Si vous voulez développer vos activités dans de nouveaux pays ou embaucher des employés à distance à l’autre bout du monde, le Canada est un pays qui devrait retenir votre attention. Ce pays est plus grand que la totalité de l’Union européenne et compte environ 38 millions d’habitants.
Si vous voulez développer vos activités dans ce pays, nous avons créé un guide pour vous aider à embaucher des employés au Canada. Nous étudierons les bases des exigences légales que vous devrez respecter ainsi que des aspects culturels et logistiques dont vous devrez tenir compte dans le cadre de tout le processus.
Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher au Canada
Si vous voulez embaucher des employés au Canada pour la première fois, vous devez comprendre certains aspects importants de la culture et du droit du travail au Canada. Nous avons réuni les principaux éléments à connaître pour embaucher une personne au Canada afin de vous aider à vous y préparer.
1. Différences culturelles
En fonction de la localisation du siège de votre entreprise, vous pouvez constater des différences culturelles concernant vos employés canadiens. La culture du travail canadienne est similaire à celle des États-Unis, ce que de nombreux pays connaissent. Par exemple, établir un contact visuel et serrer la main d’une personne que l’on rencontre est considéré comme poli.
Toutefois, la culture du travail canadienne n’est pas identique en tous points à celle de son voisin américain. Les Canadiens ont tendance à travailler un peu moins que les employés aux États-Unis et prennent plus de pauses au cours de leur journée de travail.
2. Différences linguistiques
Selon les langues utilisées dans votre pays, vous pouvez également être confrontés à des différences linguistiques avec des employés canadiens. Le Canada a deux langues nationales : l’anglais et le français.
Les Canadiens francophones vivent principalement dans la province de Québec, en particulier dans la région du Grand Montréal. Cela peut constituer un point positif pour les entreprises d’autres pays francophones qui voudront embaucher des employés du Québec et des autres provinces où le français est parlé couramment. C’est également important de savoir que de nombreux Québécois francophones parlent également anglais. En 2016, 44.5 % des Québécois étaient bilingues anglais-français.
3. Lois des provinces et de l’état fédéral
Au Canada, vous devez faire attention aux lois fédérales régissant l’emploi ainsi qu’aux lois de la province dans laquelle vous créez une succursale ou une filiale. La loi fédérale canadienne inclut des exigences pour la santé et la sécurité, un nombre minimum de jours de congés et d’autres aspects élémentaires de l’emploi. Outre ces règles générales, plusieurs provinces ont fixé leurs propres salaires minimums, exigences en matière de congé maladie et d’autres réglementations en matière d’emploi.
Assurez-vous de connaître la loi fédérale canadienne ainsi que les lois de la province dans laquelle votre entreprise mène ses activités afin de répondre à toutes les exigences légales nécessaires.
4. Nombre minimum de jours de congé payé
L’exigence de congés payés est régie par la loi fédérale au Canada. Elle s’applique donc à tous les employés canadiens. Selon le Code du travail du Canada, les employés qui travaillent pour une entreprise depuis un an ont droit à au moins deux semaines de congés payés. Après cinq années consécutives au sein d’une entreprise, un employé a le droit de bénéficier d’au moins trois semaines de congés par an. Après 10 années au sein d’une entreprise, un employé doit bénéficier d’au moins quatre semaines de congés.
Au Canada, les employeurs calculent les congés payés en fonction des revenus d’un employé au cours de leur année d’emploi la plus récente, puis ils multiplient ce chiffre par un certain pourcentage. Pour les employés ayant droit à deux semaines de congé, ce pourcentage est de 4 %. Pour trois semaines de congés, il s’agit de 6 %.
5. Régime de pensions du Canada
Les employés canadiens âgés de plus de 18 ans gagnant plus de 3 500 $ par an doivent cotiser au Régime de pensions du Canada (RPC). Le Québec est la seule exception à cette règle, car la province dispose de son propre régime de pensions. Pour les autres provinces, les employeurs ayant recours à des employés canadiens doivent s’acquitter de la moitié des cotisations aux pensions de leurs employés et les employés versent l’autre moitié.
Le montant des cotisations des employés au RPC dépend de leurs revenus. Plus précisément, ce montant est basé sur les revenus pris en compte dans le calcul de la pension qui sont compris entre une exigence minimum et un plafond maximum. Il revient aux employeurs de déduire le montant correspondant des revenus pris en compte dans le calcul de la pension de l’employé.
6. Assurance-emploi
L’assurance-emploi fournit une aide financière aux personnes qui se retrouvent temporairement sans emploi. À l’instar des cotisations pour les pensions, les employeurs doivent également calculer le montant correspondant et déduire les cotisations d’assurance-emploi sur les bulletins de salaire des employés. C’est valable pour tout employé occupant un « emploi assurable », ce qui est le cas pour la plupart des employés canadiens.
Chaque mois, les employeurs déduisent un certain montant du bulletin de salaire des employés et paient également une cotisation patronale. Les employeurs arrêtent de déduire les cotisations du bulletin de salaire de l’employé lorsque les revenus de l’employé dépassent le plafond maximum de revenus assurables ou lorsqu’ils ont versé le montant maximum de cotisations.
7. Impôt sur le revenu
À l’instar de tous les autres pays, le Canada possède sa propre législation fiscale. Les employeurs doivent retenir l’impôt sur le revenu sur les salaires des employés. La loi fiscale canadienne peut sembler un peu complexe et il appartient aux employeurs de prélever le montant approprié sur les bulletins de salaire des employés pour payer l’impôt sur le revenu.
C’est l’une des raisons pour lesquelles il est utile de travailler avec une entreprise d’externalisation des ressources humaines qui connaît la loi fiscale canadienne et tous les autres prélèvements devant être effectués sur les bulletins de salaire des employés.
Coût d’embauche d’un employé au Canada
Embaucher des employés représente toujours un coût pour une entreprise, mais le choix des bons employés pour votre organisation vous procurera un excellent retour sur investissement. Les éventuels coûts relatifs à l’embauche d’un employé au Canada peuvent inclure :
- Recherche : chaque fois que vous vous développez dans un nouveau pays, vous devrez faire des recherches approfondies pour vous assurer que vous comprenez toutes les exigences légales et autres considérations. Ce guide constitue un bon point de départ, mais vous devrez payer des employés pour qu’ils réalisent des recherches approfondies.
- Création de votre entreprise : si vous choisissez de ne pas travailler avec une entreprise d’externalisation des ressources humaines et que vous souhaitez plutôt établir une présence au Canada en tant que succursale ou filiale, il s’agit d’un autre coût que vous encourrez avant même de commencer le processus d’embauche. Vous devrez également payer des frais pour constituer votre entreprise dans les provinces canadiennes.
- Agence de recrutement : il existe des équipes de personnes et divers programmes logiciels qui peuvent vous aider à passer d’un grand vivier de candidats à une présélection des meilleurs candidats. Bien sûr, un partenariat avec une agence ou l’achat d’un logiciel a un coût financier.
- Publier l’offre d’emploi : Publier votre offre d’emploi peut également coûter un peu d’argent. Toutefois, le Canada dispose d’un tableau d’offres d’emploi appelé « Guichet emplois » où vous pouvez publier gratuitement une annonce d’emploi. Vous pouvez également promouvoir l’emploi sur d’autres sites.
- Vérifications juridiques : si vous devez effectuer des vérifications des antécédents ou vérifier qu’un candidat a le droit légal de travailler au Canada, ces vérifications peuvent s’ajouter au coût global d’embauche de vos nouveaux employés.
- Temps du comité d’embauche : les comités d’embauche internes peuvent créer les conditions du nouveau poste, rédiger l’annonce d’emploi, évaluer les candidatures et interroger les candidats. Toutes ces activités se déroulent pendant les heures de travail que les employés pourraient consacrer à la réalisation d’autres tâches.
- Formation : l’embauche d’un nouvel employé n’est généralement pas la fin des coûts d’embauche de votre entreprise. Vous devez ensuite former cet employé à l’exécution des missions de son poste. Le processus de formation est un investissement initial qui portera ses fruits sur le long terme.
Que doit faire une entreprise pour embaucher des employés au Canada ?
Avant d’entamer le processus de recrutement au Canada, certaines exigences légales doivent être respectées. Il existe une exception au respect de ces exigences : si vous travaillez avec une entreprise d’externalisation des ressources humaines qui joue le rôle d’entreprise de portage salarial (EOR) pour vos employés canadiens. Si vous développez les activités de votre entreprise au Canada, les éléments suivants doivent être créés ou respectés :
- Une succursale ou une filiale : à moins que vous ne recrutiez des entrepreneurs indépendants, vous avez besoin d’une entité commerciale légale au Canada. Il existe deux options principales : une succursale ou une filiale. une filiale est sa propre entité alors qu’une succursale est plus étroitement liée à la société mère.
- Constitution : pour incorporer une entreprise au Canada, vous avez besoin d'articles constitutifs soit par l'intermédiaire d'une province ou d'un territoire individuel, soit par l'intermédiaire du gouvernement fédéral. Les entreprises basées en dehors du Canada doivent enregistrer une société extra-provinciale dans une province où elles prévoient d’exercer leurs activités.
- Compte de retenues sur salaire : les entreprises doivent avoir un numéro d’entreprise (BN) et doivent ensuite utiliser leur BN pour créer un compte de programme de retenues sur salaire auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Vous utiliserez ce compte pour verser à l’ARC les prélèvements effectués sur les bulletins de salaire de vos employés.
- Permis et licences : en fonction de votre secteur, il peut y avoir des permis ou licences spécialisés que vous devez avoir en place en plus des exigences de base pour toutes les entreprises. Le gouvernement canadien possède un outil en ligne permettant de vérifier les permis et licences que votre entreprise peut avoir besoin d’obtenir.
- Assurance accidents du travail : la plupart des entreprises doivent également avoir une assurance accidents du travail en place pour leurs employés avant de commencer à embaucher. Pour obtenir cette couverture, il n’est pas nécessaire de comparer les offres des compagnies d’assurance privées. Vous devez simplement enregistrer votre entreprise auprès de la Commission des accidents du travail (Workers’ Compensation Board, WCB) de la province correspondante. Les cotisations dépendront de votre secteur d’activités.
Étapes pour embaucher au Canada
Voici les étapes élémentaires à suivre pour embaucher au Canada. Nous avons résumé les étapes ci-dessous ainsi que quelques conseils pour embaucher au Canada à partir des coutumes et exigences locales en matière de pratiques d’embauche au Canada.
1. Publier une annonce d’emploi
La première étape consiste à déterminer les qualités que vous recherchez chez un candidat et à décrire les tâches qu’il effectuera. Réunissez ces informations dans une annonce d’emploi détaillée. Si votre candidat idéal doit avoir l’anglais ou le français comme langue principale, vous devriez envisager de publier l’annonce dans les deux langues. Lorsque vous répertoriez les exigences au niveau des études, gardez à l’esprit qu’au Canada, le terme « collège » désigne des écoles enseignant des compétences professionnelles ou des métiers spécifiques et délivrant des certificats tandis que le terme « université » désigne une institution délivrant des diplômes.
Une fois que vous avez créé l’annonce, publiez-la sur les tableaux d’offres d’emploi où les Canadiens peuvent la voir. Compte tenu du contexte international, il est probablement préférable d’inviter les candidats à envoyer leurs candidatures par courrier électronique ou via une plateforme en ligne plutôt que par voie postale.
2. Évaluation des candidatures
Après réception des candidatures, vous devez déterminer le profil des candidats auxquels vous voulez faire passer un entretien et ceux qui doivent être éliminés de votre vivier d’embauche. Vous pouvez utiliser un logiciel ou une agence pour vous assister dans le processus de sélection initial ou votre équipe en interne peut se charger de cette tâche.
Les entreprises américaines seront heureuses d’apprendre que les Canadiens postulent généralement en envoyant un CV dans un format similaire à celui utilisé aux États-Unis. Pour les entreprises basées dans d’autres pays où le curriculum vitae est plus standard, ces CV peuvent sembler plus succincts et directs que ce à quoi ils sont habitués avec les candidats de leur pays d’origine.
3. Entretiens avec les candidats
Vous devez ensuite contacter les candidats dont le profil vous intéresse le plus afin de programmer un entretien. Si vous créez un bureau au Canada, vous pouvez conduire les entretiens sur place. Si vous prévoyez d’embaucher des employés à distance au Canada, vous voudrez peut-être réaliser ces entretiens via une visio ou audioconférence. Ces types d’entretiens étant de plus en plus répandus, une demande d’entretien virtuel ne devrait pas surprendre les candidats.
Si vous programmez un entretien virtuel, veillez à tenir compte du décalage horaire. Le Canada étant un grand pays, il s’étend sur différents fuseaux horaires créant un décalage de quatre heures d’est en ouest. Veillez à vous assurer d’utiliser le fuseau horaire correspondant au candidat et à programmer votre entretien pendant les horaires de travail de votre pays et de sa province si possible.
4. Suivi et création d’un contrat
Une fois que vous avez choisi le ou les candidats idéaux à embaucher, vous devez effectuer un suivi avec eux pour leur proposer officiellement le poste. Veillez à fournir le plus de détails possible, y compris le salaire proposé. Il est normal pour les Canadiens de négocier leur salaire même si la plupart des candidats accepteront simplement votre offre. C’est également l’étape où vous devez créer un contrat.
Au Canada, il est possible sur le plan légal de créer un contrat de travail à l’oral, mais un contrat de travail écrit est le meilleur moyen de s’assurer que vous et votre employé êtes sur la même longueur d’onde et de vous aider à justifier votre décision si vous devez licencier un employé. Au Canada, le licenciement d’un employé doit être motivé par une cause juste. Si un employé ne satisfait pas ses obligations, vous pouvez vous appuyer sur le contrat.
5. Intégrer votre candidat à l’embauche
Vous pouvez maintenant intégrer votre candidat à l’embauche. La réalisation de formalités et de processus pour votre entreprise est peut-être nécessaire, mais vous devez également veiller à réaliser les étapes obligatoires en matière d’intégration au Canada.
Votre nouvel employé doit vous fournir sa carte de numéro d’assurance sociale (NAS) dans un délai de trois jours après la date de début de son emploi et vous devez enregistrer les informations figurant sur cette carte. Vérifiez qu’il s’agit d’un citoyen canadien ou d’un individu ayant le droit de travailler au Canada. Les employés doivent également remplir le Formulaire TD1de déclaration de crédits d’impôt personnels, du gouvernement fédéral et de leur province, afin que vous sachiez combien d’impôts doivent être prélevés sur leurs chèques de paie. Notez qu’au Québec, la forme provinciale est appelée Formulaire TP1015.3-V.
Embaucher des employés canadiens avec l’aide de Globalization Partners
Trouver les travailleurs avec le profil idéal pour augmenter les effectifs de votre entreprise et vous aider à vous développer est une tâche suffisamment lourde à elle seule. Si vous y ajoutez les formalités complexes liées à l’établissement d’une présence légale au Canada et au respect de toutes les lois en la matière, c’est un processus gargantuesque et chronophage qui vous attend. Globalization Partners peut rationaliser le processus en jouant le rôle d’entreprise de portage salarial (EOR) pour vos employés canadiens.
Présent dans 187 pays, Globalization Partners peut aider votre entreprise à développer ses activités au Canada et dans de nombreuses régions du monde. Vous sélectionnez vos nouveaux employés et Globalization Partners se charge du processus d’intégration et de tous les aspects techniques relatifs au paiement de vos employés, aux prélèvements d’impôts adéquats et aux avantages sociaux. En tant qu’entreprise d’externalisation des ressources humaines de confiance, nous possédons l’expertise légale et en ressources humaines dont vous avez besoin pour développer vos activités au Canada. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus et commencer.
Contactez-nous pour plus d’informations sur l’embauche au Canada.
