Hal-hal penting yang dapat diambil
- Opsi perekrutan dengan kompromi kepatuhan: Pemberi kerja global dapat masuk ke Polandia menggunakan Employer of Record (EOR), pendaftaran langsung tanpa entitas, mendirikan anak perusahaan lokal, atau bekerja sama dengan kontraktor independen. Memilih model yang tepat sangat penting. Pengaturan yang tidak tepat dapat digugat oleh Inspektorat Tenaga Kerja Negara Polandia (PIP), yang mengakibatkan pembayaran tertunggak dan denda hukum.
- Pusat ekonomi dan talenta yang kuat: Polandia memiliki ekonomi yang berkembang (3.4% rata-rata produk domestik bruto pertumbuhan tahunan) didukung oleh tenaga kerja yang sangat terdidik, multibahasa, dan berfokus pada STEM. Ini adalah destinasi utama untuk TI, layanan bisnis (BPO/SSC), dan manufaktur maju.
- Kepatuhan ketat dan standar ketenagakerjaan: Hukum tenaga kerja Polandia memerlukan kontrak tertulis (dalam bahasa Polandia atau dwibahasa) sebelum hari pertama, pendaftaran ZUS jaminan sosial dalam waktu tujuh hari, dan izin wajib medis dan keselamatan pra-pekerjaan (BHP). Minggu kerja standar dibatasi pada 40 jam dengan periode istirahat wajib, upah minimum bulanan sebesar PLN 4,806, dan 20–26 hari cuti dibayar.
Polandia adalah salah satu negara dengan pertumbuhan ekonomi tercepat di Uni Eropa. Perekonomiannya terus berkembang, dengan tingkat pertumbuhan produk domestik bruto tahunan rata-rata sebesar 3.4% selama dekade terakhir.
Polandia merupakan tujuan menarik bagi investasi langsung asing (FDI) berkat investasi besar yang direncanakan dari dana pemulihan UE dan sektor swasta yang berfokus pada manufaktur maju, TI, dan transformasi energi. Kumpulan talenta Polandia sangat terampil, berpendidikan tinggi (terutama di bidang STEM), dan multibahasa, yang menjadi daya tarik utama bagi perusahaan global yang ingin mempekerjakan di Polandia.
Sebelum berekspansi ke Polandia, Anda perlu memahami kontrak, pajak, upah, tunjangan, dan hukum ketenagakerjaan lainnya. Panduan kami akan memberitahu Anda semua yang perlu Anda ketahui tentang merekrut karyawan di Polandia.
Yang perlu diketahui sebelum perekrutan di Polandia
Jika Anda memperluas bisnis ke Polandia untuk pertama kalinya, ada persyaratan hukum penting yang perlu diperhatikan. Norma dan hukum ini memengaruhi praktik perekrutan di Polandia dan banyak aspek hubungan perusahaan-karyawan, termasuk kompensasi dan manfaat.
G-P Gia™, AIagen global kami yang didukung dari SUMBER DAYA MANUSIA, dapat menjawab pertanyaan kepatuhan tersulit 50 Anda di negara — termasuk Polandia — dan semua 50 negara bagian AS. Kurangi ketergantungan Anda pada penasihat luar dan kurangi waktu serta biaya kepatuhan hingga 95% dengan Gia.
Berikut adalah lima hal yang perlu diketahui tentang perekrutan di Polandia.
1. Bahasa di Polandia
Bahasa Polandia adalah bahasa resmi. Bahasa Inggris adalah bahasa non-Polandia yang paling umum. Negara ini menempati peringkat 15teratas -20 global untuk kemampuan bahasa Inggris.
Sektor besar proses bisnis alih daya (BPO) dan pusat layanan bersama (SSC) di Polandia didukung oleh banyak talenta bersertifikat dan multibahasa.
2. Kontrak kerja di Polandia
Pemberi kerja harus memberikan perjanjian kerja tertulis, atau konfirmasi tertulis dari syarat utama, sebelum karyawan mulai bekerja.
Kontrak harus dalam bahasa Polandia atau disertai terjemahan bahasa Polandia. Dalam kontrak multibahasa, versi Polandia adalah yang mengikat secara hukum.
Kontrak harus memuat setidaknya:
- Jenis perjanjian kerja (percobaan, jangka waktu tertentu, tidak terbatas)
- Nama dan alamat perusahaan dan karyawan
- Durasi kontrak (jangka waktu tertentu atau uji coba)
- Tanggal penandatanganan dan tanggal mulai bekerja
- Judul dan deskripsi pekerjaan
- Lokasi kerja
- Rincian gaji dan tunjangan
- Waktu kerja (penuh waktu/paruh waktu)
Jika tidak tercantum dalam kontrak, pemberi kerja harus memberikan secara tertulis dalam waktu tujuh hari sejak tanggal mulai kerja karyawan:
- Jadwal kerja harian dan mingguan
- Periode pembayaran dan metode pembayaran
- Hak liburan
- Periode pemberitahuan untuk pemutusan hubungan kerja
- Aturan untuk lembur, waktu istirahat, dan istirahat
- Setiap perjanjian kolektif yang berlaku
Rincian ini harus dibahas dengan karyawan pada atau sebelum hari pertama mereka bekerja.
3. Jam kerja dan upah di Polandia
Minggu kerja di Polandia adalah 40 jam, tersebar selama lima hari. Lembur dibatasi hingga 150 jam per tahun, kecuali ada batas yang lebih tinggi dalam perjanjian kolektif, peraturan tempat kerja, atau kontrak individu. Terlepas dari kesepakatan apa pun, rata-rata jam kerja mingguan (termasuk lembur) tidak boleh melebihi 48 jam. Karyawan mendapatkan setidaknya 11 jam istirahat berturut-turut per periode 24jam dan setidaknya 35 jam istirahat berturut-turut per minggu.
Per 2025, upah minimum di Polandia adalah PLN 4,806 per bulan.
4. Waktu libur berbayar di Polandia
Polandia memiliki 14 hari libur nasional. Karyawan mendapat cuti seperti ini dengan gaji.
Perhitungan tahun dinas mencakup semua masa kerja sebelumnya (terlepas dari jeda atau perusahaan) dan periode pendidikan yang dikreditkan (misalnya, hingga delapan tahun untuk pendidikan tinggi). Karyawan dengan kurang dari 10 tahun masa kerja yang diakui (termasuk masa kerja dan masa pendidikan tertentu) mendapatkan cuti tahunan berbayar 20 hari. Karyawan dengan 10 atau lebih tahun pengabdian yang diakui mendapatkan 26 hari.
Pemberi kerja harus membayar setidaknya 80% dari gaji karyawan untuk cuti sakit. Jumlah hari sakit yang didanai perusahaan tergantung pada usia karyawan:
- Untuk karyawan di bawah 50, perusahaan membayar hingga 33 hari cuti sakit per tahun kalender.
- Untuk karyawan berusia 50 atau lebih, perusahaan membayar hingga 14 hari.
- Setelah periode tersebut (33 atau 14 hari, tergantung usia), lembaga asuransi sosial (ZUS) mengambil alih tunjangan sakit.
5. Pajak penghasilan dan jaminan sosial di Polandia
Pemberi kerja harus mendaftarkan karyawan dengan ZUS dalam waktu tujuh hari kalender sejak mulai bekerja. Kontribusi jaminan sosial meliputi pensiun, disabilitas, kecelakaan, dan asuransi kesehatan, dengan tarif khusus untuk setiap jenis. Tarif kontribusi asuransi kesehatan adalah 9% dari gaji. Pengusaha harus meneruskan kontribusi jaminan sosial kepada ZUS paling lambat 15 atau 20 bulan berikutnya, tergantung pada status hukum mereka.
Polandia menggunakan sistem pajak pendapatan progresif. Pada 2025, tingkat tersebut adalah 12% pada pendapatan tahunan hingga PLN 120,000, dan 32% pada pendapatan di atas ambang batas tersebut. Pemberi kerja bertanggung jawab untuk menghitung, memotongan, dan menyetorkan pajak pribadi pendapatan (PIT).
Pengusaha harus memotong dan meneruskan kontribusi karyawan dan perusahaan jaminan sosial ke ZUS setiap bulan. Jaminan sosial mencakup asuransi pensiun, cacat, kecelakaan, dan sakit, serta asuransi kesehatan.
- Asuransi pensiun: dibagi rata (9.76%)
- Asuransi cacat: 6.5% dibayarkan oleh perusahaan, 1.5% oleh karyawan
- Asuransi kecelakaan: dibayar oleh perusahaan, biasanya 1.67% untuk pemberi kerja kecil, tetapi tingkat bervariasi menurut risiko
- Asuransi sakit: dibayar oleh karyawan (2.45%)
- Asuransi kesehatan: dibayar oleh karyawan (9%)
Secara total, kontribusi perusahaan (termasuk semua dana) sekitar 18–20%, dan kontribusi karyawan adalah 13–14%.
Pemberi kerja harus berkontribusi 2.45% dari upah kotor karyawan ke dana tenaga kerja (1.00% ke dana tenaga kerja dan 1.45% ke dana solidaritas). Pemberi kerja juga berkontribusi 0.1% untuk dana manfaat yang dijamin karyawan.
Pelayanan kesehatan didanai oleh iuran wajib asuransi kesehatan. Anda tidak perlu menyediakan asuransi kesehatan swasta, tetapi asuransi kesehatan tambahan merupakan manfaat yang populer.
Model perekrutan untuk perusahaan global yang ingin mempekerjakan di Polandia
Model terbaik saat Anda memutuskan untuk mempekerjakan karyawan di Polandia bergantung pada tujuan bisnis Anda secara keseluruhan.
| Model | Terbaik untuk | Poin kunci | Risiko utama |
|---|---|---|---|
| Pendaftaran perusahaan langsung | Merekrut karyawan di Polandia tanpa entitas lokal, jika memungkinkan. | Jalankan penggajian Polandia, tahan PIT, bayar ZUS, daftarkan karyawan dalam 7 hari, simpan catatan. | Kesalahan penggajian, pendaftaran ZUS terlambat, paparan pajak, Undang-Undang Tenaga Kerja non-kepatuhan, penegakan PIP/ZUS. |
| Employer of Record | Fast memasuki pasar. | Employer of Record menangani kontrak, penggajian, ZUS, pemotongan pajak, dan kepatuhan Undang-Undang Tenaga Kerja. | Risiko penyewaan tenaga kerja ilegal jika klien mengarahkan pekerja seperti perusahaan atau kontrak sebenarnya tidak memiliki struktur hukum. |
| Anak perusahaan atau cabang | Operasi jangka panjang. | Menangani perekrutan, penggajian, pendaftaran ZUS, dan Undang-Undang Tenaga Kerja, pajak, akuntansi, serta kepatuhan korporasi. | Beban pengaturan yang lebih tinggi, kepatuhan perusahaan, eksposur pajak, tanggung jawab orang tua, dan kegagalan tata kelola lokal. |
| Kontraktor independen | Pekerjaan berbasis proyek dengan otonomi. | Pertahankan independensi kontraktor. Hindari kontrol gaya pekerjaan, jadwal tetap, dan integrasi. | Reklasifikasi berdasarkan Pasal 22 Undang-Undang Tenaga Kerja berisiko menegakkan PIP/ZUS, ZUS/pajak secara retroaktif, hak, dan denda. |
Pusat perekrutan teratas di Polandia
Beberapa kota di Polandia dikenal dengan industri tertentu. Mengetahui apa yang ditawarkan setiap kota memungkinkan Anda memfokuskan upaya saat merekrut karyawan di Polandia dan mengisi posisi lebih cepat.
Pusat-pusat pengembangan talenta terkemuka di Polandia adalah:
- Warsawa adalah ibu kota dan kota terbesar Polandia. Warsawa adalah pusat bisnis, keuangan, dan teknologi teratas di negara itu. Ini menjadi tuan rumah perusahaan multinasional, lembaga keuangan, dan perusahaan teknologi.
- Kraków dikenal dengan dunia IT, layanan bisnis (BPO/SSC), dan startup. Kraków adalah destinasi utama ketika perusahaan global memilih untuk mempekerjakan di Polandia, terutama di bidang teknologi, keuangan, dan layanan bersama.
- Wrocław adalah pusat layanan IT, R&D, manufaktur, dan bisnis, dengan kehadiran kuat perusahaan teknologi global dan perusahaan teknik.
- Poznań dikenal karena sektor manufaktur, logistik, dan layanan bisnisnya, dan merupakan lokasi yang populer bagi pengusaha global.
- Gdańsk memiliki kumpulan talenta yang terampil di bidang TI, pengiriman, logistik, dan keuangan. Kota ini memiliki semakin banyak startup teknologi dan pusat bisnis global.
Industri utama di Polandia
Memahami industri utama Polandia memungkinkan Anda melihat gaji dan tunjangan saat merekrut di Polandia. Anda dapat menggunakan wawasan ini untuk membuat pilihan cerdas tentang di mana harus berinvestasi dan mengembangkan tenaga kerja Anda.
Industri utama di Polandia meliputi:
- Proses bisnis alih daya (BPO) dan layanan bersama (SSC): Ini adalah salah satu sektor dengan pertumbuhan tercepat dan paling modern di Polandia. Perusahaan global mendasarkan pusat layanan bersama mereka untuk keuangan, akuntansi, SUMBER DAYA MANUSIA, dan R&D di kota-kota seperti Kraków, Warsawa, dan Wrocław karena tenaga kerja yang sangat terampil, multibahasa, dan terdidik.
- Layanan TI dan digital: Polandia adalah pusat bakat TI yang penting dengan kumpulan besar pengembang perangkat lunak, insinyur, dan spesialis TI. Perusahaan global semakin mendirikan pusat R&D dan teknologi digital di sini. Pemerintah juga banyak berinvestasi dalam teknologi digital dan AI.
- Otomotif: Ini adalah salah satu sektor industri terbesar di Polandia. Fokus pada produksi suku cadang dan komponen (memasok produsen global), serta kendaraan komersial ringan. Polandia juga memiliki pabrik baterai EV terbesar di Eropa.
- Elektronik dan peralatan rumah tangga: Polandia adalah produsen elektronik dan peralatan rumah tangga terkemuka di Eropa. Perusahaan global besar memiliki pusat produksi dan R & D di sana.
- Manufaktur lanjutan: Ini termasuk bidang-bidang seperti kedirgantaraan dan pertahanan, terutama di kluster seperti Aviation Valley di tenggara.
Biaya merekrut karyawan di Polandia
Baik Anda mempekerjakan satu anggota tim atau memperluas seluruh divisi, biaya tidak terhindarkan saat Anda mempekerjakan karyawan di Polandia. Anggaran untuk hal-hal berikut:
- Pengaturan entitas (kecuali Anda bermitra dengan perusahaan of record)
- Iklan lowongan pekerjaan
- Biaya tenaga kerja untuk meninjau pelamar
- Penggajian
- Pajak
- Gaji
- Manfaat
- Bonus
- Tunjangan
- Asuransi
- Perjalanan
- Penerjemah (jika ada)
Menurut G-P Verified Sources dari Gia, tingkat beban perusahaan di Polandia, yang mencakup biaya yang dipicu di atas gaji, sekitar 20-21%.
Apa yang dibutuhkan perusahaan untuk mempekerjakan karyawan di Polandia?
Pastikan Anda mempertimbangkan hal-hal penting ini sebelum mengembangkan TIM Anda di Polandia:
- Daftarkan bisnis, biasanya KRS untuk perusahaan atau CEIDG untuk pemilik tunggal.
- Konfirmasi nomor REGON dan NIP.
- Daftar sebagai pembayar kontribusi ZUS.
- Buka rekening bank Polandia untuk pembayaran penggajian, pajak, dan ZUS.
- Daftarkan setiap karyawan dengan ZUS dalam waktu tujuh hari sejak tanggal mulai mereka.
- Sediakan perjanjian kerja tertulis sebelum pekerjaan dimulai.
- Selesaikan kewajiban BHP yang diperlukan, termasuk pelatihan keselamatan awal sebelum pekerjaan dimulai.
- Atur payroll patuh, PIT pemotongan, kontribusi ZUS, dan catatan karyawan.
- Daftar untuk PPN.
Mendirikan anak perusahaan di Polandia dapat memakan waktu berminggu-minggu atau berbulan-bulan. Gunakan G-P Employer of Record untuk mempekerjakan karyawan di Polandia tanpa harus membentuk entitas sendiri. Bangun TIM Anda di Polandia dengan biaya lebih rendah dan dengan ketenangan pikiran bahwa Anda melakukannya sesuai standar.
Langkah-langkah untuk merekrut di Polandia
Proses perekrutan di Polandia mirip dengan yang mungkin Anda kenal di negara Anda sendiri. Proses penerimaan karyawan mengikuti lima langkah dasar: mengiklankan pekerjaan, mengevaluasi lamaran, mewawancarai kandidat, mengirim tawaran kerja, dan Orientasi karyawan baru.
1. Pasang iklan lowongan pekerjaan di Polandia
Buat deskripsi pekerjaan yang rinci dan definisikan peran berdasarkan tanggung jawab dan kualifikasi. Pastikan deskripsi pekerjaan sesuai dengan hukum anti-diskriminasi dan ketenagakerjaan Polandia.
Pracuj, Praca, OLX Praca, LinkedIn, dan GoldenLine adalah situs pekerjaan populer di Polandia.
2. Mengevaluasi aplikasi untuk kandidat Polandia Anda
Mengumpulkan lamaran dan meninjau resume. Menyaring kandidat berdasarkan kualifikasi, pengalaman, dan kecocokan mereka untuk peran tersebut. Anda memerlukan persetujuan eksplisit untuk melakukan pemeriksaan latar belakang, menghubungi pemberi kerja sebelumnya, atau meninjau media sosial profesional.
3. Mewawancarai kandidat di Polandia
Wawancarai kandidat yang masuk daftar pendek Anda. Anda bisa melakukan wawancara ini secara langsung atau virtual. Gunakan pertanyaan wawancara yang terstruktur dan tidak diskriminatif. Gia dapat membantu Anda membuat pertanyaan yang sesuai dengan undang-undang anti-diskriminasi di Polandia, sehingga Anda dapat menemukan yang paling cocok untuk peran tersebut sambil mematuhi peraturan setempat.
4. Buat penawaran pekerjaan di Polandia
Hubungi kandidat yang Anda pilih untuk menawarkan posisi di perusahaan Anda. Siapkan perjanjian kerja dalam bahasa Polandia. Cantumkan semua ketentuan yang diwajibkan secara hukum, seperti jabatan, gaji, jam kerja, tanggal mulai kerja, dll. Kedua belah pihak harus menandatangani kontrak sebelum karyawan mulai bekerja.
5. Menerima karyawan baru di Polandia
Sekarang Anda bisa mengonboarding karyawan baru. Daftarkan karyawan calon Anda di ZUS dalam waktu tujuh hari sejak mulai bekerja. Atur pelatihan kesehatan dan keselamatan kerja (BHP) yang wajib dan jadwalkan pemeriksaan medis pra-kerja. Kumpulkan dan verifikasi dokumen yang diperlukan seperti KTP, ijazah, dan izin kerja.
Jika Anda bekerja dengan Employer of Record seperti G-P™, Anda tidak perlu khawatir tentang beban administratif Orientasi. Kami akan menyederhanakan prosesnya, sehingga Anda dapat fokus melatih karyawan calon Anda dan mengintegrasikan mereka ke dalam budaya perusahaan Anda.
Mempekerjakan kontraktor di Polandia
Bekerja dengan kontraktor independen di Polandia dapat menjadi cara yang hemat biaya untuk menguji pasar dan membangun kehadiran, tanpa komitmen karyawan penuh waktu. Kontraktor yang berbasis di Polandia memahami perilaku konsumen lokal, aturan, dan praktik bisnis. Mereka akan siap untuk mulai bekerja dengan cepat dengan peralatan mereka sendiri dan proses kerja yang telah ditetapkan.
Mempekerjakan kontraktor memungkinkan Anda menyesuaikan tenaga kerja Anda dengan mudah berdasarkan kebutuhan bisnis Anda, tanpa kerumitan dan biaya pekerjaan.
Sebelum Anda membuat perjanjian dengan kontraktor independen di Polandia, pertimbangkan hal-hal berikut:
1. Karyawan vs. kontraktor independen di Polandia
Penting untuk memahami perbedaan antara karyawan dan kontraktor independen. Di Polandia, kontraktor akan secara hukum diklasifikasikan ulang sebagai karyawan jika mereka melakukan pekerjaan:
- Di bawah pengawasan langsung atau arahan perusahaan
- Pada waktu dan tempat tertentu yang ditetapkan oleh perusahaan
- Sebagai imbalan atas remunerasi reguler
Kontraktor independen menyediakan layanan. Tidak seperti karyawan, kontraktor mengatur jadwal mereka, menggunakan peralatan mereka sendiri, dan mengerjakan proyek tertentu daripada memiliki peran yang berkelanjutan.
2. Hukuman untuk kekeliruan klasifikasi di Polandia
Mengklasifikasikan seseorang sebagai kontraktor padahal bukan, bisa berakibat penalti berat. Jika kekeliruan klasifikasi terjadi, Anda harus:
- Bayar semua kontribusi jaminan sosial yang belum dibayar, ditambah bunga yang diwajibkan.
- Bertanggung jawab atas pajak penghasilan yang belum dibayar.
- Berikan pekerja manfaat karyawan yang sudah terkumpul (misalnya, cuti dibayar, pembayaran lembur) secara retroaktif.
- Bayar denda administratif mulai dari PLN 1,000–30,000 per pelanggaran.
3. Cara membayar kontraktor di Polandia
G-P Contractor™ menghilangkan proses yang rumit dan memakan waktu dalam merekrut dan membayar kontraktor internasional. Anda dapat membuat dan menerbitkan kontrak serta membayar kontraktor hanya dengan beberapa klik, sambil memastikan proses patuh berjalan lancar.
Rekrut karyawan dan kontraktor di Polandia dengan G-P
Produk SaaS dan berbasis AIkami – Employer of Record, Contractor, dan Gia – mendukung perusahaan saat mereka membangun dan mengelola tim global.
G-P diakui sebagai pemimpin dalam ketenagakerjaan global dengan pengalaman lebih dari satu dekade, TIM terbesar dari SUMBER DAYA MANUSIA, para ahli hukum dan kepatuhan, serta basis pengetahuan global yang eksklusif.
Memudahkan perekrutan di Polandia dengan G-P. Hubungi kami atau pesan demo hari ini.
Tanya Jawab Umum
Apa saja persyaratan hukum utama untuk mempekerjakan karyawan di Polandia?
Anda harus mendaftarkan usaha Anda, mendapatkan Nomor Identifikasi Pajak (NIP), mendaftar ke ZUS, dan menyusun kontrak kerja yang patuh dalam bahasa Polandia. Setiap karyawan baru wajib didaftarkan ke ZUS dalam waktu tujuh hari setelah mulai bekerja.
Apa saja yang harus disertakan dalam perjanjian kerja di Polandia?
Kontrak harus mencantumkan jenis kontrak, rincian para pihak, jabatan, tempat kerja, gaji, jam kerja, tanggal mulai, dan ketentuan lainnya. Kondisi kerja tambahan harus diberikan secara tertulis dalam waktu tujuh hari jika tidak termasuk dalam kontrak.
Berapa periode percobaan standar di Polandia?
Periode percobaan dapat berlangsung hingga tiga bulan. Aturan khusus dapat berlaku tergantung pada jenis dan durasi kontrak selanjutnya.
Apa saja jam kerja standar dan aturan lembur di Polandia?
Minggu kerja standar adalah 40 jam (delapan jam per hari, lima hari per minggu). Jam kerja lembur dibatasi maksimal 150 jam per tahun kecuali jika batas yang lebih tinggi ditetapkan oleh perjanjian kolektif. Rata-rata jam kerja mingguan (termasuk lembur) tidak boleh melebihi 48 jam.
Apa kontribusi utama perusahaan jaminan sosial di Polandia?
Anda wajib berkontribusi untuk dana pensiun, asuransi cacat, asuransi kecelakaan, dana buruh, dana solidaritas, dan dana jaminan kesejahteraan karyawan. Total beban perusahaan sekitar 20–21% dari gaji.
