In qualsiasi azienda, una comunicazione efficace tra i membri del team è fondamentale per ottimizzare le prestazioni aziendali e raggiungere gli obiettivi organizzativi. Indipendentemente dalle attività e dalla posizione del dipendente sulla scala aziendale, quasi tutti incontreranno ostacoli che richiedono uno sforzo di squadra e una comunicazione interdipartimentale.
Fino all'epidemia di Covid-19 nel 2020, le conversazioni potevano facilmente avvenire camminando fino alla scrivania di un collega; tuttavia, il lavoro da remoto ha eliminato completamente questa possibilità. Ora, la maggior parte delle discussioni deve essere programmata, il che può spesso causare rallentamenti e innescare un effetto domino delle scadenze mancate e degli alti tassi di turnover.
Dopo due anni, ora è chiaro che gli accordi di lavoro non torneranno alla tradizionale configurazione di persona in qualsiasi momento. Con molte aziende che testano modelli di lavoro ibridi e accordi flessibili, è della massima importanza che datori di lavoro e leader aziendali affinino le proprie capacità e trovino modi efficaci per riunire i membri del team nonostante le limitazioni imposte dalla distanza.
Ecco alcune strategie creative per promuovere la comunicazione nell’era del lavoro da remoto:
1. Utilizzare un tablet da disegno per le riunioni virtuali
In un ufficio tradizionale, le riunioni sono un evento comune. In teoria, sono uno spazio in cui i dipendenti possono raccogliere e condividere informazioni sulle attività quotidiane e sui progetti in sospeso. Quando le aziende sono passate al remote-first, molti manager hanno semplicemente sostituito queste riunioni con videochiamate di gruppo. Purtroppo, gli strumenti di videoconferenza non sono una soluzione completa. Un manager deve garantire che questi scambi avvengano regolarmente e che i membri principali del team siano sempre coinvolti. Se il team è grande o i dipendenti sono sparsi tra diversi fusi orari, una soluzione pratica è dividere i gruppi in base ai progetti in cui sono coinvolti.
È della massima importanza che la voce di ciascun dipendente venga ascoltata: lasciate spazio all’ordine del giorno affinché i membri del team forniscano aggiornamenti sui loro sviluppi lavorativi e sui progressi previsti per la prossima settimana. Molte aziende stanno incorporando nuovi strumenti in queste riunioni, come un tablet da disegno, consentendo ai lavoratori da remoto di illustrare istantaneamente le idee in modo visivo e collaborativo.
Idealmente, alcuni minuti alla fine della riunione dovrebbero essere assegnati a una sessione di domande e risposte, una discussione aperta in cui vengono discussi vari progetti e tutti i dubbi possono essere chiariti.
2. Definire obiettivi chiari
Avere un’idea chiara della funzione e del ruolo di ciascun dipendente è fondamentale in modo che i manager possano coordinare i team in modo efficace. La mappatura degli obiettivi definiti aiuterà i dipendenti a sentirsi responsabilizzati e valorizzati, ricordando loro che fanno parte di un gruppo, una sensazione che spesso viene persa in un ambiente di lavoro da remoto
Un’altra risorsa importante per i team globali sono gli strumenti di gestione dei progetti, che coinvolgono i diversi project leader, insieme a una panoramica degli obiettivi principali, delle scadenze e degli indicatori chiave di performance (KPI), consentendo ai manager di monitorare il ciclo di vita del progetto. Quando i membri del team hanno accesso a queste informazioni, aiuta a risolvere problemi di comunicazione specifici ed eliminare tutte le incertezze in modo tempestivo, evitando ritardi.
Questo metodo diventa ancora più efficace in un regime di lavoro da casa. La nuova tecnologia ci consente di collaborare e raggiungere obiettivi che non avremmo mai pensato possibili. Ad esempio, se un gruppo di dipendenti da remoto desidera valutare una campagna di marketing, è essenziale fare affidamento su strumenti di gestione dei progetti comeana, monday o trello. Gli strumenti moderni possono aiutarci a tracciare, mantenere ed eseguire obiettivi chiaramente definiti, il che è importante ora più che mai per i team remoti.
3. Lavorare con file condivisi per il controllo dei documenti
Ogni progetto ha un leader e, nella maggior parte dei casi, diversi collaboratori, che devono avere un’idea chiara di come il lavoro stia procedendo su tutti i fronti per garantire il successo del progetto. In un ambiente remoto con team distribuiti, il controllo dei documenti è più importante che mai.
L’invio di file via e-mail e l’attesa che tutti completino la propria parte sul deliverable causeranno probabilmente interruzioni nel flusso di lavoro. Impedisce inoltre ai dipendenti di apportare modifiche in tempo reale al proprio lavoro e di incorporare feedback. Se la tua azienda gestisce informazioni sensibili, i documenti riservati possono essere archiviati in modo sicuro in un cloud protetto.
I manager devono prendere in considerazione l’adozione di nuovi progressi nella tecnologia e nell’automazione lavorando con file condivisi per semplificare la comunicazione tra i team.
4. Affidati agli strumenti di comunicazione istantanea
Quando invii un’e-mail, non c’è modo di garantire che il destinatario la apra effettivamente, per non parlare di rispondere. Quando si tratta di questioni urgenti o urgenti, l’e-mail non è un mezzo efficace. Spesso, tutto ciò di cui abbiamo bisogno è una risposta rapida “sì o no”, quindi la soluzione ideale per bypassare la parete impenetrabile della posta in arrivo è utilizzare strumenti di comunicazione istantanea, come le app di messaggistica aziendale.
Strumenti attuali come Slack, Clubhouse e Discord offrono vantaggi di comunicazione che superano di gran lunga le capacità di un’e-mail. Ad esempio, i dipendenti che sfruttano l'app Slack possono inviare messaggi istantanei, condividere documenti e integrare le loro soluzioni CRM e di gestione dei progetti.
Per ulteriori informazioni su questo argomento, consulta: Sincrono vs. Asincrono: Mastering Communication in Remote Workplace
5. Valutare l’importanza delle conversazioni sul raffreddamento ad acqua
La “comunicazione” può avere diversi significati e non deve necessariamente essere correlata al lavoro per essere costruttiva e migliorare la produttività. Durante la pandemia si sono verificati diversi cambiamenti e sviluppi nel comportamento dei dipendenti. Uno studio recente ha rilevato che i dipendenti che sono passati dall’ufficio al remoto soffrivano di alti livelli di scarsa qualità del sonno, ansia e depressione dopo un anno di lavoro da casa.
Questi effetti derivano principalmente dal senso di alienazione sociale causato quando il lavoro e la casa sono lo stesso luogo. Oltre alle ripercussioni sulla salute mentale, questa dinamica può anche causare una diminuzione del senso di appartenenza del dipendente e danneggiare il morale generale del team.
Anche se essere colleghi non significa necessariamente essere amici, è innegabile che le chat informali sul posto di lavoro aiutino i colleghi a legarsi e affrontare la giornata con un atteggiamento positivo. Pertanto, suggeriamo di dare ai dipendenti spazio per esprimersi a livello personale e sociale, programmando brevi pause caffè virtuali.
Questo periodo dovrebbe concentrarsi sulle chat informali sulla vita quotidiana e non sui progetti in sospeso o sugli ultimi modi per migliorare il video marketing. Cerca di evitare argomenti legati al lavoro e mira ad aiutare i dipendenti a ottenere l’energia che in genere ha origine dalle interazioni sociali.
6. Soluzioni su misura per diverse personalità
A causa della popolarità delle videochiamate di gruppo, gli 1-1 incontri sono diminuiti e sono rari in un ambiente di lavoro remoto. Le personalità variano quando si tratta di partecipare a sessioni di gruppo: alcuni membri del team sono più desiderosi di parlare, condividere i problemi che stanno affrontando e chiedere supporto, mentre altri sono più riservati.
In questi casi, l’empatia diventa l’elemento chiave per garantire che a tutti venga data l’opportunità di esprimersi. Ciò può essere fatto programmando una breve riunione individuale periodica, rendendo più facile per le personalità più riservate sentirsi a proprio agio ad aprirsi senza timore di giudizio.
7. Evitare il rischio del “controllo remoto”
Uno studio condotto dalla Stanford University ha rilevato un aumento 13 percentuale della produttività quando ai dipendenti è stata data la possibilità di lavorare da casa almeno un giorno alla settimana. Questo sconvolge semplicemente l’idea errata comune che le persone che lavorano da casa siano “pigre” o “meno produttive”.
In un ambiente di ufficio tradizionale, i dipendenti non vengono costantemente monitorati, quindi questo non dovrebbe cambiare in un modello di lavoro da remoto. I manager devono ricordare che i dipendenti sono professionisti responsabili e che la microgestione porta alla frustrazione, che può trasformarsi in demotivazione, morale dei dipendenti inferiore e mancanza di produttività.
I manager devono concentrarsi principalmente sul raggiungimento degli obiettivi piuttosto che sul controllo ossessivo dell’orario di lavoro effettivo. A lungo termine, la fiducia sarà premiata con livelli di produttività più elevati.
Per ulteriori informazioni, dai un’occhiata: La tua azienda sta confondendo il lavoro a casa con il lavoro da remoto?
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