Quando stai cercando di capire come gestire i team internazionali, scoprirai che avere accesso ai giusti strumenti tecnologici assume un nuovo livello di importanza. Ad esempio, considerate la differenza tra collaborare con i colleghi locali e quelli internazionali. Quando i tuoi colleghi si trovano dall'altra parte della scrivania o dall'altra parte della sala, puoi lavorare a progetti insieme di persona, anche utilizzando strumenti analogici come lavagne o notebook in alcuni casi. Quando i tuoi colleghi vivono a migliaia di chilometri di distanza, hai bisogno di una tecnologia di collaborazione internazionale efficace.
Le tecnologie di collaborazione per i team internazionali assumono molte forme e mirano ad aiutare con vari processi aziendali. Alcuni altri strumenti vitali sono specificamente progettati per i reparti e la dirigenza delle Risorse Umane per supervisionare e dirigere i processi in tutta l’organizzazione. Parleremo di alcuni dei migliori tipi di tecnologia che dovresti implementare, in modo da poter semplificare e migliorare il modo in cui gestisci il tuo team e aiutarlo a connettersi in tutto il mondo.
1. Software per videoconferenze
Le videochiamate sono in circolazione da tempo, ma l’aumento del lavoro da remoto ha portato questa tecnologia da nuova a essenziale. Un sondaggio condotto da aprile 2020 ha rilevato che le aziende stavano aumentando la spesa per software di web conferencing più di qualsiasi altra soluzione software. Anche prima che la videoconferenza decollasse nel mezzo della pandemia globale, il 62 percento dei dirigenti 2017 concordava sul fatto che la videoconferenza rappresentava un miglioramento significativo rispetto alla audioconferenza per quanto riguarda la qualità della comunicazione.
Non c'è da meravigliarsi che le aziende si stiano preoccupando della videoconferenza al posto delle chiamate in audioconferenza. Considera tutti i segnali visivi che ottieni quando parli con le persone faccia a faccia piuttosto che al telefono. La videoconferenza rende più facile sapere chi sta parlando in qualsiasi momento e riconoscere quando una persona sta per parlare, in modo da evitare interruzioni involontarie. Puoi anche leggere i volti delle persone per ottenere maggiori informazioni sulle loro intenzioni e sui loro pensieri. Questi segnali visivi possono essere particolarmente utili nelle comunicazioni interculturali, dove i malintesi si verificano più facilmente.
Le applicazioni gratuite abbondano per consentire alle persone di effettuare videochiamate ad amici e familiari, ma il software di videoconferenza professionale è progettato pensando alle aziende, così tanti partecipanti possono partecipare alla chiamata. Questi programmi includono anche funzionalità utili come la condivisione dello schermo e il whiteboarding, dove uno o più utenti possono contrassegnare uno schermo vuoto proprio come una lavagna fisica, per facilitare presentazioni e collaborazione.
2. Piattaforma di gestione dei progetti
La gestione di progetti e programmi è solitamente un compito abbastanza difficile, anche per le piccole imprese con dipendenti locali. Ma per le aziende globali, può essere particolarmente impegnativo. Tuttavia, la giusta piattaforma di gestione dei progetti può semplificarla.Il software di gestione dei progetti può aiutare il tuo team a tenere traccia delle attività quotidiane e degli obiettivi più grandi. Per le aziende internazionali, la giusta piattaforma di gestione dei progetti può aiutarti a connettere tutto il tuo team in un unico posto.
Tutte le piattaforme dovrebbero aiutarti a stabilire scadenze, creare pianificazioni e assegnare attività. Alcuni programmi verranno inoltre forniti con altre funzionalità, come modelli di progetto, condivisione di file e strumenti di comunicazione. In genere, la base principale su una piattaforma di gestione dei progetti è la dashboard in cui è possibile ottenere una rapida panoramica dei progetti in corso. I dipendenti devono disporre di dashboard o elenchi di cose da fare personalizzati in cui possono gestire le proprie attività.
Molte piattaforme di gestione dei progetti sono disponibili tra cui scegliere. Alcuni potrebbero essere più adatti al tuo settore o consentire la personalizzazione di cui hai bisogno per personalizzare la piattaforma in base alle tue esigenze. Business News Daily consiglia di tenere conto dei seguenti fattori quando si sceglie il miglior programma di gestione dei progetti per il proprio team:
- Le dimensioni attuali della tua organizzazione
- La scalabilità di un programma, in caso di crescita
- Le sfide di gestione dei progetti che desideri che il tuo software risolva o migliori
- La facilità d’uso di un programma
Il programma giusto può aumentare la produttività del tuo team globale e contribuire a garantire che nessun progetto possa mai superare le incrinature. È fondamentale che le organizzazioni continuino ad aggiornare gli strumenti che utilizzano e imparino cosa c’è fuori, soprattutto quando il lavoro da remoto è diventato il nuovo giocatore del gioco.
3. Servizi di archiviazione e condivisione file
Indipendentemente dal settore in cui ti trovi, è probabile che crei, consulti, scambi e memorizzi regolarmente i file. Negli anni passati, molte aziende si affidavano allo storage locale per organizzare i propri file. Se desideri condividere un file, probabilmente lo hai appena inviato via e-mail, o forse hai effettuato l’accesso tramite una cartella condivisa e una connessione Ethernet. Potresti anche aver fatto affidamento su documenti stampati archiviati negli armadietti di archiviazione. Questi metodi di archiviazione e condivisione dei file sono diventati superati poiché le soluzioni basate sul cloud sono diventate sempre più popolari.
Oggi, metà di tutti i dati aziendali in tutto il mondo è archiviata nel cloud. Per le aziende internazionali, il cloud storage non è solo conveniente: è necessario in modo che tutti i dipendenti possano accedere facilmente ai file di cui hanno bisogno. Con il modello cloud, il fornitore di servizi cloud memorizza i dati su server remoti e consente di accedere ai dati online, tramite un’applicazione sul dispositivo o tramite il browser Web. In altre parole, i dipendenti di tutto il mondo possono accedere a cartelle e file condivisi purché dispongano delle credenziali giuste e di una connessione Internet.
Molti servizi sono attualmente disponibili sul mercato per l'archiviazione, la sincronizzazione e la condivisione di file. Potresti avere familiarità con alcune opzioni gratuite, ma queste soluzioni limitano il numero di gigabyte (GB) che puoi archiviare gratuitamente, in genere nella gamma di 5-15 GB. Le aziende che necessitano di una soluzione di storage più robusta possono scegliere versioni a pagamento da questi noti fornitori o iscriversi con altri fornitori che potrebbero essere più adatti alle proprie esigenze.
4. Strumento di collaborazione documenti
La possibilità di condividere e accedere ai file è fondamentale, ma per molti team non basta condividere i prodotti finiti. Potrebbe anche essere necessario collaborare durante la creazione di documenti, che si tratti di un articolo per il blog della tua azienda, di una presentazione di presentazione per un incontro imminente con un cliente o di un foglio di calcolo contenente dati di vendita trimestrali. Negli anni passati, avresti dovuto a turno lavorare su un documento, inviare nuove versioni via e-mail o feedback avanti e indietro fino al completamento, un processo disordinato e inefficiente.
Oggi, il cloud ha risolto questo problema e puoi sfruttare questa soluzione utilizzando uno strumento di collaborazione documentale adatto al tuo team. Tutti questi strumenti devono consentire a più dipendenti di accedere a un documento mentre è in corso per apportare modifiche all’interno del documento o offrire feedback sotto forma di commenti o modifiche suggerite . Gli utenti devono essere in grado di rivedere la cronologia delle revisioni in modo da poter ripristinare le versioni precedenti, se necessario, o comprendere quali modifiche sono state apportate e da chi.
Alcuni servizi di condivisione file includono anche strumenti di modifica online, ma questa non è una funzionalità standard per tutti i servizi. E, quando è incluso, potrebbe essere insufficiente per le tue esigenze. Quando è necessario creare e modificare documenti in un gruppo, è consigliabile utilizzare strumenti di collaborazione online, gratuiti o a pagamento. La ricerca dimostra che il lavoro collaborativo aumenta il coinvolgimento e le prestazioni degli individui. Pertanto, le aziende dovrebbero trovare modi per facilitare questa dinamica sinergica tra i dipendenti, anche se una persona è principalmente responsabile di un progetto.
5. App di messaggistica istantanea
Anche quando vuoi comunicare con i colleghi nello stesso edificio, è probabile che tu scatti loro una nota online piuttosto che passare al loro ufficio o chiamarli al telefono. Quando è necessario comunicare con colleghi internazionali, la comunicazione scritta è ancora più essenziale. L’e-mail è da tempo l’impostazione predefinita per la comunicazione scritta in ambito aziendale, ma è cambiata negli ultimi anni. Le app di messaggistica istantanea hanno guadagnato terreno in molte aziende, poiché possono facilitare una comunicazione più diretta e immediata rispetto alle e-mail.
Se al momento non stai utilizzando un'app di messaggistica istantanea e desideri provare qualcosa oltre all'e-mail, prendi in considerazione l'integrazione di una di queste app nelle tue comunicazioni aziendali quotidiane. Harvard Business Review consiglia di scegliere un’app che la maggior parte dei dipendenti ha già familiarità con l’utilizzo, in modo che sia più probabile che la adotti sul posto di lavoro. Poiché diverse app di messaggistica sono popolari in diverse parti del mondo, ciò può significare scegliere un’app che i tuoi dipendenti internazionali conoscono, anche se è nuova per te.
Le app di messaggistica istantanea sono apprezzate per il modo in cui promuovono la comunicazione istantanea avanti e indietro, ma potrebbero non funzionare sempre in questo modo se utilizzate tra colleghi internazionali. Soprattutto quando lavori in fusi orari molto diversi, un collega potrebbe non vedere subito il tuo messaggio quando lo invii. Alcune app ti faranno sapere quando qualcuno è online, quindi saprai se la persona vedrà il tuo messaggio istantaneo o se un’e-mail da leggere in seguito avrebbe più senso.
6. Software di gestione dell'apprendimento online
Il settore dell'apprendimento e dello sviluppo vale più di miliardi di dollari370 in tutto il mondo, dimostrando i ruoli importanti che la formazione e l'aggiornamento delle competenze svolgono per le aziende di tutto il mondo. Oltre a offrire ai nuovi dipendenti la formazione per iniziare a ricoprire i loro nuovi ruoli, molte aziende offrono anche opportunità di apprendimento continue per aiutare i dipendenti a perfezionare le proprie competenze o persino a costruire nuove competenze per soddisfare nuove sfide e richieste.
Le aziende internazionali possono avere ancora più motivi per concentrarsi sulla formazione dei dipendenti, poiché assumere in nuovi mercati può significare assumere dipendenti con background educativi diversi. La formazione può essere un mezzo efficace per garantire che tutti i dipendenti dispongano delle basi di conoscenze e delle competenze necessarie per avere successo. Le aziende possono fornire formazione in vari modi, incluse opzioni sia di persona che online.
L’apprendimento online, chiamato anche e-learning, ha iniziato a soppiantare la formazione di persona condotta da un istruttore, che in passato era più comune. Il più recente Workplace Learning Report di LinkedIn mostra un cambiamento significativo rispetto all’apprendimento di persona a favore di un apprendimento più online, anche solo nell’ultimo anno. Per i team globali e remoti, le opzioni di apprendimento online hanno generalmente più senso. I software di gestione dell'apprendimento online possono consentire di condividere video, articoli e altro ancora e testare l'apprendimento dei dipendenti attraverso quiz ed esercizi. Consentono inoltre ai dipendenti di lavorare in modo indipendente al proprio ritmo.
7. Piattaforma di espansione globale
I sistemi informatici delle risorse umane (HRIS) possono aiutare i dipartimenti delle risorse umane a tenere traccia e automatizzare molte funzioni delle risorse umane, ma questi programmi non sono necessariamente progettati per le aziende internazionali che gestiscono più complessità delle risorse umane. Ad esempio, non è possibile collocare i dipendenti internazionali sullo stesso libro paga dei dipendenti nazionali. I tuoi dipendenti internazionali possono anche avere legalmente diritto a diversi benefit. Fortunatamente, puoi comunque semplificare molte funzioni di gestione delle risorse umane (HRM) quando utilizzi una piattaforma di espansione globale come GoGlobal di Globalization Partners.
Questa piattaforma tecnologica end-to-end fornisce l'accesso a tutti gli strumenti necessari per gestire una forza lavoro globale in un'unica dashboard conveniente . Gestisci le funzioni HR direttamente dalla piattaforma, tra cui:
- Onboarding: fin dal primo giorno di lavoro dei tuoi dipendenti con la tua azienda, la soluzione innovativa di Globalization Partners semplifica l’inizio con contratti di assunzione conformi alla legge e altre procedure di onboarding.
- Libro paga: i tuoi dipendenti internazionali sono inseriti nel nostro libro paga conforme a livello locale, ma puoi comunque approvare il libro paga, aggiungere bonus o apportare modifiche quando necessario.
- Vantaggi: amministrazione di piani di benefit conformi alle leggi e alle norme locali per qualsiasi Paese in cui assumi dipendenti.
- Tempo e spese: è possibile visualizzare e approvare facilmente le richieste di tempo e spese di tutti i dipendenti in un unico posto.
Con qualsiasi tecnologia HR, la sicurezza è fondamentale. Globalization Partners mantiene al sicuro i dati dei dipendenti consentendoti di implementare misure di sicurezza basate sui ruoli in modo che solo il personale autorizzato possa accedere ai dati.
Quando ti avvalgi dell’esperienza del nostro Employer of Record globale, puoi metterti in contatto con gli esperti attraverso il Centro assistenza e saperne di più sui mercati internazionali in modo da poter pianificare nuove espansioni.
Dotatevi degli strumenti giusti e dell’EOR giusto
Lavorare in team internazionali comporta alcune ricompense uniche, oltre ad alcune sfide uniche. Ecco perché hai bisogno degli strumenti tecnologici giusti a tua disposizione per unire il tuo team e favorire la tua produttività. Oltre agli strumenti giusti per i team internazionali, hai anche bisogno della giusta partnership per aiutarti ad assumere i migliori talenti in tutto il mondo.
Lavorare con un Employer of Record è una soluzione ideale per assumere e gestire lavoratori internazionali, poiché consente di saltare o ritardare la creazione delle proprie società sussidiarie nei Paesi in cui stai assumendo. Vi evita inoltre di dover comprendere tutte le leggi locali in materia di occupazione e lavoro. Un EOR semplifica il processo di gestione del tuo team internazionale.
Globalization Partners è un Employer of Record di cui puoi fidarti per gestire le funzioni di Risorse Umane, legale e finanziaria per i tuoi dipendenti internazionali e per aiutarti a pianificare ed eseguire con successo le espansioni internazionali in tutto il mondo. Se desideri saperne di più sui tipi di EOR, scegliere l’EOR giusto e il significato di questa decisione, scarica il nostro eBook gratuito, “La guida alla scelta di un modello di Employer of Record”.
