Come passare rapidamente al lavoro da remoto

Secondo il Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti, il 37 % dei lavori può essere svolto completamente da remoto. Ora, il 63 % delle aziende è destinato a passare al lavoro da remoto nel prossimo futuro. Con la popolarità del lavoro da remoto in costante aumento, non c’è da meravigliarsi che molte  aziende stiano passando a modelli di lavoro da remoto.

Anche se il passaggio al lavoro da remoto ha portato a risultati positivi per le aziende a livello globale, si passa più all’implementazione di questo cambiamento che all’invio dei dipendenti fuori ufficio. La transizione al lavoro da casa richiede una preparazione approfondita, che richiede la creazione di politiche di lavoro da remoto, strategie di fidelizzazione dei dipendenti, programmi di formazione e altro ancora.

Passare al lavoro da remoto non deve essere una sfida. Attraverso questa guida completa, imparerai ad adattare rapidamente la tua azienda alle condizioni di lavoro da remoto.

Perché passare subito al lavoro da remoto?

L’inizio del nuovo decennio ha determinato un cambiamento senza precedenti nel modo in cui le aziende lavorano e gli ultimi anni si sono rivelati particolarmente preziosi per promuovere la transizione al lavoro da remoto. Nel 2020, circa il 71 percento dei dipendenti  lavorava da casa. Grazie a questa rapida transizione, le aziende e i loro dipendenti hanno imparato cosa funziona e cosa no nel mondo del lavoro da remoto.
Anche se il “lavoro da remoto” è ampiamente associato al lavoro da casa, si estende oltre questo. Alcuni studi hanno dimostrato che la 22 percentuale di lavoratori si è trasferita in città diverse mentre lavorava per la stessa azienda, mentre la 17 percentuale si è trasferita o prevede di trasferirsi in un Paese diverso per lavorare per la stessa organizzazione. Il passaggio al lavoro da remoto consente alle aziende di assumere dipendenti in tutto il Paese e persino in tutto il mondo.

Altre informazioni che le aziende hanno ottenuto dalla recente transizione al lavoro da remoto includono le viste dell’ambiente d’ufficio. Le statistiche sul lavoro da remoto affermano che il 65 % dei lavoratori ha affermato di non aver bisogno di un ambiente d’ufficio per rimanere produttivo, al contrario. Il 75% delle persone che lavorano da casa ha dichiarato di farlo perché ci sono meno distrazioni che in ufficio.

I vantaggi del passaggio al lavoro da remoto

Che tu stia perseguendo una transizione dal lavoro da casa come scelta o necessità, ci sono molti aspetti da celebrare. Il passaggio al lavoro da remoto si è dimostrato vantaggioso sia per i datori di lavoro che per i loro lavoratori, con risultati migliori per le aziende nel loro complesso.

1. Equilibrio tra lavoro e vita privata

Alla domanda su quali aspetti del loro lavoro contribuiscano a un’esperienza di lavoro positiva, il 50 percento dei lavoratori da remoto ha elencato un buon equilibrio tra lavoro e vita privata come fattore principale.

I lavoratori che sperimentano un buon equilibrio tra lavoro e vita privata mostrano  una maggiore salute e benessere, una maggiore soddisfazione sul lavoro, maggiori competenze organizzative, migliori traguardi raggiunti e una migliore felicità familiare. Ciò significa migliori prestazioni lavorative, turnover ridotto e meno casi di ritardo e assenze per i datori di lavoro.

2. Produttività

Gli studi dimostrano che fino al 40 % dei lavoratori da remoto è più produttivo di quelli in ufficio. Questa maggiore produttività è dovuta a meno distrazioni, maggiore comfort e zero stress legato al tragitto. Tassi di produttività più elevati si traducono in una maggiore produzione per le aziende, con conseguente aumento della produzione economica per la stessa quantità di lavoro.

3. Spazio ufficio

A causa dell’aumento del lavoro da remoto, è probabile che i dirigenti abbiano bisogno di meno spazio per gli uffici nei prossimi anni e possano consolidare lo spazio per gli uffici in un’unica sede aziendale di prim’ordine. Queste spese immobiliari ridotte possono far risparmiare alle organizzazioni una media annuale di USD 11.000 per pendolari a metà tempo.

4. Accesso ai talenti

Le persone cercano vantaggi come l’equilibrio tra lavoro e vita privata, la soddisfazione sul lavoro e la flessibilità quando cercano la carriera ideale. Poiché il lavoro da casa ha dimostrato di offrire questi vantaggi, le aziende che offrono opportunità di lavoro da remoto hanno maggiori probabilità di acquisire e trattenere i migliori talenti rispetto a quelle che non lo fanno.

Prepararsi alle sfide del lavoro da remoto

Anche se le aziende che passano al lavoro da remoto possono aspettarsi molti vantaggi, probabilmente non saranno senza sfide. Sebbene la presenza di ostacoli all’inizio di un cambiamento considerevole sia del tutto normale, è importante sapere quali potenziali ostacoli cercare prima di perseguire opportunità di lavoro da casa.

Alcune delle sfide più comuni del  passaggio al lavoro da remoto includono:

• Fiducia del datore di lavoro: poiché il lavoro da remoto elimina l’elemento dell’interazione faccia a faccia, alcuni supervisori temono che i dipendenti non lavoreranno sodo come farebbero in ufficio.
• Gestione delle informazioni: alcuni lavoratori da remoto incontrano difficoltà nell’individuazione delle informazioni e nell’accesso alle risposte alle loro domande fuori dall’ufficio.
• Comunicazione: è comune che i dipendenti da remoto facciano fatica a comunicare con manager e colleghi quando lavorano da casa. Alcuni lavoratori ritengono anche che i loro manager remoti non comprendano le loro esigenze o non forniscano il supporto o l’aiuto necessari per portare a termine il lavoro.
• Disimpegno dei dipendenti: può essere facile per i dipendenti provare distrazioni a casa che non avrebbero sul posto di lavoro, come le richieste di casa e familiari. Queste interruzioni possono causare il disimpegno delle persone nel loro lavoro.
• Differenze geografiche: una delle maggiori sfide del lavoro da remoto per le aziende globali è lavorare in diversi fusi orari. Avere dipendenti dislocati a livello internazionale può rendere più difficile la pianificazione e la collaborazione.

L’importanza di una politica di lavoro da remoto

Una politica di lavoro da remoto è una serie di linee guida per i dipendenti progettate per facilitare il processo di lavoro da casa al fine di promuovere una migliore produttività e coinvolgimento. Una politica di lavoro da remoto dettagliata e diretta offre ai lavoratori una comprensione più chiara delle aspettative della tua azienda di lavorare da casa, semplificando al contempo la comunicazione, migliorando il processo di onboarding e attraendo persino i migliori talenti.

Ogni politica sul lavoro da remoto deve includere le seguenti informazioni per ottenere i migliori risultati:

1. Aspettative di performance

È essenziale che i tuoi dipendenti sappiano cosa ti aspetti da loro in termini di prestazioni, produttività e qualità del lavoro. Quando le persone sanno come si prevede di misurare i risultati in futuro, sono più propense a rispettare le aspettative di performance.

Puoi integrare la comprensione della politica aziendale da parte dei tuoi dipendenti fornendo loro gli strumenti e le risorse di cui avranno bisogno per avere successo, comprese le informazioni sulle ore di lavoro e sui requisiti di produzione.

2. Chiarezza della comunicazione

Poiché il lavoro da remoto può sfocare le linee di comunicazione, la vostra politica dovrebbe specificare come i dipendenti possono comunicare tra loro per ottenere i migliori risultati. Descrivere come si terranno le riunioni da remoto e quali piattaforme useranno per partecipare.

Puoi anche spiegare qualsiasi strumento di comunicazione disponibile per i tuoi dipendenti e fornire una forma di comunicazione di emergenza in caso di interruzioni di corrente e difficoltà tecniche.

3. Utilizzo delle apparecchiature

La vostra politica sul lavoro da remoto dovrebbe approfondire i tipi di apparecchiature utilizzate dalla vostra azienda, quali dispositivi sono necessari per quale ruolo e se fornirete questi strumenti ai dipendenti. Se i tuoi lavoratori devono acquistare l’attrezzatura da soli, la tua azienda li rimborserà per gli acquisti?

Assicuratevi inoltre di spiegare come utilizzare ogni tipo di apparecchiatura e di includere tutte le risorse che possono essere di aiuto per la loro comprensione.

4. Diritti dei dipendenti

I tuoi dipendenti devono essere informati dei loro diritti quando lavorano per la tua azienda da remoto. Ad esempio, la politica sul lavoro da remoto deve indicare in dettaglio a che ora i dipendenti devono accedere al lavoro, quante ore di pausa pasto vengono assegnate e come richiedere giorni di ferie. Delineare questi diritti dovrebbe eliminare la confusione e prevenire incomprensioni.

5. Gestione buste paga

Il libro paga sarà probabilmente uno degli aspetti principali del lavoro che i tuoi dipendenti si chiederanno. La tua politica sul lavoro da remoto deve spiegare chi gestisce il libro paga , sia che si tratti della tua azienda o di un Employer of Record (EOR),  la frequenza di pagamento e l’importo del pagamento. Puoi anche includere informazioni su chi contattare se i lavoratori hanno domande relative al libro paga.

Come completare la transizione al lavoro da remoto

Prima che la tua azienda possa passare completamente al lavoro da remoto, dovrai adottare misure per garantire una transizione di successo.

1. Avvisa i tuoi dipendenti

Prima di passare al lavoro da remoto, la prima cosa da fare  è informare i dipendenti che il cambiamento sta avvenendo. Fate sapere loro quando si verificherà l’interruttore e come possono prepararsi. Definisci se i tuoi lavoratori saranno completamente remoti o se avranno l’opportunità di lavorare sia dentro che fuori dall’ufficio e spiega come funzioneranno entrambe le situazioni.

Date ai vostri dipendenti la possibilità di porre eventuali domande sulla nuova struttura. Fornire l’accesso alla nuova politica sul lavoro da remoto e ad altre risorse di cui avranno bisogno per facilitare la transizione.

2. Formare i dipendenti remoti sulle misure di sicurezza

Con il passaggio al lavoro da remoto si presenta una necessità ancora maggiore di sicurezza dei dati. Riduci al minimo i rischi insegnando ai tuoi dipendenti quali misure adottare quando lavorano da casa e come identificare e mitigare le minacce informatiche.

Considerare l’implementazione dei seguenti argomenti nella formazione sulla sicurezza informatica per i lavoratori da remoto:

• Violazioni della sicurezza: puoi proteggere i tuoi dipendenti dalle violazioni della sicurezza insegnando loro a riconoscere le minacce, come malware, phishing e attacchi tramite password, e cosa fare quando si verificano violazioni della sicurezza.
• Conformità al GDPR: la tua azienda deve rispettare il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), uno standard che richiede alle organizzazioni che operano nell’Unione europea di adottare nuove politiche, procedure e pratiche per mantenere la sicurezza, la trasparenza e la responsabilità dei dati personali.
• Autenticazione a due fattori: formare i dipendenti a utilizzare l’autenticazione a due fattori (2FA), un ulteriore livello di sicurezza che verifica che la persona che tenta di accedere a un account online sia chi afferma di essere richiedendo loro di  fornire due informazioni identificative.
• Reti private virtuali: le reti private virtuali (VPN) generano una connessione Internet crittografata tra un dispositivo e una rete che protegge i dati sensibili per un trasferimento sicuro. Insegna ai tuoi dipendenti a configurare e utilizzare una VPN per proteggere le informazioni aziendali.
• Archiviazione cloud sicura: un altro modo in cui i lavoratori remoti possono mantenere i dati al sicuro è utilizzare l’archiviazione cloud sui loro dispositivi di lavoro.

3. Mantieni la tecnologia aggiornata

Un aspetto chiave del successo del lavoro da remoto è l’efficienza tecnologica. Per garantire che i dipendenti non manifestino problemi tecnologici sul lavoro, verifica di fornire loro le tecnologie più aggiornate, come:

• Strumenti basati sul cloud
• Applicazioni aziendali
• Programmi di videoconferenza
• Strumenti di gestione dei progetti
• Soluzioni di backup e ripristino dei dati
• Programmi di onboarding virtuali
• Software di monitoraggio del tempo

4. Comunicazione aperta ed efficace

Quando le aziende e i loro dipendenti possono comunicare con successo, potete supportare meglio il vostro team mantenendo una cultura aziendale positiva. Facilitare una comunicazione remota efficace programmando check-in virtuali periodici con i dipendenti per connettersi con loro individualmente su come sta andando la loro esperienza. È anche utile organizzare riunioni di gruppo regolari per aggiornare i lavoratori su ciò che sta accadendo all’interno dell’azienda a livello organizzativo.

Per garantire che i lavoratori non si sentano isolati a casa, potresti  anche voler organizzare attività virtuali a livello aziendale per mantenere i dipendenti connessi tra loro.

5. Sii il leader migliore che puoi essere

Quando si passa dalla propria azienda al lavoro da remoto, è fondamentale diventare un leader per il proprio team. Non importa quanti strumenti, politiche e risorse fornite ai dipendenti, non potete promuovere un ambiente di lavoro da remoto positivo senza fornire il supporto e la leadership di cui hanno bisogno per avere successo. Solo un po’ di empatia e ottimismo fa molto per aiutare i lavoratori a sentirsi apprezzati e convalidati.

Puoi mostrare al tuo team che ti interessa ciò che pensano inviando un sondaggio che pone ai dipendenti domande su come si sentono quotidianamente, quali sfide stanno affrontando e cosa puoi fare per migliorare le loro esperienze di lavoro da remoto.

Offrire vantaggi ai lavoratori remoti

Per assicurarti che il tuo passaggio al lavoro da remoto abbia successo nel lungo termine, prova a implementare strategie per la fidelizzazione dei dipendenti. Quando fornisci vantaggi ai tuoi lavoratori da remoto, crei un rapporto di lavoro vantaggioso tra la dirigenza e i dipendenti. Mantenere i lavoratori investendo tempo e risorse in loro porta a una riduzione delle spese, a una migliore collaborazione, a una maggiore produttività e a guadagni competitivi.

Alcuni dei numerosi benefit che puoi premiare i tuoi dipendenti per aumentare la fidelizzazione includono:

• Creare un ambiente flessibile: molti individui apprezzano la flessibilità nei propri orari di lavoro, con il 72 per cento dei dipendenti che afferma che prenderebbe in considerazione la possibilità di lasciare il proprio lavoro se quello attuale non fornisse flessibilità di pianificazione.
• Offrire vantaggi competitivi: le aziende che forniscono compensi competitivi ai propri dipendenti hanno maggiori probabilità di mantenerli nel lungo termine. I tipi di benefit che puoi offrire includono sconti per i dipendenti, permessi retribuiti, assistenza sanitaria e risparmi pensionistici.
• Invia regali: adotta ulteriori misure  per dimostrare il tuo apprezzamento per i tuoi dipendenti inviando occasionalmente regali alle loro case, come buoni regalo, cibo, fiori o cesti regalo.
• Fornire un compenso per la configurazione remota: quando i dipendenti lavorano da casa, non hanno il lusso di avere a disposizione risorse per l’ufficio, come scrivanie, sedie, WiFi e altri materiali per l’ufficio. Invece di richiedere loro di pagare questi materiali da soli, fornisci loro un compenso che possono utilizzare per acquistare questi elementi essenziali per il loro ambiente di lavoro a casa.
• Offrire programmi di sviluppo professionale: i lavoratori hanno maggiori probabilità di rimanere in un'azienda che investe nello sviluppo professionale con programmi come seminari di formazione, eventi di networking, mentoring e progetti speciali. Questi tipi di opportunità fanno sentire i dipendenti motivati e non vedono l’ora di crescere e svilupparsi.

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