Qu’est-ce que le formulaire W-9 ?

Principaux enseignements

• Qu’est-ce que le formulaire W-9 : le formulaire W-9 est utilisé pour recueillir les informations fiscales d’un sous-traitant. Il vous permet de déposer des formulaires 1099 précis et d'éviter les retenues et pénalités de sauvegarde.

• Comment le formulaire W-9 se compare aux autres formulaires : Un formulaire W-9 est uniquement destiné à la tenue des registres et s’applique aux sous-traitants américains. Un formulaire W-8 est destiné aux citoyens non américains. W-2 Les formulaires sont utilisés par les employés pour préparer leurs impôts. 1099 Les formulaires servent à déclarer différents types de revenus, comme les paiements divers aux sous-traitants.

• Où obtenir un formulaire W-9 : Vous pouvez télécharger le formulaire W-9 sur le site Web de l’IRS ou en générer un avec le G-P Contractor™

• Qui est tenu de remplir un W-9 : Les personnes et les entreprises qui travaillent avec votre entreprise, telles que les prestataires indépendants et les fournisseurs, doivent remplir un formulaire W-9.

L'embauche de sous-traitants indépendants facilite la  mise à l'échelle de votre entreprise à mesure que vos besoins évoluent. Bien que les  sous-traitants ne soient pas sur la paie de votre entreprise, vous devez toujours  suivre  certaines exigences pour vous engager avec ce type de travailleur.

Aux États-Unis, les employés à temps plein remplissent les  formulaires I-9, tandis que les entrepreneurs indépendants ou 1099 travailleurs remplissent les  formulaires W-9. Ces formulaires  permettent de garantir la conformité fiscale et de réduire le risque de pénalités en cas d’informations incorrectes ou manquantes. 

 Découvrons ce  qu’est un formulaire fiscal W-9, à  quoi il sert, comment le remplir et les erreurs courantes à éviter.

Qu’est-ce qu’un formulaire W-9 ?

Le formulaire  AW-9 permet  de collecter des informations sur les contribuables auprès de sous-traitants indépendants et d’entités commerciales, afin que vous puissiez déposer des déclarations exactes. Vous ne déposez pas de formulaire W-9 auprès de l’ Internal Revenue Service (IRS). Mais  vous utilisez les informations de ce formulaire pour préparer  un 1099 formulaire  que vous soumettez à l’IRS à la fin de l’année. 

Le W-9 recueille le numéro d’identification fiscale (TIN) auprès des personnes physiques et morales. Pour les particuliers, il s’agit généralement du numéro de sécurité sociale (SSN), et pour les entreprises, il s’agit du numéro d’identification de l’employeur (EIN).

Remarque : il n’y a pas de formulaire  W-9 pour les employés. Un formulaire W-9 est uniquement destiné aux entrepreneurs indépendants ou aux entreprises.

Comparaison entre le formulaire W-9 et les autres formulaires

Un formulaire W-9 pour les entreprises est uniquement destiné à la tenue des registres. Voici  comment  le formulaire  W-9 diffère des autres formulaires IRS :

W-9 vs. W-2 Formulaires

Alors que les entrepreneurs  indépendants remplissent  un formulaire W-9, les entreprises remplissent et envoient les  W-2 formulaires à  l’IRS.

Les employés utilisent les formulaires  W-2  pour préparer les taxes. Avant de recevoir un formulaire W-2, les employés doivent remplir le formulaire W-4 et indiquer leurs informations fiscales, leur statut de déclaration et d’autres emplois, le cas échéant. Vous calculerez les taxes à retenir sur la base du formulaire W-4, tandis que le formulaire W-2 devrait refléter ces taxes.

Un W-9 formulaire  sert à préparer le  1099 formulaire . Un W-9 contient le nom, l’adresse et le NIF du sous-traitant. Contrairement aux employés, les sous-traitants sont responsables de la déclaration et du paiement de leurs taxes. Généralement, il n’y a pas de retenue fiscale pour les entrepreneurs, sauf dans certaines situations, par exemple s’ils ne  fournissent pas  ou ne certifient pas un NIF correct. 

W-9 vs. 1099 Formulaires

Le 1099 est un ensemble de formulaires de l'IRS qui indiquent différents types de revenus. Les entreprises utilisent le plus souvent :

• 1099-NEC : Utilisez ce formulaire si vous payez à vos entrepreneurs indépendants au moins  USD 600 par an. 

• 1099-MISC : Utilisez ce formulaire pour signaler les paiements divers, tels que les redevances, les paiements de soins de santé et les loyers, s’ils s’élèvent à  USD 600 ou plus par an.

Votre entreprise est responsable du remplissage et de l’ envoi des formulaires 1099 à l’IRS. En revanche, les entrepreneurs indépendants remplissent les  W-9 formulaires, que vous conserverez dans vos dossiers. Vous n’avez besoin des  W-9 formulaires que comme référence pour remplir le formulaire 1099.

W-9 vs. W-8 Formulaires

W-9W-8 W-9 Les formulaires  sont destinés aux citoyens américains, tandis que les citoyens non américains exigent un W-8.  

Il n’y a qu’un seul type de W-9 formulaire. Cependant,  il existe cinq types de  W-8 formulaires. Le bon formulaire dépend du fait que l’entrepreneur est un particulier ou une entreprise, du type de revenu et de son admissibilité à un traitement fiscal spécial. 

Vous  devez  récupérer le formulaire W-8 avant d’effectuer votre premier paiement. Il est recommandé de récupérer le W-9 avant que l’entrepreneur n’effectue un travail.

Où obtenir un formulaire W-9

Les sous-traitants  peuvent télécharger le formulaire W-9 directement à partir du site Web de l’IRS. Ou vous pouvez  utiliser G-P Contractor pour simplifier l’ensemble du cycle de vie de l’embauche des sous-traitants, des paiements à la gestion des documents. Générez facilement des formulaires W-9 et accédez à toutes les informations relatives à votre personnel sur un seul tableau de bord.

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Qui doit remplir un formulaire W-9 ?

Certaines personnes et  entités  commerciales qui reçoivent des revenus de votre société doivent remplir le formulaire W-9. Cela  inclut, mais sans s’y limiter, les entrepreneurs indépendants, les fournisseurs, les partenariats, les sociétés à responsabilité limitée (LLC), les sociétés, les fiducies et les successions.

Voici quelques exemples de scénarios où un W-9 est nécessaire :

1. Vous êtes  une petite entreprise qui recrute des entrepreneurs aux États-Unis Les petites entreprises sans grandes équipes internes recrutent souvent des entrepreneurs indépendants. Par exemple, si vous  utilisez G-P Contractor pour embaucher et payer des entrepreneurs pour un projet de conception graphique, le travailleur peut utiliser la fonctionnalité de génération de formulaire W-9 pour remplir le formulaire avant qu'ils ne commencent à travailler. 

2. Vous êtes une banque avec un client qui ouvre un nouveau compte. Les banques utilisent les W-9 formulaires  pour recueillir les informations des contribuables nécessaires pour déclarer les intérêts et autres revenus à l’IRS.

3. Vous avez annulé une dette. La dette annulée est souvent considérée comme un revenu imposable. Le formulaire W-9 aide à soumettre les informations requises.

4. Vous êtes une société d’investissement. Vous collecterez le formulaire W-9 auprès de vos clients, puis vous déclarerez vos revenus à l’IRS sur le formulaire 1099 approprié.

Quand et pourquoi un W‑9 est demandé

Le  formulaire  W-9 est  uniquement requis pour les fournisseurs que vous payez pour les services. Cela n’inclut pas les entreprises, car elles sont généralement exemptées de déclaration 1099. Vous n’avez pas non plus besoin d’un W-9 pour les fournisseurs par lesquels vous payez par carte, car ces paiements sont signalés par le processeur de paiement.

Un  formulaire W-9 vous  permet de déclarer avec précision les paiements des sous-traitants à l’IRS. Bien que vous n’ayez pas besoin de déposer ce document, le garder à portée de main facilite la préparation des formulaires 1099. Vous éviterez également les amendes de non-conformité et les sanctions civiles ou pénales en cas de non-recueil du formulaire.

Comment remplir un formulaire W-9

Les sous-traitants doivent remplir un  formulaire W-9  avec précision pour garantir la conformité. Ils peuvent suivre les instructions  W-9 :

1. Indiquer le nom de l’entrepreneur ou de l’entreprise : Les entrepreneurs placent leur nom sur la ligne 1 telle qu’elle apparaît sur leur déclaration de revenus. Les entités juridiques, telles qu’un partenariat, une LLC ou une société de capitaux, placent leur nom sur la ligne 2, en utilisant leurs informations « faire des affaires en tant que ». Si l’entrepreneur exerce ses activités sous un nom commercial spécifique, il doit saisir ces informations sur la ligne « Nom commercial ».

2. Sélectionnez la classification fiscale fédérale : L’entrepreneur coche la case correspondante pour la classification fiscale. Certaines options comprennent la personne physique, la société C, la société S, le partenariat, la fiducie ou la succession, ou LLC.

3. Ajouter un NIF : les sous-traitants doivent ajouter leur numéro de sécurité sociale s’ils sont particuliers. Les entreprises doivent ajouter leur EIN. En  fonction de leur citoyenneté ou de leur statut d’entité, les entrepreneurs peuvent demander  un NIF et écrire « demandé » dans la Partie I. Ils seront soumis à une retenue de réserve jusqu’à ce qu’ils reçoivent leur NIF. Après quoi, ils doivent soumettre un W-9 mis à jour.

4. Saisissez l’adresse : sous la ligne « adresse », ajoutez l’adresse associée au NIF. 

5. Certifier le formulaire : Toutes les informations doivent être exactes et correspondre aux dossiers de l’IRS. La personne qui remplit le formulaire doit signer et dater les zones désignées pour la certification. Vous pouvez utiliser le  programme IRS TIN Matching pour vérifier les enregistrements.

G-P Contractor facilite le remplissage et la collecte des formulaires. Les entrepreneurs peuvent générer le formulaire sur la plateforme, auquel vous pouvez accéder à tout moment.

Comment soumettre et stocker un formulaire W-9 

L’entrepreneur ou l’entité indépendante doit vous envoyer le formulaire rempli pour la tenue des registres. Vous devez conserver les W-9 formulaires  pendant  au moins quatre ans. La tenue de registres plus longue permet également de prolonger les périodes d’audit. 

3 erreurs W-9 courantes et comment les éviter

Bien que vous n’ayez pas besoin de  soumettre W-9 les formulaires à l’IRS, ils  doivent  toujours être exacts pour éviter les problèmes juridiques et financiers. Faites attention à ces erreurs courantes :

1. Ajout d'informations  incorrectes : les erreurs incluent l'utilisation d'un NIF et d'un type d'entité incorrects. Un NIF incorrect peut entraîner un avis de l’IRS, tandis que le bon type d’entreprise garantit l’exactitude de vos 1099rapports. 

2. Collecte tardive des formulaires : Vous devez collecter les W-9 formulaires  avant que les sous-traitants ou les entités ne commencent à  travailler  et avant d’effectuer votre premier paiement. De cette façon, vous êtes prêt pour les rapports de fin d’année.

3. Échec de la mise à jour : Créez un système pour examiner et mettre à jour régulièrement les W-9informations. Utilisez des méthodes où un sous-traitant peut facilement mettre à jour ses informations.

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FAQ sur le formulaire W-9