Puntos clave
- ¿Qué es el Formulario W-9 : El Formulario W-9 se emplea para recopilar la información fiscal del contratista. Te permite presentar formularios de 1099 precisos y evitar retenciones de respaldo y sanciones.
- Cómo se compara la Forma W-9 con otras formas: Un formulario W-9 es solo para el registro y es aplicable a contratistas estadounidenses. Un formulario W-8 es para personas que no son estadounidenses. ciudadanos. Los formularios W-2 son empleados por los empleados para preparar sus impuestos. 1099 Formularios sirven para informar de diferentes tipos de ingresos, como pagos diversos a contratistas.
- ¿Dónde conseguir un formulario W-9: Puedes descargar el formulario W-9 en el sitio web del IRS o generar uno con G-P Contractor™.
- ¿Quién está obligado a rellenar un W-9: Las personas y compañías que trabajan con tu compañía, como contratistas independientes y proveedores, deben rellenar un Formulario W-9.
Contratar contratistas independientes facilita que tu negocio escale hacia arriba o hacia abajo según cambien tus necesidades. Aunque los contratistas no estén en la nómina de tu compañía, aún necesitas cumplir ciertos requisitos para poder trabajar con este tipo de trabajador.
En EE. UU., los empleados a tiempo completo rellenan formularios I-9, mientras que los contratistas independientes o trabajadores 1099 rellenan formularios W-9. Estos formularios ayudan a garantizar el cumplimiento fiscal y a reducir el riesgo de sanciones por información incorrecta o faltante.
Vamos a desglosar qué es un formulario de impuestos W-9 , para qué se usa, cómo rellenarlo y errores comunes que hay que evitar.
¿Qué es un formulario W-9 ?
Un formulario W-9 es para recopilar información de contribuyentes de contratistas independientes y entidades empresariales, para que puedas presentar declaraciones precisas. No se presenta una W-9 ante el Servicio de Impuestos Internos (IRS). Pero emplea la información de este formulario para preparar un 1099 Formulario que presentará al IRS al final del año.
El W-9 recoge el número de identificación fiscal (TIN) de individuas y entidades. Para las personas, normalmente se trata del Número de Seguridad Social (SSN), y para las compañías, del Número de Identificación del Empleador (EIN).
Nota: No hay formulario W-9 para los empleados. Un W-9 es solo para contratistas independientes o compañías.
Cómo se compara la Forma W-9 con otras formas
Un formulario W-9 para compañías es solo para llevar registros. Así es como el W-9 se diferencia de otros formularios del IRS:
W-9 vs. W-2 Formas
Mientras los contratistas independientes rellenan un formulario W-9 , las compañías completan y envían formularios W-2 al IRS.
Los empleados emplean los formularios W-2 para preparar los impuestos. Antes de recibir un W-2, los empleados deben rellenar el Formulario W-4 e indicar su información fiscal, estado civil y otros empleos, si procede. Calcularás los impuestos a retener según el Formulario W-4, mientras que el Formulario W-2 debería reflejar estos impuestos.
Un formulario W-9 es para preparar el formulario1099 . Un W-9 contiene el nombre, dirección y TIN del contratista. A diferencia de los empleados, los contratistas son responsables de informar y pagar sus impuestos. Generalmente, no hay retención fiscal para los contratistas, salvo en ciertas situaciones, como si no proporcionan o certifican un TIN correcto.
W-9 vs. 1099 Formas
El 1099 es un conjunto de formularios del IRS que informan de diferentes tipos de ingresos. Las compañías que emplean más comúnmente:
- 1099-NEC: Emplee este formulario si paga a sus contratistas independientes USD 600 o más anualmente.
- 1099-MISC: Emplee este formulario para informar pagos varios, como regalías, pagos de atención médica y alquiler, si ascienden a USD 600 o más por año.
Tu compañía es responsable de rellenar y enviar 1099 Formularios al IRS. En cambio, los contratistas independientes rellenan los formularios W-9, que conservarás en tus registros. Solo necesitas los formularios W-9 como referencia para presentar el Formulario 1099.
W-9 vs. W-8 Formas
Si usarás un formulario W-9 o W-8 depende del estatus ciudadanía del contratista independiente. Los formularios W-9 son para ciudadanos estadounidenses, mientras que los no estadounidenses. los ciudadanos requieren un W-8.
Solo hay un tipo de formulario W-9. Sin embargo, existen cinco tipos de formas W-8. El formulario correcto depende de si el contratista es un individuo o una compañía, el tipo de ingreso y si cumple los requisitos para un tratamiento fiscal especial.
Deberías recoger el formulario W-8 antes de hacer tu primer pago. Es buena práctica recoger el W-9 antes de que el contratista realice cualquier trabajo.
¿Dónde conseguir un formulario W-9
Los contratistas pueden descargar el Formulario W-9 directamente desde el sitio web del IRS. O puedes usar G-P Contractor para simplificar todo el ciclo de contratación de contratistas — desde los pagos hasta la gestión del papeleo. Genera fácilmente formularios W-9 y accede a toda la información de tu fuerza de trabajo en un solo panel de control.
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¿Quién está obligado a rellenar un W-9?
Ciertas personas físicas y entidades empresariales que reciben ingresos de tu compañía deben rellenar el Formulario W-9. Estos incluyen, pero no se limitan a, contratistas independientes, proveedores, sociedades, sociedades de responsabilidad limitada (LLC), corporaciones, fideicomisos y herencias.
Aquí tienes algunos ejemplos de situaciones en los que es necesario un W-9 :
- Eres una pequeña compañía que contrata contratistas en EE. UU. Las pequeñas compañías sin grandes equipos internos suelen contratar a contratistas independientes. Por ejemplo, si usas G-P Contractor para contratar y pagar a contratistas para un proyecto de diseño gráfico, el trabajador puede usar la función de generación de formularios W-9 para completar el formulario antes de comenzar a trabajar.
- Eres un banco con un cliente abriendo una nueva cuenta. Los bancos emplean formularios W-9 para recopilar la información de los contribuyentes necesaria para informar intereses y otros ingresos al IRS.
- Cancelaste una deuda. La deuda cancelada suele considerar ingreso sujeto a impuestos. El formulario W-9 ayuda a enviar la información requerida.
- Eres una firma de inversiones. Recogerás el Formulario W-9 de tus clientes y luego informarás tus ganancias al IRS en el formulario correspondiente 1099.
¿Cuándo y por qué se aplicar un W-9
El formulario W-9 solo es obligatorio para los proveedores a los que pagas por los servicios. Esto no incluye a las compañías, ya que normalmente están exentas de 1099 reportes. Tampoco necesitas un W-9 para ningún proveedor a través del cual pagues con tarjeta, ya que esos pagos los reporta el procesador de pagos.
Un formulario W-9 te permite informar con precisión los pagos contratistas al IRS. Aunque no necesitas presentar este documento, tenerlo a mano facilita la preparación de 1099 formularios. También evitarás multas por incumplimiento y sanciones civiles o penales por no recoger el formulario.
Cómo rellenar un formulario W-9
Los contratistas deben rellenar correctamente un formulario W-9 para garantizar el cumplimiento. Pueden seguir estas instrucciones W-9 :
- Indica el contratista o el nombre de la compañía: Los contratistas ponen su nombre en la 1 de la Línea tal y como aparece en su declaración de la renta. Las entidades legales, como una sociedad, una sociedad limitada o una corporación, ponen su nombre en la línea 2, empleando su información de "doing business as". Si el contratista opera bajo un nombre comercial específico, debe introducir esta información en la línea "Nombre comercial".
- Seleccione la clasificación fiscal federal: El contratista marca la casilla correspondiente para la clasificación fiscal. Algunas opciones incluyen individual, C corporation, S corporation, sociedad, fideicomiso o herencia, o LLC.
- Agregar ESTAÑO: Los contratistas deberían agregar su número de seguro social si son personas individuales. Las compañías deberían agregar su EIN. Dependiendo de su ciudadanía o estatus de entidad, los contratistas pueden aplicar un TIN y escribir "aplicar" bajo la Parte I. Estarán sujetos a retención de respaldo hasta que reciban su TIN. Luego de eso, deben presentar un W-9actualizado.
- Introduce la dirección: Debajo de la línea "dirección", agrega la dirección asociada al TIN.
- Certifique el formulario: Toda la información debe ser precisa y coincidir con los registros del IRS. La persona que complete el formulario deberá firmar y fechar las áreas designadas para certificar. Puede emplear el programa de verificación de números de identificación fiscal (TIN) del IRS para comprobar los registros.
G-P Contractor facilita rellenar y recoger formularios. Los contratistas pueden generar el formulario en la plataforma, a la que puedes acceder en cualquier momento.
Cómo enviar y almacenar un formulario W-9
El contratista independiente o la entidad debe enviarte el formulario completado para su registro. Debes almacenar los formularios W-9 durante al menos cuatro años. Un registro más largo también ayuda a periodos de auditoría más largos.
3 errores comunes de W-9 y cómo evitarlos
Aunque no es necesario presentar los formularios W-9 al IRS, deben ser precisos para evitar problemas legales y financieros. Ten cuidado con estos errores comunes:
- Agregar información incorrecta: Los errores incluyen usar un TIN y un tipo de entidad incorrectos. Un TIN incorrecto puede dar lugar a una notificación del IRS, mientras que el tipo de negocio correcto garantiza que sus reportes 1099 sean precisos.
- Recopilación tardía de formularios: Debe recopilar los formularios W-9 antes de que los contratistas o entidades comiencen a trabajar y antes de realizar su primer pago. De esta forma, estará preparado para la presentación de reportes de fin de año.
- No actualizar: Crea un sistema para revisar y actualizar de manera regular la información de W-9 . Emplea métodos en los que un contratista pueda actualizar fácilmente su información.
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Preguntas frecuentes sobre el formulario W-9
¿Qué es la Parte I del formulario W-9 ?
La Parte I del Formulario W-9 es donde contratistas y entidades agregan su SSN o EIN. Las personas sin TIN deben emplear su número de identificación fiscal individual (ITIN) del IRS.
¿Qué es la Parte II del formulario W-9 ?
La Parte II del Formulario W-9 es para certificaciones relacionadas con la retención de respaldo. La retención de respaldo es una medida de seguridad del IRS para cerciorar de que se les pague en caso de que tengas que retener impuestos sobre los pagos. Por ejemplo, un contratista puede no proporcionar o no certificar el TIN. Puede que te pidan retención de respaldo.
Un contratista declara que la información proporcionada es precisa una vez que firma y fecha el formulario. Si una persona está sujeta a una retención de respaldo por no declarar todos los intereses y dividendos en su declaración de la renta, debe tachar el Ítem 2 en la certificación antes de firmar.
¿Hay una fecha límite para recoger un formulario W-9 ?
Es buena práctica recoger el formulario completado antes de hacer los pagos al contratista o cuando firmen su contrato de contratista. El formulario 1099 sí tiene fecha límite. Tu compañía debe enviar copias de 1099a contratistas y al IRS antes de enero de 31 anual. Aplicar el Formulario W-9 temprano te deja mucho tiempo para prepararte.
¿Pago más impuestos con un W-9?
Tu compañía no pagará más impuestos aplicar el Formulario W-9 — es un documento informativo. Los autónomos son responsables de sus propias obligaciones fiscales.
¿Un W-9 es lo mismo que un 1099?
La forma W-9 no es la misma que la forma 1099. El Formulario W-9 recopila la información del contribuyente que necesitas para preparar y presentar correctamente el Formulario 1099. Mientras los contratistas independientes y las entidades rellenan el Formulario W-9, tu compañía prepara el Formulario 1099.
¿Qué pasa si no presento un W-9?
No necesitas presentar una declaración W-9. Sin embargo, si un contratista o entidad no proporciona un W-9, puede llevar a:
Retención de respaldo: El IRS fija la tasa de retención de respaldo en el 24%. No cumplir puede hacerte responsable de cualquier cantidad no cobrada.
Problemas de reporte: El Formulario W-9 proporciona la información necesaria para presentar el Formulario 1099. Sin este formulario, corres el riesgo de recibir reportes inexactos y posibles auditorías.
Repercusiones legales: Puedes enfrentarte a sanciones civiles y penales por incumplimiento. En 2025, las penalidades por devoluciones inexactas y tardías oscilan entre 60USD y660. Estas penalidades aumentarán a USD 60-680 en 2026. El IRS también cobra intereses sobre las sanciones.
