Quando l’espansione internazionale è il tuo obiettivo aziendale, ma i confini sono un ostacolo, un’Organizzazione professionale dei datori di lavoro (Professional Employer Organization, PEO) globale è una soluzione elegante per colmare le lacune di operazioni e servizi.

Oggi le aziende hanno più opportunità che mai di espandersi in nuovi mercati internazionali. Eppure con queste opportunità si presenta il rischio. Ogni nazione e molte regioni hanno una propria serie di requisiti legali per l’assunzione, il pagamento e la gestione dei dipendenti. Il tuo team ha esperienza in tutti?

Come si fa a navigare tra le pratiche di assunzione, onboarding, classificazione dei lavoratori e libro paga conformi tra leggi, tasse e normative sul lavoro specifiche per Paese? Ti incroci le dita e speri per il meglio? Oppure collaborerebbe invece con esperti di espansione internazionale il cui unico scopo è dare tranquillità al back-office delle aziende in fiore? Una PEO globale offre competenze che la tua azienda può sfruttare per il successo a breve e lungo termine.

 

Indice

Che cos’è una PEO globale?

Le organizzazioni professionali dei datori di lavoro forniscono supporto di back-office per le aziende in espansione. I servizi di supporto spesso includono reclutamento dei dipendenti, onboarding, amministrazione dei benefit, gestione del libro paga e consulenza sulla conformità legale o normativa. Le PEO globali forniscono la stessa suite di servizi, solo su scala internazionale.

Le PEO globali forniscono questi servizi conformi attraverso le loro reti di entità o controllate stabilite a livello locale. Quando collabori con una PEO globale, ti registri come co-datore di lavoro all’interno di una delle entità nazionali di queste PEO. I tuoi dipendenti in quel Paese vanno quindi sul libro paga della PEO, anche se lavorano ancora per te e solo per te. Dopo l’iscrizione, la PEO si occupa di tutto il lavoro relativo alle Risorse Umane e alla contabilità dei dipendenti.

Oltre ai servizi di gestione delle buste paga conformi ai requisiti nazionali, ricevi l’accesso all’ecosistema di risorse di back-office del tuo partner PEO, legalmente adattato alla nazione o alle nazioni in cui ti trovi ora. Queste risorse possono includere:

  • Espansione delle operazioni delle risorse umane per gestire più buste paga, commissioni, tipi di classificazione e documentazione di dipendenti internazionali nuovi e in corso
  • Esperti legali e di conformità per esaminare contratti, classificazioni dei lavoratori, leggi sul lavoro, pacchetti di benefit e altro ancora ai sensi delle leggi del Paese
  • Consulenti finanziari internazionali per compilare, gestire e archiviare correttamente tasse e spese specifiche per Paese
  • Software digitale fornito dalla PEO, che fornisce supporto per le transazioni su tutta la documentazione e i report di back-office a cui si accede in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo

Che cos’è un modello PEO?

Perché utilizzare un modello PEO globale?

Un modello di PEO è il framework utilizzato dalla PEO globale del tuo partner per gestire in modo conforme la tua forza lavoro, in modo da non dover creare la tua società sussidiaria estera.

Questa espansione indipendente e priva di società sussidiarie è uno dei maggiori vantaggi di una PEO globale. Il piano di espansione della tua azienda non richiederà significativi investimenti infrastrutturali in tutto il mondo, il che è costoso, laborioso, orientato ai dettagli e, in ultima analisi, riduce la probabilità di espansione sostenibile.

Il modello del tuo partner PEO globale include gli strumenti, le risorse e i sistemi effettivi che rendono la PEO un partner operativo quotidiano per il lavoro internazionale di Risorse umane, legale, finanziario e contabile. Tale modello di risorsa includerà tipicamente quanto segue:

  • Software globale per buste paga e note spese multi-paese
  • Benefit e amministrazione dei permessi retribuiti
  • Acquisizione globale di talenti, dallo screening e dall’onboarding dei candidati alla formazione internazionale dei dipendenti
  • Processi legali di licenziamento e di controversia dei dipendenti
  • Consulenze su retribuzione e benchmarking
  • Competenza locale in materia, tra cui consulenza regionale con alcuni dei migliori studi legali del Paese

Quando si sceglie una PEO globale, è importante valutare il suo modello di servizi, determinare quali offerte completano le tue attuali capacità interne e se offrono tutto ciò di cui hai bisogno. Inoltre, è essenziale notare i livelli di competenza di una PEO nel tuo Paese target e se ha esperienza in settori come il tuo. Non è sempre necessario un abbinamento perfetto, anche se può fornire maggiore tranquillità nei primi giorni di espansione.

Uomo e donna che discutono dei vantaggi della collaborazione con una PEO globale

Che tipo di attività utilizza una PEO?

I clienti della PEO globale sono solitamente alla ricerca di soluzioni per la crescita delle filiali con costi generali ridotti e rischi mitigati. Tale crescita può essere precedente o in contrasto con la tua impronta di vendita globale in espansione o la tua strategia di assistenza e richiede l’assunzione e la gestione di dipendenti internazionali secondo termini di lavoro diversi.

Le aziende con una partnership PEO globale raggiungono questi obiettivi senza bisogno di una propria infrastruttura fisica costruita in ogni Paese in cui hanno assunto dipendenti. Si trovano ad affrontare meno richieste di gestione, rischiano di meno e, in ultima analisi, risparmiano denaro durante gli sforzi di espansione.

Ci sono molte aziende che traggono vantaggio dalla collaborazione con una PEO globale, come:

  • Aziende in rapida crescita: le aziende con piani di assunzione aggressivi su tempistiche personalizzate che desiderano essere competitive all'interno del loro nuovo mercato locale spesso si rivolgono alle PEO globali. Le partnership con PEO semplificano il processo di avvio dell’entità, il che significa che la tua azienda non avrà bisogno di aprire un nuovo conto bancario, non avrà bisogno di una capitalizzazione specifica del fondo in quel conto e non dovrà registrarsi come entità unica presso le autorità fiscali locali.
  • Piccole e medie imprese senza capacità interna: le PEO offrono una guida su strutture fiscali complicate, amministrazione delle buste paga multi-paese, protocolli di assunzione e sfide di conformità, oltre ad assistere nella protezione della PI e nella gestione delle leggi sul lavoro: cose per cui molte piccole e medie imprese non dispongono delle risorse interne. Le organizzazioni di queste dimensioni possono competere a livello globale oggi, e spesso lo fanno, ma hanno bisogno di assistenza per togliere gli oneri di Risorse Umane, contabilità e conformità dalle loro spalle.
  • Grandi aziende che preferiscono concentrarsi altrove: il modello operativo esistente di una PEO si traduce in significativi risparmi sui costi, anche per coloro che potrebbero gestire l’espansione internazionale da soli. Le PEO aiutano anche le grandi aziende a valutare i tipi di classificazione delle entità appropriati, guidando attraverso attività estese delle Risorse Umane e prestando competenze sulle sfumature delle leggi sul lavoro nazionali e regionali e sulla conformità fiscale. In cambio, il cliente può concentrarsi sulle proprie operazioni aziendali principali, esternalizzando il resto ai propri esperti di fiducia.
  • Qualsiasi azienda che desideri capitalizzare quando si verificano opportunità: i mercati globalizzati di oggi collegano più persone, più processi e più prodotti che mai immaginabili in qualsiasi altro momento della storia umana. Le opportunità abbondano per le organizzazioni di spingersi oltre i propri confini, letteralmente e figurativamente. Le PEO globali forniscono modelli preimpostati per massimizzare l’interesse o creare slancio in nuovi mercati. Consentono alle organizzazioni di risparmiare tempo e capitale e di prepararle per un’espansione più rapida rispetto ai concorrenti.

Questo elenco delinea solo alcune circostanze in cui organizzazioni come la tua si rivolgono a organizzazioni professionali di datori di lavoro. I tuoi esatti motivi per l’espansione internazionale determineranno se una PEO globale è adatta a te. Dovresti anche imparare a controllare e selezionare i giusti servizi PEO globali.

Operazioni finanziarie e contabili internazionali di alto livello

Vantaggi di una PEO globale

Le PEO internazionali possono offrire una gamma di soluzioni operative che consentono di risparmiare sui costi e sui rischi alle loro organizzazioni di clienti. Questi vantaggi di back-office si traducono in una gamma diversificata di vantaggi:

1. Esternalizzazione delle risorse umane fluida e semplificata

Le PEO globali forniscono un'infrastruttura HR chiavi in mano per la tua forza lavoro internazionale. I modelli PEO riducono al minimo le politiche e le pratiche incongruenti tra la forza lavoro internazionale, mantenendo al contempo i piani Paese per Paese, supervisionando aspetti come:

  • Libro paga e commissioni: le aspettative di libro paga e commissioni variano oltre i confini e le culture. Queste regole diventano più complesse a seconda del settore e delle classificazioni dei dipendenti, oltre ad altre tecniche di rimborso come costi del lavoro, certificazioni del lavoro, tariffe retributive per più dipendenti, beneficiari multistatali, retribuzione per le ferie, retribuzione per gli straordinari, bonus e altro ancora.
  • Amministrazione dei benefit: offrire pacchetti di benefit competitivi e conformi è una delle strategie di reclutamento e mantenimento più significative che un'azienda può adottare. Tuttavia, creare pacchetti sostenibili per il datore di lavoro, attraenti per il dipendente e in linea con la legge locale può essere difficile. Ciò che è “beneficioso” per i lavoratori in un Paese potrebbe non essere per quelli in un altro. Il team HR interno della tua azienda può essere sopraffatto dalle aspettative relative ai benefit, oltre alle leggi sui benefit effettivi, ai programmi di benefit finanziati dallo stato e altro ancora. Le PEO forniscono ai tuoi dipendenti pacchetti di benefit e approfondimenti e consigli appropriati a livello locale su come progettare offerte legali, eque e competitive.
  • Onboarding: possono essere necessarie settimane, se non mesi, affinché le aziende in espansione internazionale completino l'onboarding dei dipendenti end-to-end conforme. Potresti trascorrere centinaia di ore a trovare, controllare, assumere, iscriversi, elaborare e poi formare nuovi lavoratori internazionali per dare contributi positivi al team. Le PEO gestiscono l'onboarding end-to-end con moduli personalizzati, non prescrittivi, in base alle tue esigenze nazionali.
  • Cessazioni legali: la maggior parte dei Paesi adotta politiche di risoluzione rigide e definite dallo stato a cui le aziende devono aderire, piuttosto che gestire le cessazioni internamente, come di norma negli Stati Uniti. Per le aziende americane, decifrare queste politiche è una sfida particolare che le PEO possono affrontare per te. Le PEO possono anche elaborare le richieste di disoccupazione e rivedere i termini contrattuali dei lavoratori conformi.

2. Operazioni finanziarie e contabili internazionali di alto livello

L'infrastruttura finanziaria e contabile di molte organizzazioni non è costruita per scalare a livello internazionale. Le PEO globali forniscono guida e competenze in tutte le funzioni finanziarie. Semplificano il carico di conformità in un dominio in cui, se gestito in modo errato, potrebbe comportare gravi sanzioni finanziarie e possibili contenziosi. Possono gestire:

  • Retribuzione e retribuzione: i consulenti finanziari della PEO globale aiutano a determinare stipendi, pagamenti salariali, retribuzione per straordinari e ferie, retribuzione dei bonus e altro ancora, in base alle norme nazionali e di settore.
  • Pacchetti benefit: pacchetti benefit convenienti e culturalmente informati su misura per i dipendenti specifici del Paese, dal congedo parentale retribuito ai compensi per i viaggi, fino ai piani di risparmio pensionistico.
  • Assicurazione: gli esperti di gestione del rischio delle PEO globali aiutano a rafforzare le attuali categorie assicurative della tua azienda per farle corrispondere alla sua nuova crescita, nonché a fornire fornitori di assicurazioni nazionali per i nuovi dipendenti.
  • Tariffe di gruppo: le PEO possono potenzialmente offrire tariffe di gruppo inferiori per i piani di benefit sponsorizzati dal datore di lavoro rispetto alle tariffe che troveresti in modo indipendente. Di conseguenza, i pacchetti di benefit diventano più convenienti e più sostenibili.

3. Solida protezione legale

I costi delle opportunità di consulenza legale sono fondamentali quando si espande all’estero. Le PEO globali ti aiutano a proteggere le tue risorse e la tua reputazione durante questi periodi di crescita, senza dover assumere avvocati aggiuntivi, indipendenti o ad hoc per ogni domanda o situazione. Possono aiutarti con:

  • Leggi sul lavoro: gli esperti nazionali esaminano le tue operazioni HR e finanziarie per garantire la conformità alle leggi sul lavoro nazionali. Ti assicuriamo che le operazioni sono trasparenti, che i documenti sono contabilizzati, che le classificazioni dei lavoratori sono corrette e che molte altre normative relative al lavoro sono soddisfatte, il tutto in modo preventivo e non reattivo.
  • Indagini: la rete legale di una PEO globale può impostare programmi di rientro al lavoro e avviare indagini sulle frodi, se necessario.
  • Revisione dei documenti: il consulente legale può esaminare i documenti formali relativi alla manodopera e ai dipendenti, i contratti e le dichiarazioni fiscali. Gli avvocati di una PEO partner possono inoltre aiutare a redigere e rivedere manuali di sicurezza o pubblicazioni simili sulla conformità del settore quando richiesto dalle normative del settore.

Perché utilizzare una PEO globale

Perché utilizzare una PEO globale?

Le PEO globali sono un unico fornitore per l’espansione del back-office internazionale end-to-end. Nessun altro tipo di organizzazione offre la propria gamma di servizi con la stessa scalabilità, per la stessa competitività in termini di costi.

Ancora sulla recinzione? Considera i motivi aggiuntivi per cui le aziende, dalle piccole imprese alle aziende Fortune500s, si rivolgono alle PEO globali.

1. Competenza internazionale chiavi in mano

Poche organizzazioni hanno il tempo o le risorse per le competenze internazionali in materia in ogni singolo dominio di back-office. Mantenere questi esperti internamente può essere troppo costoso, troppo complicato o disallineato con le priorità attuali di un'azienda. Anche le grandi aziende devono soppesare la necessità di un’azione di espansione immediata con sostenibilità e conformità a lungo termine, con PEO globali che forniscono la soluzione intuitiva per entrambi.

Le PEO globali fanno sì che i clienti ricevano consulenza e competenze internazionali dove ne hanno bisogno, quando ne hanno bisogno. Il personale interno di Risorse umane, contabilità e legale lavora quindi in modo più intelligente, non più difficile, nei propri domini quotidiani, ottenendo un allineamento operativo senza confini lungo il percorso.

2. Rischio differito

Le organizzazioni che si espandono all’estero devono affrontare un rischio inevitabile. Oltre il 50% dei dirigenti intervistati cita le complicanze legali, fiscali e delle risorse umane come i principali inibitori della crescita internazionale. Anche coloro che hanno una presenza globale consolidata provano già problemi di crescita quando si spostano tra passività fiscali, aliquote e codici internazionali insieme alle nuove normative sul lavoro.

Una PEO globale gestisce tutto questo per te. Le loro entità si assumono tutti gli aspetti del rischio di conformità, mentre gestiscono le operazioni di back-office attraverso i loro modelli e sistemi collaudati da tempo.

3. Risparmio sui costi

Lavorare con una PEO aiuta le aziende a evitare costose sviste di espansione. I problemi di crescita comuni possono significare qualsiasi cosa, dalle suite di documenti HR incompatibili ai moduli di formazione nella lingua sbagliata, incomprensibili per un nuovo pool di dipendenti.

Molte PEO utilizzano software per unificare queste attività, garantendo che le nuove operazioni oltre confine non si trasformino in costosi problemi, lacune o passi falsi per le seguenti richieste:

  • Aumento del libro paga: l’assunzione di talenti nel Paese nei mercati ampliati contribuisce direttamente alla tua capacità di prosperare in quel nuovo Paese. Un sistema armonizzato per le buste paga mantiene i dipendenti locali pagati secondo le norme locali, seguendo le normative locali e tutti i documenti delle buste paga accessibili in un unico posto.
  • Maggiore responsabilità fiscale: le PEO aiutano le aziende a comprendere come saranno tassate ai sensi dei codici fiscali di un paese o di un comune. I software per la privacy fin dalla progettazione mantengono al sicuro queste informazioni fiscali critiche, mentre le piattaforme di registrazione aiutano nella gestione fiscale e nelle registrazioni conformi. Gli esperti in materia nazionali o nazionali forniscono supervisione per affrontare altre domande nel tuo nuovo territorio fiscale.
  • Aumento di normative e leggi: gli avvocati della rete PEO svolgono il lavoro di decifrare le leggi sul lavoro di un paese, redigere contratti e rivedere i tipi di classificazione dei lavoratori. La suite software di una PEO mantiene la documentazione legale e lo stato corretto della società sussidiaria man mano che cresci.

4. Tranquillità

Le PEO globali sono costruite per armonizzare le tue operazioni, indipendentemente da dove si svolgono, ottimizzando per trasparenza, scalabilità e sicurezza.

I risultati? Potete essere sicuri che la vostra azienda stia attraversando le T e punteggiando le me, concentrandovi non sulla burocrazia, ma sulla crescita fluida, redditizia e pienamente conforme. Avrai un partner il cui successo è legato al tuo. Immaginate il sollievo mentre la vostra azienda raggiunge i suoi obiettivi di espansione senza:

  • Essere sepolti nella documentazione
  • Creazione di società controllate specifiche per Paese e registrazione presso numerose autorità fiscali locali
  • Apertura di conti bancari nazionali e incanalamento del capitale di finanziamento
  • Controllo e assunzione di avvocati locali, coordinatori finanziari e società di libro paga
  • Mantenimento di numerosi e costosi sistemi di gestione dei documenti ad hoc
  • Esecuzione di programmi di onboarding dei dipendenti internazionali inefficienti o poco pratici
  • Trattare con personale delle Risorse Umane, finanziario o legale eccessivamente teso e sovraccaricato
  • Preoccuparsi di risorse umane, finanza o uffici legali con personale insufficiente o con risorse insufficienti

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