Guida alle assunzioni in Polonia

La Polonia è una delle economie in più rapida crescita nell'UE. La sua economia si è costantemente espansa, con un tasso medio annuo di crescita del PIL del 3.4% negli ultimi dieci anni. 

La Polonia è una destinazione attraente per gli investimenti diretti esteri (IDE) a causa di grandi investimenti pianificati da fondi di recupero dell'UE e settori privati focalizzati sulla produzione avanzata, l'IT e la trasformazione energetica.Il pool di talenti della Polonia è altamente qualificato, ben istruito (specialmente nei settori STEM) e multilingue, che è un importante attrazione per le aziende globali.

Prima di espanderti in Polonia, dovrai comprendere contratti, tasse, salari, benefit e altre leggi sul lavoro. La nostra guida ti dirà tutto ciò che devi sapere sulle assunzioni in Polonia.

Cosa sapere prima di assumere in Polonia

Se stai espandendo la tua attività in Polonia per la prima volta, ci sono importanti requisiti legali di cui essere a conoscenza. Queste norme e leggi influenzano le pratiche di assunzione in Polonia e molti aspetti del rapporto datore di lavoro-dipendente, tra cui retribuzione e benefit. 

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Ecco cinque cose da sapere sulle assunzioni in Polonia.

1. Lingue in Polonia

Il polacco è la lingua ufficiale. L'inglese è la lingua non polacca più comune. Il paese si colloca nella top 15-20 a livello globale per la conoscenza della lingua inglese.

I settori dell'outsourcing dei processi aziendali (BPO) e dei centri di servizi condivisi (SSC  ) della Polonia sono alimentati da un ampio pool di talenti qualificati e multilingue.

2. Contratti di lavoro in Polonia

I datori di lavoro devono fornire un contratto di lavoro scritto, o una conferma scritta dei termini principali, prima che il dipendente inizi a lavorare. 

Il contratto deve essere in polacco o accompagnato da una traduzione polacca. Nei contratti multilingue, la versione polacca è legalmente vincolante. 

Il contratto deve includere almeno:

• Tipo di contratto di lavoro (processo, a tempo determinato, a tempo indeterminato) 

• Nomi e indirizzi del datore di lavoro e del dipendente 

• Durata del contratto (termine fisso o sperimentazione) 

• Data di firma e data di inizio del lavoro 

• Titolo e descrizione del lavoro 

• Luogo(i) di lavoro 

• Suddivisione dello stipendio e dei benefit

• Tempo di lavoro (a tempo pieno/part-time) 

Se non sono inclusi nel contratto, i datori di lavoro devono fornire per iscritto entro sette giorni dalla data di inizio del dipendente:

• Programma di lavoro giornaliero e settimanale 

• Periodi di pagamento e modalità di pagamento 

• Diritto alle ferie 

• Periodo di preavviso per la risoluzione 

• Regole per straordinari, periodi di riposo e pause 

• Eventuali contratti collettivi applicabili 

Questi dettagli devono essere esaminati con il dipendente entro il primo giorno.

3. Orario di lavoro e salari in Polonia

La settimana lavorativa in Polonia è di 40 ore, distribuite in cinque giorni. Gli straordinari sono limitati a 150 ore all’anno, a meno che un limite più elevato non sia stabilito in un contratto collettivo, in un regolamento sul posto di lavoro o in un contratto individuale. Indipendentemente da qualsiasi accordo, le ore di lavoro settimanali medie (compresi gli straordinari) non possono superare le 48 ore. I dipendenti ricevono almeno 11 ore consecutive di riposo per un periodo di 24 ore e almeno 35 ore consecutive di riposo a settimana.

A partire da 2025, il salario minimo in Polonia è di 4.666 PLN al mese. 

4. Permesso retribuito in Polonia

La Polonia ha 14 festività nazionali. In questi giorni i dipendenti si congedano pagando.

Il calcolo degli anni di servizio include tutti i precedenti impieghi (indipendentemente dalle pause o dal datore di lavoro) e i periodi di istruzione accreditati (ad esempio, fino a otto anni per l'istruzione superiore). I dipendenti con meno di 10 anni di servizio riconosciuto (compresi sia l'occupazione che alcuni periodi di istruzione) ricevono 20 giorni di ferie annuali retribuite. I dipendenti con 10 o più anni di servizio riconosciuto ottengono 26 giorni. 

I datori di lavoro devono pagare almeno il 80% dello stipendio del dipendente per il congedo per malattia. La quantità di giorni di malattia finanziati dal datore di lavoro dipende dall’età del dipendente:

• Per i dipendenti di età inferiore ai 50 anni, il datore di lavoro paga fino a 33 giorni di congedo per malattia per anno solare.

• Per i dipendenti di età pari o superiore a 50 anni, il datore di lavoro paga fino a 14 giorni. 

• Dopo questi periodi (33 o 14 giorni, a seconda dell'età), l' istituto di assicurazione sociale (ZUS ) assume la retribuzione per malattia.

5. Imposta sul reddito e previdenza sociale in Polonia

I datori di lavoro devono registrare i dipendenti presso ZUS entro sette giorni di calendario dall’inizio del rapporto di lavoro. I contributi previdenziali includono pensione, invalidità, infortuni e assicurazione sanitaria, con tariffe specifiche per ogni tipo. Il tasso di contribuzione dell'assicurazione sanitaria è del 9% dello stipendio. I datori di lavoro devono inoltrare i contributi previdenziali a ZUS entro il 15 o il 20 del mese successivo, a seconda del loro status legale.

La Polonia utilizza un sistema di imposta progressiva sul reddito. In 2025, i tassi sono del 12% sul reddito annuo fino a PLN 120.000 e del 32% sul reddito al di sopra di tale soglia. I datori di lavoro sono responsabili del calcolo, della ritenuta e della tassa sul reddito personale remittente (PIT).

I datori di lavoro devono dedurre e inoltrare mensilmente i contributi previdenziali sia per i dipendenti che per i datori di lavoro a ZUS. La previdenza sociale copre l'assicurazione pensionistica, l'invalidità, l'infortunio e la malattia, nonché l'assicurazione sanitaria.

• Assicurazione pensionistica : ripartita equamente (9.76%)

• Assicurazione invalidità: 6.5% pagato dal datore di lavoro, 1.5% dal dipendente

• Assicurazione infortuni: pagata dal datore di lavoro, in genere 1.67% per i piccoli datori di lavoro, ma il tasso varia in base al rischio

• Assicurazione malattia: pagata dal dipendente (2.45%)

• Assicurazione sanitaria: pagata dal dipendente (9%)

In totale, i contributi dei datori di lavoro (compresi tutti i fondi) sono di circa il 18–20% e i contributi dei dipendenti sono del 13–14%.

I datori di lavoro devono contribuire con il 2.45% della retribuzione lorda dei dipendenti al fondo del lavoro (1.00% al fondo del lavoro e 1.45% al fondo di solidarietà). I datori di lavoro contribuiscono anche al 0.1% al fondo di benefici garantiti dei dipendenti.

L'assistenza sanitaria è finanziata da contributi obbligatori di assicurazione sanitaria. Non è necessario fornire un'assicurazione sanitaria privata, ma l'assicurazione sanitaria supplementare è un vantaggio popolare.

I principali centri di assunzione in Polonia

Alcune città in Polonia sono conosciute per particolari industrie. Sapere cosa ogni città ha da offrire ti consente di concentrare i tuoi sforzi di assunzione nel posto giusto e di ricoprire i ruoli più velocemente. 

I principali centri per i talenti in Polonia sono:

• Varsavia è la capitale e la più grande città della Polonia. Varsavia è il principale centro di business, finanza e tecnologia del paese. Ospita multinazionali, istituzioni finanziarie e aziende tecnologiche.

• Kraków è nota per i suoi servizi IT, aziendali (BPO/SSC) e la scena delle startup. Cracovia è una delle principali destinazioni di assunzione per le aziende globali, in particolare in tecnologia, finanza e servizi condivisi.

• Wrocław è un centro per IT, R&S, produzione e servizi aziendali, con una forte presenza di aziende tecnologiche globali e società di ingegneria.

• Poznań è riconosciuta per i suoi settori manifatturiero, logistico e dei servizi alle imprese ed è un luogo popolare per i datori di lavoro globali.

• Danzica ha un pool di talenti qualificati in IT, spedizioni, logistica e finanza. La città ha un numero crescente di startup tecnologiche e centri commerciali globali.

Settori chiave in Polonia

Comprendere i principali settori della Polonia consente di confrontare salari e benefici. Puoi utilizzare queste informazioni per fare scelte intelligenti su dove investire e far crescere la tua forza lavoro. 

Le principali industrie in Polonia includono:

• Esternalizzazione dei processi aziendali (BPO) e servizi condivisi (SSC ): questo è uno dei settori più moderni e in più rapida crescita della Polonia. Le aziende globali basano i loro centri di servizi condivisi su finanza, contabilità, risorse umane e ricerca e sviluppo in città come Cracovia, Varsavia e Breslavia grazie alla forza lavoro altamente qualificata, multilingue e istruita.

• Servizi IT e digitali : la Polonia è un importante centro di talenti IT con un ampio pool di sviluppatori di software, ingegneri e specialisti IT. Le aziende globali stanno creando sempre più centri di ricerca e sviluppo e tecnologia digitale qui. Il governo sta anche investendo pesantemente in tecnologie digitali e intelligenza artificiale.

• Automotive: questo è uno dei più grandi settori industriali della Polonia. Si concentra sulla produzione di parti e componenti (fornitura di produttori globali), nonché veicoli commerciali leggeri. La Polonia ha anche la più grande fabbrica di batterie per veicoli elettrici in Europa.

• Elettronica ed elettrodomestici : la Polonia è un produttore leader europeo di elettronica ed elettrodomestici per la casa. Le principali aziende globali hanno centri di produzione e di ricerca e sviluppo lì.

• Produzione avanzata : Ciò include aree come l'aerospaziale e la difesa, in particolare in cluster come Aviation Valley nel sud-est.

Costo dell’assunzione di un dipendente in Polonia

Che tu stia assumendo un dipendente o un intero team in Polonia, le spese sono inevitabili. Budget per quanto segue:

• Configurazione dell’entità (a meno che non si collabori con un datore di lavoro registrato)

• Annunci di lavoro

• Costo del lavoro per la valutazione del candidato

• Libro paga

• Tasse

• Retribuzioni

• Benefit

• Bonus

• Indennità

• Infortuni

• Viaggi

• Traduttore (se applicabile)

Secondo G-P Verified Gia, il tasso di onere del datore di lavoro in Polonia, che include i costi innescati oltre agli stipendi, è di circa il 20-21%. 

Di cosa ha bisogno un’azienda per assumere dipendenti in Polonia?

Assicurati di coprire questi elementi essenziali prima di espandere il tuo team in Polonia:

• Registrare la propria azienda presso il registro nazionale dei tribunali (KRS).

• Ottieni un REGON (numero statistico).

• Registrarsi per un numero di identificazione del contribuente (NIP).

• Registrati con lo ZUS.

• Aprire un conto bancario locale.

• Registrare ogni nuovo dipendente con ZUS.

• Registrarsi per la conformità in materia di salute e sicurezza (BHP).

• Informare l'ispettorato del lavoro statale (se necessario).

• Impostare i sistemi di gestione delle buste paga.

• Registrarsi per ottenere un numero di partita IVA.

La creazione di una filiale in Polonia può richiedere settimane o mesi. Usa G-P EOR per assumere dipendenti a tempo pieno in Polonia senza costituire la tua entità. Costruisci il tuo team in Polonia a un costo inferiore e con la tranquillità di farlo in modo conforme.

Passaggi per assumere in Polonia

Il processo di assunzione in Polonia è simile a quello che probabilmente conosci nel tuo paese. Il processo di assunzione segue cinque fasi fondamentali: pubblicizzare il lavoro, valutare le candidature, intervistare i candidati, inviare offerte di lavoro e inserire nuovi dipendenti.

1. Pubblicizzare offerte di lavoro in Polonia

Creare una descrizione dettagliata del lavoro e definire il ruolo in base alle responsabilità e alle qualifiche. Assicurati che la descrizione del lavoro sia conforme alle leggi polacchi contro la discriminazione e il lavoro. 

Pracuj, Praca ,OLX Praca, LinkedIn e GoldenLine sono siti di lavoro popolari in Polonia.

2 .Valutare le candidature per i candidati polacchi

Raccogliere le domande e rivedere i curriculum. Selezionare i candidati in base alle loro qualifiche, esperienza e idoneità per il ruolo. Hai bisogno di un consenso esplicito per condurre controlli dei precedenti, contattare precedenti datori di lavoro o rivedere i social media di un professionista.

3. Intervistare i candidati in Polonia

Intervista i candidati che sono entrati nella tua lista. Puoi fare queste interviste di persona o virtualmente. Utilizza domande di intervista strutturate e non discriminatorie. Gia può aiutarti a creare domande che rispettino le leggi anti-discriminazione in Polonia, in modo da poter trovare la soluzione migliore per il ruolo nel rispetto delle normative locali. 

4. Fare offerte di lavoro in Polonia

Contatta il candidato che hai scelto per offrirgli una posizione presso la tua azienda. Preparare un contratto di lavoro conforme in polacco. Includere tutti i termini legalmente richiesti, come titolo di lavoro, stipendio, orario di lavoro, data di inizio, ecc. Entrambe le parti devono firmare il contratto prima che il dipendente inizi a lavorare.

5. Inserimento di nuovi dipendenti in Polonia

Ora puoi inserire nuovi dipendenti. Registra il tuo nuovo assunto presso ZUS entro sette giorni dall’inizio del rapporto di lavoro. Organizzare una formazione obbligatoria sulla salute e la sicurezza sul lavoro (BHP) e programmare una visita medica pre-assunzione. Raccogliere e verificare i documenti necessari come ID, diplomi e permessi di lavoro.

Se lavori con un Employer of Record come G-P™, non dovrai preoccuparti dell’onere amministrativo dell’onboarding. Semplificheremo il processo, in modo che tu possa concentrarti sulla formazione del tuo nuovo assunto e integrarlo nella cultura della tua azienda. 

Assumere appaltatori in Polonia

Lavorare con appaltatori indipendenti in Polonia può essere un modo economico per testare il mercato e costruire una presenza, senza l'impegno di dipendenti a tempo pieno. Gli appaltatori con sede in Polonia comprendono il comportamento, le regole e le pratiche commerciali dei consumatori locali. Saranno pronti a iniziare a lavorare rapidamente con le proprie attrezzature e i processi di lavoro stabiliti.

Assumere appaltatori ti consente di adeguare facilmente la tua forza lavoro in base alle tue esigenze aziendali, senza le complessità e i costi del lavoro. 

Prima di stipulare un accordo con un appaltatore indipendente in Polonia, considerare quanto segue:

1. Dipendenti vs. appaltatori indipendenti in Polonia

È importante comprendere la differenza tra dipendenti e appaltatori indipendenti. In Polonia, i datori di lavoro assumono dipendenti per svolgere il lavoro e, in cambio, pagano loro uno stipendio regolare e benefici. Gli appaltatori indipendenti forniscono servizi. A differenza dei dipendenti, gli appaltatori impostano i loro programmi, utilizzano le proprie attrezzature e lavorano su progetti specifici piuttosto che avere un ruolo continuo.

2. Sanzioni per errata classificazione in Polonia

Classificare qualcuno come appaltatore quando non lo è può portare a severe sanzioni. Se si verifica una classificazione errata, dovrai:

• Pagare tutti i contributi ZUS in sospeso per il periodo di classificazione errata.

• Pagare qualsiasi imposta sul reddito non retribuita con interessi.

• Ammende per violazione del diritto del lavoro, che possono variare da 1,000–30.000 PLN per reato.

3. Come pagare gli appaltatori in Polonia

G-P Contractor™ elimina il disordinato e dispendioso processo di assunzione e pagamento di appaltatori internazionali. Puoi creare ed emettere contratti e pagare appaltatori con pochi clic, il tutto garantendo al contempo un processo conforme.

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Domande frequenti (FAQ)