加强远程团队沟通的 15 项策略

远程工作使 团队能够跨境 协作。 但对于远程员工来说， 沟通可能是一个巨大的挑战。 凭借一流的 记录雇主 （EOR） 和良好的沟通策略，您可以 为全球团队提供互联 体验。 

让我们探讨一下今天改善远程工作人员沟通的关键策略。

为什么沟通策略对远程团队至关重要？

随着许多公司采用混合工作模式和灵活的安排， 远程工作将持续下去。向 分散团队 转变可能会使建立有意义的联系变得困难。 根据盖洛普的说法，完全远程的工人比混合型或现场员工 更有可能感到孤独 。 这就是为什么 有效的团队沟通对员工士气和业务成功至关重要。

以下是强大的沟通策略可以提高远程团队绩效的几种方式：

• 提高社区意识：坚实的 沟通基础鼓励合作、团队建设和对公司的整体信任。

• 让员工参与进来： 高达 85% 的员工 表示，当定期更新公司新闻和信息时，他们会感到更有动力。 开放式沟通可以让团队成员更自在地分享想法和意见。

• 提高绩效： 在工作中感到归属感的员工在心理上健康 的可能性是其 4.4 倍 ，这是他们整体福祉和生产力的关键。

• 促进创新： 工作场所协作激发可以 提高工作质量的新想法。 清晰的沟通可以减少任何不必要的来回和误解，以使项目保持正轨。

• 促进跨文化联系： 根据 2025 全球劳动力趋势报告，领导者表示，跨地区维护公司文化是建立全球团队的首要挑战。 所有全球员工，包括 1099 名工人 和远程团队成员，都进行了强有力的沟通，这是创建成功员工队伍的关键。

全球团队的 15 项远程工作沟通最佳实践

大约 14%的美国员工完全远程 工作。 75% 的可以在家工作 的员工会偶尔这样做。 Globally, the World Economic Forum anticipates around 92 million fully remote jobs by 2030. 随着公司和员工摆脱传统的办公室设置，调整沟通方式至关重要。

让我们来探讨一下远程团队的 15 项沟通策略。

1. 建立集中式沟通渠道

制定成功的沟通策略的第一步是了解哪些渠道最适合分散的员工。 简化书面沟通的工具可帮助团队成员及时响应消息和请求。

Slack、Microsoft Teams 和 Discord 等平台对远程通信有益。 例如，使用 Slack 的员工可以即时发送消息、共享文档并集成其 CRM 和项目管理解决方案，以改进远程协作。

2. 设定明确的期望并制定规范

保持开放的态度并设定期望，让远程员工清楚地了解他们的角色、责任和雇佣条款。 我们的研究发现 ，30% 的员工不愿意 为全球公司工作，因为他们不清楚税务和法律考虑因素。 清晰的沟通可以解决疑虑，促进问责制，并使努力与组织目标保持一致。 

概述团队目标、截止日期和角色，以确保每个人都在同一页面上。 虽然您的协作计划可能会根据您团队的需求而改变，但请确保营造一个让每个人都感到被倾听的环境。

3. 定期检查

每天、每周甚至每两周召开一次团队会议，讨论进度、解决任何具体的项目障碍，并让每个人都了解情况。

群组设置中的个性各不相同。 有些团队成员更渴望交谈，分享他们面临的问题，并寻求支持，而另一些则更加保守。

同理心是确保每个人都有机会表达自己的关键。 定期安排一对一会议，让所有性格类型更容易开放。

4. 密切关注跨文化的细微差别

如果你跨境工作，你就有可能拥有一支文化多元化的团队。 国际团队是任何公司的资产。 务必承认员工的所有文化细微差别。

跨文化沟通方面的培训和经验 可改善员工协作和绩效。 全面的沟通策略有助于防止误解，确保优先事项和目标的一致性，促进透明度，建立信任，并创造更具凝聚力的组织文化。

此外，别忘了考虑不同地区的口头沟通可能有何不同。 有些文化更加直接和直言不讳，而其他文化则更加保守。

5. 考虑当地规范和法律

在建立全球团队时，请密切关注当地就业法律和规范。 全球领导人表示，就业法（47%）和税收法规（47%）是国际招聘的最大障碍。

在许多情况下，您的全球团队与国内团队有不同的强制性假期。 研究特定国家/地区的合规权利。 如果您不确定从哪里开始， G-P Gia™ 可以提供帮助。 立即解答您在美国 50 个国家/地区和 50 个州中最棘手的合规问题。 我们的代理 AI 可以帮助您了解当地就业法律、法定休假和合规情况，以便您专注于制定成功的沟通策略。

6. 优先安排虚拟协作时间

虽然 异步通信工具 非常适合跨团队协作，但不要完全依赖它们。69% 的远程工作者 报告消息应用程序等数字通信工具的倦怠。

为您的远程团队安排实时虚拟协作。 视频会议工具建立融洽关系，加强团队成员之间的联系。 视频会议使同事能够看到彼此，阅读肢体语言，并通过简单的电子邮件进行连接。

7. 注意时区

跨时区工作，同时实时协作，对远程团队来说可能是一个挑战。 在安排会议或发送消息时，请记住时间差异。

经理如何在不安排日常会议的情况下建立协作团队环境？ 密切关注会议节奏。 尽可能安排不需要远程团队成员在正常工作时间以外的会议。 为每次会议制定具体的议程，包括所有团队的主要优先事项。

8. 定期评估您的流程

反馈对于改进至关重要。 安排定期反馈会议，讨论绩效，提供和接受建设性的批评，并解决任何流程问题。

透明度帮助团队成员了解自己的优势和公司需要改进的领域。

9. 鼓励团队建设体验

始终鼓励团队成员之间的非正式沟通，以及与工作相关的任何讨论。 这些非正式的接触点可以建立关系，提高士气，并在您的团队中培养友情。 通过组织团队建设体验来激发这些对话，例如虚拟破冰活动、问答游戏或水冷器活动。 

10. 记录沟通指南并经常更新

创建一份活生生的“我们如何沟通”手册，涵盖何时使用哪些工具、响应时间期望、满足规范、时区礼仪以及如何处理沟通问题。 指派负责人，添加变更日志，并审查建议和团队意见。 将此文档存储在您的知识库中，以便新员工入职。

使用 Gia 为您的全球团队起草当地合规的沟通指南文件。

11. 阐明每个沟通渠道的目的

多渠道沟通流程仅在每个渠道都有明确目的时有效。 例如，使用直接消息来解决紧急问题，并使用电子邮件进行一般更新。 为每个信道设置响应时间期望，并存档您不使用的信道。 使用关键字和标签进行通信路由，以便每个团队成员只看到他们需要的消息。

12. 制定沟通章程或 SOP

使用您的标准操作程序 （SOP） 创建文档，以概述：

• 工作时间

• 重叠窗口

• 可用性信号

• 响应时间预期

• 会议节奏和议程

• 文档标准

• 上报流程和时间表

分布式团队的标准化实践可确保跨渠道和时区的高效沟通。

13. 使用视觉沟通方法

尝试将视觉效果用于复杂的想法，包括：

• 图表

• 工艺流程

• 旅程地图

• 简短的演练视频

• 研讨会用数字白板

• 利益相关者叙述演示软件

标准化模板以保持一致性，并添加替代文本和标题以方便访问。

14. 鼓励反馈和对话

提供常规反馈渠道，如匿名 调查和虚拟开放办公时间。 当您根据反馈实施变革时，请与您的团队分享，以鼓励未来的讨论和问责制。 

15. 定义工作流程和共享术语

记录您团队的工作流程，包括负责每个步骤的人员以及需要多长时间。 创建共享术语表，定义您的团队使用的任何技术术语或首字母缩略词。 此外，标准化你如何命名文件，频道和票证，这样每个人都可以很容易地找到它们。 这将减少错误，并帮助新团队成员快速赶上进度。

远程团队沟通方式

保持远程团队成员的联系，方法如下： 

• 协作软件： 项目管理和文档共享工具使团队能够协作、跟踪进度和集中资源。

• 项目管理工具： 这些平台可帮助团队组织任务、设定截止日期并监控项目里程碑。

• 即时消息： 聊天工具允许快速、非正式的对话和解决问题。

• 电子邮件： 电子邮件对于正式沟通和记录至关重要。

• 视频会议： 视频通话通过视觉提示帮助团队建立联系、讨论复杂的主题并更好地了解彼此。

• 音频通话： 不需要视频时，语音通话非常适合快速聊天。

• 基于云的文件共享： 云存储解决方案允许团队成员从任何地方访问、编辑和共享文档。

• 记录： 记录会议和演示让缺席的团队成员能够赶上，并为将来的审查提供参考。

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您可以使用我们的全球人力资源代理 Gia 起草和审查符合当地要求的人力资源文件，以优化您的沟通策略，例如：

• 雇佣录用通知书和合同

• 入职欢迎信

• 终止函

• 纪律处分通知

• 政策公告和更新

• 员工手册

• 内部备忘录

• 促销函

• 福利登记或变更通知

• 健康和安全沟通

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