Rackspace ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านทรัพยากรบุคคลทั่วโลก เพื่อขับเคลื่อนการเติบโตและนวัตกรรมบนระบบคลาวด์​​ 

ความท้าทาย: การบริหารจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบระดับโลกในหลายทวีป​​ 

การจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบใน 21 ประเทศไม่ใช่งานเบื้องหลัง สำหรับทีมทรัพยากรบุคคลของ Rackspace นั่นหมายถึงการรวบรวมคำแนะนำจากที่ปรึกษาภายนอก ผู้เชี่ยวชาจากภายนอก เว็บไซต์ของหน่วยงานรัฐ และความรู้เฉพาะของแต่ละองค์กร ขึ้นอยู่กับคำถามและเขตอำนาจศาล กระบวนการนี้ช้า ไม่สอดคล้องกัน และแพงในการปรับขนาด​​ 

ทีมงานต้องการโซลูชันแบบรวมศูนย์ที่สามารถรองรับงานด้านทรัพยากรบุคคลได้หลายด้าน และช่วยให้พนักงานทุกระดับเข้าถึงคำแนะนำด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เชื่อถือได้รวดเร็ว โดยไม่ต้องส่งต่อทุกคำถามไปยังที่ปรึกษาภายนอก​​ 

เมื่อพวกเขาค้นพบ G-P Gia พวกเขามองเห็นโอกาสไม่เพียง แต่จะเร่งการวิจัย แต่ยังเปลี่ยนวิธีการทํางานด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั้งหมด Rackspace ได้สร้างประวัติกับG-P ผ่านความสัมพันธ์แบบนาย จ้าง (บริการตัวแทนนายจ้าง) ซึ่งทําให้ความร่วมมือครั้งใหม่เป็นรากฐานที่สําคัญของความไว้วางใจ​​ 

"Rackspace ให้ความไว้วางใจ G-P เป็นเวลาหลายปีในฐานะผู้ให้บริการตัวแทนนายจ้างทั่วโลก และเรายังคงพึ่งพาพวกเขาในปัจจุบันเมื่อเข้าสู่ประเทศใหม่ก่อนที่จะก่อตั้งกิจการ" Janelle Noble ผู้อำนวยการอาวุโส ทรัพยากรบุคคล Strategy & Analytics ของ Rackspace กล่าว "ประสบการณ์ของพวกเขาในฐานะนายจ้างระดับโลกทำให้พวกเขามีคุณสมบัติเฉพาะตัวในการสร้างปัญญาประดิษฐ์สำหรับการดำเนินงานทรัพยากรบุคคล โดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งหนึ่งที่มุ่งเน้นไปที่กฎระเบียบ"​​ 

โซลูชัน: Gia เป็นกลไกการปฏิบัติตามกฎระเบียบแบบรวมศูนย์​​ 

Rackspace กลายเป็นผู้ใช้รายแรกๆ ของ Gia ซึ่งเป็นตัวแทนทรัพยากรบุคคลระดับโลกที่ขับเคลื่อนโดยปัญญาประดิษฐ์ ซึ่งให้คำตอบที่ผ่านการตรวจสอบทางกฎหมาย เทมเพลตนโยบาย และข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเขตอำนาจศาลในไม่กี่วินาที ทีมผู้บริหารได้รวม Gia เข้ากับเวิร์กโฟลว์รายวันในการควบคุมการวิจัย การจ่ายเงินเดือน และการควบคุมทั่วโลก ทำให้กลายเป็นจุดแรกที่เชื่อถือได้สำหรับคำถามใดๆ ทั่วทั้งธุรกิจ ​​ 

"การปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นแรงผลักดันหลักสำหรับเรา" แมนดี้ มัวร์ ผู้อำนวยการฝ่ายเทคโนโลยีทรัพยากรบุคคลของ Rackspace กล่าว "เนื่องจากพนักงานของเรากระจายอยู่หลายพื้นที่ การมีแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้และสม่ำเสมอเพียงแหล่งเดียว ช่วยให้ทีมทรัพยากรบุคคลของเราทำงานได้รวดเร็วขึ้นและตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น"​​ 

ขยายไปสู่ตลาดใหม่โดยไม่ต้องใช้ค่าใช้จ่ายในการวิจัยด้วยตนเอง
ก่อน Gia ตลาดที่มีจํานวนพนักงานน้อยอย่างอิตาลีนั้นใช้แรงงานมากเกินกว่าจะจัดลําดับความสําคัญ นักแปล ที่ปรึกษาภายนอก ชั่วโมงภายใน — งานที่ต้องทําด้วยตนเองที่จําเป็นในการสร้างคู่มือเฉพาะเขตอํานาจศาลทําให้กรณีทางธุรกิจยากที่จะพิสูจน์ Gia เปลี่ยนสมการนั้น ด้วยการสืบค้นเทมเพลต บริษัท ที่มีอยู่เทียบกับข้อกําหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบในท้องถิ่นทีมสามารถร่างและแปลเนื้อหาเฉพาะเขตอํานาจศาลในองค์กรได้โดย Gia จัดการงานวิจัยที่หนักหน่วงซึ่งก่อนหน้านี้ตกเป็นของผู้ขายภายนอก​​ 

ทีมงานอธิบายอย่างสม่ำเสมอว่า Gia ทำงานเริ่มต้นเพียงประมาณ 80% เท่านั้น ซึ่งเพียงพอที่จะลดการพึ่งพาที่ปรึกษาภายนอกได้อย่างมีนัยสำคัญ ในขณะเดียวกันก็เปิดโอกาสให้ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลที่มีประสบการณ์เป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้าย​​ 

"Gia ช่วยให้เราทำการวิจัยเบื้องต้นภายในได้มาก" Kevin Gaskin ทรัพยากรบุคคล Senior Transformation Manager, UK ที่ Rackspace กล่าว " ในหลาย ๆ กรณี จะให้บริบทและทิศทางที่เพียงพอเพื่อให้เราสามารถสำรองที่ปรึกษาทางกฎหมายสำหรับการตรวจสอบขั้นสุดท้ายแทนที่จะเริ่มการสอบถามทุกครั้งตั้งแต่เริ่มต้น"​​ 

ข่าวกรองที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว และเหตุใดการยึดเหนี่ยวทางกฎหมายจึงเปลี่ยนทุกอย่าง
ในฐานะบริษัทที่ช่วยให้องค์กรต่างๆ เคลื่อนย้ายปัญญาประดิษฐ์จากการทดลองไปสู่การผลิต ทีมทรัพยากรบุคคลของ Rackspace ไม่ใช่เรื่องใหม่สําหรับปัญญาประดิษฐ์ สมาชิกในทีมหลายคนใช้เครื่องมือปัญญาประดิษฐ์เอนกประสงค์ก่อนและควบคู่ไปกับ Giaและประสบการณ์นั้นทําให้พวกเขาเข้าใจสิ่งที่ทําให้ Gia แตกต่าง​​ 

ปัญญาประดิษฐ์ทั่วไปสามารถสร้างคําตอบที่เป็นไปได้ Gia สร้างคําตอบพร้อมเส้นทางที่ตรวจสอบได้และตรวจสอบตามกฎหมายเบื้องหลัง สําหรับทีมที่คิดอย่างรอบคอบเกี่ยวกับการกํากับดูแลปัญญาประดิษฐ์ทุกวันความแตกต่างนั้นมีความสําคัญอย่างมากเมื่อคําตอบที่ผิดนําไปสู่การเปิดเผยทางกฎหมาย​​ 

เปลี่ยนการแจ้งเตือนการปฏิบัติตามกฎระเบียบให้เป็นการสนับสนุนภายใน 
หนึ่งในชัยชนะที่ชัดเจนน้อยกว่าจาก Gia คือสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบปรากฏขึ้น การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกําหนดของ Gia ติดตามการอัปเดตกฎหมายการจ้างงานในเชิงรุกในเขตอํานาจศาลและตั้งค่าสถานะเมื่อนโยบายที่มีอยู่อาจล้าสมัย โดยให้ทีมทรัพยากรบุคคลแจ้งเตือนล่วงหน้าแทนที่จะเป็นการแย่งชิงในนาทีสุดท้าย การแจ้งล่วงหน้านั้นได้เปลี่ยนวิธีที่ทีมปรากฏตัวในการสนทนาของผู้นํา​​ 

"เมื่อ Gia ระบุการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบ เราสามารถมีส่วนร่วมกับผู้นําได้เร็วขึ้นด้วยหลักฐาน ไทม์ไลน์ และผลกระทบทางธุรกิจที่ชัดเจน ซึ่งทําให้ง่ายต่อการจัดลําดับความสําคัญของงานและรักษาความปลอดภัยทรัพยากรที่จําเป็นเพื่อให้อยู่ในกฎระเบียบ" มัวร์กล่าว "ความเร็วนั้นมีค่าอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่มีเดิมพันสูง: เมื่อปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบในวันหยุดที่มีความสําคัญต่อเวลาปรากฏขึ้น Gia ช่วยให้เราตรวจสอบข้อกําหนดทางกฎหมายได้อย่างรวดเร็วประเมินความเสี่ยงและตัดสินใจภายในได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ชักช้าในการดําเนินการ"​​ 

ผลกระทบ: ทีมทรัพยากรบุคคลเคลื่อนไหวได้เร็วขึ้น คิดให้ใหญ่ขึ้น​​ 

การประหยัดเวลามีนัยสำคัญ สำหรับโครงการต่างๆ เช่น การตรวจสอบคู่มือ การตรวจสอบวันหยุด และคำแนะนำด้านการจ้างงานเฉพาะประเทศ ซึ่งก่อนหน้านี้ต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งและตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทางกฎหมาย ปัจจุบันทีมงานสามารถทำการวิเคราะห์เบื้องต้นให้เสร็จสิ้นได้ภายในเซสชั่นการวิจัยเพียงครั้งเดียว​​ 

งานที่ก่อนหน้านี้ใช้เวลาหลายชั่วโมงได้ลดลงเหลือไม่ถึงหนึ่งชั่วโมงสำหรับการทบทวนนโยบายผ่านครั้งแรกและการตรวจสอบตามกฎหมายตามกฎหมาย สำหรับคำถามที่ซับซ้อนมากขึ้น ทีมงานประเมินว่า Gia ช่วยลดเวลาในการค้นคว้าและร่างเอกสารได้ประมาณ 50–75% เมื่อเทียบกับขั้นตอนการทำงานแบบแมนนวลแบบดั้งเดิม​​ 

 มัวร์กล่าวว่า "Gia ช่วยเร่งกระบวนการวิจัย เนื่องจากแนวทางพื้นฐานได้รับการตรวจสอบแล้ว" "บทความและคำแนะนำต่างๆ ได้รับการตรวจสอบภายในและได้รับการรับรองจาก G-P Verified แล้ว ดังนั้นเราจึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลถูกต้องตั้งแต่คำแนะนำแรก"​​ 

"ในฐานะ HRBP ฉันสามารถตอบสนองได้เร็วขึ้นและครอบคลุมมุมทางกฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่สําคัญทั้งหมด" ซูดานกล่าวเสริม "Gia ตอบกลับด้วยการอ้างอิงถึงเอกสารและกฎหมาย ซึ่งช่วยลดความพยายามที่จําเป็นในการสนับสนุนแถลงการณ์ของเรากับบุคคลภายในและภายนอก มันเหมือนกับการมี Google บนเดสก์ท็อปของฉัน มันจะเปิดขึ้นทันทีที่ฉันเข้าสู่ระบบ"​​ 

ปัจจุบัน Rackspace ใช้ Gia เพื่อเร่งกระบวนการสรรหาบุคลากรและปรับปรุงระยะเวลาในการดำเนินการให้รวดเร็วยิ่งขึ้น ขณะนี้กำลังวางแผนที่จะอัปโหลดคู่มือ นโยบาย และแนวทางปฏิบัติลงในพื้นที่ทำงานโครงการของ Gia เพื่อสร้างแหล่งเก็บข้อมูลส่วนกลางที่มีการอัปเดตอยู่เสมอ ซึ่งจะแจ้งเตือนการอัปเดตด้านกฎระเบียบและรับประกันการแก้ไขที่ทันท่วงที​​ 

มัวร์กล่าวว่า "นับตั้งแต่ที่เราเริ่มนำ Gia มาใช้ เราก็ค้นพบกรณีการใช้งานใหม่ๆ อย่างต่อเนื่องในด้านการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล" "สิ่งที่เริ่มต้นจากการเป็นแหล่งข้อมูลด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ กำลังกลายเป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้เราขยายองค์ความรู้ ปรับปรุงการตอบสนอง และสนับสนุนการทำงานด้านทรัพยากรบุคคลเชิงกลยุทธ์มากยิ่งขึ้น"​​