ความท้าทาย: การบริหารจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบระดับโลกในหลายทวีป
การจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบใน 21 ประเทศไม่ใช่งานเบื้องหลัง สำหรับทีมทรัพยากรบุคคลของ Rackspace นั่นหมายถึงการรวบรวมคำแนะนำจากที่ปรึกษาภายนอก ผู้เชี่ยวชาจากภายนอก เว็บไซต์ของหน่วยงานรัฐ และความรู้เฉพาะของแต่ละองค์กร ขึ้นอยู่กับคำถามและเขตอำนาจศาล กระบวนการนี้ช้า ไม่สอดคล้องกัน และแพงในการปรับขนาด ทีมงานต้องการโซลูชันแบบรวมศูนย์ที่สามารถรองรับงานด้านทรัพยากรบุคคลได้หลายด้าน และช่วยให้พนักงานทุกระดับเข้าถึงคำแนะนำด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เชื่อถือได้รวดเร็ว โดยไม่ต้องส่งต่อทุกคำถามไปยังที่ปรึกษาภายนอก เมื่อพวกเขาค้นพบ G-P Gia พวกเขามองเห็นโอกาสที่ไม่เพียงแต่จะเร่งการวิจัยเท่านั้น แต่ยังเปลี่ยนวิธีการทำงานอีกด้วย Rackspace ได้สร้างประวัติกับ G-P ผ่านทางความสัมพันธ์ของนายจ้าง (บริการตัวแทนนายจ้าง) ซึ่งทำให้ความร่วมมือครั้งใหม่นี้มีรากฐานที่สำคัญของความไว้วางใจ "Rackspace ให้ความไว้วางใจ G-P เป็นเวลาหลายปีในฐานะผู้ให้บริการตัวแทนนายจ้างทั่วโลก และเรายังคงพึ่งพาพวกเขาในปัจจุบันเมื่อเข้าสู่ประเทศใหม่ก่อนที่จะก่อตั้งกิจการ" Janelle Noble ผู้อำนวยการอาวุโส ทรัพยากรบุคคล Strategy & Analytics ของ Rackspace กล่าว "ประสบการณ์ของพวกเขาในฐานะนายจ้างระดับโลกทำให้พวกเขามีคุณสมบัติเฉพาะตัวในการสร้างปัญญาประดิษฐ์สำหรับการดำเนินงานทรัพยากรบุคคล โดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งหนึ่งที่มุ่งเน้นไปที่กฎระเบียบ"
โซลูชัน: G-P Gia เป็นกลไกการปฏิบัติตามกฎระเบียบแบบรวมศูนย์
Rackspace กลายเป็นผู้ใช้รายแรกๆ ของ Gia ซึ่งเป็นตัวแทนทรัพยากรบุคคลระดับโลกที่ขับเคลื่อนโดยปัญญาประดิษฐ์ ซึ่งให้คำตอบที่ผ่านการตรวจสอบทางกฎหมาย เทมเพลตนโยบาย และข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเขตอำนาจศาลในไม่กี่วินาที ทีมผู้บริหารได้รวม Gia เข้ากับเวิร์กโฟลว์รายวันในการควบคุมการวิจัย การจ่ายเงินเดือน และการควบคุมทั่วโลก ทำให้กลายเป็นจุดแรกที่เชื่อถือได้สำหรับคำถามใดๆ ทั่วทั้งธุรกิจ "การปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นแรงผลักดันหลักสำหรับเรา" แมนดี้ มัวร์ ผู้อำนวยการฝ่ายเทคโนโลยีทรัพยากรบุคคลของ Rackspace กล่าว "เนื่องจากพนักงานของเรากระจายอยู่หลายพื้นที่ การมีแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้และสม่ำเสมอเพียงแหล่งเดียว ช่วยให้ทีมทรัพยากรบุคคลของเราทำงานได้รวดเร็วขึ้นและตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น"
Gia ช่วยให้เราเข้าใจเรื่องการปฏิบัติตามกฎระเบียบและนโยบายได้ดียิ่งขึ้น เราไม่ได้จำกัดอยู่แค่ภูมิภาคเดียวอีกต่อไป แต่มีเครื่องมือที่ช่วยให้เราเข้าใจกฎหมายทั่วโลก ทำให้การพึ่งพาลดลงอย่างมีนัยสำคัญ เพิ่มเวลาในการทำงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น และให้เรามั่นใจว่าเรากำลังปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่อัปเดตในภูมิภาคของเรา รวมถึงวิธีการเปรียบเทียบกับนโยบายภายในของเรา"
ซัปนา ซูดาน
ที่ปรึกษาอาวุโสฝ่ายทรัพยากรบุคคล ประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก ที่ Rackspace
ขยายตลาดใหม่โดยไม่ต้องเสียเวลาวิจัยด้วยตนเอง ก่อนที่ Gia จะเข้ามา ตลาดที่มีพนักงานน้อยอย่างเช่นอิตาลีนั้นต้องใช้แรงงานมากเกินไปจนไม่สามารถให้ความสำคัญได้ นักแปล ที่ปรึกษาภายนอก เวลาภายใน — การทำงานด้วยตนเองที่จำเป็นในการสร้างคู่มือเฉพาะเขตอำนาจศาลทำให้คดีทางธุรกิจเป็นเรื่องยากที่จะเป็นเหตุผล Gia เปลี่ยนสมการนั้นไป โดยการสืบค้นเทมเพลตของบริษัทที่มีอยู่ตามข้อกำหนดของท้องถิ่น ขณะนี้ผู้บริหารสามารถร่างและแปลเนื้อหาเฉพาะเขตอำนาจศาลในองค์กรได้ โดย Gia จัดการการยกระดับการวิจัยจำนวนมากซึ่งก่อนหน้านี้ส่งไปยังผู้จำหน่ายภายนอก
ทีมงานอธิบายอย่างสม่ำเสมอว่า Gia ทำงานเริ่มต้นเพียงประมาณ 80% เท่านั้น ซึ่งเพียงพอที่จะลดการพึ่งพาที่ปรึกษาภายนอกได้อย่างมีนัยสำคัญ ในขณะเดียวกันก็เปิดโอกาสให้ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลที่มีประสบการณ์เป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้าย
"Gia ช่วยให้เราทำการวิจัยเบื้องต้นภายในได้มาก" Kevin Gaskin ทรัพยากรบุคคล Senior Transformation Manager, UK ที่ Rackspace กล่าว " ในหลาย ๆ กรณี จะให้บริบทและทิศทางที่เพียงพอเพื่อให้เราสามารถสำรองที่ปรึกษาทางกฎหมายสำหรับการตรวจสอบขั้นสุดท้ายแทนที่จะเริ่มการสอบถามทุกครั้งตั้งแต่เริ่มต้น"
ข้อมูลข่าวกรองที่ได้รับการยืนยัน และเหตุใดพื้นฐานทางกฎหมายจึงเปลี่ยนแปลงทุกสิ่ง ในฐานะบริษัทที่ช่วยให้องค์กรต่างๆ ย้ายปัญญาประดิษฐ์จากการทดลองไปสู่การผลิต ทรัพยากรส่วนบุคคลของ Rackspace จึงไม่ใช่เรื่องใหม่สำหรับปัญญาประดิษฐ์ สมาชิกทีมพัฒนาหลายคนใช้เครื่องมือประดิษฐ์ประดิษฐ์ทั่วไปก่อนและร่วมกับ Gia และประสบการณ์ดังกล่าวได้เพิ่มพูนความเข้าใจของพวกเขาเกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้ Gia แตกต่าง
ปัญญาประดิษฐ์ทั่วไปสามารถสร้างคําตอบที่เป็นไปได้ Gia สร้างคําตอบพร้อมเส้นทางที่ตรวจสอบได้และตรวจสอบตามกฎหมายเบื้องหลัง สําหรับทีมที่คิดอย่างรอบคอบเกี่ยวกับการกํากับดูแลปัญญาประดิษฐ์ทุกวันความแตกต่างนั้นมีความสําคัญอย่างมากเมื่อคําตอบที่ผิดนําไปสู่การเปิดเผยทางกฎหมาย
เราได้ลองใช้เครื่องมือปัญญาประดิษฐ์อื่นๆ แล้ว แต่ Gia เป็นเครื่องมือแบบองค์รวมที่สุด และรองรับฟังก์ชันต่างๆ มากมายอย่างแท้จริง " Gia ได้ให้ความกระจ่าง ทำให้เราสามารถตั้งคำถามเฉพาะเจาะจงและเข้าใจกฎระเบียบได้ดียิ่งขึ้น"
Mandy Moore
ผู้อำนวยการฝ่ายเทคโนโลยีทรัพยากรบุคคล บริษัท Rackspace
การเปลี่ยนการแจ้งเตือนด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบให้เป็นการสนับสนุนภายในองค์กร หนึ่งในความสำเร็จที่ไม่ชัดเจนนักของ Gia คือสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากมีการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบเกิดขึ้น การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกําหนดของ Gia ติดตามการอัปเดตกฎหมายการจ้างงานในเชิงรุกในเขตอํานาจศาลและตั้งค่าสถานะเมื่อนโยบายที่มีอยู่อาจล้าสมัย โดยให้ทีมทรัพยากรบุคคลแจ้งเตือนล่วงหน้าแทนที่จะเป็นการแย่งชิงในนาทีสุดท้าย การแจ้งล่วงหน้าเช่นนั้นได้เปลี่ยนวิธีการที่ทีมมีส่วนร่วมในการสนทนากับผู้บริหารไปแล้ว "เมื่อ Gia ระบุการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบ เราสามารถมีส่วนร่วมกับผู้นําได้เร็วขึ้นด้วยหลักฐาน ไทม์ไลน์ และผลกระทบทางธุรกิจที่ชัดเจน ซึ่งทําให้ง่ายต่อการจัดลําดับความสําคัญของงานและรักษาความปลอดภัยทรัพยากรที่จําเป็นเพื่อให้อยู่ในกฎระเบียบ" มัวร์กล่าว "ความเร็วนั้นมีค่าอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่มีเดิมพันสูง: เมื่อปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบในวันหยุดที่มีความสําคัญต่อเวลาปรากฏขึ้น Gia ช่วยให้เราตรวจสอบข้อกําหนดทางกฎหมายได้อย่างรวดเร็วประเมินความเสี่ยงและตัดสินใจภายในได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ชักช้าในการดําเนินการ"
ผลกระทบ: ทีมทรัพยากรบุคคลเคลื่อนไหวได้เร็วขึ้น คิดให้ใหญ่ขึ้น
การประหยัดเวลามีนัยสำคัญ สำหรับโครงการต่างๆ เช่น การตรวจสอบคู่มือ การตรวจสอบวันหยุด และคำแนะนำด้านการจ้างงานเฉพาะประเทศ ซึ่งก่อนหน้านี้ต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งและตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทางกฎหมาย ปัจจุบันทีมงานสามารถทำการวิเคราะห์เบื้องต้นให้เสร็จสิ้นได้ภายในเซสชั่นการวิจัยเพียงครั้งเดียว งานที่ก่อนหน้านี้ใช้เวลาหลายชั่วโมงได้ลดลงเหลือไม่ถึงหนึ่งชั่วโมงสำหรับการทบทวนนโยบายผ่านครั้งแรกและการตรวจสอบตามกฎหมายตามกฎหมาย สำหรับคำถามที่ซับซ้อนมากขึ้น ทีมงานประเมินว่า Gia ช่วยลดเวลาในการค้นคว้าและร่างเอกสารได้ประมาณ 50–75% เมื่อเทียบกับขั้นตอนการทำงานแบบแมนนวลแบบดั้งเดิม มัวร์กล่าวว่า "Gia ช่วยเร่งกระบวนการวิจัย เนื่องจากแนวทางพื้นฐานได้รับการตรวจสอบแล้ว" "บทความและคำแนะนำต่างๆ ได้รับการตรวจสอบภายในและได้รับการรับรองจาก G-P Verified แล้ว ดังนั้นเราจึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลถูกต้องตั้งแต่คำแนะนำแรก" "ในฐานะ HRBP ฉันสามารถตอบสนองได้รวดเร็วขึ้นและครอบคลุมประเด็นทางกฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่สำคัญทั้งหมด" ซูดานกล่าว "Gia ตอบกลับโดยอ้างอิงเอกสารและกฎหมาย ซึ่งช่วยลดความพยายามในการสนับสนุนคำแถลงของเราต่อฝ่ายภายในและภายนอก" มันเหมือนกับการมี Google บนเดสก์ท็อปของฉัน - มันจะเปิดขึ้นทันทีที่ฉันเข้าสู่ระบบ"
ด้วย Gia เราสามารถลดเวลาที่ใช้ในการค้นคว้าวิจัยลงได้อย่างมาก และแหล่งข้อมูลที่ครอบคลุมช่วยให้เราสามารถเจาะลึกข้อมูลได้อย่างละเอียดภายในเครื่องมือเดียว"
เควิน กัสกิน
ผู้จัดการอาวุโสฝ่ายเปลี่ยนแปลงด้านทรัพยากรบุคคล (สหราชอาณาจักร)
ปัจจุบัน Rackspace ใช้ Gia เพื่อเร่งกระบวนการสรรหาบุคลากรและปรับปรุงระยะเวลาในการดำเนินการให้รวดเร็วยิ่งขึ้น ขณะนี้กำลังวางแผนที่จะอัปโหลดคู่มือ นโยบาย และแนวทางปฏิบัติลงในพื้นที่ทำงานโครงการของ Gia เพื่อสร้างแหล่งเก็บข้อมูลส่วนกลางที่มีการอัปเดตอยู่เสมอ ซึ่งจะแจ้งเตือนการอัปเดตด้านกฎระเบียบและรับประกันการแก้ไขที่ทันท่วงที มัวร์กล่าวว่า "นับตั้งแต่ที่เราเริ่มนำ Gia มาใช้ เราก็ค้นพบกรณีการใช้งานใหม่ๆ อย่างต่อเนื่องในด้านการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล" "สิ่งที่เริ่มต้นจากการเป็นแหล่งข้อมูลด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ กำลังกลายเป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้เราขยายองค์ความรู้ ปรับปรุงการตอบสนอง และสนับสนุนการทำงานด้านทรัพยากรบุคคลเชิงกลยุทธ์มากยิ่งขึ้น"