Leitfaden zur Einstellung in Vietnam

Vietnam verfügt über eine starke Belegschaft aus ausgebildeten, qualifizierten Talenten, die Ihrem Unternehmen helfen können, erfolgreich zu sein, wenn Sie international wachsen oder Remote-Mitarbeiter übernehmen. Damit Ihre Arbeitsbeziehung erfolgreich ist, benötigen Sie ein genaues Verständnis dafür, wie die Arbeitsgesetze jeder Region funktionieren und welche Rechte Sie als Arbeitgeber haben.

In diesem Leitfaden erfahren Sie,  wie Sie in Vietnam einstellen können, einschließlich Tipps zum Umgang mit kulturellen Unterschieden, zum Verständnis der lokalen Arbeitsgesetze und zur Sicherung abgelegener Talente.

Was sollten Sie vor der Einstellung in Vietnam beachten?

Bevor Sie sich unseren  Leitfaden zur  Einstellung von Mitarbeitern in Vietnam ansehen, finden Sie hier einige schnelle Fakten, die Sie über das Land wissen sollten:

• Die vietnamesische Währung ist der vietnamesische Dong, oder VND, symbolisiert als „�-„.
• Die derzeitige Bevölkerung des Landes besteht aus  mehr als 98 Millionen Menschen, wobei fast 38 Prozent in städtischen Gebieten leben.
• Vietnams führende Importe und Exporte sind Textilien, High-Tech-Fertigung, Informations- und Kommunikationstechnologie, Automobile und Medizinprodukte.
• Hanoi, auch Ha Noi genannt, ist die Hauptstadt Vietnams und befindet sich im nördlichen Teil des Landes.

1. Der Arbeitsmarkt

Die verfügbare Belegschaft Vietnams  übersteigt 54 Millionen Menschen, wobei Landwirtschaft, Industrie und Dienstleistungen die führende Karriere- und Arbeitsbranche sind. Ein Großteil dieser Belegschaft konzentriert sich auf gebündelte Gebiete im ganzen Land, wie die Metropolregionen Hai Phong, Hanoi und Da Nang sowie Ho-Chi-Minh-Stadt.

Die Sekundarbildung hat  in den letzten fünf Jahren eine stabile Aufnahmerate gehalten, mit führenden Universitäten wie der Vietnam National University in Hanoi, der Hanoi University of Science and Technology und der Ho Chi Minh City University of Technology. Hochschulabsolventen erhalten in der Regel entweder eine Berufsausbildungs- und -ausbildungszertifizierung (VET), ein niedrigeres Berufsausbildungsdiplom oder ein berufliches Abschlussdiplom.

2. Sprachen

Vietnams Amtssprache ist Vietnamesisch,  sie ist jedoch 65th im globalen Index der englischsprachigen Länder aufgeführt. Weitere Sprachen, die Sie in formellen Dokumenten hören oder sehen können, sind Französisch, Chinesisch, Khmer und einige kleinere Sprachen aus der Bergregion des Landes.

Wenn Sie die vietnamesischen Sprachen nicht kennen, sollten Sie einen professionellen vietnamesischen Übersetzer und einen Dolmetscher einstellen. Denken Sie daran, Kopien wichtiger Dokumente und Informationen, einschließlich Arbeitsverträge, in beiden Sprachen anzubieten.

3. Arbeitszeiten und arbeitsfreie Zeiten

Es gibt 11 Feiertage in Vietnam  – einschließlich der einwöchigen Feier zum Mondneujahr – und vietnamesische Mitarbeiter erwarten, dass die meisten dieser Feiertage zusätzlich zu Urlaubstagen und anderen bezahlten oder unbezahlten Urlauben von der Arbeit befreit werden. Alle Mitarbeiter haben rechtlich Anspruch auf mindestens einen ganzen Arbeitstag pro Woche, in der Regel einen Sonntag. Arbeitsschichten überschreiten selten acht Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche, wobei diese Stunden häufig – aber nicht erforderlich – zwischen Montag und Freitag, 8 a.m. bis 5 p.m.

Vietnamesische Mitarbeiter haben auch Anspruch auf einen Jahresurlaub von mindestens 12 Tagen, einschließlich persönlicher bezahlter Abwesenheit für Hochzeiten und Trauer sowie unbezahlter Abwesenheit nach fortlaufender Genehmigung. Qualifizierte kranke oder behinderte Mitarbeiter können berechtigt sein, im Rahmen des Sozialversicherungsprogramms des Landes auszutreten. Frauen können sechs Monate bezahlten Mutterschaftsurlaub ohne Gehaltsverlust und zusätzliche 30 Tage für jedes geborene Kind haben. Der Vaterschaftsurlaub variiert zwischen den Arbeitgebern, aber Männer haben Anspruch auf fünf bis 14 bezahlte Urlaubstage.

4. Arbeitsverträge

Ihr Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, mit jedem vietnamesischen Mitarbeiter einen schriftlichen Arbeitsvertrag mit Kopien in vietnamesischer und der Muttersprache des Mitarbeiters zu haben. Es kann sich entweder um einen Vertrag mit einer befristeten Laufzeit oder um einen unbefristeten Vertrag handeln, und jede Art ist berechtigt, nach Bedarf zu verlängern oder zu kündigen.

Der schriftliche Vertrag sollte alle relevanten Informationen über Ihre Arbeitspartnerschaft enthalten, wie z. B.:

• Das Gehalt und die zusätzliche Vergütung des Mitarbeiters in der lokalen Währung
• Leistungen und Versicherungen für Mitarbeiter
• Kündigungs- und Abfindungsanforderungen sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber
• Rechte, Verantwortlichkeiten und Erwartungen von Mitarbeitern und Arbeitgebern
• Spezifische Beschäftigungsbedingungen
• Eine Aufschlüsselung der Dauer, Rechte und Pflichten einer Probezeit, falls zutreffend
• Umfang der Tätigkeit und etwaige obligatorische oder optionale Ruhe- und Arbeitszeiten
• Die voraussichtliche Dauer des Arbeitsvertrags und des Arbeitsverhältnisses
• Gesundheits- und Sicherheitsbestimmungen und -richtlinien

Unternehmen unterliegen einer Strafgebühr, wenn kein gültiger schriftlicher Vertrag für jeden vietnamesischen Arbeitnehmer besteht. Der Vertrag sollte einvernehmlich vereinbart und unterzeichnet werden, mit Ausnahme von Änderungen wie Beförderungen, Gehaltserhöhungen und vorzeitiger Kündigung. Kein vietnamesischer Arbeitsvertrag hält sich an implizite Gesetze, aber Mitarbeiter haben Anspruch auf bestimmte gesetzliche Rechte und Leistungen, selbst wenn dies nicht ausdrücklich angegeben ist.

5. Vergütung und Leistungen im Irak

Vietnam hat zwei Arten von Mindestlohn – den gemeinsamen Mindestlohn für Mitarbeiter in staatlichen Organisationen und das regionale Mindestgehalt für alle nicht staatlichen Organisationen und Positionen. Die Mindestlohnsätze, die sich je nach Region unterscheiden, fallen in der Regel zwischen 3,070,000 und 4,420,000  vietnamesischem Dong. Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern eine Krankenversicherung zur Verfügung stellen, einschließlich regelmäßiger jährlicher Gesundheitschecks.

Zu den obligatorischen Arbeitgeberbeiträgen gehören Sozial-, Gesundheits- und Arbeitslosenversicherung mit zusätzlichen steuerpflichtigen Optionen wie Wohnhilfe, Transportzuschuss und anderen Leistungen, um ein verlockendes Beschäftigungspaket zu schaffen. Erfahren Sie mehr über Vergütungsüberlegungen , wenn Sie Mitarbeiter in Vietnam  einstellen.

6. Steuern

Mitarbeiter zahlen eine individuelle Einkommensteuer (IIT) und alle Mitarbeitergehälter und Boni unterliegen der persönlichen Einkommensteuer (PIT), die auf den Gesamtbetrag nach der Auszahlung von Pflichtbeiträgen anwendbar ist. Arbeitgeber sind für die Zahlung eines Teils der Sozialversicherungskosten der Mitarbeiter, der Mehrwertsteuer (MwSt.) auf Einkäufe, der Quellensteuern, der Gewerbesteuern und aller Steuern verantwortlich, die mit einem physischen Standort oder Gebäude im Land verbunden sind.

Obwohl es keine Lohnsteuern oder staatliche und lokale Einkommenssteuern gibt, mit denen man sich befassen muss, müssen Arbeitgeber einen 20 Prozentsatz für die Corporate Income Tax (CIT) zahlen. Die aktuellen Prozentsätze für die Krankenversicherung und die Arbeitslosenversicherung, für die lokale Unternehmen verantwortlich sind, betragen 3 Prozent bzw. 1 Prozent.

Arbeitgeber müssen alle notwendigen Arbeitnehmer- und Bundessteuern einbehalten und der vietnamesischen Steuerbehörde vierteljährlich am 30th Tag des Folgemonats  oder monatlich am 20th Tag des Folgemonats melden.

Die Kosten für die  Einstellung einer Person in Vietnam

Bei der  Einstellung in Vietnam müssen Sie zusätzlich zu den laufenden Zahlungen für das Gehalt, die Versicherung und die Leistungen jedes Mitarbeiters die Kosten für die Einstellung und die Konsultation lokaler Experten oder Auftragnehmer berücksichtigen.

1. Rekrutierung und Einstellung

Ein Teil der  Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Vietnam  besteht darin, gründliche Rekrutierungsbemühungen durchzuführen, um die für Ihre Position am besten geeignete Stelle und die nachfolgenden Einstellungskosten zu finden. Einige dieser Kosten umfassen Folgendes:

• Zusammenarbeit mit einer Einstellungs- oder Rekrutierungsagentur
• Bewerber-Tracking-Software
• Stellenanzeigen und Online-Postings
• Leumundsprüfungen
• Unterstützung bei der Bestätigung des Visums für den Lebenslauf Dritter
• Reisekosten zur Erleichterung von Interviews
• Schulung neuer Mitarbeiter und alle erforderlichen Geräte

3. Lokale Experten und Auftragnehmer

Wenn Sie neue Länder betreten und internationale Mitarbeiter einstellen, können Sie auf einen oder mehrere Umstände stoßen, die die Unterstützung eines lokalen Auftragnehmers oder eines Drittanbieters erfordern, um Ihnen zu helfen, die Vorschriften einzuhalten. Beispiele hierfür sind ein schriftlicher und mündlicher Übersetzer für Dokumentationen und Interviews oder Arbeitsanwälte, um Ihnen bei der Einhaltung der Einstellungs- und laufenden Arbeitsgesetze zu helfen.

Eine Möglichkeit, den Prozess zu vereinfachen, ist die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR)-Service wie Globalization Partners . Ein EOR fungiert als offizieller Arbeitgeber Ihrer vietnamesischen Mitarbeiter, während Sie alle Vorteile eines erfahrenen internen Teams, Lohn- und Gehaltsmanagements und lokaler Experten erhalten, die mit vietnamesischen Arbeitsgesetzen vertraut sind.

Einstellungspraktiken in Vietnam

Die Einstellung und Verwaltung internationaler Mitarbeiter ist ein komplexer Prozess, der oft zwischen Regionen, Städten und Branchen variiert. Berücksichtigen Sie beim Navigieren in Ihren neuen Arbeitsbeziehungen die folgenden Einstellungspraktiken:

• Optionale Boni: Boni und Gehälter für den 13. Monat sind gesetzlich nicht erforderlich, sind aber ein regulärer Bestandteil der vietnamesischen Arbeitskultur. Boni können auf der Dauer der Zusammenarbeit des Mitarbeiters mit Ihnen, besonderen Urlaubsüberlegungen, Leistungsexzellenz oder anderen Bestimmungen basieren, die in Ihrem schriftlichen Arbeitsvertrag aufgeführt sein können oder auch nicht.
• Genehmigungsprüfung: Je nachdem, woher Ihr Mitarbeiter ursprünglich stammt, benötigen Sie möglicherweise ein Visum oder eine Aufenthaltskarte und eine gültige Arbeitserlaubnis. Es ist Ihre Pflicht als Arbeitgeber, sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter ein gesetzliches Recht hat, für Ihr Unternehmen zu arbeiten. Bewahren Sie eine Kopie aller relevanten Dokumente auf, die den Rechtsstatus Ihrer Mitarbeiter bestätigen.
• Probezeit: Sie können eine Probezeit in Ihren schriftlichen Vertrag aufnehmen, dürfen jedoch 30 Tage für Standardjobs oder Tage für hochtechnische oder qualifizierte Positionen nicht überschreiten. 60 Sie können diese Zeit nutzen, um die Qualität Ihrer Partnerschaft zu messen, einschließlich der Frage, wie gut der Mitarbeiter die vereinbarten Leistungsstandards und Arbeitszeitanforderungen erfüllt. Der Probevertrag sollte als Ergänzung zum Originaldokument verfasst werden und alle Bestimmungen für die Probezeit enthalten, einschließlich Dauer, Erwartungen, Rechte und Verantwortlichkeiten. Sie und der Mitarbeiter können Ihren Vertrag zum Ende der Frist kündigen oder einen formellen Arbeitsvertrag unterzeichnen, um Ihr Arbeitsverhältnis fortzusetzen.
• Einhaltung des Arbeitsrechts: Die Nichteinhaltung lokaler und bundesstaatlicher Arbeits- und Beschäftigungsgesetze kann zu Strafen, Bußgeldern oder rechtlichen Schritten führen. Diese Richtlinien dienen dem Schutz der Mitarbeiter vor unsicheren oder illegalen Arbeitsvereinbarungen und dienen als Richtlinie für Arbeitgeber, die international einstellen möchten. Zum Beispiel besagt das2019 Arbeitsgesetzbuch Vietnams, dass alle ausländischen Staatsangehörige, die im Land arbeiten, alle Bundesarbeitsgesetze einhalten müssen, es sei denn, sie sind Mitglieder eines internationalen Abkommensprogramms, das etwas anderes besagt. Alle vietnamesischen Arbeitsverträge erfordern, dass der Arbeitgeber die Bundesgesetze einhält.
• Gehaltsabrechnungsoptionen: Zu den Gehaltsabrechnungsoptionen in Vietnam  gehören interne Gehaltsabrechnungsabteilungen – typischerweise eine Erweiterung Ihrer Personalabteilung – Remote-Gehaltsabrechnung, Outsourcing an ein vietnamesisches Gehaltsabrechnungsunternehmen oder die Partnerschaft mit einem EOR wie Globalization Partners, um die gesamte Gehaltsabrechnungsverwaltung und Compliance zu verwalten.

Was muss ein Unternehmen für die Einstellung von Mitarbeitern in Vietnam tun?

Unternehmen und Tochtergesellschaften in Vietnam können entweder vollständig im internationalen Besitz, ein Joint-Venture-Unternehmen oder eine Geschäftsgenossenschaft sein, die sich im Besitz der Servicenutzer befindet und von diesen verwaltet wird.  Unabhängig von Ihrer Geschäftsstruktur benötigen Sie ein registriertes Bankkonto in Vietnam, bevor Sie Mitarbeiter einstellen und bezahlen. Alle Geldüberweisungen sollten bei Zahlung in Dong umgewandelt oder auf ein vietnamesisches Bankkonto als Fremdwährung eingezahlt werden. Sie müssen übersetzte Kopien wichtiger Dokumente, wie z. B. ein Memorandum, eine Satzung, Versicherungsformulare und Arbeitsverträge, vorbereiten und initiieren.

Wenn Sie persönliche Interviews in Vietnam durchführen, müssen Sie sich eine physische Adresse oder einen Interviewraum sichern, um sich persönlich zu treffen. Alternativen sind Telefon- oder Videokonferenzinterviews. Sie können die komplexeren und kostspieligeren Teile der internationalen Einstellung vermeiden, indem Sie mit einem EOR zusammenarbeiten.

Einstellung von Remote-Mitarbeitern in Vietnam

Mit der Einstellung von Remote-Mitarbeitern kann dein Unternehmen die Vorteile talentierter internationaler Mitarbeiter mit spezialisierten Fähigkeiten oder einzigartiger Berufserfahrung nutzen. Beachten Sie diese Informationen, wenn Sie Remote-Mitarbeiter in Vietnam sichern:

• Etwa 70 Prozent der Bevölkerung des Landes verfügt über eine Internetverbindung, und der Internetcode für vietnamesische Websites lautet .vn.
• Vietnam hat eine einzige Zeitzone – Indochina-Zeit – und es gibt keine Zeitänderungen im Zusammenhang mit der Sommerzeit.
• Es ist üblich, Personen mit ihrem Nachnamen, gefolgt von ihrem zweiten Vornamen und dann ihrem Vornamen vorzustellen. Beachten Sie alle relevanten Berufs- oder Familienbezeichnungen.
• Das Datum wird im Format Tag/Monat/Jahr geschrieben, wobei vier Stellen für das Jahr und zwei für Monat und Tag verwendet werden.

Zusätzliche  Tipps für die Einstellung in Vietnam

Diese Tipps geben Ihnen ein besseres Verständnis Ihrer Rechte und Pflichten als Arbeitgeber:

• Hierarchische Entscheidungsfindung: Viele Unternehmen arbeiten in einer Hierarchie, wobei Entscheidungen von oben nach unten kommen. Es ist wichtig, gegenüber leitenden Mitarbeitern respektvoll zu sein, unabhängig davon, ob sie älter sind, über eine höhere Ausbildung oder Erfahrung verfügen oder länger in der Position waren.
• Bewerberhintergrundprüfungen: Sie sind berechtigt, die Informationen zum Lebenslauf jedes Bewerbers zu bestätigen, einschließlich seiner Ausbildung, Qualifikationen, Beschäftigungshistorie und gültigen Erfahrung, soweit zutreffend.
• Vertragskündigung: Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer können eine Vertragskündigung einleiten. Arbeitgeber können dies ohne Vorankündigung tun, wenn das Verschulden auf die mangelnde Leistung eines Mitarbeiters oder die Nichteinhaltung der vereinbarten Standards zurückzuführen ist. Arbeitgeber können Verträge auch aufgrund von langfristigen Verletzungen oder Krankheiten, Katastrophen, die sich auf das Unternehmen auswirken, Mitarbeitern, die nicht für ihre vorgesehene Arbeitsschicht erscheinen, und anderen Sonderfällen kündigen. In diesen Fällen ist es wichtig, mit einer EOR zusammenzuarbeiten, um Ihnen zu helfen, die rechtlichen Komplexitäten jeder Situation zu bewältigen. Abhängig von der Situation und Ihrem schriftlichen Arbeitsvertrag haben Mitarbeiter möglicherweise Anspruch auf Abfindung.

Erfahren Sie mehr über die Verwaltung internationaler Mitarbeiter mit Globalization Partners

Die  Schritte zur Einstellung in Vietnam  berücksichtigen sorgfältig die verschiedenen Beschäftigungs- und Geschäftsgesetze jeder Region sowie kulturellen Respekt und Verständnis. Globalization Partners ist eine globale EOR mit einer Präsenz in 187 Ländern weltweit, die bereit ist, Ihrem Unternehmen zu helfen, nach Vietnam zu expandieren oder talentierte vietnamesische Mitarbeiter für Ihre Remote-Positionen einzustellen.

Wir fungieren als gesetzlicher Arbeitgeber Ihrer Mitarbeiter, helfen Ihnen dabei, die Compliance aufrechtzuerhalten und die komplexere Logistik der Einstellung außerhalb des Landes zu handhaben, während Sie sich auf die Führung Ihres täglichen Betriebs konzentrieren. Wir helfen auch bei der Personalabteilung und erstellen Leistungspakete, um Top-Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

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