Jika Anda ingin memperluas bisnis Anda ke berbagai negara baru atau mempekerjakan beberapa karyawan jarak jauh di bagian lain dunia, Kanada adalah negara yang sangat baik untuk dipertimbangkan. Negara ini jauh lebih besar dari keseluruhan Uni Eropa dan menjadi rumah bagi sekitar 38 juta orang.
Jika Anda ingin berekspansi ke negara ini, kami telah membuat panduan untuk mempekerjakan karyawan di Kanada untuk membantu. Kami akan melihat beberapa dasar-dasar persyaratan hukum yang perlu Anda perhatikan, serta beberapa pertimbangan budaya dan logistik untuk membantu Anda melalui proses tersebut.
Hal yang Perlu Diketahui Sebelum Mempekerjakan Karyawan di Kanada
Jika Anda ingin mempekerjakan karyawan di Kanada untuk pertama kalinya, ada beberapa aspek penting dari budaya kerja dan undang-undang ketenagakerjaan di negara ini yang harus Anda pahami. Kami telah mengumpulkan beberapa hal penting untuk diketahui saat mempekerjakan seseorang di Kanada untuk membantu Anda mempersiapkan diri.
1. Perbedaan Budaya
Tergantung di mana perusahaan Anda berada, Anda mungkin menemukan beberapa perbedaan budaya dengan karyawan Kanada Anda. Budaya kerja Kanada mirip dengan budaya kerja Amerika, yang dikenal banyak negara. Misalnya, merupakan tindakan yang sopan untuk melakukan kontak mata dan menjabat tangan seseorang ketika Anda bertemu dengannya.
Namun, budaya kerja Kanada tidak sama persis dengan budaya kerja Amerika. Misalnya, orang Kanada cenderung bekerja sedikit lebih sedikit daripada orang Amerika dan mungkin mengambil lebih banyak istirahat selama hari kerja.
2. Perbedaan Bahasa
Tergantung pada bahasa negara Anda beroperasi, Anda mungkin juga menemukan perbedaan linguistik dengan pekerja Kanada. Kanada memiliki dua bahasa nasional: Inggris dan Prancis.
Anda terutama akan menemukan orang Kanada berbahasa Prancis di provinsi Quebec, terutama di wilayah Greater Montreal. Ini mungkin positif bagi perusahaan dari banyak negara berbahasa Prancis lainnya, jadi semua perusahaan ini mungkin ingin mencari karyawan dari Quebec atau provinsi lain yang menggunakan bahasa Prancis. Penting juga untuk dicatat bahwa banyak warga Quebec yang berbicara bahasa Prancis juga berbicara bahasa Inggris. Sejak 2016, 44.5% dari warga Quebec memiliki kemampuan dwibahasa, Inggris dan Prancis.
3. Hukum Provinsi vs. Federal
Di Kanada, Anda harus memperhatikan hukum federal yang mengatur ketenagakerjaan dan undang-undang provinsi tempat Anda mendirikan cabang atau anak perusahaan. Undang-undang federal Kanada mencakup persyaratan untuk kesehatan dan keselamatan, cuti minimum, dan aspek dasar pekerjaan lainnya. Selain aturan menyeluruh ini, berbagai provinsi memiliki tingkat upah minimum mereka sendiri, persyaratan cuti sakit, dan peraturan terkait pekerjaan lainnya.
Pastikan Anda mengetahui hukum federal Kanada serta undang-undang provinsi tempat perusahaan Anda beroperasi sehingga Anda dapat memenuhi semua persyaratan hukum yang relevan.
4. Cuti Liburan dan Liburan Dibayar Minimum
Persyaratan untuk cuti liburan ditentukan oleh hukum federal di Kanada, jadi persyaratan ini berlaku untuk semua karyawan di Kanada. Menurut Undang-Undang Tenaga Kerja Kanada (Canada Labor Code/CLC), karyawan yang telah bekerja untuk sebuah perusahaan selama satu tahun kemudian berhak atas setidaknya dua minggu cuti liburan. Setelah karyawan bekerja untuk sebuah perusahaan selama lima tahun berturut-turut, mereka kemudian harus menerima setidaknya tiga minggu cuti per tahun. Setelah bekerja di perusahaan selama 10 tahun, seorang karyawan harus menerima setidaknya empat minggu liburan.
Di Kanada, pengusaha menghitung liburan dibayar dengan melihat penghasilan karyawan selama tahun terakhir kerja mereka dan mengalikan angka itu dengan persentase. Untuk karyawan yang berhak atas cuti dua minggu, persentasenya adalah 4%. Selama tiga minggu cuti, itu adalah 6%.
5. Rencana Pensiun Kanada
Karyawan Kanada di atas usia 18 yang menghasilkan lebih dari $3,500 per tahun harus berkontribusi pada Rencana Pensiun Kanada (Canada Pension Plan/CPP). Pengecualian untuk aturan ini adalah Quebec, yang memiliki program pensiun sendiri. Untuk provinsi lain, pengusaha dengan karyawan Kanada harus menanggung setengah dari kontribusi untuk pensiun karyawan mereka, dan karyawan mereka menutupi setengah lainnya.
Jumlah yang harus dikontribusikan oleh karyawan untuk CPP tergantung pada berapa banyak yang mereka hasilkan. Secara khusus, ini didasarkan pada pendapatan pensiun, yang berada di antara persyaratan minimum dan langit-langit maksimum. Perusahaan memiliki kewenangan untuk mengurangi jumlah yang tepat dari penghasilan pensiun karyawan.
6. Asuransi Ketenagakerjaan
Asuransi Ketenagakerjaan (Employment Insurance/EI) memberikan bantuan keuangan kepada orang-orang yang sementara tidak bekerja. Seperti halnya iuran pensiun, pengusaha juga harus menghitung jumlah yang tepat dan mengurangi premi EI dari gaji karyawan. Ini berlaku untuk setiap karyawan dalam “pekerjaan yang dapat diasuransikan,” yang berlaku untuk sebagian besar karyawan Kanada.
Setiap bulan, pengusaha mengurangi jumlah dolar tertentu dari slip gaji karyawan dan juga membayar bagian premi pemberi kerja. Pengusaha berhenti memotong premi dari slip gaji karyawan setelah penghasilan karyawan melampaui penghasilan maksimum yang dapat diasuransikan atau setelah mereka menyumbangkan jumlah premi maksimum.
7. Pajak Pendapatan
Layaknya negara mana pun, Kanada memiliki undang-undang pajaknya sendiri. Perusahaan harus menahan pajak penghasilan dari gaji karyawan. Undang-undang pajak Kanada bisa sedikit menyulitkan, dan terserah pengusaha untuk mengurangi jumlah yang tepat dari slip gaji karyawan mereka untuk pajak pendapatan.
Ini adalah salah satu alasan mengapa sangat membantu untuk bekerja dengan Organisasi Ketenagakerjaan Profesional (PEO) yang memahami undang-undang perpajakan Kanada dan pengurangan lain yang mungkin perlu dipotong dari slip gaji karyawan.
Biaya Mempekerjakan Karyawan di Kanada
Mempekerjakan karyawan selalu merugikan perusahaan, tetapi dengan memilih karyawan yang tepat untuk organisasi Anda, Anda akan mengalami pengembalian investasi yang baik. Beberapa kemungkinan biaya yang dapat Anda keluarkan saat mempekerjakan karyawan di Kanada meliputi:
- Riset: Setiap kali Anda melakukan ekspansi ke negara baru, Anda harus melakukan riset ekstensif untuk memastikan Anda memahami semua persyaratan hukum dan pertimbangan lainnya. Panduan ini adalah awal yang baik, tetapi Anda harus membayar karyawan untuk bekerja melakukan penelitian lebih lanjut.
- Membangun bisnis Anda: Jika Anda memilih untuk tidak bekerja dengan PEO dan ingin mendirikan kantor cabang atau anak perusahaan di Kanada, ini adalah biaya lain yang akan Anda tanggung bahkan sebelum Anda memulai proses perekrutan. Anda juga harus membayar biaya pendirian bisnis Anda di seluruh provinsi Kanada.
- Agen perekrutan: Ada tim yang terdiri dari orang-orang dan berbagai program perangkat lunak yang dapat membantu Anda beralih dari kelompok kandidat besar menjadi daftar kandidat terbaik. Tentu saja, bermitra dengan agensi atau membeli perangkat lunak datang dengan biaya finansial.
- Memposting iklan pekerjaan: Memposting iklan pekerjaan Anda juga dapat menimbulkan biaya. Namun, Kanada memiliki pengumuman lowongan pekerjaan umum bernama Job Bank, di sini Anda dapat memposting iklan pekerjaan secara gratis. Anda juga dapat menemukan situs gratis lainnya tempat Anda dapat mengiklankan pekerjaan itu.
- Pemeriksaan hukum: Jika Anda harus melakukan pemeriksaan latar belakang atau memverifikasi bahwa pelamar memiliki hak hukum untuk bekerja di Kanada, pemeriksaan ini dapat menambah biaya keseluruhan untuk merekrut karyawan baru Anda.
- Waktu komite perekrutan: Komite perekrutan internal dapat membuat ketentuan posisi baru, menulis iklan pekerjaan, mengevaluasi lamaran, dan mewawancarai kandidat. Semua kegiatan ini berlangsung selama jam kerja dibayar yang dapat dihabiskan karyawan untuk tugas yang berbeda.
- Pelatihan: Mempekerjakan karyawan baru biasanya bukan akhir dari biaya perekrutan perusahaan Anda. Sekarang, Anda harus melatih karyawan itu untuk melakukan pekerjaan mereka. Proses pelatihan adalah investasi di awal yang pada akhirnya harus membuahkan hasil.
Apa yang Diperlukan Perusahaan untuk Mempekerjakan Karyawan di Kanada?
Sebelum Anda memulai proses penerimaan karyawan di Kanada, Anda memerlukan beberapa persyaratan hukum. Pengecualian untuk persyaratan ini adalah jika Anda bekerja dengan organisasi ketenagakerjaan profesional yang dapat berfungsi sebagai employer of record untuk karyawan Kanada Anda. Jika Anda memperluas perusahaan Anda ke Kanada, Anda akan memerlukan yang berikut ini:
- Cabang atau anak perusahaan: Kecuali jika Anda merekrut kontraktor independen, Anda memerlukan badan usaha hukum di Kanada. Ada dua opsi utama: cabang atau anak perusahaan. Anak perusahaan adalah entitasnya sendiri sementara cabang lebih terkait erat dengan perusahaan induk.
- Pendirian: Untuk menggabungkan bisnis di Kanada, Anda memerlukan anggaran dasar baik melalui provinsi atau wilayah individu atau melalui pemerintah federal. Bisnis yang berbasis di luar Kanada harus mendaftar sebagai perusahaan ekstra-provinsi di provinsi mana pun, tempat mereka berencana untuk melakukan bisnis.
- Rekening pemotongan gaji: Bisnis harus memiliki nomor bisnis (BN) dan kemudian harus menggunakan BN-nya untuk membuat rekening program pemotongan gaji dengan Badan Pendapatan Kanada (CRA). Anda akan menggunakan akun ini untuk mengirimkan potongan karyawan Anda dari slip gaji mereka ke CRA.
- Izin dan lisensi: Tergantung pada industri Anda, mungkin ada izin atau lisensi khusus yang perlu Anda miliki selain persyaratan dasar untuk semua bisnis. Pemerintah memiliki alat online di mana Anda dapat memeriksa untuk melihat izin dan lisensi apa yang mungkin perlu diperoleh bisnis Anda.
- Asuransi kompensasi pekerja: Sebagian besar bisnis juga perlu memiliki asuransi kompensasi pekerja untuk karyawan mereka sebelum mereka mulai merekrut. Untuk mendapatkan pertanggungan ini, Anda tidak perlu berbelanja dengan perusahaan asuransi swasta. Sebagai gantinya, Anda harus mendaftarkan bisnis Anda ke Badan Kompensasi Pekerja (WCB) di provinsi terkait. Premi Anda akan didasarkan pada industri Anda.
Langkah untuk Mempekerjakan Karyawan di Kanada
Ada beberapa langkah dasar untuk cara mempekerjakan di Kanada. Kami telah merangkum langkah-langkah di bawah ini, bersama dengan beberapa kiat untuk mempekerjakan di Kanada, berdasarkan kebiasaan dan persyaratan setempat yang mengatur praktik mempekerjakan di Kanada.
1. Memasang Iklan Lowongan Pekerjaan
Langkah pertama adalah menentukan kualitas yang Anda cari dalam seorang kandidat dan menggambarkan pekerjaan yang akan mereka lakukan. Kompilasi informasi ini ke dalam iklan lowongan pekerjaan yang mendetail. Jika kandidat ideal Anda dapat berbicara bahasa Prancis atau Inggris terutama, Anda mungkin ingin memublikasikan iklan dalam kedua bahasa tersebut. Ketika mendaftar persyaratan pendidikan apa pun, perlu diingat bahwa, di negara ini, istilah “perguruan tinggi” mengacu pada sekolah yang mengajarkan perdagangan tertentu atau keterampilan karier dan memberikan ijazah sementara “universitas” mengacu pada lembaga pemberi gelar.
Setelah Anda membuat iklan, posting iklan tersebut di pengumuman lowongan pekerjaan, tempat warga Kanada akan melihatnya. Mempertimbangkan konteks internasional, kemungkinan yang terbaik adalah meminta orang untuk mengirim lamaran kerja mereka melalui email atau melalui platform online daripada melalui surat pos.
2. Mengevaluasi Lamaran Kerja
Setelah lamaran kerja masuk, Anda perlu menentukan pelamar mana yang layak untuk diwawancarai dan mana yang harus dihapus dari kumpulan karyawan Anda. Anda dapat menggunakan perangkat lunak atau agensi untuk membantu proses penyaringan awal, atau Anda dapat meminta tim Anda menyelesaikan tugas ini secara internal.
Perusahaan Amerika akan senang mengetahui bahwa warga Kanada biasanya dapat melamar pekerjaan menggunakan resume yang sesuai dengan format yang mirip dengan kebanyakan resume Amerika. Untuk perusahaan di negara lain, yang daftar riwayat hidupnya (CV) lebih standar, resume ini mungkin tampak lebih singkat dan langsung daripada yang biasa Anda lihat dari pelamar di negara asal Anda.
3. Wawancara kandidat
Anda kemudian harus menghubungi pelamar terkuat untuk menjadwalkan wawancara. Jika Anda mendirikan kantor di Kanada, Anda dapat melakukan wawancara di tempat. Jika Anda berencana mempekerjakan karyawan jarak jauh di Kanada, Anda mungkin ingin melakukan wawancara ini melalui panggilan video atau telepon. Jenis wawancara ini telah menjadi semakin umum, jadi permintaan untuk wawancara virtual seharusnya tidak mengejutkan pelamar.
Jika Anda menjadwalkan wawancara virtual, pastikan Anda mempertimbangkan perbedaan waktu. Sebagai negara yang besar, Kanada adalah rumah bagi beberapa zona waktu yang mencakup perbedaan empat jam, jadi pastikan Anda menemukan zona waktu yang tepat untuk setiap pelamar dan jadwalkan wawancara Anda selama tumpang tindih jam kerja di negara Anda dan provinsi mereka jika memungkinkan.
4. Menindaklanjuti dan Buat Perjanjian Kerja
Setelah Anda memilih kandidat atau kandidat yang ideal untuk direkrut, Anda harus menindaklanjuti dengan mereka untuk menawarkan pekerjaan secara formal. Pastikan Anda memberikan perincian apa pun yang telah dibiarkan tanpa bantuan hingga saat ini, termasuk gaji yang diusulkan. Bukan hal yang aneh bagi karyawan Kanada untuk menegosiasikan gaji mereka, meskipun banyak kandidat mungkin menerima saja tawaran Anda. Ini juga merupakan tahap saat Anda harus membuat kontrak.
Di Kanada, Anda dapat secara hukum membentuk perjanjian kerja secara lisan, tetapi memiliki kontrak secara tertulis adalah cara yang baik untuk memastikan Anda dan karyawan Anda memiliki pemahaman yang sama dan untuk membantu Anda membenarkan keputusan Anda jika Anda perlu memecat karyawan. Di Kanada, Anda harus memiliki alasan untuk melakukan pemutusan hubungan kerja, jadi jika seorang karyawan tidak memenuhi kewajibannya, Anda dapat merujuk ke kontrak.
5. Melakukan orientasi untuk calon karyawan Anda
Sekarang Anda dapat melakukan orientasi untuk calon karyawan Anda. Anda mungkin memiliki dokumen dan proses yang terkait dengan perusahaan Anda, tetapi Anda juga harus memastikan Anda menyelesaikan langkah yang diperlukan untuk melaksanakan orientasi di Kanada.
Anda harus melihat kartu Jaminan Sosial (Social Insurance Number/SIN) karyawan baru Anda dalam waktu tiga hari dari tanggal mulai kerja mereka dan mencatat informasinya. Pastikan mereka adalah warga negara atau memiliki hak hukum untuk bekerja di Kanada. Karyawan juga harus mengisi Formulir TD1, Pengembalian Kredit Pajak Pribadi, dari pemerintah federal dan dari provinsi mereka, sehingga Anda tahu berapa banyak pajak yang harus diambil dari gaji mereka. Perhatikan bahwa di Quebec, bentuk provinsi dikenal sebagai Formulir TP1015.3-V.
Mempekerjakan Karyawan di Kanada dengan Bantuan dari Globalization Partners
Menemukan pekerja yang ideal untuk bergabung dengan perusahaan Anda dan membantu Anda memperluasnya adalah tugas yang cukup besar. Apabila Anda menambahkan kerumitan membangun kehadiran hukum di Kanada dan mematuhi semua undang-undang yang relevan, Anda memiliki proses yang berat dan memakan waktu di awal. Globalization Partners dapat mempermudah proses dengan berperan sebagai employer of record bagi karyawan Anda di Kanada.
Dengan kehadiran di 187 negara, Globalization Partners dapat membantu Anda memperluas bisnis ke Kanada dan berbagai belahan dunia lainnya. Anda memilih karyawan baru Anda, dan Globalization Partners menangani proses orientasi dan semua hal teknis terkait pembayaran karyawan Anda, mengurangi jumlah yang benar untuk pajak dan tunjangan. Sebagai Organisasi Ketenagakerjaan Profesional yang tepercaya, kami memiliki keahlian hukum dan sumber daya manusia yang Anda butuhkan untuk memperluas bisnis Anda ke Kanada. Hubungi kami hari ini untuk mempelajari lebih lanjut dan memulai.
Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut tentang perekrutan di Kanada.
