Padroneggiare la conformità globale per le aziende tecnologiche: una guida per assumere oltre i confini

Mentre le aziende tecnologiche continuano a scoppiare sul mercato, le assunzioni globali sono diventate un imperativo strategico per rimanere competitive. Le assunzioni globali possono aiutare le aziende tecnologiche a superare la carenza di talenti locali, ricoprire ruoli critici e testare nuovi mercati, ma comportano anche una serie di sfide, in particolare in materia di conformità. 

La conformità è fondamentale per le aziende che costruiscono forza lavoro globale e, sebbene vi siano elementi fondamentali di conformità che si applicano a tutti i settori, il settore tecnologico ha requisiti unici, tra cui le normative sul trasferimento di tecnologia, le leggi sulla sicurezza informatica e sulla protezione dei dati e le regole di certificazione e licenza del software come la Digital Single Market Initiative dell’UE. 

Con migliaia di professionisti sulla piattaforma, G-P ha consentito alle aziende di assumere quasi tutti i ruoli immaginabili. I ruoli principali includono ingegneria e vendite, ma abbiamo aiutato le aziende tecnologiche di tutte le dimensioni ad assumere ingegneri software senior, responsabili delle informazioni, data scientist e altro ancora.

Sfruttando i nostri oltre 12 anni di esperienza nel settore, abbiamo raccolto informazioni essenziali sulla conformità che tutte le aziende tecnologiche dovrebbero conoscere. Iniziamo con le basi e poi esploriamo le attività critiche di conformità per il vostro team di leadership.

Perché la conformità è importante per le aziende tecnologiche

La conformità globale si riferisce al rispetto delle varie leggi e normative che regolano l’occupazione, la tassazione, la protezione dei dati e altri aspetti operativi in diversi Paesi. Per le aziende tecnologiche, la non conformità può portare a gravi conseguenze, tra cui problemi legali, sanzioni finanziarie e danni alla reputazione. Quando si assume a livello globale, le aziende tecnologiche devono considerare una serie di fattori di conformità:

• Leggi e regolamenti sul lavoro: ogni Paese ha una propria serie di leggi sul lavoro che regolano i contratti di lavoro, l’orario di lavoro, i salari minimi e le procedure di licenziamento.
• Leggi sull’immigrazione e permessi di lavoro: l’assunzione di dipendenti a livello globale spesso richiede la navigazione in leggi sull’immigrazione complesse e l’ottenimento di permessi di lavoro e visti appropriati.
• Normative fiscali e sul libro paga: le aziende devono rispettare le leggi fiscali locali, tra cui l’imposta sul reddito, i contributi previdenziali e altri obblighi e rapporti relativi al libro paga, come quelli imposti dalla Direttiva europea sulla trasparenza retributiva.
• Leggi sulla protezione dei dati e sulla privacy: garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati, come il GDPR in Europa o il CCPA in California, è fondamentale per evitare multe e proteggere i dati dei dipendenti.

Piano d’azione di espansione globale per le aziende tecnologiche

Le aziende tecnologiche devono soddisfare non solo le normative di base in materia di occupazione nelle giurisdizioni in cui operano, ma anche le esigenze specifiche del settore e della base di dipendenti. I leader delle società tecnologiche sono incoraggiati a cercare l’assistenza di aziende come G-P, che hanno un grande team di esperti del settore in diritto del lavoro e conformità, nonché a collaborare con alcuni dei migliori studi legali per supportare i clienti.

Una volta che il tuo team è pronto per iniziare la pianificazione dell’espansione, ecco alcuni elementi di conformità aggiuntivi da includere nella tua roadmap iniziale:

• Normative e standard tecnologici locali: le aziende tecnologiche devono rispettare le normative e gli standard tecnologici regionali, comprese le certificazioni software e le regole specifiche del settore. Ad esempio, la Digital Single Market Initiative dell’Unione Europea delinea standard specifici per i servizi digitali, che hanno un impatto sulle aziende tecnologiche che operano nella regione.
• Diritti di proprietà intellettuale: proteggere la PI in diverse giurisdizioni è essenziale per salvaguardare le innovazioni e prevenire le violazioni. 
• Sicurezza informatica e protezione dei dati: le operazioni globali richiedono solide misure di sicurezza informatica per proteggere i dati sensibili e proprietari. La crescente incidenza di attacchi informatici sottolinea l’importanza della conformità agli standard di sicurezza informatica locali e internazionali. Secondo le stime di Market Insights di Statista, si prevede che il costo globale del crimine informatico passerà da 9.22 trilioni di USD 2024 a 13.82 trilioni di USD entro il 2028. 
• Controlli sulle esportazioni e normative sul trasferimento di tecnologia: comprendere e rispettare le normative sul controllo delle esportazioni è fondamentale quando si trasferisce la tecnologia oltre confine. Ad esempio, le aziende tecnologiche con sede negli Stati Uniti devono navigare nelle Export Administration Regulations (EAR) quando esportano determinate tecnologie.

Cosa devono sapere i responsabili delle Risorse Umane, Finanza e Legale delle aziende tecnologiche?

Dalle leggi sul lavoro e i contratti di lavoro alla definizione del budget per i costi di conformità e alla gestione dei rischi di proprietà intellettuale, i team di leadership hanno una serie complessa di mandati di cui devono tenere sotto controllo quando entrano in nuovi mercati. 

Diamo un’occhiata più da vicino a ciò che i leader di Risorse Umane, Finanza e Legale devono affrontare quando affrontano l’espansione globale, comprese le considerazioni specifiche per ciascuna di queste aree:

Istantanea delle attività di conformità: HR

Per i leader delle Risorse Umane delle aziende tecnologiche, attrarre e trattenere i migliori talenti in un mercato globale competitivo è la priorità assoluta. I team delle Risorse umane devono implementare pratiche di assunzione che non solo rispettino le leggi locali sul lavoro, ma facciano anche ricorso a professionisti tecnologici molto ricercati. Ciò include l’offerta di benefici e compensi convincenti per attrarre talenti da diverse regioni. 

Le aziende tecnologiche spesso sono all'avanguardia nel lavoro da remoto e negli accordi flessibili, e ciò richiede ai responsabili delle Risorse Umane di avere una profonda comprensione delle leggi internazionali sul lavoro per gestire efficacemente i team dispersi. Devono comprendere le dinamiche del team transfrontaliero e le differenze culturali in modo che la comunicazione sia facile e fluida.

Altre attività critiche di conformità per i team HR includono:

• Revisione delle leggi locali sul lavoro e dei contratti di lavoro: assicurarsi che tutti i contratti di lavoro siano conformi alle leggi e ai regolamenti locali.
• Condurre pratiche di assunzione eque e rispettare le politiche anti-discriminazione: implementare pratiche di assunzione che rispettino le leggi anti-discriminazione locali.
• Personalizzazione dei benefit e della retribuzione dei dipendenti: allineare i benefit e la retribuzione dei dipendenti agli standard e alle normative locali. Includere benefit in natura, o benefit supplementari, può migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e la fidelizzazione dei talenti.

Istantanea attività conformità: Finanza

I leader finanziari delle aziende tecnologiche devono affrontare il complesso compito di gestire il libro paga globale e la conformità fiscale. Le implicazioni finanziarie dei vari modelli di licenza e abbonamento software richiedono un’attenta pianificazione e gestione.

I responsabili finanziari devono anche prevedere il budget per le spese relative alla conformità, che possono variare significativamente da un Paese all’altro. Dovrebbero esplorare le opportunità di investimento in R&S e sfruttare gli incentivi offerti da diversi Paesi. La gestione dei rischi di cambio valutario e il rispetto dei requisiti di rendicontazione finanziaria locale complicano ulteriormente il panorama finanziario per le aziende tecnologiche che perseguono l’espansione globale.

Altri punti di controllo essenziali della conformità per i team finanziari includono:

• Navigazione tra libro paga e imposte internazionali: studia e impara le sfumature del libro paga internazionale, gli obblighi di rendicontazione fiscale e i contributi previdenziali.
• Budget per i costi di conformità: pianificare le potenziali spese relative alla conformità.
• Gestione del cambio valuta e della rendicontazione finanziaria: gestione dei rischi di cambio valuta e conformità ai requisiti di rendicontazione finanziaria locali.

Istantanea attività di conformità: Legale

I responsabili legali delle aziende tecnologiche devono rimanere costantemente aggiornati sulle leggi e sulle normative in evoluzione in ogni Paese di attività. Garantire che i contratti siano legalmente validi e proteggere gli interessi dell’azienda è fondamentale.

I team legali devono anche concentrarsi sulla protezione dei diritti di proprietà intellettuale in varie regioni, poiché la PI è spesso la spina dorsale delle aziende tecnologiche. La conformità alle leggi sulla trasparenza delle retribuzioni e sulla privacy dei dati globali, come il GDPR e il California Consumer Privacy Act (CCPA), è fondamentale per evitare multe e danni alla reputazione. La gestione delle complessità dei controlli di trasferimento e esportazione della tecnologia è un’altra considerazione fondamentale per i team legali delle aziende tecnologiche.

Altre importanti attività di conformità per i team legali includono:

• Rimanere aggiornati sulle leggi e sui regolamenti in materia di occupazione: monitorare e adattarsi continuamente ai cambiamenti delle leggi e dei regolamenti locali in materia di occupazione in materia di diritti dei lavoratori.
• Garantire la solidità legale dei contratti: redigere contratti conformi alla legge e proteggere gli interessi aziendali. Assicurarsi che i termini relativi a PI, responsabilità e risoluzione siano chiaramente delineati.
• Gestione dei rischi per la sicurezza di IP e dati: garantire protocolli solidi in ogni Paese per salvaguardare innovazioni, tecnologie proprietarie e vantaggio competitivo.

Il ruolo di un Employer of Record (EOR) nel successo dell’azienda tecnologica

Un Employer of Record (EOR) può essere un partner prezioso per le aziende tecnologiche che desiderano assumere in nuovi Paesi ed entrare in nuovi mercati in modo conforme. Un Employer of Record funge da datore di lavoro legale per la tua forza lavoro globale, gestendo tutte le questioni relative all’impiego, tra cui libro paga, tasse, benefit e requisiti legali. 

Con una gestione semplificata della conformità e un carico amministrativo ridotto, gli EOR possono aiutare le aziende tecnologiche a facilitare l'ingresso rapido nel mercato, fornendo al contempo la flessibilità di uscire senza le complessità della chiusura di un'intera entità legale. 

Per le aziende tecnologiche, in particolare, i vantaggi della collaborazione con un EOR includono:

EOR in azione: G-P aiuta il software OneStream a crescere più lontano, più velocemente.

Con sede a Rochester, NY, la missione di OneStream è fornire alle aziende soluzioni finanziarie intelligenti che ottimizzino e migliorino le operazioni. Il team di leadership dell’azienda era preoccupato per il potenziale onere amministrativo associato all’espansione globale e per il suo possibile impatto sui team Risorse umane e Legale.

Il VP di Global Culture Martha Angle di OneStream è rimasto colpito dalla facilità d’uso e dalle informazioni sicure di G-P.

Oggi, G-P fornisce a OneStream servizi EOR personalizzati, tecnologia self-service e accesso al più grande team di specialisti delle risorse umane e legali nella regione del settore. L'azienda conta più di dipendenti a 25 livello globale, in tutti i 10 Paesi e in due continenti, attraverso G-P .

Successo aziendale globale reso possibile da G-P

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