Dopo essere passata a una democrazia basata sul mercato nel 1990s, la Polonia è diventata una delle economie in più rapida crescita in Europa. L’economia polacca si è costantemente espansa, con un tasso di crescita medio annuo del PIL del 2.784 percento nell’ultimo decennio. La Polonia è stata anche l’ unico Paese in Europa a evitare di entrare in recessione durante la crisi finanziaria 2008-2009 globale. Attualmente, il Paese centroeuropeo attrae le aziende internazionali poiché è un luogo eccellente per investire, in parte grazie alla sua forza lavoro competente e conveniente.
Se vuoi assumere dipendenti in Polonia, inizia a leggere la nostra guida che tratta gli elementi di base che le aziende internazionali devono sapere prima di iniziare a reclutare professionisti polacchi.
Cosa sapere prima di assumere in Polonia
Qualsiasi guida alle assunzioni di dipendenti in Polonia dovrebbe cominciare con le problematiche di base che i dipendenti internazionali devono conoscere sulla manodopera polacca e le leggi che regolano il rapporto di lavoro.
1. Il mercato del lavoro polacco
La manodopera polacca è una delle più grandi risorse che attraggono investitori nel Paese. La forza lavoro polacca è ambiziosa, dura, motivata a imparare, leale e imprenditoriale. La forza lavoro polacca ha, inoltre, un buon livello di istruzione, con il 44 percento degli adulti polacchi che hanno ottenuto un diploma di istruzione terziaria. La laurea universitaria è particolarmente diffusa tra i professionisti polacchi. Sette giovani adulti con formazione 10 terziaria hanno un master, più del doppio della media nei Paesi dell’ Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico (OCSE).
Il tasso di disoccupazione polacco è diminuito ogni anno negli ultimi otto anni ed è attualmente solo il 6.5 percento. È un dato notevolmente inferiore rispetto all’8,3 percento medio della zona euro. Le dimensioni ristrette del mercato del lavoro polacco sono fantastiche per l’economia ma implicano che i datori di lavoro debbano fare uno sforzo maggiore per attrarre i talenti migliori verso la loro organizzazione. È anche utile notare che, in Polonia, i tassi di disoccupazione variano significativamente da regione a regione e, pertanto, alcune aree possono registrare livelli superiori di lavoratori disoccupati.
I settori più grandi della Polonia sono l’agricoltura, la produzione, l’ energia e il turismo, ma i datori di lavoro di vari settori possono trovare lavoratori polacchi qualificati per entrare a far parte della loro azienda.
2. Lingue in Polonia
Oltre il 95 percento dei polacchi parla il polacco, la lingua ufficiale del Paese. La seconda lingua parlata più diffusa in Polonia è l’inglese, parlato dal 19,85 percento della popolazione. Per la vasta maggioranza di queste persone, l’inglese è la seconda lingua. Dopo l’inglese, le lingue più parlate sono il russo e il tedesco.
Sebbene l’inglese sia una seconda lingua diffusa, non fare molto affidamento sulla possibilità di trovare dipendenti qualificati che parlino correntemente in inglese. Non appena cominci il processo di reclutamento, hai bisogno di un traduttore che ti aiuti a muoverti tra le bacheche degli annunci di lavoro polacche e a redigere le inserzioni in polacco.
3. Contratti di assunzione in Polonia
Uno dei passaggi fondamentali delle assunzioni in Polonia è garantire ai dipendenti i contratti di assunzione previsti per legge sin dalla data di inizio del lavoro presso la tua azienda. I contratti devono essere scritti in polacco o essere accompagnati da una traduzione. Come minimo, il contratto deve contenere:
- Il tipo di contratto di assunzione;
- I nomi del datore di lavoro e del dipendente;
- La durata del contratto;
- La data della firma e quella di inizio del lavoro;
- Il tipo di lavoro;
- Sede di lavoro;
- Il dettaglio della remunerazione per la posizione lavorativa.
Oltre ai suddetti termini contrattuali, devi fornire anche ulteriori specifiche entro sette giorni dalla data di inizio del dipendente. Tali specifiche riguardano la pianificazione dell’orario giornaliero e settimanale, i periodi di paga, le ferie di diritto e il periodo di preavviso. Se questi dettagli non sono inclusi nel contratto iniziale firmato dal dipendente, dedica del tempo durante la sua prima giornata lavorativa per rivedere insieme i termini della nuova posizione e del rapporto lavorativo.
4. Requisiti su ore di lavoro e stipendio
Le leggi sul lavoro fissano la settimana lavorativa dei lavoratori a tempo pieno a 40 ore, suddivise su cinque giorni di otto ore. Alcune giornate o settimane possono superare questi limiti, ma la media su un periodo di riferimento di quattro mesi deve rispettare il limite. I dipendenti possono fare straordinari, ma nessun dipendente dovrebbe lavorare più di 150 ore di straordinario in un anno solare, a meno che il contratto di assunzione o collettivo non specifichino un limite diverso. Un dipendente non deve mai lavorare oltre una media di 48 ore a settimana.
Così come impone limiti massimi alle ore di lavoro, il governo polacco definisce anche un limite minimo per gli stipendi. All'inizio del 2021, il minimo salariale è stato aumentato allo 2.800 zloty polacco (PLN) al mese, che equivale a circa 630 euro. Assicurati di controllare il minimo salariale attuale e di dare un’occhiata alle normative specifiche in materia di salario del tuo settore in modo da offrire uno stipendio equo e competitivo ai nuovi dipendenti.
5. Giorni liberi retribuiti per legge
La Polonia ha 13 festività pubbliche che i dipendenti dovrebbero lasciare dal lavoro. I dipendenti polacchino hanno anche diritto a un minimo di ferie, la cui quantità dipende dal numero di anni che hanno trascorso nell’istruzione secondaria o post-secondaria, nella forza lavoro o in una combinazione dei due. Per i dipendenti con meno di 10 anni di esperienza, il numero minimo annuale di ferie è di 20 giorni. I dipendenti con 10 o più anni di esperienza hanno diritto a 26 giorni di ferie.
I dipendenti polacchi hanno anche diritto al congedo per malattia retribuito, se giustificato. I datori di lavoro devono pagare ai propri dipendenti malati almeno il 80 percento della loro remunerazione per un certo numero di giorni prima che l’Ufficio polacco per la previdenza sociale (ZUS) assuma il controllo. Per i dipendenti sotto i 50 anni, i datori di lavoro pagano il congedo per malattia fino a un massimo di 33 giorni. Per i dipendenti più anziani, i datori di lavoro pagano il congedo per malattia fino a un massimo di 14 giorni.
6. Imposta sul reddito e previdenza sociale
Il governo polacco tassa i dipendenti sul loro reddito in base a una scala progressiva. La Polonia usa il modello di ritenuta alla fonte (Pay As You Earn, PAYE), pertanto i datori di lavoro sono responsabili di trattenere l’imposta sul reddito dei dipendenti dalle loro buste paga.
I datori di lavoro devono anche dedurre l’importo corretto dei contributi per la previdenza sociale e versarli essi stessi. I contributi di previdenza sociale devono essere versati mensilmente. La previdenza sociale copre pensione, disabilità, infortunio e malattia. I datori di lavoro e i dipendenti contribuiscono in parti uguali al fondo pensione. I datori di lavoro contribuiscono a buona parte dell’assicurazione per disabilità. Solo i datori di lavoro pagano l’assicurazione contro gli infortuni e solo i dipendenti pagano l’assicurazione per malattia. In totale, i datori di lavoro possono versare contributi per il 18 percento del salario lordo dei dipendenti e i dipendenti versano contributi per circa il 14 percento del salario lordo.
Oltre ai contributi previdenziali, i datori di lavoro devono anche contribuire 2.45 con il % della retribuzione lorda mensile dei dipendenti al Fondo del lavoro e con il 0.1% al Fondo delle prestazioni garantite dei dipendenti.
Nota che le tasse generali finanziano il sistema sanitario pubblico polacco. Ciò significa che i datori di lavoro non sono obbligati a provvedere a polizze di assicurazione medica privata. Tuttavia, le prestazioni aggiuntive dell’assicurazione sanitaria sono diventate più popolari negli ultimi anni, quindi questo può essere un bel vantaggio da offrire ai tuoi dipendenti.
Il costo dell’assunzione di un dipendente in Polonia
Il basso costo del lavoro in Polonia è un fattore che attrae le aziende internazionali che cercano di espandere la loro presenza in Europa. I dati più recenti di Eurostat mostrano che il costo medio orario della manodopera in Polonia, che include sia i salari che i costi non salariali, è di 10.70 euro. È un dato considerevolmente più basso della media dell’Unione Europea, che ammonta a 27,70 euro, e appena al di sopra di un terzo della media di 31,40 euro della zona Euro.
Il costo del lavoro polacco è cresciuto costantemente a partire dal 2008 e con un ritmo più sostenuto rispetto a molti altri Paesi europei. Ciononostante, il costo del lavoro in Polonia rimane relativamente basso se paragonato ad altri Paesi europei.
Tuttavia, i costi del lavoro non sono l’unica spesa da preventivare quando assumi personale. Il processo stesso di reclutamento può essere considerevolmente costoso per la tua azienda, rendendo cruciale la massima efficacia del processo e l’individuazione di dipendenti eccellenti che saranno una risorsa a lungo termine per la tua azienda. I costi di reclutamento possono essere destinati a un’agenzia di ricerca del personale o, se gestisci le assunzioni in sede, al tuo team delle Risorse Umane (RU). In entrambi i casi, le assunzioni internazionali possono implicare alcuni costi aggiuntivi che potresti non dover sostenere nel tuo Paese, tra cui quelli associati a:
- Incorporare la tua entità commerciale in Polonia.
- Viaggiare da e in Polonia per stabilire lì la tua azienda e incontrare i dipendenti.
- Contrattare un traduttore che ti aiuti a redigere le inserzioni e i documenti in polacco e a comunicare con i candidati.
- Collaborare con esperti locali che ti aiutino a districarti tra le leggi polacche in materia di lavoro, impresa e fisco.
- Nuovi costi generali se decidi di aprire una sede fisica in Polonia.
Di cosa necessita un'azienda per assumere dipendenti in Polonia?
Puoi essere concentrato su come assumere in Polonia ma, prima di farlo, la tua azienda deve avere un’entità commerciale in Polonia per poter assumere legalmente cittadini polacchi. Secondo la Trading Economics, ci vogliono circa 37 giorni per avviare un’attività in Polonia. Tuttavia, il processo risulterà più lungo se calcoli la ricerca e la pianificazione necessarie per un’espansione internazionale.
La maggioranza delle aziende internazionali scelgono di costituire una società a responsabilità limitata come società controllata polacca. La costituzione di una società a responsabilità limitata polacca comporta diversi passaggi, come:
- Depositare lo statuto societario mediante un avvocato.
- Aprire un conto bancario in Polonia.
- Versare il capitale azionario necessario.
- Registrare la società presso il Registro giudiziario nazionale.
- Nominare un consiglio di amministrazione.
- Iscrivere l’azienda presso il registro commerciale.
A seconda del settore della tua azienda e dell’attività che pensi di svolgere in Polonia, potresti anche dover chiedere licenze o permessi speciali. Prima di dedicarti a reclutare dipendenti polacchi, devi adempiere a tutti i requisiti necessari per costituire la tua presenza aziendale nel Paese. Non potrai inserire i dipendenti in azienda e istituire il libro paga fino a quando non avrai costituito ufficialmente la tua azienda.
La soluzione alternativa, se vuoi iniziare subito ad assumere nuovi dipendenti in Polonia ed evitare di aprire un’entità commerciale nel Paese, è avvalerti di un’organizzazione di lavoro professionale (PEO), o Employer of Record (EOR). Un Employer of Record polacco può fungere da datore di lavoro ufficiale per il tuo personale polacco. Puoi comunque selezionare i tuoi dipendenti e dirigere il lavoro che svolgono, mentre l’Employer of Record gestisce gli aspetti tecnici dell’assunzione, inclusa la gestione dell’inserimento in azienda, il libro paga, i benefit e la conformità legale.
Suggerimenti per assumere in Polonia
Oltre a comprendere le leggi sul lavoro di base che devi rispettare, ci sono anche alcuni suggerimenti che devi tenere a mente quando assumi personale in Polonia. Alcuni aspetti delle pratiche di assunzione in Polonia possono differire dalle pratiche nel tuo Paese di origine. Quando assumi qualcuno in Polonia, assicurati di seguire questi suggerimenti:
- Pubblica annunci di lavoro su popolari bacheche di lavoro polacche: Olx.pl – praca è il sito web correlato al lavoro più popolare della Polonia, con oltre 3 milioni di utenti. Linkedin, con 2.82 milioni di utenti, e Pracuj.pl, con 2.74 milioni di utenti, sono anche siti popolari correlati al lavoro in Polonia. Altri siti dove dovresti pubblicare le tue inserzioni sono Gowork.pl, Indeed e Jooble. Puoi pubblicare le inserzioni anche nelle sezioni degli annunci dei giornali polacchi.
- Siate consapevoli delle differenze CV in Polonia: potete notare che molti curricula vitae (CV) polacchi includono dati personali, come la data e il luogo di nascita di una persona e il suo attuale stato civile, insieme a un’immagine del richiedente. Questi dettagli sono comuni in alcuni Paesi, ma possono sembrarti insoliti se sei abituato a curriculum meno personali.
- Intervistare virtualmente i dipendenti da remoto: Molti datori di lavoro internazionali scelgono di condurre colloqui virtualmente, soprattutto se stai assumendo dipendenti da remoto in Polonia piuttosto che creare un ufficio fisico lì. La Polonia ha un tasso elevato di penetrazione di Internet, per cui non dovresti avere problemi nel connetterti con i candidati mediante canali di comunicazione online. Se programmi colloqui virtuali, assicurati di tener presente la differenza oraria per scegliere un orario adatto sia per il selezionatore che per il candidato.
- Rispettare le leggi sul controllo dei precedenti personali: potresti essere abituato a condurre controlli dei precedenti personali nell’ambito del processo di assunzione prima di offrire ufficialmente ai candidati posizioni presso la tua azienda, ma in Polonia, i controlli dei precedenti personali sono per lo più vietati. Puoi chiedere il consenso dei candidati per verificare le informazioni sul loro CV, ma i candidati possono rifiutarsi se lo desiderano.
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