Guida all’assunzione in Svezia

La Svezia è la culla di aziende che hanno cambiato il mondo, da IKEA e i suoi mobili flat-pack a prezzi accessibili a Ericsson, un produttore di tecnologia per dispositivi mobili. Oltre alla sua esperienza di innovazione, le leggi e le politiche sul lavoro del Paese lo rendono un luogo interessante per i datori di lavoro. La Svezia è stata classificata tra le migliori al mondo per la sicurezza sul lavoro e l’equilibrio tra lavoro e vita privata. Se stai pensando di espanderti in nuovi Paesi e assumere persone all’estero, la Svezia può essere una scelta eccellente.

I passaggi per assumere in Svezia potrebbero condividere alcune somiglianze con il tuo Paese di origine, in particolare quando si tratta di trovare candidati qualificati e fare l’offerta, ma probabilmente ci saranno anche differenze notevoli. La nostra guida all’assunzione di dipendenti in Svezia può aiutarti a comprendere le leggi sul lavoro del Paese e come funziona l’occupazione.

Cosa sapere prima di assumere in Svezia

Le regole relative a salari, tasse e orari di lavoro, in particolare, sono dove si possono trovare alcune differenze rispetto al proprio paese d'origine. Ecco cosa sapere prima di assumere qualcuno in Svezia.

1. Popolazione svedese

Alla fine del 2020, più di 10.3 milioni di persone vivevano in Svezia. La maggior parte della popolazione del paese vive nel sud. Le aree con una popolazione più densa tendono ad avere più risorse da offrire ai residenti sotto forma di istruzione e occupazione. Le regioni scarsamente popolate tendono ad avere alti tassi di disoccupazione. I bambini che vivono in queste aree spesso devono percorrere distanze considerevoli per partecipare all’istruzione obbligatoria.

La maggior parte della popolazione impiegata in Svezia ha completato l’istruzione secondaria o terziaria. Il paese ha un tasso di occupazione superiore alla media per le persone che hanno completato l'istruzione secondaria, così tante persone decidono di non proseguire gli studi post-secondari.

Lo svedese è la lingua ufficiale del paese ed è la lingua più parlata in tutta la Svezia. Dal momento che il paese ha registrato tassi di immigrazione più elevati nei decenni successivi alla Seconda Guerra Mondiale, oggi più persone parlano lingue diverse dallo svedese. A partire dal 2019, la seconda lingua madre parlata nel Paese era l’arabo, seguita dal finlandese.

Sebbene non sia la lingua madre di molte persone che vivono in Svezia, l’inglese viene utilizzato in tutto il Paese e gli svedesi hanno una reputazione di grande competenza nella lingua. Il paese è classificato al quarto posto a livello globale per la conoscenza della lingua inglese tra i paesi in cui l'inglese non è la lingua ufficiale.

2. Stipendi

La Svezia non ha un minimo salariale. Al contrario, i datori di lavoro in genere stabiliscono i salari in base agli Accordi collettivi di contrattazione (CBA) stipulati con un sindacato.

Gli stipendi medi in tutto il Paese variano in base all’occupazione. Per tutte le occupazioni, lo stipendio medio mensile era la corona 45.100 svedese (SEK) o circa 4250 euro al 2022.

3. Tasse

Le aliquote dell’imposta sul reddito svedese si basano sull’importo guadagnato da un dipendente, con i dipendenti che guadagnano di più pagando un’aliquota dell’imposta sul reddito superiore al 50 percento. Nel paese esistono due tipi di imposta sul reddito: una locale e una nazionale. Solo le persone che hanno un reddito elevato pagano l’imposta nazionale. Le tasse seguono un modello di pagamento come si guadagna (PAYE), quindi ogni mese, un datore di lavoro deve presentare una dichiarazione dei redditi per ogni dipendente che elenca lo stipendio pagato, le tasse dedotte, i contributi del datore di lavoro e tutti i benefici che il dipendente ha ricevuto.

I datori di lavoro sono inoltre responsabili del pagamento delle imposte previdenziali per i propri dipendenti. Il contributo del datore di lavoro è in genere il 31.42% dei guadagni di ciascun dipendente, ma solo il 10,10.21% per i dipendenti nati tra il 191938 e il 1955, così come i dipendenti di età inferiore ai 188 anni che guadagnano meno di 225.000.000 SEK all'anno. Non vi è alcun contributo del datore di lavoro per i dipendenti nati a 1937 o prima. I contributi previdenziali coprono molti servizi e pagamenti, compresi quelli per malattia, disabilità e pensionamento.

4. Ore lavorative

Una cosa per cui la Svezia è nota è l’equilibrio tra lavoro e vita privata. Le ore di lavoro del Paese riflettono questo equilibrio. In media, un dipendente in Svezia lavora 11.644 ore all’anno – circa 100 100 ore in meno rispetto alla media tra i paesi dell’Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico (OCSE).

La legge sull'orario di lavoro stabilisce la settimana lavorativa regolare a non più di 400 ore. Se i dipendenti devono lavorare straordinari, non possono lavorare più di una media di 48 ore alla settimana per un periodo di quattro mesi. L’atto stabilisce inoltre che i dipendenti devono avere un periodo di 11-hour riposo ogni giorno e un periodo di 36-hour riposo alla fine della settimana. Quando sono sul lavoro, i dipendenti non devono lavorare più di cinque ore senza una pausa.

Sebbene l’atto descriva la durata della settimana lavorativa, vale la pena notare che non richiede una retribuzione per gli straordinari. Proprio come la Svezia non ha un minimo salariale, non ha anche requisiti di retribuzione per gli straordinari. Tuttavia, molti contratti collettivi impongono pagamenti aggiuntivi per gli straordinari. I dipendenti che non sono coperti da un contratto collettivo possono negoziare salari e straordinari con i propri datori di lavoro individualmente.

5. Giorni liberi

I dipendenti in Svezia hanno diritto a un certo numero di giorni di ferie retribuiti all’anno. Sia che i dipendenti siano a tempo pieno, part-time o lavorino in orari insoliti, hanno diritto a un minimo di 25 giorni di ferie retribuite all'anno per un intero anno di lavoro. A seconda del lavoro, alcuni dipendenti hanno più di giorni di ferie 25 retribuiti all’anno. L'anno lavorativo in Svezia va dal 1 aprile al 31 marzo. Se qualcuno inizia un lavoro dopo il 31 agosto, ha diritto a cinque giorni di ferie dall’inizio del suo impiego fino all31 marzo’anno successivo.

Lo Swedish Vacation Act consente ai dipendenti di prendere quattro settimane consecutive di ferie durante l’estate.

Il diritto alle ferie retribuite si ottiene in un anno e si concede nel successivo anno di ferie. Ciò significa che i dipendenti possono trovarsi a prendere un congedo non retribuito durante il primo anno di lavoro e anche durante il secondo anno. Per superare questo problema, molte aziende offrono “förskottsemester”, il che significa che concedono ai dipendenti un congedo retribuito prima che i dipendenti lo abbiano guadagnato completamente e registrano questo congedo retribuito come debito nei confronti dell’azienda. Se i dipendenti si dimettono prima di completare cinque anni di servizio, dovranno rimborsare questo debito, normalmente come detrazione dal loro stipendio finale. Dopo cinque anni di servizio, o se la società cessa il rapporto di lavoro, il debito viene liquidato. I dipendenti possono scegliere di prendere un congedo non retribuito, anche se la loro azienda offre förskottsemester.

Quando i dipendenti hanno diritto a ferie retribuite, ricevono un “semestre” per ogni giorno assunto. Ciò equivale al 0.43 percento dello stipendio base mensile per ogni giorno assunto e pagato nel mese successivo alla vacanza. Inoltre, un bonus ferie viene pagato annualmente a maggio e questo è il 12 percento di qualsiasi commissione di vendita o pagamento di bonus ricevuto l’anno precedente.

Le politiche in materia di congedo per malattia e congedo parentale in Svezia sono molto generose per i dipendenti. I dipendenti che si ammalano possono ricevere fino a 14 giorni di congedo, pagati al 80 percento del loro stipendio abituale. Se i dipendenti sono malati e hanno bisogno di perdere il lavoro per più di 144 giorni, devono contattare il Försäkringskassan, l'agenzia di previdenza sociale del paese, per richiedere le prestazioni di malattia.

Le dipendenti in gravidanza ricevono sette settimane prima e sette settimane dopo la nascita del bambino e le loro partner ricevono 10 giorni. I nuovi genitori possono prendere un congedo parentale retribuito fino a 4800 giorni dopo il parto o l'adozione di un bambino in qualsiasi momento fino a quando il bambino compie 8 anni. I 480 giorni possono essere suddivisi tra i partner, ma ogni persona riceve 60 giorni riservati esclusivamente a loro e non può essere trasferita al proprio partner. Anche i genitori di bambini di età inferiore a anni 9 hanno il diritto di lavorare part-time.

In Svezia, i dipendenti possono assentarsi dal lavoro sotto “Vård av Barn” o VAB. Questo permesso serve per prendersi cura di un bambino malato che non può frequentare l’asilo nido o la scuola. Il datore di lavoro non paga per questo permesso. Al contrario, un dipendente deve segnalarlo e richiedere un risarcimento al Försäkringskassan.

6. Tipi di impiego e contratti

Se non diversamente concordato tra il dipendente e il datore di lavoro, l’impiego in Svezia è sempre a tempo indeterminato o indefinito. I datori di lavoro possono assumere persone temporaneamente, ma devono chiarire fin dall’inizio la natura temporanea dell’impiego, di solito scrivendo i termini dell’impiego in un contratto.

I datori di lavoro possono applicare un periodo di prova chiamato “provanställning”, che può essere di massimo sei mesi. Durante questo periodo, i datori di lavoro possono interrompere l’impiego senza intraprendere piani di miglioramento delle prestazioni o lunghe negoziazioni. Una volta trascorso il periodo di prova, l’impiego viene automaticamente considerato permanente e continuo, o “tillsvidare”.

Dal punto di vista tecnico, i contratti tra dipendenti e datori di lavoro possono essere verbali, ma poiché il governo svedese richiede la stesura di determinati fattori, come la descrizione dei doveri e dello stipendio, ha senso che un datore di lavoro fornisca a un nuovo assunto un contratto scritto. Lo Swedish Contracts Act limita ciò che può essere inserito in un contratto di lavoro, vietando l’inclusione di termini irragionevoli.

7. Sindacati in Svezia

I sindacati sono comuni in Svezia e svolgono un ruolo significativo nel rapporto tra datori di lavoro e dipendenti. Il 70% dei lavoratori nel paese fa parte di un sindacato. Oltre a stabilire le condizioni di impiego con i datori di lavoro, i sindacati offrono ai propri membri un’assicurazione contro la disoccupazione e consigli sulla carriera.

Costo dell’assunzione di un dipendente in Svezia

Quanto costa assumere dipendenti in Svezia dipende dall’approccio che adotti. Ad esempio, viaggiare in Svezia dal tuo Paese di origine per reclutare e intervistare candidati renderà i tuoi costi di assunzione più alti rispetto a quelli che otterrai se recluterai da remoto.

Alcuni costi da tenere a mente quando si entra nel mercato del lavoro in Svezia includono:

• Costi di reclutamento: sia che utilizziate un mix di bacheche di lavoro gratuite e a pagamento, un’agenzia di lavoro o facciate affidamento sul passaparola, la pubblicità delle posizioni disponibili costa denaro. C'è anche il costo in termini di tempo per leggere le candidature, contattare candidati qualificati e programmare i colloqui.
• Costi di formazione: i nuovi dipendenti devono imparare a svolgere le proprie mansioni lavorative e a integrarsi con la cultura aziendale. I manager di solito devono dirigere il proprio tempo e la propria energia lontano da altri progetti per formare i nuovi assunti. Se state formando persone in continenti o oceani, il costo può essere ancora più elevato rispetto a quello che si avrebbe se la formazione si svolgesse nella stessa sede. Potresti avere qualche prova ed errore in termini di formazione e adeguatezza sul posto di lavoro. Il gruppo iniziale di dipendenti che assumi in Svezia potrebbe non andare d’accordo o non lavorare bene con il team nel tuo Paese di origine.
• Il costo del risarcimento include lo stipendio che paghi ai tuoi dipendenti svedesi, il costo delle tasse del datore di lavoro e altri benefici, come i giorni di ferie obbligatorie.

Pratiche di assunzione in Svezia

Mentre assumi nuovi dipendenti in Svezia, è importante tenere a mente alcune regole che limitano ciò che puoi chiedere ai candidati e quali informazioni puoi raccogliere su di loro.

• Processo di candidatura: quando si candida per un lavoro, i candidati in genere inviano un curriculum vitae (CV) e una lettera di presentazione. Il CV di solito non è più lungo di due pagine ed elenca l’istruzione, l’esperienza e i risultati di un candidato. La lettera di presentazione, o “personligt brev”, offre ai candidati la possibilità di illustrare a un datore di lavoro perché la loro esperienza e le loro competenze li rendono ideali per la posizione.
• Domande del colloquio: i colloqui in Svezia potrebbero essere più rilassati e informali rispetto al tuo Paese di origine. Spesso, i datori di lavoro vogliono saperne di più su chi sono i candidati piuttosto che su quali sono le loro qualifiche. Anche se potete porre domande personali, come ad esempio quali sono gli hobby di una persona, le leggi sul lavoro del Paese vi impediscono di porre domande che potrebbero essere discriminatorie, come ad esempio fare domande sui piani familiari o se fanno parte di un sindacato.
• Valutazioni e test: un datore di lavoro può chiedere ai candidati di completare valutazioni che verifichino il loro livello di abilità o consentano loro di dimostrare competenza. In qualità di datore di lavoro, hai anche il diritto di chiedere ai tuoi potenziali datori di lavoro di sottoporsi a un test antidroga e puoi negare l’impiego a candidati che rifiutano il test.
• Il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) limita i tipi di controlli dei precedenti che i datori di lavoro possono eseguire su potenziali candidati. In particolare, i controlli che puoi eseguire devono essere direttamente correlati al lavoro che la persona eseguirà. A qualcuno che lavorerà con i bambini può essere ragionevolmente chiesto di sottoporsi, ad esempio, a un controllo dei precedenti penali.

Cosa deve assumere un’azienda in Svezia?

Il governo svedese si aspetta che le aziende che vogliono assumere persone nel paese si registrino come datori di lavoro presso Skatteverket, o Agenzia delle Entrate svedese. Le aziende non svedesi che desiderano operare nel paese spesso devono registrarsi presso una filiale locale dell'Ufficio svedese di registrazione delle società. Dopo essersi registrati presso l’Ufficio svedese di registrazione delle imprese, un’azienda riceve un numero di identità.

Un modo per assumere dipendenti in Svezia senza registrarsi presso l’Agenzia delle Entrate svedese è quello di lavorare con un Employer of Record (EOR). Quando lavori con Globalization Partners come Employer of Record della tua azienda, i dipendenti svedesi fanno parte del nostro libro paga. Ci assicuriamo che vengano pagati come richiesto e che le imposte appropriate siano trattenute dalle loro buste paga. Lavorare con un EOR semplifica il processo di configurazione in un nuovo Paese e ti consente di inserire rapidamente i migliori dipendenti.

Assumere dipendenti da remoto in Svezia

Poiché il processo di colloquio in Svezia è relativamente informale, si traduce bene in un formato remoto. Le aziende svedesi spesso utilizzano la videoconferenza durante la prima serie di colloqui per aiutare a filtrare i candidati e decidere chi invitare alle riunioni di persona. Se stai per condurre colloqui da remoto o assumere persone per posizioni che saranno completamente da remoto, ecco alcuni suggerimenti per assumere in Svezia utilizzando il software di videoconferenza:

• Tieni a mente le differenze temporali: a seconda di dove ti trovi, potrebbe esserci una notevole differenza temporale tra te e un candidato in Svezia. La Svezia si trova nell’ora dell’Europa centrale, quindi se, ad esempio, sei in California e stai appena iniziando la tua giornata lavorativa, è la fine della giornata per un candidato a Stoccolma. Quando si programma il colloquio, può essere utile inviare ai candidati un elenco di opzioni che si trovano nel loro fuso orario per evitare confusione.
• Metti alla prova le tue piattaforme: l’ultima cosa che vuoi è perdere l’opportunità di intervistare un candidato qualificato a causa di difficoltà tecniche. Scegli una piattaforma di videoconferenza con cui ti senti a tuo agio e testala prima del colloquio per assicurarti che non ci siano problemi. Può essere una buona idea avere un piano di backup in caso di difficoltà tecniche impreviste.
• Scegli lo spazio giusto per il colloquio: dovresti vedere e ascoltare chiaramente il candidato e lui dovrebbe vederti e sentirti chiaramente. Assicurati di essere illuminato frontalmente e utilizza un microfono che capta bene la tua voce. Se più persone parteciperanno alla chiamata, assicuratevi che abbiano tutti un luogo tranquillo e ben illuminato in cui intervistare.

Assumere dipendenti svedesi con Globalization Partners

Se stai cercando di espanderti in Svezia e vuoi iniziare ad assumere residenti svedesi per lavorare per la tua azienda, ma non vuoi registrarti come azienda o violare le regole del lavoro, Globalization Partners può aiutarti. I nostri esperti di Risorse Umane e legali si dedicano ad aiutare le aziende a rimanere conformi alle leggi aziendali globali. In qualità di tuo Employer of Record, ci assumiamo tutte le responsabilità per i membri del tuo team in Svezia, tra cui fornire buste paga, creare contratti per i tuoi dipendenti e fornire pacchetti di benefit che soddisfino le esigenze del tuo team e i requisiti nazionali. Richiedi una proposta e preparati a iniziare subito ad assumere in Svezia.