Instrucciones del W-9: Cómo completar un formulario W-9

A medida que su negocio se expande más allá de las fronteras y los límites, es probable que haya explorado la contratación de contratistas independientes. Si bien los empleados de tiempo completo completan un Formulario I-9, los contratistas independientes, conocidos como trabajadores 1099 en los EE. UU., deben completar un formulario W-9.

¿Qué es un formulario W-9? ¿Para qué se usa? ¿Cómo deben completar los contratistas independientes un formulario W-9? Navegar por las complejidades del cumplimiento global del empleo no es fácil, pero con la orientación y la experiencia de un empleador registrado (Employer of Record, EOR) de primera clase, puede serlo.

¿Qué es un formulario W-9?

Un Formulario W-9, también llamado Solicitud de Número de Información y Certificación del Contribuyente, es un documento impositivo del Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS) de los EE. UU. Por lo general, las empresas y las personas que necesitan solicitar un Número de Identificación del Contribuyente (Taxpayer Identification Number, TIN) a otra parte utilizan un formulario W-9 para fines impositivos.

Un TIN se utiliza para identificar a personas o compañías que pueden ser gravadas dentro de los Estados Unidos. Un número de identificación del empleador (EIN) es un tipo de TIN que se utiliza para identificar compañías, mientras que un número de Seguro Social (SSN) se utiliza para personas.

Un formulario W-9 se aplica a:

• Ingresos
• Transacciones de bienes raíces
• Interés hipotecario
• Adquisición o abandono de bienes garantizados
• Cancelación de deuda
• Contribuciones realizadas a una cuenta IRA

El uso más común es cuando una empresa necesita recopilar información de un contratista independiente o trabajador independiente para informar pagos específicos al IRS por los servicios prestados. Además, las instituciones financieras también pueden usar formularios W-9 para verificar la identidad de los titulares de cuentas.

Dónde obtener un formulario W-9

Puede descargar fácilmente un Formulario W-9 directamente desde el sitio web oficial del Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS). Muchas instituciones financieras y empresas también pueden ofrecer la opción de completar un formulario W-9 electrónicamente a través de una de sus plataformas en línea.

Con G-P Contractor, las empresas no solo pueden contratar y pagar a contratistas en más de 180 países, rápida y fácilmente, sino que también pueden gestionar la documentación en línea, incluida la solicitud del número de identificación de contribuyente y la certificación.

Además, si tiene alguna pregunta, G-P Gia™ puede ayudarle. Nuestro asesor de cumplimiento de RR. HH. basado en IA puede ofrecer información detallada sobre las leyes laborales, las regulaciones fiscales y los beneficios en más de 50 países y los 50 estados de los EE. UU.

¿Quién debe completar un W-9?

Es posible que cualquier persona o entidad que reciba pagos por servicios prestados, o bienes vendidos, deba presentar un formulario W-9 al pagador. Esto incluye, entre otros, contratistas independientes, trabajadores independientes, proveedores, propietarios únicos, sociedades, LLC, corporaciones, fideicomisos, patrimonios e incluso personas que reciben ingresos por alquiler.

En general, hay cuatro circunstancias clave durante las cuales una empresa puede recopilar un formulario W-9 de una persona:

1. La compañía contrata a un contratista independiente. Quizás el uso más común del formulario de impuestos W-9 es recopilar información sobre un trabajador independiente, contratista independiente o trabajador independiente. Por ejemplo, si aprovecha el G-P Contractor para contratar y pagar a contratistas por un proyecto de diseño gráfico o contratar consultores comerciales autónomos, puede pedirles que proporcionen un formulario W-9 completo antes de que comiencen a trabajar.
2. La compañía es un banco y un cliente abre una nueva cuenta bancaria. Los bancos a menudo necesitan presentar información al IRS sobre sus clientes, como el monto de intereses ganados durante el año. Por ese motivo, un banco podría solicitar un W-9 a un nuevo cliente. Algunos bancos no solicitan el formulario, pero sí piden a los clientes que proporcionen información, como su número de Seguro Social (Social Security Number, SSN), cuando abren una cuenta.
3. Un prestamista ha manejado una deuda. Si una persona tiene un préstamo con un prestamista y el prestamista cancela la deuda, la deuda cancelada a menudo se considera un ingreso gravable. El prestamista deberá proporcionar información al IRS y probablemente le pedirá a la persona que presente un Formulario W-9 para obtenerlo.
4. La compañía es una empresa de inversión. De manera similar a los bancos, las empresas de inversión a menudo solicitarán un Formulario W-9 a los clientes para que pueda proporcionar al IRS detalles sobre cualquier dividendo o ganancia obtenida por el inversionista.

Recuerde: clasificar correctamente a los trabajadores es clave para mantener el cumplimiento. Una compañía generalmente retiene el impuesto sobre la renta de los empleados de tiempo completo, mientras que los contratistas independientes son responsables de pagar sus propios impuestos directamente a las autoridades fiscales.

Cómo completar un formulario W-9

Los contratistas deben completar un formulario W-9 con precisión para garantizar el cumplimiento. Aunque el formulario proviene del IRS y se utiliza para recopilar información de los contribuyentes, las personas no lo envían al IRS. En su lugar, su compañía debe conservarlo en los archivos y usarlo para completar cualquier formulario de impuestos informativo, como los formularios 1099 (también conocidos como Formulario 1099-NEC).

Instrucciones del W-9: Cómo completar un formulario W-9
Paso 1: Indique el nombre o el nombre de la empresa.
Paso 2: Especifique el tipo de negocio.
Paso 3: Seleccione la clasificación de impuestos federales.
Paso 4: Agregue el TIN.
Paso 5: Ingrese la dirección.
Paso 6: Certifique el formulario.
Paso 7: Envíe el formulario.

1. Nombre del estado o nombre comercial.

El formulario W-9 solicita el nombre del contribuyente, tal como aparece en la declaración de impuestos de la persona. Si las personas que trabajan por cuenta propia o los propietarios únicos completan el formulario, completar la línea 1 es simple: solo tienen que poner su nombre en la línea como aparece en su declaración de impuestos.

Si una persona completa el formulario para una sociedad, sociedad de responsabilidad limitada (LLC) u otro tipo de corporación, la persona debe poner el nombre de la entidad legal en la línea 2. Por ejemplo, una sociedad o LLC de un solo miembro pondría su nombre de “hacer negocios como” aquí.

2. Especifique el tipo de negocio.

Si el contratista opera bajo un nombre comercial específico, debe ingresarlo en la línea “Nombre comercial”.

3. Seleccione la clasificación de impuestos federales.

El contratista debe marcar la casilla correspondiente para la clasificación fiscal. Algunas opciones incluyen propietario individual/único, corporación C, corporación S, sociedad, fideicomiso/estado o compañía de responsabilidad limitada.

4. Agregue el TIN.

Los contratistas deben agregar su número de Seguro Social (Social Security Number, SSN) si son personas físicas o propietarios únicos.

Si es un negocio, entonces se aplica un Número de Identificación del Empleador (EIN). Podría ser el caso de que las personas que completen un W-9 aún no tengan un número de identificación fiscal (TIN). Según su ciudadanía o estado de entidad, pueden solicitar un TIN y escribir “solicitado” en la Parte I de W-9. Estarán sujetos a retención adicional hasta que reciban su TIN y envíen una actualización W-9 al pagador.

5. Ingrese la dirección.

Luego, el contratista debe ingresar su dirección en la línea “Dirección”. Esta debe ser la dirección asociada con su TIN.

6. Certifique el formulario.

El trabajador debe firmar y fechar el formulario en las áreas designadas para certificar que la información proporcionada es precisa.

7. Envíe el formulario.

El formulario W-9 completo debe enviarse al solicitante que lo necesita para fines de declaración de impuestos.

Para evitar cualquier problema con la declaración de impuestos o los pagos, es esencial garantizar que toda la información proporcionada en el formulario W-9 sea precisa y coincida con los registros del IRS.

¿Qué es la Parte I del formulario W-9?

La Parte I es donde las personas que completan el W-9 ingresan su TIN. El número depende de quién complete el formulario. Los propietarios únicos pueden usar su número de Seguro Social (Social Security Number, SSN) o su número de identificación de empleador (Employer Identification Number, EIN) si tienen uno. Otros tipos de entidades deben usar su EIN.

Algunas personas podrían no tener un SSN o un EIN. Por ejemplo, los extranjeros residentes podrían no ser elegibles para un SSN. Si ese es el caso, deben proporcionar su número de identificación fiscal individual (ITIN) del IRS.

¿Qué es la Parte II del formulario W-9?

La Parte II del Formulario W-9 se utiliza para certificaciones relacionadas con retenciones de respaldo. Es posible que se requiera una retención de respaldo en ciertas situaciones en las que el IRS exija que un pagador retenga impuestos de los pagos realizados a un beneficiario. Por ejemplo, si el beneficiario no proporciona un TIN correcto o no certifica el TIN.

En la Parte II del formulario W-9, el beneficiario firmará y fechará el formulario para declarar que la información proporcionada es precisa. Si el beneficiario está sujeto a una retención adicional por no informar todos los intereses y dividendos en su declaración de impuestos, debe tachar el punto 2 de la certificación antes de firmar el formulario.

¿Existe una fecha límite para recopilar un W-9 formulario?

No. Dado que el IRS no cobra el Formulario W-9, no hay una fecha límite firme; sin embargo, es mejor cobrar un W-9 completado antes de realizar cualquier pago a su contratista. Es una manera en la que su empresa recopila información sobre los contribuyentes de manera eficiente y precisa. Es posible que le resulte más fácil que los profesionales le envíen el formulario cuando firmen un acuerdo de contratista antes de comenzar a trabajar en un proyecto.

Si bien no hay fecha límite para un W-9, sí hay fecha límite para el Formulario 1099. Su empresa debe enviar el formulario a los contratistas 1099-NEC antes de fines de enero después del año fiscal. Por ese motivo, es posible que desee que los contratistas W-9 se los envíen antes de fin de año, para que tenga tiempo suficiente para preparar el formulario 1099-NEC para el IRS.

Involucre y pague a los contratistas con G-P hoy mismo.

Más del 80 % de los líderes empresariales informan que encontrar talento calificado en su mercado existente es difícil. Es por eso que G-P ofrece una solución rápida y compatible para empresas de todos los tamaños para contratar empleados y contratistas globales, sin establecer nuevas entidades.

Los productos de empleo global y las soluciones de EOR líderes en la industria de G-P le permiten contratar, incorporar y gestionar equipos globales mientras proporciona una gama de servicios para agilizar el cumplimiento fiscal internacional. Impulsada por nuestra base de conocimientos y sistemas de datos patentados, nuestra tecnología garantiza que usted tenga las respuestas instantáneas y la información de expertos para tomar decisiones informadas y expandirse de conformidad en más de 180 países, sin establecer nuevas entidades.

---