท้องถิ่น เราให้ความสําคัญกับ ความเป็นส่วนตัวของ ข้อมูล โดยช่วยธุรกิจอย่างของคุณสนับสนุนกระบวนการจ้างงานระหว่างประเทศและจัดการความต้องการแรงงานในประเทศ
ที่ G-P เราช่วยคุณปรับปรุงกระบวนการจ้างงานให้ราบรื่นขึ้นโดยผสมผสานเทคโนโลยีกับความเชี่ยวชาญของมนุษย์ ด้วย แพลตฟอร์ม™การจ้างงานระดับโลกของเรา คุณสามารถจ้างงานและรับสมาชิกทีมใหม่ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ประหยัดเวลาและทําให้การเติบโตของคุณง่ายขึ้น
ขอข้อเสนอ ได้วันนี้ หรือ ติดต่อเรา เพื่อเรียนรู้ว่า G-P สามารถสนับสนุนกลยุทธ์การจ้างงานระดับโลกของคุณได้อย่างไร
คำถามที่พบบ่อย
เมื่อใดที่บริษัทระดับโลกไม่ต้องมี DPA?
DPA ไม่จําเป็นเมื่อบุคคลที่สามไม่ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลในนามของบริษัท ผู้ควบคุมข้อมูลอิสระ ผู้ให้บริการมืออาชีพบางราย และบริษัทที่เข้าถึงข้อมูลภายใต้อํานาจทางกฎหมายของตนเอง สามารถมีความรับผิดชอบด้านความเป็นส่วนตัวแยกต่างหากได้ ความจําเป็นในการมี DPA ขึ้นอยู่กับบทบาทของแต่ละฝ่ายและวิธีที่พวกเขาจัดการข้อมูล
คอนโทรลเลอร์กับโปรเซสเซอร์: จะรู้ได้อย่างไรว่าคุณเป็นตัวไหน?
ความแตกต่างระหว่างสองบทบาทนี้ขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้กําหนดวิธีและเหตุผลที่ข้อมูลจะถูกประมวลผล ตัวควบคุมเป็นผู้กําหนดวัตถุประสงค์ของการประมวลผลและวิธีการใช้ ขณะที่ตัวควบคุมประมวลผลจะจัดการข้อมูลแทนตัวควบคุมและปฏิบัติตามคําสั่งของตัวควบคุม
ข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล (DPA) คืออะไร?
ข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลคือสัญญาระหว่างผู้ควบคุมข้อมูลและผู้ประมวลผลข้อมูล ซึ่งกําหนดวิธีที่คู่สัญญาจะจัดการข้อมูลส่วนบุคคล เอกสารนี้ระบุขอบเขตของการประมวลผลข้อมูล ครอบคลุมมาตรการรักษาความปลอดภัย และกําหนดบทบาทของแต่ละฝ่ายในความสัมพันธ์
เมื่อใดที่บริษัทระดับโลกต้องมี DPA?
บริษัทจําเป็นต้องมี DPA เมื่อพวกเขาแบ่งปันข้อมูลกับบุคคลที่สามที่ประมวลผลข้อมูลในนามของพวกเขา เพื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างผู้ควบคุมข้อมูลกับผู้ประมวลผลข้อมูล รายละเอียดของข้อตกลงจะขึ้นอยู่กับกฎหมายความเป็นส่วนตัวที่ใช้บังคับ บริษัทที่เกี่ยวข้อง และลักษณะการประมวลผลข้อมูล