Wenn Sie Ihr Unternehmen erweitern und eine Präsenz in Großbritannien aufbauen möchten, müssen Sie die Einstellungspraktiken in Großbritannien und die Anforderungen, die Sie nach britischem Recht erfüllen müssen, kennen. Unser Leitfaden für die Einstellung von Mitarbeitern in Großbritannien kann Sie durch den Einstellungsprozess führen. Durch die Zusammenarbeit mit Globalization Partners können Sie diesen Prozess auch erheblich vereinfachen.
Was Sie vor einer Einstellung in Großbritannien wissen sollten
Zunächst ist es hilfreich, einige Aspekte der Arbeitswelt in Großbritannien zu berücksichtigen, die sich von denen des Landes, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, unterscheiden können. Sehen wir uns einige der wichtigsten Dinge an, die Sie wissen sollten, bevor Sie den Einstellungsprozess für einen britischen Arbeitnehmer beginnen.
1. Kulturelle Unterschiede
Einer unserer Tipps für die Einstellung von Mitarbeitern in Großbritannien ist, auf mögliche kulturelle Unterschiede zu achten, die sich auf den Einstellungsprozess und die Arbeitsabläufe auswirken können. Wenn Sie einen Mitarbeiter in einem anderen Land einstellen, sollten Sie sich über die dortigen kulturellen Normen informieren, die sich möglicherweise von denen in Ihrem eigenen Land unterscheiden. Die Unterschiede, die Ihnen ins Auge fallen, werden davon abhängen, wo Ihr Unternehmen ansässig ist.
Amerikanischen Unternehmen könnte beispielsweise auffallen, dass britische Mitarbeiter mehr Wert auf Pausen legen und ihren Arbeitgebern gegenüber nicht so verpflichtet erscheinen. Vielleicht fällt ihnen auch auf, dass britische Arbeitnehmer geschäftliche Angelegenheiten direkter angehen. Andererseits sind sie möglicherweise zurückhaltender, wenn es darum geht, sich selbst darzustellen, als dies bei amerikanischen Arbeitnehmern der Fall wäre.
2. Mindestlohnsätze
Beachten Sie bitte auch, dass es in Großbritannien einen nationalen Mindestlohn (National Minimum Wage, NMW) und einen nationalen existenzsichernden Lohn (National Living Wage, NLW) gibt. Dies kann Einfluss darauf haben, wie hoch die Löhne Ihrer britischen Mitarbeiter sind. Der nationale Mindestlohn ist je nach Altersgruppe unterschiedlich und für Arbeitnehmer, die als Auszubildende gelten, am niedrigsten. Der nationale existenzsichernde Lohn ist ein höherer Satz als alle NMW-Sätze und gilt für alle Arbeitnehmer ab einem Alter von 25.
Da diese Lohnsätze regelmäßig aktualisiert werden, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die aktuellen Sätze kennen und wissen, welcher Satz für einen potenziellen Mitarbeiter gilt, damit Sie keine rechtlichen Konsequenzen riskieren.
3. Mindestjahresurlaub
Auch in Großbritannien gibt es Gesetze über den Mindestumfang an bezahltem Urlaub, der Mitarbeitern zusteht. Derzeit sind Arbeitgeber verpflichtet, britischen Arbeitnehmern mindestens 5.6 Wochen bezahlten Urlaub zu gewähren. Dazu gehören auch die gesetzlichen und banküblichen Feiertage, von denen es in Großbritannien acht gibt. Für jemanden, der Vollzeit arbeitet, entspricht dies 28 Tagen bezahlten Urlaubs.
Mitarbeiter müssen nicht ihren gesamten bezahlten Urlaub innerhalb eines Jahres verbrauchen, aber es liegt im Ermessen des Arbeitgebers, ob Mitarbeiter ihren ungenutzten Urlaub von Jahr zu Jahr übertragen können oder ob der ungenutzte Urlaub am Ende des Jahres verfällt.
4. Gesetzliches Krankengeld
Mitarbeiter, die mehr als eine bestimmte Mindestgrenze verdienen, haben nach britischem Recht Anspruch auf gesetzliches Krankengeld (Statutory Sick Pay, SSP). Anstatt ihren bezahlten Jahresurlaub in Anspruch zu nehmen, können Arbeitnehmer, die zu krank sind, um zu arbeiten, nach vier Tagen Krankheit SSP in Anspruch nehmen. Sie müssen ein ärztliches Attest oder einen anderen Nachweis über ihre Krankheit vorlegen.
Für die meisten Mitarbeiter beträgt SSP £95.85 eine Woche, und sie können es bis zu 28 Wochen lang abholen. Sie zahlen SSP genauso wie den normalen Lohn eines Mitarbeiters, einschließlich Einbehaltung von Steuern und Versicherungskosten.
5. Lohnsteuerabzugsverfahren
Pay As You Earn (PAYE) ist das System, das HM Revenue and Customs (HMRC) für Arbeitgeber eingerichtet wurde, um einen Teil des Gehalts eines Mitarbeiters auf die Zahlung von Sozialversicherungs- und Einkommenssteuer umzuleiten. Es kann auch andere Abzüge umfassen, z. B. für Rentenbeiträge.
Im Wesentlichen ist es Aufgabe der Arbeitgeber, den korrekten Betrag von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter abzuziehen. Vergewissern Sie sich also, dass Sie die entsprechenden Versicherungs- und Steuerbeiträge kennen, die beide an den Verdienst einer Person gebunden sind.
6. Betriebliche Altersvorsorge
Britische Arbeitnehmer im Alter von 22 bis Jahren, die jährlich £10,000 oder mehr verdienen und in der Regel in Großbritannien arbeiten, haben gesetzlich Anspruch auf eine von Ihnen, dem Arbeitgeber, bereitgestellte Altersversorgung. Die Mitarbeiter können sich dagegen entscheiden, aber Sie müssen ihnen die Möglichkeit einräumen.
Der Mitarbeiter trägt einen Teil zur Rente bei, der Arbeitgeber den Rest. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren britischen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich in ein Rentensystem eintragen zu lassen, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
7. Höchstarbeitszeit
Außerdem ist es wichtig zu wissen, dass es in Großbritannien eine Obergrenze für die Arbeitszeit gibt, die die Arbeitgeber von ihren Mitarbeitern einfordern können, auch wenn es Ausnahmen gibt. Im Allgemeinen dürfen Mitarbeiter im Durchschnitt höchstens 48 Stunden pro Woche arbeiten, in der Regel gemittelt über 17 Wochen.
Mitarbeiter können jedoch auf diesen Schutz verzichten, wenn sie mehr Stunden arbeiten möchten. Für Mitarbeiter, die jünger als 18 Jahre sind, gelten strengere Vorschriften. Sie dürfen nur 40 Stunden in der Woche arbeiten und haben keine Möglichkeit, von dieser Begrenzung abzuweichen.
Die Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Großbritannien
Neue Mitarbeiter kosten ein Unternehmen mehr als ihr Gehalt und ihre Sozialleistungen. Die Einstellung neuer Mitarbeiter ist immer mit einigen Kosten verbunden, aber diese Kosten können sich vervielfachen, wenn Sie zum ersten Mal in ein neues Land expandieren. Hier sind einige potenzielle Kosten, die Ihnen entstehen können, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter in Großbritannien einstellen:
- Durchführung von Recherchen: Die Recherche aller relevanten Gesetze und Vorschriften, um sicherzustellen, dass Sie konform und bereit zur Einstellung sind, nimmt Zeit in Anspruch. Das bedeutet, dass Sie Ihre Mitarbeiter für diese zeitraubende Arbeit bezahlen müssen, wenn Sie diese Recherchen intern durchführen.
- Gründung einer Filiale oder Tochtergesellschaft: Wenn Sie eine neue Filiale oder eine ausländische Tochtergesellschaft bilden müssen, ist dies ebenfalls mit Kosten verbunden. Beachten Sie, dass die Gründung einer Tochtergesellschaft wesentlich kostspieliger ist als die Gründung einer Zweigstelle.
- Partnerschaft mit einer Agentur: Eine Personalvermittlungsagentur kann den Prozess der Suche nach den richtigen Mitarbeitern für die Stelle vereinfachen, aber dieser Service ist kostenintensiv. In manchen Fällen kann dies jedoch die kostengünstigste Lösung sein.
- Stellenanzeige veröffentlichen: Das Posten Ihrer Stellenanzeige auf Stellenbörsen kostet ebenfalls Geld, aber es ist ratsam, Ihre Stellenanzeige auf mehreren beliebten Stellenbörsen zu veröffentlichen, damit Sie einen guten Pool von Kandidaten anziehen können. Achten Sie darauf, dass Sie Stellenbörsen wählen, die in Großbritannien beliebt sind.
- Rechtliche Prüfungen: Wenn Sie Hintergrundprüfungen durchführen müssen, wird dies zu Ihren Einstellungskosten führen. Die Prüfung der Dokumente eines Bewerbers, um sicherzustellen, dass er das Recht hat, in Großbritannien zu arbeiten, verursacht indirekte Kosten, da dafür Zeit benötigt wird.
- Zeit des Einstellungsausschusses: Die anderen Aktivitäten, die Ihr Einstellungsausschuss durchführt, um Mitarbeiter in Großbritannien zu rekrutieren und einzustellen, wie z. B. das Schreiben der Stellenanzeige, die Bewertung von Bewerbungen und das Bewerbungsgespräch mit Kandidaten, kosten Ihr Unternehmen in der Arbeitszeit.
- Schulung: Sobald Sie einen neuen Mitarbeiter eingestellt haben, müssen Sie wahrscheinlich einige Schulungskosten berücksichtigen, bevor der Mitarbeiter wertvolle Arbeit für Ihr Unternehmen leisten kann. Wenn Ihr möglicher neuer Mitarbeiter eine neue Position einnimmt, sollten Sie höhere Schulungskosten einplanen.
Der genaue Betrag, den Ihr Unternehmen für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters in Großbritannien ausgeben muss, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, aber in dieser Summe sind wahrscheinlich viele der oben genannten Kosten enthalten. Es ist also ratsam, sich ein vollständiges Bild davon zu machen, wie viel Sie für den Ausbau Ihres Personals ausgeben müssen.
Was benötigt ein Unternehmen, um Mitarbeiter in Großbritannien einzustellen?
Wenn Sie in Großbritannien nicht mit einer Professional Employer Organization (PEO) wie Globalization Partners zusammenarbeiten, müssen Sie einige Formalitäten erledigen, bevor Sie mit dem Einstellungsprozess beginnen können. Sie müssen Folgendes vorweisen können:
- Eine Niederlassung oder Tochtergesellschaft: Sie müssen eine Niederlassung oder eine Tochtergesellschaft in Großbritannien haben, um Ihr Unternehmen dort auszubauen. Eine Tochtergesellschaft ist eine Rechtsperson, die von der Muttergesellschaft unabhängig ist, während eine Zweigstelle eine virtuelle oder physische Niederlassung der Muttergesellschaft ist.
- Arbeitgeberhaftpflichtversicherung: Sie müssen auch über eine Arbeitgeberhaftpflichtversicherung verfügen, um die arbeitsbedingten Verletzungen oder Krankheiten der Mitarbeiter abzudecken. Dies ist auch dann erforderlich, wenn Sie nur einen Mitarbeiter einstellen. Für jeden Tag, an dem Sie diese gesetzliche Vorschrift nicht erfüllen, müssen Sie eine Geldstrafe zahlen.
- Arbeitgeberregistrierung: Sie müssen sich vor Ihrem ersten Zahltag bei HMRC als Arbeitgeber registrieren, auch wenn Sie Ihr einziger Mitarbeiter sind. Beachten Sie, dass es bis zu fünf Tage dauern kann, bis Sie die Referenznummer für das Lohnsteuerabzugsverfahren des Arbeitgebers erhalten, die Sie für die korrekte Abführung Ihrer Steuern benötigen.
5 Schritte zur Einstellung von Mitarbeitern in Großbritannien
Die Einstellung eines Mitarbeiters in Großbritannien umfasst eine Reihe von Schritten, von denen sich viele mit den Schritten bei der Einstellung von Mitarbeitern in Ihrem Heimatland decken dürften. Wenn Sie jedoch zum ersten Mal in Großbritannien einen Mitarbeiter einstellen, sind diese Schritte möglicherweise mit einigen anderen Überlegungen verbunden. Die Einstellung von Mitarbeitern in Großbritannien erfolgt in fünf grundlegenden Schritten.
1. Erstellen Sie ein Stellenangebot
Erstellen Sie zunächst ein Stellenangebot, in dem Sie die Arbeitsplatzanforderungen und -aufgaben sowie die Eigenschaften, Fähigkeiten und Qualifikationen, die Sie von einem Mitarbeiter erwarten, genau beschreiben. Geben Sie dabei auch wichtige Einzelheiten an, z. B. den Standort oder ob die Position für Remote-Arbeit gedacht ist. Wenn Sie einen Mitarbeiter benötigen, der mehrere Sprachen beherrscht, um die internationale Verständigung zu vereinfachen, sollten Sie auch dies angeben. Schalten Sie die Stellenangebote in beliebten Stellenbörsen, wo sie von britischen Bewerbern gesehen werden können.
2. Bewerber prüfen
Sie können einen Personalvermittler mit diesem Schritt beauftragen oder diese Aufgabe intern erledigen, entweder mit Hilfe einer Software oder manuell. Sobald die Bewerbungen eingehen, müssen Sie diese prüfen, um festzustellen, welche Bewerber für die Position am besten geeignet sind.
Bei der Beurteilung von Bewerbungen sollten Sie bedenken, dass britische Mitarbeiter einen Lebenslauf (CV) zur Bewerbung verwenden und nicht, wie die meisten amerikanischen Arbeitgeber es gewohnt sind, ein Resume. Der Unterschied besteht darin, dass ein Lebenslauf ein ausführlicheres Dokument ist, das einen detaillierten Ausbildungs- und beruflichen Werdegang enthält und auch Abschnitte über die Interessen und Fähigkeiten eines Bewerbers enthalten kann. Denken Sie auch daran, dass Sie in einem britischen Lebenslauf britische Schreibweisen vorfinden werden, die sich oft von der amerikanischen Schreibweise unterscheiden.
3. Interviews führen
Sobald Sie eine Vorauswahl der am besten qualifizierten Bewerber getroffen haben, können Sie mit diesen Bewerbern Vorstellungsgespräche führen. Sie können mehrere Gesprächsrunden durchführen, um die idealen neuen Mitarbeiter ausfindig zu machen. Wenn Sie eine physische Präsenz in Großbritannien aufbauen, können Sie die Vorstellungsgespräche in Ihrem örtlichen Büro führen. Wenn Sie Remote-Mitarbeiter in Großbritannien einstellen, können Sie Vorstellungsgespräche am Telefon oder per Online-Videoanruf führen.
Bei Telefon- oder Videointerviews sollten Sie die Zeitverschiebung berücksichtigen. In Großbritannien gilt während der Sommerzeit die britische Sommerzeit (BST) und in der übrigen Zeit des Jahres die Greenwich Mean Time (GMT). Beispielsweise ist Großbritannien New York in den USA um fünf Stunden voraus. In diesem Fall sollten Sie die Vorstellungsgespräche am Morgen ansetzen, damit sie noch während der Arbeitszeiten der britischen Interviewten stattfinden können.
4. Nachfassen und einen Vertrag erstellen
Nachdem Sie Vorstellungsgespräche geführt und die perfekten Bewerber für die Besetzung Ihrer neuen Positionen in Großbritannien ausgewählt haben, ist es an der Zeit, diese Bewerber erneut zu kontaktieren. Zu diesem Zeitpunkt können Sie weitere Details zur Stelle besprechen, z. B. die Vergütung, und den Bewerbern offiziell eine Position in Ihrem Unternehmen anbieten.
Sie sollten auch einen Arbeitsvertrag erstellen, der die folgenden Regelungen enthält:
- Arbeitsbedingungen
- Rechte
- Verantwortlichkeiten
- Pflichten
Ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist sowohl für Sie als auch für Ihren neuen Mitarbeiter hilfreich und wird vor allem dann von Bedeutung sein, wenn Sie einen Mitarbeiter kündigen müssen. Denn in Großbritannien müssen Sie einen triftigen Grund vorweisen können, den Ihr Arbeitsvertrag aufzeigen kann.
5. Einarbeitung Ihres neuen Mitarbeiters
Schließlich ist es an der Zeit, Ihren möglichen neuen Mitarbeiter einzuarbeiten. Dies kann mit einer Menge Verwaltungsaufwand und Schulungen verbunden sein, bevor der Mitarbeiter seine neuen Arbeitsaufgaben aufnimmt. Wenn Sie einen britischen Mitarbeiter einstellen, sollten Sie sich bei der Einarbeitung vergewissern, dass der mögliche neue Mitarbeiter das Recht hat, in Großbritannien zu arbeiten, falls Sie dies nicht bereits getan haben. Dies beinhaltet eine Online- oder persönliche Überprüfung der Dokumente eines Bürgers.
Vereinfachen und beschleunigen Sie den Prozess mit Hilfe von Globalization Partners
Die Einstellung von Mitarbeitern in Großbritannien kann sehr komplex sein, aber die Zusammenarbeit mit Globalization Partners kann den Prozess erheblich vereinfachen. Wir vereinfachen die schnelle Expansion von Unternehmen in 187 verschiedene Länder, darunter nach Großbritannien. Wir fungieren als Employer of Record und nutzen unsere Erfahrung in den Bereichen Recht und Personalwesen sowie unsere bestehende Struktur, um die Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Steuern und andere logistische Aufgaben für Ihre neuen Mitarbeiter zu übernehmen.
Sie wählen Ihre Mitarbeiter nach wie vor selbst aus, aber Sie überlassen Globalization Partners die Verwaltung Ihrer möglichen neuen Mitarbeiter in Übereinstimmung mit dem britischen Recht, damit Sie sich auf die Führung Ihres Unternehmens konzentrieren können.
Wenn Sie bereit für eine internationale Expansion nach Großbritannien sind oder mehr erfahren möchten, kontaktieren Sie uns noch heute.
