Instructions W-9 : Comment remplir un formulaire W-9

À mesure que votre entreprise se développe au-delà des frontières, il est probable que vous ayez exploré l’embauche de sous-traitants indépendants. Alors que les employés à temps plein remplissent un formulaire I-9, les entrepreneurs indépendants, connus sous le nom de 1099 travailleurs aux États-Unis, doivent remplir un formulaire W-9.

Qu’est-ce qu’un formulaire W-9 ? À quoi sert-il ? Comment les entrepreneurs indépendants doivent-ils remplir un formulaire W-9 ? Naviguer dans les complexités de la conformité mondiale en matière d’emploi n’est pas facile, mais avec les conseils et l’expertise d’un employeur de premier ordre (EOR), cela peut l’être.

Qu’est-ce qu’un formulaire W-9 ?

Un formulaire W-9, également appelé « Demande de numéro d’information et de certification de contribuable », est un document fiscal de l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis. Un formulaire W-9 est généralement utilisé par les entreprises et les personnes qui ont besoin de demander un numéro d’identification fiscale (TIN) à une autre partie à des fins fiscales.

Un NIF est utilisé pour identifier les personnes ou les sociétés qui peuvent être imposées aux États-Unis. Un numéro d’identification d’employeur (EIN) est un type de NIF utilisé pour identifier les entreprises, tandis qu’un numéro de sécurité sociale (SSN) est utilisé pour les personnes physiques.

Un formulaire W-9 s’applique à :

• Revenu
• Transactions immobilières
• Intérêts hypothécaires
• Acquisition ou abandon de biens garantis
• Annulation de la dette
• Contributions faites à un IRA

L’utilisation la plus courante est lorsqu’une entreprise a besoin de recueillir des informations auprès d’un entrepreneur indépendant ou d’un travailleur indépendant pour déclarer des paiements spécifiques à l’IRS pour les services rendus. En outre, les institutions financières peuvent également utiliser des formulaires W-9 pour vérifier l’identité des titulaires de compte.

Où obtenir un formulaire W-9

Vous pouvez facilement télécharger un formulaire W-9 directement depuis le site Web officiel de l’Internal Revenue Service (IRS). De nombreuses institutions financières et entreprises peuvent également fournir la possibilité de remplir un formulaire W-9 par voie électronique via l’une de leurs plateformes en ligne.

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Qui doit remplir un formulaire W-9 ?

Toute personne ou entité qui reçoit des paiements pour des services rendus ou des biens vendus peut avoir besoin de soumettre un formulaire W-9 au payeur. Cela inclut, sans s’y limiter, les entrepreneurs indépendants, les travailleurs indépendants, les fournisseurs, les propriétaires individuels, les partenariats, les LLC, les sociétés, les fiducies, les successions et même les personnes recevant un revenu locatif.

En général, il existe quatre circonstances clés au cours desquelles une entreprise peut recueillir un formulaire W-9 auprès d’une personne :

1. La société engage un entrepreneur indépendant. L’utilisation la plus courante du formulaire fiscal W-9 est peut-être de recueillir des informations sur un travailleur indépendant, un entrepreneur indépendant ou un travailleur indépendant. Par exemple, si vous faites appel à G-P Contractor pour recruter et payer des entrepreneurs pour un projet de conception graphique ou faire appel à des consultants commerciaux indépendants, vous pouvez leur demander de fournir un formulaire W-9 rempli avant qu’ils ne commencent à travailler.
2. La société est une banque et un client ouvre un nouveau compte bancaire. Les banques ont souvent besoin de soumettre à l’IRS des informations sur leurs clients, telles que le montant des intérêts gagnés au cours de l’année. Pour cette raison, une banque peut demander un W-9 à un nouveau client. Certaines banques ne demandent pas le formulaire, mais demandent aux clients de fournir des informations, telles que leur numéro de sécurité sociale (SSN), lorsqu’ils ouvrent un compte.
3. Un prêteur a géré une dette. Si une personne a un prêt avec un prêteur et que le prêteur annule la dette, la dette annulée est souvent considérée comme un revenu imposable. Le prêteur devra fournir des informations à l’IRS et demandera probablement à la personne de soumettre un formulaire W-9 pour l’obtenir.
4. La société est une société d’investissement. De même que les banques, les sociétés d’investissement demanderont souvent un formulaire W-9 aux clients afin qu’elles puissent fournir à l’IRS des détails sur les dividendes ou les gains gagnés par l’investisseur.

N’oubliez pas : la classification correcte des travailleurs est essentielle pour rester en conformité. Une entreprise retiendra généralement l’impôt sur le revenu des employés à temps plein, tandis que les entrepreneurs indépendants sont responsables du paiement de leurs propres impôts directement aux autorités fiscales.

Comment remplir un formulaire W-9

Les sous-traitants doivent remplir un formulaire W-9 avec précision pour garantir la conformité. Bien que le formulaire provienne de l’IRS et soit utilisé pour recueillir des informations sur les contribuables, les individus ne soumettent pas le formulaire à l’IRS. Au lieu de cela, votre société doit les conserver dans ses dossiers et les utiliser pour remplir tous les formulaires fiscaux informatifs, tels que les formulaires 1099 (également appelés formulaire 1099-NEC).

Instructions W-9 : Comment remplir un formulaire W-9
Étape 1 : nom de l’État ou nom commercial.
Étape 2 : Spécifiez le type d’entreprise.
Étape 3 : Sélectionnez la classification fiscale fédérale.
Étape 4 : Ajouter le NIF.
Étape 5 : Saisissez l’adresse.
Étape 6 : certifier le formulaire.
Étape 7 : Soumettre le formulaire.

1. Nom de l’État ou nom commercial.

Le formulaire W-9 demande le nom du contribuable, tel qu’il apparaît sur la déclaration de revenus de la personne. Si des travailleurs indépendants ou des propriétaires individuels remplissent le formulaire, remplir la ligne 1 est simple : ils doivent simplement inscrire leur nom sur la ligne telle qu’elle apparaît sur leur déclaration de revenus.

Si une personne remplit le formulaire pour une société en nom collectif, une société à responsabilité limitée (LLC) ou un autre type de société, la personne doit inscrire le nom de l’entité juridique sur la ligne 2. Par exemple, un partenariat ou une LLC à membre unique mettrait son nom « faisant affaire sous » ici.

2. Spécifiez le type d’entreprise.

Si l’entrepreneur opère sous un nom commercial spécifique, il doit le saisir sur la ligne « Nom commercial ».

3. Sélectionnez la classification fiscale fédérale.

L’entrepreneur doit cocher la case appropriée pour la classification fiscale. Certaines options comprennent le propriétaire individuel/unique, la société C, la société S, le partenariat, la fiducie/l’immobilier ou la société à responsabilité limitée.

4. Ajouter un NIF.

Les entrepreneurs doivent ajouter leur numéro de sécurité sociale (SSN) s’ils sont un individu ou un propriétaire unique.

S’il s’agit d’une entreprise, un numéro d’identification d’employeur (EIN) s’applique. Il se peut que les personnes remplissant un formulaire W-9 n’aient pas encore de numéro d’identification fiscale (NIF). Selon leur citoyenneté ou leur statut d’entité, ils peuvent demander un NIF et écrire « demandé » dans la Partie I du W-9. Ils seront soumis à une retenue de réserve jusqu’à ce qu’ils reçoivent leur NIF et soumettent une mise à jour W-9 au payeur.

5. Saisissez l’adresse.

Ensuite, l’entrepreneur doit saisir son adresse sur la ligne « Adresse ». Il doit s’agir de l’adresse associée à son NIF.

6. Certifiez le formulaire.

Le travailleur doit signer et dater le formulaire dans les zones désignées pour certifier que les informations fournies sont exactes.

7. Envoyez le formulaire.

Le formulaire W-9 rempli doit être envoyé au demandeur qui en a besoin à des fins de déclaration fiscale.

Pour éviter tout problème de déclaration fiscale ou de paiement, il est essentiel de garantir que toutes les informations fournies sur le formulaire W-9 sont exactes et correspondent aux dossiers de l’IRS.

Qu’est-ce que la Partie I du formulaire W-9 ?

La partie I est l’endroit où les personnes remplissant le TIN W-9 saisissent leur NIF. Le nombre dépend de la personne qui remplit le formulaire. Les propriétaires uniques peuvent utiliser leur numéro de sécurité sociale (SSN) ou leur numéro d’identification d’employeur (EIN) s’ils en ont un. D’autres types d’entités doivent utiliser leur EIN.

Certaines personnes peuvent ne pas avoir de SSN ou d’EIN. Par exemple, les résidents étrangers peuvent ne pas être éligibles à un numéro de sécurité sociale. Si tel est le cas, ils doivent fournir leur numéro d’identification fiscale individuel (ITIN) de l’IRS.

Qu’est-ce que la partie II du formulaire W-9 ?

La partie II du formulaire W-9 est utilisée pour les certifications liées à la retenue à la source. La retenue à la source peut être requise dans certaines situations où l’IRS exige qu’un payeur retienne des impôts sur les paiements effectués à un bénéficiaire. Par exemple, si le bénéficiaire ne fournit pas un NIF correct ou ne certifie pas le NIF.

Dans la Partie II du formulaire W-9, le bénéficiaire signera et datera le formulaire pour déclarer que les informations fournies sont exactes. Si le bénéficiaire fait l’objet d’une retenue d’impôt de réserve pour avoir omis de déclarer tous les intérêts et dividendes sur sa déclaration d’impôt, il doit barrer le point 2 de la certification avant de signer le formulaire.

Y a-t-il une date limite pour récupérer un W-9 formulaire ?

Non. Étant donné que l’IRS ne recueille pas le formulaire W-9, il n’y a pas de date limite ferme ; cependant, il est recommandé de collecter un W-9 rempli avant d’effectuer tout paiement à votre prestataire. C’est un moyen pour votre entreprise de recueillir efficacement et avec précision des informations sur les contribuables. Vous trouverez peut-être plus facile de demander aux professionnels de vous soumettre le formulaire lorsqu’ils signent un contrat d’entrepreneur avant qu’ils ne commencent à travailler sur un projet.

Bien qu’il n’y ait pas de date limite pour un W-9, il y a une date limite pour le formulaire 1099. Votre société doit envoyer le formulaire 1099-NEC aux sous-traitants avant la fin du mois de janvier suivant l’année fiscale. Pour cette raison, vous pouvez demander aux sous-traitants de W-9 vous les envoyer avant la fin de l’année, afin d’avoir suffisamment de temps pour préparer le formulaire 1099-NEC pour l’IRS.

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