Finlandia adalah negara Nordik dengan ekonomi kuat yang mendorong perusahaan bebas dan kepemilikan pribadi. Di negara ini juga merupakan rumah bagi tenaga kerja yang sangat terampil. Baik Anda mempertimbangkan untuk mempekerjakan karyawan Finlandia untuk bekerja jarak jauh bagi perusahaan Anda atau mempekerjakan seluruh tim karyawan di Finlandia, Anda harus memahami beberapa aspek utama dari pasar tenaga kerja Finlandia, praktik perekrutan, dan undang-undang ketenagakerjaan. Dalam panduan kami untuk merekrut di Finlandia, kami akan membahas poin-poin utama ini dan memberikan beberapa kiat.
Hal yang Perlu Diketahui Sebelum Melakukan Perekrutan di Finlandia
Perekrutan tingkat internasional memerlukan sejumlah penelitian dan sering kali bantuan hukum dari pakar setempat, sebab setiap negara memiliki undang-undang dan kebiasaannya sendiri yang memengaruhi proses ini. Undang-undang ketenagakerjaan dan praktik perekrutan di Finlandia mungkin berbeda dari negara asal Anda. Mari melihat beberapa aspek penting ketenagakerjaan di Finlandia yang harus Anda pahami sebelum merekrut karyawan di sana.
1. Pasar tenaga kerja Finlandia
Bursa tenaga kerja Finlandia tampil menonjol berkat tingkat pendidikannya yang amat tinggi. Per 2016, 87.9 persen warga Finlandia yang berusia lebih dari tahun 25 telah mencapai pendidikan menengah atas atau perguruan tinggi. Rata-rata pelajar Finlandia diharapkan menyelesaikan sekitar 20 tahun pendidikan, tiga tahun di atas rata-rata untuk UE.
Apa yang dipelajari para pelajar ini? Pada tahun 2019, persentase gelar terbesar diperoleh dalam bisnis, administrasi dan hukum, serta humaniora dan seni, diikuti dengan teknologi.Data lebih rinci dari 2017 menunjukkan bahwa teknik, manufaktur, konstruksi, jurnalisme, dan ilmu sosial juga merupakan mata pelajaran populer di kalangan mahasiswa universitas. Bidang studi paling populer untuk mahasiswa doktor di 2019 bidang perdagangan, administrasi, dan hukum, humanitas dan seni, teknologi, serta kesehatan dan kesejahteraan.
Sektor terbesar di Finlandia sejauh ini adalah sektor jasa. Karyawan Finlandia kebanyakan bekerja di sektor ini, yang mencakup beragam industri, seperti transportasi, layanan kesehatan dan sosial, serta perhotelan. Sektor terbesar berikutnya di Finlandia adalah manufaktur. Apabila perusahaan Anda tergolong dalam salah satu sektor ini, kemungkinan Anda akan menemukan kandidat pekerjaan berketerampilan tinggi dengan pengalaman di bidang Anda.
2. Perjanjian tawar- menawar kolektif
Serikat buruh berperan penting dalam bursa tenaga kerja Finlandia. Sama seperti negara-negara Nordik lainnya, sebagian besar pekerja Finlandia merupakan anggota serikat. Serikat buruh ini bernegosiasi dengan asosiasi perusahaan untuk membuat kesepakatan perundingan bersama (collective bargaining agreement, CBA). CBA menambahkan berbagai ketetapan ke dalam persyaratan perundang-undangan untuk karyawan Finlandia, sering kali menetapkan persyaratan upah minimum, jam kerja maksimum, periode pemberitahuan, dan lainnya.
Beberapa CBA diciptakan untuk perusahaan atau sekelompok perusahaan tertentu. Namun demikian, banyak CBA di Finlandia yang berlaku di seluruh industri. Ini berarti bahwa CBA mungkin berlaku untuk perusahaan Anda dan karyawan Finlandia Anda, meskipun Anda bukan anggota asosiasi perusahaan di Finlandia atau karyawan Anda adalah anggota non-persatuan. Selain mempelajari undang-undang ketenagakerjaan Finlandia, Anda juga harus memahami CBA yang berlaku agar tetap mematuhi hukum.
3. Jam kerja dan gaji
Minggu kerja di Finlandia tidak boleh melebihi delapan jam dalam sehari atau 40 jam per minggu. Sebagian besar pekerja kerah putih terbiasa dengan minggu kerja yang sedikit lebih pendek37.5, dibagi menjadi 7.5-hour hari. Karyawan dapat bekerja lembur jika perusahaan mereka memintanya dan mereka menyetujuinya. Bahkan dengan jam lembur, satu minggu kerja umumnya tidak boleh melebihi rata-rata 48 jam di sepanjang periode empat bulan.
Karyawan berhak atas premi 50 persen atas upah per jam normal mereka untuk dua jam kerja lembur pertama yang mereka lakukan dalam sehari. Jam lembur tambahan akan menghasilkan kenaikan upah normal sebesar 100 persen. Tidak ada upah minimum nasional di Finlandia karena standar ini bergantung pada CBA. CBA juga dapat menentukan upah lembur yang berbeda.
4. Pajak dan tunjangan sosial
Karyawan Finlandia membayar pajak pendapatan sesuai dengan tarif progresif, serta pajak pendapatan kota. Anggota gereja Lutheran Injili dan Ortodoks Finlandia juga harus membayar pajak gereja. Perusahaan bertanggung jawab untuk melakukan pemotongan pajak karyawan dari slip gaji mereka.
Baik karyawan maupun perusahaan harus membayar untuk skema kesejahteraan sosial. Perusahaan sendiri yang membayar asuransi kecelakaan dan asuransi jiwa kelompok untuk karyawan mereka. Perusahaan dan karyawan membayar asuransi pengangguran, asuransi penyakit, dan asuransi pensiun. Kontribusi terbesar sejauh ini ditujukan pada asuransi pensiun. Pada 2020, perusahaan menyumbangkan rata-rata 16.95 persen gaji kotor karyawan untuk asuransi pensiun. Karyawan berkontribusi 7.15 persen atau 8.65 persen, tergantung pada usia mereka. Perusahaan harus memotong kontribusi karyawan untuk jaminan sosial.
5. Waktu cuti berbayar
Undang-Undang Liburan Tahunan memberi karyawan Finlandia hak atas cuti dibayar dan menentukan bahwa tahun kredit liburan berlangsung dari April sampai Maret. Selama tahun pertama karyawan bekerja, mereka memperoleh dua hari cuti dibayar untuk setiap bulan mereka bekerja. Setelah periode ini, karyawan memperoleh sedikit lebih banyak setiap bulan, total 30 hari, atau lima minggu, dari cuti berbayar tahunan. Karyawan juga biasanya mendapatkan cuti 10 berbayar setiap tahun.
Karyawan Finlandia juga berhak menerima cuti sakit berbayar. Jika pekerja jatuh sakit atau mengalami cedera dan harus melewatkan pekerjaan, selama karyawan tersebut telah bekerja di perusahaan Anda selama setidaknya satu bulan, Anda harus terus membayar mereka hingga 10 hari. Karyawan yang kebetulan jatuh sakit sebelum mereka bekerja selama sebulan penuh masih berhak menerima separuh tarif pembayaran normal mereka.
6. Bahasa setempat
Finlandia memiliki dua bahasa resmi: Finlandia dan Swedia. Sejauh ini, dari keduanya, bahasa Finlandia digunakan lebih luas. Kebanyakan masyarakat Finlandia yang menggunakan bahasa Swedia sebagai bahasa ibu mereka tinggal di Kepulauan Åland, bagian otonom Finlandia di Laut Baltik. Survei 2018 menemukan bahwa 93 persen penduduk Finlandia yang berusia tahun 18-64 memiliki tingkat kemahiran dalam setidaknya satu bahasa selain bahasa ibu mereka.
Bahasa kedua yang paling umum di Finlandia meliputi bahasa Inggris, Swedia, dan Jerman. Bisnis yang berbasis di negara-negara berbahasa Inggris harus mengetahui bahwa sekitar 90 persen warga Finlandia menyatakan akan berbicara dalam bahasa Inggris. Berbicara bahasa Inggris umum dilakukan terutama dalam lingkungan bisnis. Namun demikian, mempelajari beberapa frasa Finlandia yang dapat digunakan dalam percakapan dengan rekan kerja Finlandia Anda adalah cara yang baik untuk menunjukkan rasa hormat dan niat baik.
Biaya Perekrutan Karyawan di Finlandia
Saat Anda merekrut di negara baru, Anda harus mempertimbangkan biaya tenaga kerja yang berkelanjutan dan biaya di muka dari proses perekrutan. Biaya tenaga kerja di Finlandia sedikit di atas rata-rata untuk UE. Selain dari gaji yang Anda bayarkan kepada karyawan, Anda harus mempertimbangkan biaya tunjangan tambahan. Di Finlandia, kami menyarankan untuk menganggarkan 25 persentase tambahan gaji karyawan untuk mendapatkan tunjangan berdasarkan undang-undang.
Untuk proses perekrutan, Anda harus mempertimbangkan biaya berikut:
- Penelitian dan bantuan hukum untuk membantu dalam kepatuhan
- Biaya pendirian perusahaan
- Waktu komite perekrutan Anda
- Agen perekrutan pihak ketiga
- Iklan lowongan pekerjaan berbayar
- Penapisan prakerja
- Biaya perjalanan
Apa yang Diperlukan Perusahaan untuk Mempekerjakan Karyawan di Finlandia?
Apabila Anda ingin merekrut karyawan di negara baru, Anda memiliki dua opsi utama: mendirikan entitas bisnis di negara tersebut atau bekerja dengan Perusahaan Catatan (EOR). Jika Anda memilih untuk mendirikan anak perusahaan, Anda harus mengikuti semua persyaratan untuk lokasi tertentu, selain persyaratan yang ditetapkan dalam Undang-Undang Perusahaan Perseroan Terbatas Finlandia. Membangun bisnis di Finlandia membutuhkan waktu 13 berhari -hari atau lebih. Anda harus membuat rencana untuk menyelesaikan langkah-langkah berikut sebelum memulai proses perekrutan:
- Pilih struktur bisnis: Secara umum, Anda harus memilih antara perseroan terbatas swasta atau publik untuk anak perusahaan Anda. Anda juga dapat mendirikan kantor cabang asing perusahaan Anda, namun kantor cabang harus beroperasi dengan kantor pusat Anda dalam hubungan yang lebih erat daripada anak perusahaan Anda. Anda juga perlu menentukan struktur manajemen Anda.
- Membuka rekening bank: Anda harus membuka rekening bank di Finlandia dan memenuhi persyaratan modal saham minimum untuk jenis bisnis Anda.
- Kirimkan dokumen bisnis: Anda harus menyusun dan menyerahkan beberapa dokumen, termasuk akta pendirian, Memorandum Asosiasi Anda, dan penjelasan tentang aktivitas bisnis dan perbankan perusahaan Anda. Anda juga perlu menyerahkan informasi identitas untuk semua pemegang saham dan direksi, termasuk salinan paspor yang sah.
- Ajukan awal pemberitahuan bisnis: Anda juga perlu mengajukan pemberitahuan bahwa Anda sedang memulai bisnis sehingga Anda dapat terdaftar dengan Daftar Perdagangan dan daftar Administrasi Pajak.
- Membeli polis asuransi: Anda harus mengambil polis asuransi swasta. Ini termasuk asuransi pensiun kerja, asuransi kompensasi pekerja, dan asuransi jiwa kelompok. Beli polis dari perusahaan asuransi yang diizinkan oleh hukum Finlandia.
Anda dapat menghindari daftar persyaratan ini jika Anda memilih untuk bekerja dengan EOR. Ketika Anda bermitra dengan EOR, juga dikenal sebagai organisasi ketenagakerjaan profesional (PEO), Anda tidak perlu mendirikan entitas bisnis — EOR berfungsi sebagai perusahaan resmi Finlandia dan bertanggung jawab atas penggajian, tunjangan karyawan, dan tugas SDM seperti orientasi sehingga Anda dapat fokus pada pertumbuhan perusahaan Anda. Namun demikian, Anda masih mengelola karyawan Anda dan tanggung jawab mereka sehari-hari.
Langkah Melakukan Perekrutan di Finlandia
Jika Anda ingin tahu cara mempekerjakan di Finlandia, Anda akan menemukan bahwa prosesnya mirip seperti di banyak negara lain. Walaupun demikian, beberapa aspek hukum dan budaya Finlandia akan memengaruhi cara Anda menjalankan setiap langkahnya.
1. Mengiklankan posisi pekerjaan
Setelah Anda siap memulai pencarian, Anda perlu membuat iklan lowongan pekerjaan. Dalam kebanyakan kasus, Anda sebaiknya menyusun iklan ini dalam bahasa Finlandia. Jadi Anda mungkin perlu mempekerjakan penerjemah untuk membantu. Anda juga dapat memposting iklan dalam bahasa Inggris jika Anda ingin menarik penutur bahasa Inggris yang fasih. Setelah membuat iklan lowongan pekerjaan, Anda harus mencari tempat terbaik untuk memublikasikannya.
Finlandia memiliki tingkat penetrasi pengguna internet yang sangat tinggi, sehingga mengiklankan pekerjaan secara online merupakan strategi yang solid. Anda masih dapat mempublikasikan iklan di surat kabar atau media tradisional lainnya, tetapi papan lowongan online seperti Monster.fi, Oikotie.fi, dan Duunitori.fi adalah platform populer. Anda juga dapat memposting di pengumuman lowongan pekerjaan khusus untuk industri Anda. Beberapa warga negara Finlandia juga mencari pekerjaan di situs media sosial, terutama LinkedIn.
2. Pilih pelamar terbaik
Pekerja Finlandia terbiasa mengirimkan daftar riwayat hidup singkat dan surat pengantar untuk melamar pekerjaan. Anda mungkin juga ingin membuat kuesioner, tes keterampilan, atau langkah interaktif lainnya ke dalam proses lamaran kerja, selama Anda menghindari pertanyaan apa pun yang dapat dianggap diskriminatif. Agen penerimaan karyawan kerja atau komite penerimaan karyawan Anda kemungkinan akan menggunakan perangkat lunak untuk menyaring lamaran pada awalnya. Saat Anda mempersempit kumpulan talenta, Anda harus mulai mengidentifikasi kandidat mana yang tampaknya paling cocok.
3. Kandidat wawancara
Jadwalkan wawancara langsung atau virtual dengan pelamar yang paling mengesankan. Karena Warga sudah terbiasa dengan komunikasi digital, Anda tidak boleh mengalami masalah apa pun dalam melakukan wawancara panggilan video. Ini adalah pilihan yang sangat berharga jika Anda mempekerjakan karyawan jarak jauh di Finlandia. Wawancara langsung juga merupakan pilihan, dan mungkin lebih disukai jika Anda mendirikan kantor di Finlandia. Jika Anda melakukan wawancara jarak jauh, pastikan Anda menjadwalkannya dengan mempertimbangkan perbedaan zona waktu jika bisnis Anda tidak berlokasi di Waktu Eropa Timur.
4. Memperluas penawaran kerja dan meninjau kontrak
Setelah satu atau beberapa putaran wawancara, setelah Anda mengidentifikasi kandidat terbaik untuk bergabung dengan perusahaan Anda, Anda dapat secara resmi menawarkan mereka posisi. Ini juga saat Anda harus melunasi gaji dan persyaratan lain untuk negosiasi. Setelah pelamar menerima tawaran Anda, Anda harus membuat perjanjian kerja terperinci. Kontrak tertulis adalah kebiasaan dalam Finlandia.
Anda wajib memberikan pernyataan tertulis kepada karyawan yang mencakup ketentuan ketenagakerjaan utama mereka. Anda harus memberikan dokumen ini kepada mereka pada akhir periode pembayaran pertama mereka, dan dokumen ini harus mencakup fitur kontrak penting, termasuk:
- Tugas pekerjaan
- Masa percobaan (jika ada)
- Perjanjian bersama yang berlaku
- Kompensasi
- Jam kerja dan hari libur yang umum
- Periode pemberitahuan dalam hal pemutusan hubungan kerja
Jika Anda merekrut seseorang di Finlandia untuk jangka waktu tertentu, Anda juga harus menyertakan durasi ini dalam kontrak beserta alasan yang membenarkan jangka waktu tetap ini. Hal ini karena Finlandia tidak mengizinkan kontrak jangka waktu tetap kecuali jika Anda memiliki alasan yang sah untuk tidak menjadikannya kontrak yang tidak terbatas.
5. Kandidat dalam pesawat
Terakhir, Anda dapat melakukan orientasi calon karyawan baru Anda, menyelesaikan semua dokumen yang diperlukan untuk menetapkan pengupahan dan menambahkan karyawan ke sistem internal Anda. Jika Anda belum meninjau kontrak karyawan, jadikan ini prioritas untuk hari pertama mereka. Anda mungkin juga perlu memberikan pelatihan untuk membiasakan karyawan baru dengan perusahaan Anda dan tugas pekerjaan mereka.
Globalization Partners Dapat Membantu Anda Membangun Tim di Finlandia
Panduan untuk mempekerjakan karyawan di Finlandia ini akan membantu Anda memulai proses ekspansi global Anda. Namun, seperti yang Anda lihat, mendirikan anak perusahaan dan mematuhi semua undang-undang ketenagakerjaan Finlandia dapat memberatkan. Jika Anda ingin menyederhanakan proses dan mulai mempekerjakan karyawan baru di Finlandia tanpa berurusan dengan waktu dan biaya yang terkait dengan pembentukan entitas, Globalization Partners dapat berfungsi sebagai EOR Anda di Finlandia. Solusi kami yang dipasangkan dengan pakar hukum dalam negeri akan menangani pengupahan, tunjangan, dan tugas SDM lainnya untuk semua karyawan Finlandia Anda. Untuk memulai solusi ini, mintalah proposal dari Globalization Partners hari ini.
