Guida alle assunzioni in Belgio

Per molte aziende, costruire un team in Belgio è una decisione vantaggiosa. Grazie alla sua posizione nel centro dell’Europa, il Paese gode di una posizione privilegiata sia nelle economie europee che globali. Fare affari in Belgio apre la tua azienda a una base di consumatori di 500 milioni di europei.

Stato membro dell’Unione europea (UE), il Belgio utilizza l’euro come valuta nazionale. Il Paese è anche membro dell’area Schengen ed è il più 10th grande Paese esportatore al mondo. Anche se il Belgio ha tre lingue nazionali, la padronanza dell’inglese è comune. Tutti questi fattori possono rendere il Paese un luogo eccellente per far crescere la tua azienda all’estero.

Cosa sapere prima di assumere in Belgio

Il Belgio è unico nella sua composizione culturale, quindi i datori di lavoro dovranno familiarizzare con il Paese prima di iniziare il processo di reclutamento. Il Paese ha normative rigorose sul lavoro al fine di proteggere i diritti dei cittadini belgi. Inoltre, il Belgio ha aliquote fiscali più elevate sia per le aziende che per gli individui rispetto ad altri Paesi europei.

Anche in questo caso, investire nella crescita belga può essere vantaggioso per la tua azienda in molti modi. Tieni a mente i seguenti aspetti quando inizi un trasferimento in Belgio.

1. Le regioni del Belgio

Il Belgio ha tre lingue nazionali: francese, fiammingo e tedesco. Il fiammingo è una variante olandese che si distingue in alcune grammatica e vocabolari.

Le tre regioni del Belgio sono separate principalmente per lingua. Ogni regione ha anche una propria struttura governativa, il che significa che i requisiti salariali differiscono leggermente:

1. Fiandre: Situate a nord, le Fiandre sono la regione di lingua fiamminga governata dal Parlamento fiammingo e dal Governo fiammingo.
2. Bruxelles: la regione capitale del Belgio è Bruxelles, che è ufficialmente un’area bilingue. Questa regione è sotto il potere legislativo del Parlamento della Regione Bruxelles-Capitale e il potere direttivo del Governo della Regione Bruxelles-Capitale.
3. Paroonia: il francese è la lingua principale della regione meridionale della Paroonia, sotto il potere del Parlamento di Walloon.

Le strutture aziendali tendono a differire anche tra regioni. Ad esempio, le aziende Walloon tendono a seguire una struttura gerarchica più centralizzata, mentre le aziende fiamminghe tendono a seguire un modello più aperto e collaborativo. Comprendere che i dipendenti possono essere abituati a diverse pratiche aziendali a seconda delle loro regioni di origine.

2. Settimana lavorativa e festività standard

Il diritto del lavoro belga si basa sull’idea che i dipendenti meritino la capacità di bilanciare il loro lavoro con la loro vita quotidiana. Assicurati di rispettare i limiti legali dell’orario di lavoro e di fornire una retribuzione per gli straordinari secondo le leggi, se necessario.

Mentre il governo belga dà diritto a una settimana lavorativa di quattro giorni, la settimana lavorativa di cinque giorni da 38 a 40 ore è l’attuale standard legale. I dipendenti che lavorano sei o più ore al giorno devono fare una pausa di 15 minuti o più. L’ora in cui un dipendente riceve una pausa non viene conteggiata ai fini dell’orario di lavoro della giornata.

I dipendenti a turni hanno requisiti leggermente diversi quando si tratta delle loro giornate lavorative. Quando si lavorano turni consecutivi, il limite di ore può essere esteso a 11 ore al giorno e 50 ore alla settimana, purché siano soddisfatte determinate condizioni.

Il Belgio ha festività10, tra cui:

1. Capodanno
2. Pasquetta
3. Festa dei lavoratori
4. Giorno dell’Ascensione
5. Pentecoste
6. Festa dell’Indipendenza
7. Festa dell’Assunzione
8. Giorno di Ognissanti
9. Giorno dell’Armistizio
10. Natale

Ogni regione ha le proprie festività oltre a queste 10.

I dipendenti che devono lavorare in questi giorni hanno diritto a permessi compensativi. Le ore di straordinario lavorate nei giorni festivi sono pagate al doppio della tariffa oraria del dipendente. Inoltre, i dipendenti che lavorano per quattro ore o meno in vacanza hanno diritto a mezzo giorno di ferie compensative.

3. Sistema fiscale del Belgio

Tutte le organizzazioni che svolgono operazioni di profitto in Belgio devono pagare un’ imposta annuale sulle società pari al 25 percento del loro reddito netto, compresi i profitti distribuiti. Questo tasso è una diminuzione sostanziale rispetto al 2018, quando era a circa il 40 percento.

Le due principali detrazioni dalla busta paga di un dipendente sono:

• previdenza sociale: i contributi sociali prevedono pensioni, indennità familiari, sussidi di disoccupazione, indennità per malattia e altri programmi. La maggior parte dei dipendenti paga i contributi a un tasso del 25 percento del proprio reddito. Queste regole variano per gli studenti impiegati.
• Imposte sul reddito personale: l’imposta sul reddito belga è progressiva, quindi l’aliquota pagata da ciascun dipendente viene rettificata in base al proprio reddito. La scala inizia con l’imposta 25 percentuale per il reddito fino a 13.440 EUR e il tetto con l’imposta 50 percentuale per il reddito di 42.370 EUR o più. Queste tariffe sono le stesse per residenti e non residenti.

Altre tasse importanti che dovresti conoscere includono:

• TVA: beni e servizi sono soggetti a un’imposta sul valore aggiunto, nota in Belgio come TVA. Questa imposta viene riscossa ad ogni transazione ad un’aliquota standard del 21 percento. Tuttavia, tariffe più basse possono applicarsi a determinati beni e servizi, come periodici, cibo e acqua, medicina, libri e alloggi sociali.
• Imposta non residente: le persone che non sono residenti in Belgio o che lavorano in più Paesi devono pagare un’aliquota forfettaria del 7 percento del loro reddito. Se si prevede di inviare dipendenti da altri Paesi a lavorare in Belgio, tenere presente questa imposta.
• Obbligo di trattenuta: nei settori dell’edilizia, della carne e della sorveglianza, le aziende devono pagare il 15 % degli importi delle loro fatture alle autorità pubbliche.

4. Contratti di assunzione

Le migliori pratiche per la stesura dei contratti includono l’uso della lingua regionale. Ad esempio, se stabilisci una filiale in Wallonia, devi stipulare contratti di assunzione in francese.

Il contratto permanente standard è valido per un periodo di tempo indefinito.  Esistono anche diversi tipi di contratto speciale  ai sensi del diritto del lavoro belga:

1. A tempo determinato: il contratto terminerà in una data specifica o dopo che avrà avuto luogo un evento specifico.
2. Assegnazione specifica: Questo contratto terminerà dopo che il dipendente avrà completato un’attività specifica. Ad esempio, gli attori di un film possono essere liberati dai loro contratti dopo aver girato involucri.
3. Sostituzione:  questo tipo di contratto è per un dipendente che sostituirà temporaneamente un altro dipendente assente dal lavoro per un periodo di tempo specificato. Ad esempio, un dipendente che compila per un altro dipendente in congedo di maternità sarebbe soggetto a un contratto sostitutivo.
4. Temporaneo: i contratti tra un dipendente e un’agenzia temporanea sono validi per un massimo di sei mesi.
5. Part-time: Per dipendente part-time si intende chiunque lavori meno di 38 ore alla settimana. I dipendenti part-time ricevono ancora alcune protezioni ai sensi del diritto del lavoro belga.

Il diritto del lavoro belga fornisce ulteriori specifiche per gli studenti. Sia gli studenti che i datori di lavoro pagano contributi previdenziali all’Ufficio nazionale per la previdenza sociale (National Social Security Office, NSSO). Gli studenti possono lavorare fino a 475 ore all’anno  a condizione che paghino contributi di solidarietà, che costituiscono il 2.71 percento per gli studenti e il 5.42 percento per i loro datori di lavoro. I normali pagamenti previdenziali per gli studenti sono pari al 13.07 percento per gli studenti e al 32 percento per i datori di lavoro.

Costi di assunzione di un dipendente in Belgio

Nel settore privato del Paese, la maggior parte dei salari è determinata attraverso un contratto collettivo di lavoro (CBA), noto anche come contratto collettivo di lavoro (CLA). I contratti collettivi si applicano a settori, settori e sindacati specifici.

Questi accordi delineano i salari minimi per ciascun settore e tipo di dipendente. Alcuni contratti collettivi del settore obbligano inoltre i datori di lavoro a fornire un bonus di fine anno noto come pagamento del tredicesimo mese.

Nel calcolo delle spese, devi anche considerare i benefit che darai ai tuoi dipendenti. Alcuni vantaggi che puoi offrire al tuo team belga includono:

1. Piani assicurativi
2. Pensioni
3. Assicurazione medica
4. Opzioni su azioni
5. Auto aziendali
6. Buoni pasto

In generale, questi benefit contano come parte dello stipendio annuale di un dipendente. Alcune disposizioni possono essere soggette a determinate tasse.

Pratiche di assunzione in Belgio

Il Belgio dispone di rigorose leggi sul lavoro e sulle assunzioni per proteggere i dipendenti. Prima di iniziare ad assumere, dovrai condurre ricerche approfondite per garantire la conformità.

Alcuni aspetti importanti dell’assunzione che dovresti tenere a mente sono:

1. Controlli dei precedenti personali: la legge  belga sul lavoro limita i datori di lavoro  a condurre controlli approfonditi dei precedenti personali sui candidati a un posto di lavoro. Se devi eseguire controlli dei precedenti personali, puoi raccogliere solo informazioni rilevanti per le funzioni della posizione per cui stai assumendo. È inoltre necessario informare i candidati prima di eseguire i controlli dei precedenti personali.
2. Categorie di dipendenti: il diritto del lavoro belga contiene varie normative per diversi tipi di dipendenti. I dipendenti Blue-collar, i dipendenti White-collar, i rappresentanti di vendita e i dipendenti nazionali costituiscono le categorie principali. Una distinzione degna di nota è che il periodo di prova per i dipendenti dei colletti blu è più breve di quello per i dipendenti dei colletti bianchi. Ulteriori regole si applicano agli studenti e ai dipendenti da remoto.
3. Retribuzioni: nel settore privato, i salari sono determinati attraverso un CLA piuttosto che per legge. Alcuni settori del settore pubblico attualmente hanno un minimo salariale legale di 1625.72 EUR al mese; tuttavia, il Belgio non ha un minimo salariale nazionale.
4. Tensioni regionali: le regioni del Belgio hanno norme culturali diverse che possono comportare una divisione tra i membri del team.
5. Restrizioni ai colloqui: durante i colloqui di lavoro, i datori di lavoro possono porre solo domande direttamente correlate al lavoro e alle sue funzioni. Ad esempio, l’intervistatore può chiedere quali qualifiche ed esperienze di settore ha il candidato, ma non può chiedere le sue opinioni politiche.

Di cosa ha bisogno un’azienda per assumere dipendenti in Belgio?

Prima di assumere, dovrai stabilire la presenza della tua azienda in Belgio. Se hai intenzione di assumere tramite la tua entità, le tue opzioni includono:

1. Una succursale: questo tipo di entità è essenzialmente un’estensione della sede principale della tua azienda nel Paese ospitante. Non è richiesto alcun capitale minimo per stabilire una succursale, ma la tua società madre sarà pienamente responsabile per eventuali problemi che si verificano all’interno della propria succursale.
2. Una società sussidiaria: a differenza di una filiale, una società sussidiaria è un’attività completamente nuova all’interno del Paese ospitante. Una società sussidiaria belga deve essere costituita come società a responsabilità limitata pubblica (PLC), società a responsabilità limitata privata (PLLC) o società a responsabilità limitata starter-private (S-PLLC).

Ogni tipo di azienda ha i suoi vantaggi, ma è necessario stabilire e registrare tutte le aziende presso le autorità competenti per garantire la conformità.

Indipendentemente dal tipo di azienda che scegli di stabilire, dovrai adottare le seguenti misure prima di assumere nuovi dipendenti in Belgio:

1. Registra la tua azienda con NSSO.
2. Registrati presso l’ufficio dell’incassatore fiscale.
3. Se necessario, iscrivetevi all’assicurazione contro gli infortuni industriali.
4. Nominare una persona autorizzata a gestire la documentazione e la corrispondenza con i funzionari nazionali.
5. Richiedere un numero aziendale dal Registro centrale delle società.
6. Se si prevede di negoziare con membri non UE, registrarsi presso la dogana per un numero EORI. Questo numero si baserà sul numero della tua azienda.
7. Contatta un banco business, che sarà il tuo principale punto di contatto per le funzioni amministrative.

Assumere dipendenti da remoto in Belgio

A seconda di quanto lontano sia il Paese di origine della tua azienda dal Belgio, potresti dover adottare ulteriori misure per reclutare e assumere membri del team. Se il viaggio non è un’opzione e devi assumere da remoto, questi suggerimenti possono facilitare il processo:

1. Pianificare di conseguenza: le aziende ubicate lontano dal Belgio devono assicurarsi di prendere in considerazione i fusi orari dei candidati durante la pianificazione di colloqui e riunioni. Se possibile, consenti al tuo candidato di scegliere un orario adatto a lui. È anche una buona idea inviare un promemoria automatico prima della riunione.
2. Mostra professionalità: sii puntuale e formale nelle tue riunioni con i candidati, poiché la reputazione della tua azienda può trarre grande vantaggio da un’immagine chiara. Assicurati che la tua tecnologia funzioni in anticipo e mantieni una comunicazione costante per assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.
3. Utilizza una Global Employment Platform: Lavorare con un Employer of Record globale come Globalization Partners è un modo eccellente per creare un team all’estero senza creare una succursale o una società sussidiaria. Il tuo Employer of Record può assumere e inserire i tuoi dipendenti in pochi giorni mentre continui a lavorare come al solito dal tuo Paese di origine.

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In qualità di Employer of Record globale con una presenza consolidata in Belgio, Globalization Partners può aiutarti ad assumere un team internazionale. Grazie alla nostra Global Employment Platform basata sull'intelligenza artificiale, puoi assumere, integrare e gestire i tuoi dipendenti da qualsiasi parte del mondo con pochi clic. I nostri esperti legali e delle risorse umane gestiranno i problemi di conformità e fiscali in modo che tu possa concentrarti su altre aree delle tue operazioni.

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