Uno de los aspectos más desafiantes de expandir operaciones en Estados Unidos es encontrar y contratar al personal adecuado mientras navega por una compleja red de leyes federales, estatales y locales. Contratar empleados en Estados Unidos implica comprender las normativas laborales clave para garantizar la incorporación exitosa de los trabajadores. El proceso de contratación requiere conocimiento de las leyes laborales, los beneficios del empleado y el cumplimiento de la contratación de empleados.​​ 

Leyes de reclutamiento y no discriminación en EE. UU.​​ 

El reclutamiento en Estados Unidos requiere cumplir tanto con las leyes federales como estatales para evitar complicaciones legales. Esto incluye saber cómo el Departamento de Trabajo regula las prácticas de reclutamiento y contratación. La base de la contratación justa en EE. UU. es el principio de igualdad de oportunidades laborales. La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) es la principal agencia federal que hace cumplir las leyes que prohíben discriminar a un empleado, persona candidata o contratista independiente. La ley federal prohíbe la discriminación basada en:​​ 

Muchos estados y ciudades ofrecen protecciones adicionales, prohibiendo la discriminación basada en factores como el estado civil o la afiliación política. Para evitar reclamaciones de discriminación, los empleadores deben asegurarse de que las descripciones de puesto sean neutrales y evitar preguntas en entrevistas sobre características protegidas. Además, las empresas deben asegurarse de que sus prácticas de contratación cumplan con la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA).​​ 

Al expandirse a nuevas regiones, G-P Gia ofrece orientación instantánea y experta en cumplimiento normativo, evaluando riesgos y definiendo las leyes laborales, ahorrando tiempo valioso para centrarse en contratar al talento adecuado. Gia también proporciona comprobaciones de cumplimiento en tiempo real y multijurisdiccional en contratos laborales — sin días de espera para asesoramiento legal ni acumulación de costosas horas facturables.​​ 

Reclutamiento en EE. UU.​​ 

Para atraer a una fuerza de trabajo global, las compañías deberían implementar planes de reclutamiento que destaquen la diversidad cultural y cumplan con las leyes laborales internacionales. Plataformas digitales como LinkedIn pueden expandir el grupo de talentos accediendo a una fuerza de trabajo global. Comprender las complejidades de las leyes laborales globales, impuestos y normativas es fundamental para desarrollar estrategias de reclutamiento inclusivas, posicionando así a las compañías como empleadores atractivos para el talento internacional.​​ 

Verificaciones de antecedentes y examen de precontratación​​ 

Los empleadores que realicen verificaciones de antecedentes deben cumplir con la Ley Federal de Información Crediticia Justa (FCRA) y gestionar la seguridad de la información personal. Esta ley regula cómo los empleadores pueden obtener y emplear los reportes de consumidores, que incluyen antecedentes penales e reportes de crédito. Los empleadores deben obtener la licencia escrita de un candidato persona antes de realizar una comprobación de antecedentes.​​ 

Es fundamental estar al tanto de las leyes estatales y locales que puedan imponer normas más estrictas. Por ejemplo, numerosas jurisdicciones promulgaron leyes de "ban-the-box" que limitan cuándo una entidad empleadora puede preguntar por el historial criminal de un candidato a persona. De manera similar, muchos estados y ciudades aprobaron leyes que prohíben a los empleadores preguntar a los candidatos sobre su historial salarial.​​ 

Cómo contratar empleados: Empleo a voluntad y cartas de oferta​​ 

Estados Unidos opera principalmente bajo el principio de "empleo a voluntad". Esto significa que, en ausencia de un contrato específico que estipule lo contrario, tanto la entidad empleadora como el empleado pueden rescindir la relación laboral en cualquier momento, por cualquier motivo legal, sin preaviso. Montana es el único estado que no es completamente a voluntad, por lo que es esencial comprender las leyes laborales específicas de cada estado.​​ 

Aunque los contratos formales de trabajo de duración determinada son poco comunes, presentar una carta de oferta por escrito es una práctica estándar y recomendable. Una carta de oferta completa ayuda a evitar futuros malentendidos y debe ser firmada por la nueva persona empleada. Los términos clave a incluir son:​​ 

Comprendiendo los beneficios del empleado en Estados Unidos​​ 

Comprender los beneficios de empleado en EE . UU. es importante para las compañías que buscan contratar y retener empleados cualificados en Estados Unidos. Ofrecer un paquete de capacidades estable, que incluya seguro médico, planes de jubilación y licencia remunerada, puede mejorar significativamente la retención de empleados. Garantizar el cumplimiento de los mandatos federales como las contribuciones a la Social de valores y las regulaciones fiscales es imprescindible para estructurar correctamente los beneficios del empleado. Al cumplir con estos requisitos, las compañías cercioran la estabilidad y satisfacción organizacional entre sus fuerzas de trabajo.​​ 

Consideraciones clave de leyes laborales​​ 

Aunque las leyes laborales varían significativamente según el estado, todas las compañías deben cumplir con los estándares federales:​​ 

    • Clasificación de contratista de empleados o contratistas independientes: Antes de aplicar las normas de sueldo y hora, impuesto sobre nóminas, beneficios u otras normas laborales, los empleadores deben determinar si un trabajador es empleado o contratista independiente según la norma legal aplicable. La relación laboral real importa más que el título empleado en un contrato, la etiqueta elegida por las partes o la clasificación preferida por el trabajador.​​ 
    • Leyes salariales y horarias: El salario mínimo federal es de 7USD.25 por hora para empleados no exentos. Sin embargo, la mayoría de los estados, y muchas ciudades, tienen salario mínimo más alto. El umbral salario federal para la mayoría de los empleados exentos (asalariados) es de35USD568 al año. Los empleados no exentos generalmente tienen derecho a horas extra por horas trabajadas más de 40 en una semana de trabajo. Los empleadores deben prestar atención tanto a las normativas federales como estatales sobre sueldo.​​  
    • Verificación de elegibilidad laboral: El Formulario I-9 es obligatorio para toda nueva persona empleada que trabaje en Estados Unidos. El empleado debe completar la Sección 1 a más tardar el primer día de empleo, mientras que la entidad empleadora debe completar la Sección 2 en un plazo de tres días laborables desde la fecha de inicio del empleado. Los empleadores deben examinar documentos aceptables, registrar la información en el Formulario I-9y conservar el formulario completado durante un periodo más largo de tres años luego de la fecha de contratación del empleado o un año luego de finalizar el contrato.​​ 
    • Declaración y retención del impuesto federal sobre la nómina:​​ 
      • Formulario W-4: Los empleadores también deben completar la retención y la declaración obligatoria del impuesto federal sobre nóminas , incluyendo la recaudación del Formulario W-4, la retención de impuestos federales sobre la renta y FICA, el ingreso de esos impuestos según lo previsto y la presentación de las declaraciones de impuestos sobre nóminas correspondientes.​​ 
    • Retenciones federales sobre los ingresos: Los empleadores están obligados a retener el impuesto federal sobre los ingresos y la parte Social empleada de los impuestos sobre los Valores y Medicare de los salarios, además de pagar a la entidad empleadora una parte de los impuestos de Social Seguridad y Medicare. La mayoría de los empleadores también deben pagar el impuesto bajo la Ley Federal del Impuesto sobre el Desempleo (FUTA). Las responsabilidades de nómina en EE. UU. generalmente incluyen depósitos de impuestos federales puntuales, presentaciones trimestrales de Formularios 941, reportes anuales del Formulario 940, entrega del Formulario W-2 a los empleados y presentaciones de nóminas estatales aplicables.​​ 
    • Número de Identificación del Empleador (EIN): Antes de que el primer empleado comience a trabajar, los empleadores deben obtener un Número de Identificación del Empleador (EIN) del IRS y establecer un proceso federal de impuestos sobre la nómina. El EIN identifica al negocio en las declaraciones de impuestos laborales y en otras presentaciones. Los empleadores también deben registrar para pagos electrónicos de impuestos federales y cobrar​​ 
    • Registro estatal y retenciones fiscales: Antes de contratar a un nuevo empleado, los empleadores suelen necesitar registrar ante el estado para la retención de nóminas y las cuentas estatales de seguro de desempleo. Los requisitos dependen de dónde realiza el trabajo el empleado, no solo de dónde se constituye la compañía. Los empleadores también deben confirmar la cobertura de compensación laboral, la presentación de nueva persona empleada y cualquier registro o aviso local requerido por el estado, región o ciudad.​​ 

Incorporación de nuevas contrataciones en EE. UU.​​ 

Un proceso de incorporación estructurado es esencial para preparar a los nuevos empleados para el éxito. Más allá de introducir la cultura empresarial y las responsabilidades laborales, un proceso de cumplimiento de incorporación debe incluir completar la documentación requerida de nueva persona empleada. En su primer día, los empleados deben completar los documentos esenciales, incluyendo:​​ 

Proporcionar un horario claro para la primera semana ayuda a crear una experiencia atractiva y positiva, integrando al nuevo miembro del equipo de forma eficiente.​​ 

Simplificar la contratación con soluciones de entidad empleadora of record (Plataforma global de empleo (Employer of Record))​​ 

Un enfoque de Plataforma global de empleo (Empleador de Registro) en Estados Unidos facilita el proceso de contratación para compañías que buscan expandir globalmente o gestionar equipos remotos. Una Plataforma global de empleo gestiona tareas laborales críticas como la nómina y el cumplimiento de las leyes laborales locales, cerciorando que las compañías cumplan con los requisitos fiscales y de leyes laborales. El modelo Plataforma global de empleo (Empleador de Registro) es especialmente ventajoso para las compañías que contratan en nuevos mercados internacionales sin el costo de establecer una entidad local.​​ 

Crecer globalmente con G-P.​​ 

G-P Plataforma global de empleo (Empleador de Referencia) hace que contratar equipos globales en cuestión de minutos sea sencillo, sin riesgos y cumplimiento. Todo ello sin necesidad de crear entidades ni de invertir tiempo, dinero y recursos en contratar consultores y expertos locales en Recursos Humanos, derecho e impuestos. Con G-P obtienes flujos de trabajo sencillos, integraciones y funciones artificiales de inteligencia que transforman la forma en que incorporas, gestionas y pagas a los contratistas en más de 130 monedas y en más de 190 países. Te ahorras horas de trabajo manual.​​ 

Contáctanos hoy mismo para saber más sobre cómo podemos ayudarte a reclutar, contratar e integrar a cualquiera, en cualquier lugar.​​ 

Preguntas frecuentes​​ 

¿Cuándo deben completar las secciones 1 y 2 del Formulario I-9?​​ 

Los empleados apoyados deben completar el Formulario I-9 Sección 1 a más tardar el primer día de trabajo por remuneración, tras aceptar la oferta de trabajo. Los empleadores deben completar la Sección 2 en un plazo de tres días laborables posteriores al primer día. Si el empleo dura menos de tres días laborables, completa la Sección 2 desde el primer día.​​ 

¿Por qué los nuevos empleados completan el Formulario W-4y cómo se emplea?​​ 

Los nuevos empleados completan el Formulario W-4 para que los empleadores estadounidenses puedan calcular el impuesto federal sobre los ingresos retención a partir de los salarios. Nóminas procesa el estado de presentación y los ajustes, junto con tablas de retención. Sin un formulario W-4válido, los empleadores retienen impuestos a la tasa soltera o casada que presenta por separado sin ajustes.​​ 

¿Qué es la nueva persona empleada reportar y todos los estados la exigen?​​ 

La notificación de nuevos contratos obliga a los empleadores a informar de los talentos recién contratados y recontratados a los directorios estatales para la aplicación de la mantención infantil y la prevención de fraudes. La ley federal cubre a todos los empleadores estadounidenses con un plazo base de 20 días desde el contratar. Los estados pueden exigir una notificación más rápida o exigir más datos de talento y entidad empleadora.​​ 

¿Cuánto tiempo deben los empleadores conservar los registros completos del Formulario I-9 ?​​ 

Los empleadores estadounidenses deben conservar cada formulario I-9 durante tres años luego de contratar o un año luego de finalizar el contrato, lo que ocurra después, manteniendo los registros listos para su inspección.​​ 

¿Cómo se constituye como entidad empleadora ante Hacienda antes de contratar?​​ 

Antes de realizar la nómina de EE. UU., obtén un Número de Identificación del Empleador (EIN) del IRS para identificar la compañía en caso de depósitos fiscales, declaraciones y reportes de sueldo. Los solicitantes extranjeros aplicar el Formulario SS-4 en lugar del portal online. Emplea el mismo EIN de forma consistente en todos los depósitos y presentaciones de nóminas.​​ 

¿Cómo decides si un trabajador es empleado o contratista?​​ 

La clasificación de los trabajadores depende de una revisión basada en hechos y circunstancias, no en etiquetas contractuales. Evalúa el control conductual del IRS, el control financiero y los factores de relación — incluyendo instrucciones, formación, inversión, pérdidas o beneficios, beneficios y permanencia. Aplica la prueba de realidad económica de la FLSA y las directrices estatales. La clasificación errónea provoca impuestos atrasados, salarios impagados, sanciones y reclamaciones de capacidades. El motor deG-P Contractor clasificación errónea automatiza las revisiones del estado laboral para evitar estas multas regulatorias.​​ 

¿Qué impuestos y declaraciones sobre la nómina se aplican al contratar talento estadounidense?​​ 

Los empleadores estadounidenses retienen impuestos federales sobre los ingresos y la parte empleado de FICA mientras pagan a la entidad empleadora parte de Social Security y Medicare. Los empleadores pagan FUTA, realizan depósitos fiscales federales y reportan los impuestos laborales trimestralmente en el Formulario 941 y anualmente en el Formulario 940. Al final del año, emite los formularios W-2 al talento y presenta los formularios W-2 y W-3 ante la SSA. También pueden aplicar retenciones estatales y locales, impuestos por desempleo y contribuciones a licencia remunerada.​​ 

¿Qué registros estatales son necesarios antes de contratar talento estadounidense?​​ 

La ubicación de trabajo determina los registros de entidades empleadoras estatales, incluyendo las ubicaciones de trabajo remoto, no solo el estado de los estatutos sociales. Antes de que comience la nómina, las compañías necesitan autorización para operar en ese estado, impuesto sobre los ingresos retención de registro, cuentas de seguro de desempleo y cobertura de compensación laboral. Algunos estados también exigen la baja familiar remunerada, el seguro de discapacidad o las cuentas fiscales locales nómina.​​ 

¿Puede una compañía extranjera contratar a un miembro del equipo con sede en EE. UU. sin una entidad estadounidense?​​ 

Sí. Una compañía extranjera puede emplear directamente a un trabajador con base en EE. UU. sin formar una filial estadounidense, completando registros federales y estatales mientras cumple con las obligaciones de nómina, retención de impuestos, Formulario I-9y sueldo. Dado que el talento con sede en EE. UU. puede crear riesgos permanentes, muchas organizaciones colaboran con G-P Plataforma global de empleo (Empleador de Registro) para contratar talento rápidamente sin crear entidades locales.​​ 

¿Qué debería incluir una oferta de trabajo en EE. UU. para apoyar el cumplimiento?​​ 

Una oferta de trabajo estadounidense debe indicar el nombre de entidad empleadora, título del puesto, funciones principales, fecha de inicio, lugar de trabajo, horario, compensación, frecuencia de pago, estado FLSA, resumen de beneficios, contingencias, fecha límite de aceptación y lenguaje de empleo a voluntad. Los empleadores deben comprobar las normas estatales de aviso de sueldo, transparencia salarial, probabilidad justa y comprobación de antecedentes. Proporciona autorizaciones de comprobación de antecedentes FCRA en una declaración independiente en lugar de incluirlas en la carta de oferta.​​